Lernen Sie, wie Sie effektive Meetings leiten, indem Sie unseren vier Phasen folgen und wie Sie mit schwierigen Organisationsmitgliedern umgehen.

• Was sind effektive Meetings?

• Warum brauchen Sie effektive Meetings?

• Wie führen Sie effektive Meetings durch?

• Tipps zum Umgang mit schwierigen Mitgliedern

Was sind effektive Meetings?

Manchmal scheint es, als ob wir uns ständig treffen. Wir haben unsere regulären monatlichen Organisationstreffen, spezielle Task-Force-Treffen, an denen wir arbeiten, dringende Aktionen und Ausschusstreffen für Projekte, die unsere Gruppe übernommen hat. Meetings nehmen so viel von unserer Zeit in Anspruch, weil sie die Art und Weise sind, wie wir unsere Entscheidungen treffen, unsere Aktionen planen und die Arbeit, die wir tun, voranbringen.

Aber wie viele von uns hassen Meetings? Wir alle haben Erinnerungen an Meetings (vielleicht sogar an die gestrige Ausschusssitzung), die ewig zu dauern scheinen und in denen nie eine Entscheidung getroffen wird. Jemand hat ständig unterbrochen und von der Tagesordnung abgewichen, der Vorsitzende hatte zu viele eigene Meinungen, das Meeting ging in die Länge, und als es vorbei war, gingen alle müde und unzufrieden nach Hause.

Nun, obwohl es keinen Zauberstab gibt, der jedes Meeting effektiver macht, können Meetings wirklich bei der Entscheidungsfindung und Planung helfen. Sie müssen nicht schmerzhaft sein. Sie können sogar Spaß machen. Und Sie können lernen, wie Sie Ihre Meetings sowohl nützlich als auch angenehm für alle Teilnehmer gestalten können. Effektive Meetings helfen Ihrer Gruppe, ihre Ziele zu erreichen.

Warum brauchen Sie effektive Meetings?

Wussten Sie, dass die Art und Weise, wie Sie Ihre Meetings verwalten und durchführen, einer der größten „Risikofaktoren“ für die Beteiligung und das Engagement der Mitglieder in Ihrer Organisation ist? Alle Teile eines Meetings sind wichtig – die Planung (insbesondere das Durchdenken von Tagesordnungen und Zielen), die Logistik und die Fähigkeiten und Prinzipien der Moderation. Alle diese Teile wirken sich auf die Beteiligung und das Engagement der Mitglieder aus.

Jede „Phase“ muss beachtet und ernst genommen werden, weil gutes Meeting-Management entscheidend mit der Beteiligung verbunden ist. Durch Meetings ist die Gruppe in der Lage, Dinge zu erledigen, Probleme zu lösen, sich selbst auf eine Art und Weise zu verwalten, die Inklusion und Sicherheit fördert und ein Gefühl der Gemeinschaft schafft.

Wie leitet man ein effektives Meeting?

Ein Meeting zu leiten oder zu moderieren bedeutet mehr, als die Gruppe durch die Tagesordnung zu führen. Wenn Sie ein Meeting leiten, sind Sie für das Wohlergehen der Gruppe und der Mitglieder darin verantwortlich. Das erfordert ein gewisses Maß an Aufmerksamkeit für die „Gruppendynamik“ und andere Prozessfragen. All dieses „gefühlsbetonte“ Zeug ist wichtig!

Erinnern Sie sich: Meetings zu leiten ist eine Fähigkeit, nicht etwas, das Ihnen in die Wiege gelegt wurde. Wie bei jeder anderen Fähigkeit auch, werden Sie mit der Zeit besser – und auch selbstbewusster!

Wenn jemand sagt: „Gute Arbeit. Das war ein gutes Meeting“, was meinen sie dann wirklich? Ein wirklich gutes Meeting entsteht, wenn die vier Phasen des Meeting-Managements beachtet werden:

• Planung des Meetings (Agenda und Ziele)
• Vorbereitung des Meetings (Logistik)
• Leitung des Meetings (Vorsitz/Moderation)
• Nachbereitung (Nach dem Ende des Meetings…)

Phase 1: Planung des Meetings

Wenn Sie der Planung Ihres Meetings Aufmerksamkeit schenken, können Sie die „Meeting-Killer“ vermeiden wie:

• Verschwendete Meeting-Zeit
• Verschwendete Zeit der Leute
• Langweilige Meetings, die zu nichts führen
• Meetings um des Meetings willen

Bestimmen Sie das Ziel des Meetings

Ist es die Überarbeitung der Satzung, die Planung der Rekrutierung von Freiwilligen, oder etwas anderes? Kein klares Ziel? Ein langweiliges und unkonzentriertes Treffen kann die Folge sein! Legen Sie ein klares Ziel fest, und die Tagesordnung wird zu Ihrem Fahrplan, um dorthin zu gelangen.

Machen Sie Ihre Hausaufgaben!

Wenn Sie Informationen oder Recherchen für das Meeting benötigen, sollten Sie diese besser schon vor Beginn des Meetings erledigt haben. Was passiert, wenn Sie in einem Meeting auftauchen, in dem wichtige Informationen fehlen? Es ist in der Regel eine große Zeitverschwendung!

Entscheiden Sie, wer dabei sein muss

Wenn Sie an einer Plakatkampagne arbeiten, muss die gesamte Mitgliedschaft teilnehmen oder nur der Plakatausschuss? Denken Sie nach, bevor Sie die Versammlungsankündigungen verschicken!!! Wenn Leute zu einem Treffen kommen, bei dem sie sich nicht für die Tagesordnung interessieren, raten Sie mal was? Sie kommen in der Regel nicht wieder!

Planen Sie mit anderen

Dies ist ein großartiger Weg, um neue Führungskräfte zu entwickeln und andere Leute dazu zu bringen, sich mehr in die Arbeit Ihrer Gruppe zu investieren! Bringen Sie einfach drei oder vier interessierte Leute zusammen und legen Sie die Tagesordnung fest – es wird nicht länger als eine Stunde dauern!

Und das Wichtigste…

Gute Tagesordnungen zählen!

Listen Sie die Zeit auf, die Sie für jeden Punkt planen. Wenn jemand anderes als Sie einen Teil der Tagesordnung präsentiert, listen Sie auch das auf und verschicken Sie es mindestens eine Woche im Voraus. Die Mitglieder jeder Gruppe sollten wissen, was auf sie zukommt!

Wenn die Tagesordnung Ihre Straßenkarte ist, dann stellen Sie sicher, dass alle Stationen darauf aufgeführt sind, ohne zu viele unnötige Abstecher. Lassen Sie jeden wissen, was besprochen wird; halten Sie es nicht geheim!

Phase 2: Einrichten des Meetings

Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich

Es ist respektlos, die Zeit der Mitglieder zu missbrauchen und so ziemlich die größte Abfuhr, die es gibt! Wenn Sie mit Verspätung beginnen müssen, weil nur drei Leute im Raum sind, wenn Sie eigentlich anfangen sollten, entschuldigen Sie sich wenigstens! Besser noch, gewöhnen Sie sich an, pünktlich zu beginnen, auch wenn nur drei Leute im Raum sind. Es wird sich herumsprechen und irgendwann werden die Leute pünktlich kommen oder gar nicht kommen. Wenn die Leute immer wieder zu spät oder gar nicht kommen, könnte das ein Hinweis darauf sein, dass Sie die Uhrzeit oder den Ablauf Ihres Meetings ändern sollten, oder beides.

Eintragen

Eintragsblätter sagen Ihnen nicht nur, wer gekommen ist. Sie helfen auch dabei, Ihre Mitgliederliste zu aktualisieren und geben Ihnen Namen für Telefonbäume. Achten Sie darauf, dass Sie Name, Organisation, Adresse und Telefonnummer angeben!

Tun Sie Ihr Bestes, damit sich alle wohl fühlen

Die Räume für Meetings sollten bequem und komfortabel sein. Der Raum sollte zentral gelegen sein und die richtige Größe für die Größe Ihrer Gruppe haben. Seien Sie früh da, um sich einzurichten, und versuchen Sie, einen Raum zu nutzen, in dem man einen Kreis bilden kann und nicht in Reihen sitzt wie in einem Hörsaal. Wenn der Versammlungsraum für Senioren oder andere schwer zu erreichen ist, versuchen Sie, einen Transport oder vielleicht einen freiwilligen „Begleitdienst“ zu organisieren (ein großartiges Projekt für Teenager/Senioren!).

Alles Arbeit und kein Spiel ist nicht gut!

Geben Sie den Teilnehmern vor und nach dem Treffen Zeit, um sich zu unterhalten und Kontakte zu knüpfen. Das ist ein wichtiger Grund, warum die Leute Ihrer Gruppe überhaupt beigetreten sind, und es ist der Ort, an dem Sie Freiwillige rekrutieren können. Denken Sie daran, dass manchmal „das Treffen nach dem Treffen“ der Punkt ist, an dem die Leute sich an die Gruppe binden – und auch ihre besten Ideen für das nächste Treffen mitbringen!

Ein regelmäßiger Zyklus

Wenn Sie einen regelmäßigen Zyklus für die Treffen haben, werden die Leute anfangen, sich den Termin zu merken (z.B. den ersten Montag im Monat); aber machen Sie kein Treffen, nur um sich zu treffen! Haben Sie immer ein klares Ziel oder lassen Sie das Meeting ausfallen.

Phase 3: Das Meeting leiten

Ein Meeting-Vorsitzender zu sein ist mehr als eine Aufgabe; es sind viele Jobs in einem. Wenn Sie es von der Spitze her angehen, bedeutet Ihr Job als Vorsitzender, dass es an Ihnen liegt:

Einführungen vornehmen

Dazu gehört, dass Sie jeden dazu bringen, sich vorzustellen, sowie sich selbst und Ihre Rolle vorzustellen. Wenn es einen besonderen Redner gibt, ist es auch Ihre Aufgabe, ihn oder sie vorzustellen.

Vergessen Sie nicht, wie gut Eisbrecher sein können, um alle aufzulockern! Ein Eisbrecher ist etwas Kurzes zu Beginn des Meetings, um den Leuten zu helfen, sich gegenseitig kennenzulernen oder eine wichtige Information auf eine lustige oder interessante Art und Weise herauszuholen. Ihre Gruppe könnte zum Beispiel eine „Schnitzeljagd“ veranstalten, bei der die Teilnehmer Informationen übereinander „erbeuten“.

Einigung über Tagesordnung und Regeln erzielen

Erinnern Sie sich daran, dass es sich um ein Meeting für alle handelt, also muss jeder die Tagesordnung mittragen. Sie können um Feedback zur Tagesordnung bitten, bevor Sie beginnen. Regeln wie „nicht unterbrechen“ etc. können auch hilfreich sein, wenn Sie einige potenzielle „Störer“ im Haus haben.

Halten Sie die Diskussion auf Kurs

Wenn jemand von der Tagesordnung abweicht oder zu lange spricht, ziehen Sie ihn zurück! Seien Sie sanft, aber bestimmt: Die Leute respektieren ein gut geführtes Meeting und erinnern sich nur zu gut an die Meetings, in denen jemand immer weiter und weiter reden durfte.

Achten Sie auf die Zeit!

Erinnern Sie sich an Anfang und Ende! Halten Sie die Zeitlimits der Tagesordnung ein. Wenn die Gruppe bei einem Thema über die vereinbarte Zeit hinausgehen will, bitten Sie alle Mitglieder um Zustimmung. Eine Aussage wie: „Wir haben die uns zugeteilte Zeit für dieses Thema bereits verbraucht. Möchte jeder noch zehn Minuten mit dem Thema weitermachen, oder sollen wir zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen?“ kann eine gute Möglichkeit sein, den Puls der Gruppe in dieser Angelegenheit zu fühlen.

Fassen Sie zusammen, was Sie hören

Fassen Sie jeden Tagesordnungspunkt ab, indem Sie alle Schlussfolgerungen laut zusammenfassen. Fahren Sie dann fort, wenn niemand widerspricht oder alle zustimmen.

Ermutigen Sie zur Teilnahme

Wenn eine normalerweise stille Person spricht, zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Versuchen Sie, alle einzubeziehen und nicht nur die üblichen Verdächtigen sprechen zu lassen!

Nutzen Sie die Macht Ihrer Position weise

Achten Sie darauf, was Sie sagen und wie und wie viel Sie es sagen! Ergreifen Sie nicht Partei, und seien Sie fair zu allen.

Entwickeln Sie neue Führungskräfte, indem Sie den Hammer weiterreichen

Versuchen Sie, die Verantwortung für den Vorsitz zu rotieren. Der einzige Weg, wie andere lernen, ist, Ihnen zuzusehen und es dann selbst zu tun.

Ein paar Tipps für den Umgang mit Menschen im Meeting:

• Haben Sie einen Sinn für Humor und seien Sie nicht defensiv
• Verwenden Sie offene Fragen, die von den Leuten mehr als nur „Ja“ oder „Nein“ verlangen
• Schauen Sie sich im Raum um und achten Sie auf Anzeichen, dass Sie die Dinge verlangsamen oder beschleunigen sollten

Phase 4: Nachbereitung des Meetings

Nur weil das Meeting vorbei ist, heißt das nicht, dass Ihre Arbeit getan ist! Damit Sie das Meeting erfolgreich nachbereiten können, müssen Sie:

Feedback von der Gruppe sammeln

Sie werden Informationen darüber sammeln wollen, wie die Teilnehmer das Meeting empfunden haben, was verbessert werden könnte, etc. Sie sollten dies nicht bei jedem Treffen tun, aber zumindest ab und zu; stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer klare Aufgaben haben, legen Sie den Termin für das nächste Treffen fest oder bestätigen Sie ihn noch einmal, und maximieren Sie die Gelegenheiten für die Teilnehmer, nach dem Treffen in der Nähe zu bleiben und sich zu unterhalten (was sehr wichtig ist).

Nachbereitungsanrufe

Der Vorsitzende oder eine dafür vorgesehene Person sollte Nachbereitungsanrufe tätigen, Nachbereitungskorrespondenz verschicken und/oder einige Nachbereitungsaktionen durchführen. Diese Aktivitäten nach dem Meeting sind oft der Klebstoff, der die Gruppe zusammenhält.

Fassen Sie das Meeting zusammen

Es ist hilfreich, eine Liste der getroffenen Entscheidungen mit den Folgemaßnahmen zu haben. Formelle Protokolle sind für viele (nicht alle) Organisationen wertvoll – sie enthalten Ankündigungen, Informationen usw., die wichtig zu berichten sind, auch wenn es sich nicht um „Entscheidungen“ handelt. „

Das Schreiben von Protokollen kann langweilig sein, genauso wie das Lesen. Aber das ist Teil der Aufgabe, die der Sekretär übernommen hat.

Ein paar Alternativen können sein:

• Bitten Sie einen Freiwilligen, zusätzlich zum Protokoll eine Zusammenfassung des Meetings zu erstellen
• Lassen Sie das Protokoll eher wie eine Geschichte lesen als einen formellen Bericht in römischen Zahlen. Setzen Sie außerdem die getroffenen Entscheidungen in Fettschrift oder in GROSSBUCHSTABEN, damit sie hervorstechen.

Tipps zum Umgang mit schwierigen Mitgliedern

Interventionen

Interventionen sind Techniken, die Sie anwenden können, wenn Sie mit Störungen oder Problemen während der Besprechungen konfrontiert werden. Sie können einzeln eingesetzt werden, sind aber meist effektiver, wenn sie in Kombination verwendet werden. Interventionen versuchen, niedrig auf der Konfrontationsskala zu sein, sind aber dennoch effektiv, um Störenfriede unter Kontrolle zu bringen.

• Lassen Sie die Gruppe entscheiden:
  • Wenn sich jemand weigert, sich an die Tagesordnung zu halten, immer wieder denselben Punkt anspricht, in Frage stellt, wie Sie das Meeting handhaben, etc.
• Verwenden Sie die Tagesordnung und die Grundregeln:
  • Wenn jemand ständig von der Tagesordnung abweicht, während des gesamten Meetings Nebengespräche führt, andere verbal angreift, usw.
• Seien Sie ehrlich: Sagen Sie, was los ist:
  • Wenn jemand versucht, Sie einzuschüchtern, Sie sich verärgert und untergraben fühlen, Sie die Hilfe der Gruppe in Anspruch nehmen müssen, usw.
• Verwenden Sie Humor:
  • Wenn im Raum große Spannungen herrschen, die Leute sich gegen die Teilnahme an der Besprechung sträuben, Angst haben/schüchtern sind, Sie als Außenseiter gesehen werden, usw.
• Akzeptieren, handeln oder aufschieben:
  • Wenn jemand ständig Zweifel daran äußert, etwas zu erreichen, verbittert ist und jeden Vorschlag ablehnt, immer wieder denselben Punkt anspricht, Machtprobleme hat, usw. Dies bedeutet: AKZEPTIEREN Sie, dass das, was sie sagen, wahr ist, ignorieren Sie es nicht; BEHANDELN Sie es gleich an Ort und Stelle, indem Sie etwas Zeit darauf verwenden, oder VERWEISEN Sie es an die Gruppe, damit diese entscheidet, was zu tun ist. Siehe auch die Punkte G und H unten.
• Verwenden Sie Körpersprache (wenn möglich):
  • Um Nebengespräche zu beruhigen, stillen Leuten zu helfen, sich zu beteiligen, die Aufmerksamkeit neu zu fokussieren, usw. Sie können Bände sprechen, indem Sie Augenkontakt herstellen, lächeln (oder nicht lächeln) oder Ihre Sitzposition verändern.
• Machen Sie eine Pause: Konfrontieren Sie Störenfriede außerhalb des Besprechungsraums:
  • Wenn weniger konfrontative Taktiken nicht funktioniert haben, greift jemand immer wieder andere Teilnehmer verbal an, schiebt Papiere hin und her, führt Nebengespräche oder unterbricht Leute. Sie können sich mit diesem Problem außerhalb des Raums befassen, in einer natürlich auftretenden Pause im Geschehen.
• Konfrontieren Sie im Raum:
  • Wenn es angemessen ist und keine Gegenreaktion hervorruft, wenn die Gruppe Sie unterstützt, wenn Sie bereits weniger konfrontative Taktiken ausprobiert haben, usw.

Präventionen

Präventionen sind Techniken, die Ihnen helfen können, Störungen von vornherein zu vermeiden. Wenn Sie diese „Vorbeugungen“ von Anfang an in Ihren Meetings anwenden, sollten Sie Unterbrechungen fernhalten.

• Hören Sie zu, um zu verstehen
  • Tun Sie nicht nur so, als würden Sie zuhören, was jemand sagt. Die Leute können erkennen, wenn Sie nicht aufmerksam sind. Hören Sie genau zu, um die Punkte zu verstehen, die der Sprecher macht, und wiederholen Sie diese Punkte laut, wenn Sie unsicher sind.
• Bleiben Sie in Ihrer Rolle
  • Sie können nicht gleichzeitig ein Teilnehmer und der Vorsitzende des Meetings sein. Wenn Sie die Grenzen verwischen, riskieren Sie, die Teilnehmer zu entfremden, Ressentiments zu wecken und die Kontrolle über das Meeting zu verlieren. Bieten Sie Strategien, Ressourcen und Ideen an – aber keine direkten Meinungen.
  • Erinnern Sie sich: „Vorsitzender“ bedeutet nicht „Teilnehmer“. Wenn Sie sich für ein Thema auf der Tagesordnung begeistern und das Wort ergreifen wollen, vereinbaren Sie VOR dem Meeting, dass jemand anderes den Vorsitz für diesen Abschnitt übernimmt.
• Seien Sie nicht defensiv
  • Wenn Sie angegriffen, kritisiert usw. werden, machen Sie einen „Schritt rückwärts“. Denken Sie darüber nach, was gesagt wurde, bevor Sie antworten. Sobald Sie defensiv werden, riskieren Sie, den Respekt und das Vertrauen der Gruppe zu verlieren, und können die Situation noch verschlimmern.

Zusammenfassung

Nun haben Sie die Schlüssel, um effektive Meetings in Ihrer Organisation zu planen und durchzuhalten. Ein gutes Meeting, das gut vorbereitet, fokussiert und effizient durchgeführt wird, kann Ihre Organisation zu einer Qualitätsorganisation machen, während eines, das schlecht geplant oder durchgeführt wird, Ihrer Gruppe eine Menge Schwierigkeiten bereiten wird.