O processo de comunicação pode ser dividido numa série de oito componentes essenciais, cada um dos quais serve uma função integral no processo global:
1. Fonte
2. Mensagem
3. Canal
4. Receptor
5. Feedback
6. Ambiente
7. Contexto
8. Interferência
Fonte
A fonte imagina, cria, e envia a mensagem. A fonte codifica a mensagem escolhendo apenas a ordem correcta ou as melhores palavras para transmitir o significado pretendido, e apresenta ou envia a informação ao público (receptor). Ao observar a reacção da audiência, a fonte percebe quão bem recebeu a mensagem e responde com esclarecimento ou informação de apoio.
Message
“A mensagem é o estímulo ou significado produzido pela fonte para o receptor ou audiência” (McLean, 2005). A mensagem reúne palavras para transmitir significado, mas é também sobre como é transmitida – através de sinais não verbais, organização, gramática, estilo, e outros elementos.
Channel
“O canal é a forma como uma mensagem ou mensagens viajam entre a fonte e o receptor”. (McLean, 2005). Os canais falados incluem conversas cara a cara, discursos, conversas telefónicas e mensagens de correio de voz, rádio, sistemas de endereços públicos, e Skype. Os canais escritos incluem cartas, memorandos, ordens de compra, facturas, artigos de jornais e revistas, blogues, correio electrónico, mensagens de texto, tweets, e assim por diante.
Receiver
“O receptor recebe a mensagem da fonte, analisando e interpretando a mensagem de forma intencional e não intencional pela fonte” (McLean, 2005).
Feedback
Quando responde à fonte, intencional ou não intencionalmente, está a dar feedback. O feedback é composto por mensagens que o receptor envia de volta à fonte. Verbais ou não verbais, todos estes sinais de feedback permitem que a fonte veja quão bem, com que precisão (ou quão mal e inexactamente) a mensagem foi recebida (Leavitt & Mueller, 1951).
Ambiente
“O ambiente é a atmosfera, física e psicológica, onde envia e recebe mensagens” (McLean, 2005). Arredores, pessoas, animais, tecnologia, todos podem influenciar a sua comunicação.
Contexto
“O contexto da interacção de comunicação envolve o cenário, a cena e as expectativas dos indivíduos envolvidos” (McLean, 2005). Um contexto de comunicação profissional pode envolver fatos empresariais (sugestões ambientais) que influenciam directa ou indirectamente as expectativas de linguagem e comportamento entre os participantes.
Interferência