O backup de dados é crucial para proteger a continuidade do seu negócio. Se a sua única cópia de segurança estiver num único computador de secretária/laptop ou dispositivo móvel e for perdida ou roubada, os dados da sua empresa desaparecem. E ter cópias em papel dos dados da sua empresa não é uma protecção de dados adequada; e se as suas instalações empresariais se incendiarem ou sofrerem inundações graves? Mais uma vez, os dados de que necessita para prosseguir o seu negócio podem ser irremediavelmente perdidos.

Perda de dados

Parafraseando Paul Simon, há 50 formas de perder os seus dados:

• Uma falha do disco rígido do desktop/laptop ou danos no seu dispositivo móvel pode tornar os seus dados irrecuperáveis
• O seu computador ou telefone pode ser roubado – quebra de negócio-ins são comuns e de acordo com as estatísticas do FBI 97% dos computadores portáteis/desktops roubados nunca são recuperados
• Os dados podem ser acidentalmente apagados (ou deliberadamente apagados por um funcionário insatisfeito)

li>O seu computador pode ser desviado por malware

• As suas contas de armazenamento online podem ser pirateadas
• Um ataque de resgate pode tornar os seus ficheiros inacessíveis até que uma taxa substancial seja paga

Um regime de salvaguarda de dados é uma obrigação

Para uma protecção de dados adequada, é necessário estabelecer um sistema de salvaguarda de dados que siga estes três passos:

• Backup de dados empresariais regularmente
• Criar cópias de segurança em suportes fiáveis ou na nuvem
• Se utilizar suportes para cópias de segurança, mantenha os dispositivos numa localização segura, fora do local

A regra básica para a protecção de dados empresariais é que se perder os dados irá interferir com a realização de negócios, faça cópias de segurança dos mesmos. Os programas de software de secretária podem ser reinstalados se necessário, mas a recuperação dos detalhes das transacções ou correspondência comercial é impossível se esses ficheiros forem perdidos ou danificados para além da reparação.

Arquivo de Dados vs Backup de Dados

Backups são normalmente imagens periódicas, de curto prazo, de dados para fins de recuperação de desastres. O arquivo, entretanto, refere-se geralmente ao armazenamento a longo prazo de dados que já não estão em uso regular mas que podem ser restaurados se necessário (por exemplo, um projecto acabado ou dados de um antigo cliente).

Backup de dados críticos de negócios

Existem dois passos para uma cópia de segurança de dados bem sucedida;

• Identificar os dados críticos que precisam de ser copiados
• Implementar cópias de segurança dos dados numa programação regular

O que precisa de estar numa cópia de segurança de dados? Todos os ficheiros que criou e/ou modificou devem ser objecto de cópias de segurança regulares. Para muitas empresas, isto inclui tudo, desde ficheiros de contabilidade até ao e-mail.

Cada vez mais aplicações empresariais estão disponíveis através da nuvem. No entanto, se estiver a utilizar aplicações de ambiente de trabalho (não de browser), estas podem ser reinstaladas a partir de suportes ou descarregadas, pelo que não é necessário efectuar o backup.

Cloud Storage

Utilizar serviços de backup online facilita o backup dos seus dados – o que é apenas uma das razões pelas quais a computação em nuvem é ideal para pequenas empresas. Mas os serviços em nuvem ainda podem ser vulneráveis à perda de dados através de hacking ou sabotagem de funcionários (considere o caso recente do American College of Education com sede em Indianápolis que, depois de despedir um funcionário de tecnologia da informação descobriu que antes de sair tinha alterado as senhas administrativas para as contas online, impedindo o colégio de aceder aos seus dados). Não é má ideia fazer backups locais ocasionais de dados em nuvem.

Backups locais de dados

Se guardar os seus dados localmente (por exemplo, não está a usar armazenamento em nuvem) pode simplificar os seus backups mantendo todos os ficheiros que terão de ser arquivados numa única unidade no seu computador. Por exemplo, suponha que necessita de fazer cópias de segurança de ficheiros de contabilidade, documentos de processamento de texto, folhas de cálculo, fotografias, e correio electrónico.

Pôr simplesmente a contabilidade, Microsoft Office (incluindo Outlook) e Paintshop Pro tudo numa unidade separada ou sob uma pasta separada torna mais fácil arquivar todos os ficheiros que criou ou modificou utilizando esses programas. Tudo o que tem de fazer é fazer o backup da unidade ou pasta. Uma vez seleccionados os dados críticos a serem arquivados, é simples instalar e utilizar um programa de software de cópia de segurança para arquivar os dados da sua empresa num horário regular.

Backing up your data nightly is recommended. Há muitos programas de software de backup disponíveis que lhe permitem definir uma agenda que fará automaticamente o backup dos seus dados. O software de backup que também faz zips e encripta ficheiros poupa espaço em disco e aumenta a segurança dos dados.

Só mantém as suas cópias de segurança de dados no local se forem armazenadas num cofre à prova de fogo, indestrutível. Investir numa unidade de fita ou disco rígido externo e aderir meticulosamente a uma programação regular de backup de dados não ajudará se todas as suas cópias de backup de dados estiverem num único local e esse local for atingido por um desastre. Para serem verdadeiramente seguras, as suas cópias de segurança devem ser armazenadas fora do local. (A cópia de segurança em nuvem não elimina totalmente esta preocupação, mas é certamente melhor do que muitos locais físicos.)

algumas empresas mantêm as suas cópias de segurança de dados em caixas de segurança nos bancos. A taxa para uma caixa de segurança é dedutível nos impostos se precisar de um incentivo adicional. Outros proprietários de pequenas empresas mantêm múltiplas cópias de segurança de dados dos seus registos em casa de diferentes amigos ou membros da família. Não importa realmente onde escolher guardá-los, desde que o site que escolher para backup de dados fora do local seja seguro e tenha acesso regular a ele.

Serviços de Backup Online

Para segurança máxima, certifique-se de que utiliza palavras-passe fortes, altere-as regularmente, e certifique-se de que os ficheiros de backup são encriptados (uma vez que o armazenamento em nuvem é partilhado, os fornecedores de nuvem normalmente encriptam os dados dos utilizadores).

Drives USB (Polegar)

USB sticks estão constantemente a aumentar em capacidade e são ideais para backups rápidos de dados. Embora não tenham a capacidade dos discos rígidos externos, têm taxas rápidas de transferência de dados e são altamente portáteis. É possível fazer facilmente cópias de segurança de dados para uma unidade USB e retirá-los do local. Como não têm partes móveis, as unidades USB são muito fiáveis.

Discos rígidos externos

Para pequenas empresas, a compra e utilização de um disco rígido externo para cópias de segurança de dados é o método recomendado. Os discos rígidos externos são baratos em comparação com os sistemas de unidades de fita adesiva. Também são fáceis de usar; basta ligar o disco rígido à porta USB do seu computador. A maioria dos discos rígidos externos vêm com software de backup.

Armazenamento em rede local (LAN)

Se tiver uma rede local (LAN) também pode fazer o backup de ficheiros para outro computador ou servidor. Contudo, se a máquina de cópia de segurança residir no mesmo local, pode ser vulnerável a roubo ou danificada por incêndio ou inundação. Para evitar roubo, um servidor pode ser instalado numa gaiola, armário ou armário fechado.

Tape Storage

Se tiver grandes quantidades de dados para fazer cópias de segurança (ou se desejar fazer e reter regularmente arquivos de dados completos para armazenamento a longo prazo) as cópias de segurança em fita são a melhor opção. São altamente fiáveis e podem armazenar grandes quantidades de dados.

Back It Up ou Risco de Perda

Não corra o risco de perder os dados do seu negócio. A melhor defesa contra um tal desastre é uma protecção de dados adequada. Ao criar um sistema de backup que inclui arquivamento e backup dos dados da sua empresa de forma regular e adequada, assegurará que a sua empresa será capaz de resistir a qualquer tempestade que enfrente e continuar. Lembre-se – nunca poderá ter demasiadas cópias de segurança de dados!