Kreditorenbuchhaltungen oder Abteilungen, die für die Finanzen verantwortlich sind, verwenden oft den 3-Way-Matching-Prozess, um finanzielle Risiken zu managen und die Unternehmensausgaben zu kontrollieren. Was ist ein Drei-Wege-Abgleich und warum ist er ein wichtiger Schritt im Kreditorenprozess?

Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?

Der Drei-Wege-Abgleich ist ein Verfahren zur Bearbeitung einer Lieferantenrechnung, um sicherzustellen, dass eine Zahlung vollständig und korrekt ist. Das Ziel des Drei-Wege-Abgleichs ist es, Unstimmigkeiten in drei wichtigen Dokumenten des Einkaufsprozesses – Bestellungen, Auftragsbestätigungen/Packzettel und Rechnungen – aufzuzeigen, um Unternehmen davor zu bewahren, zu viel Geld auszugeben oder für einen Artikel zu bezahlen, den sie nicht erhalten haben.

Lassen Sie uns die drei Dokumente untersuchen, die für die Verwaltung von Zahlungen durch die Kreditorenbuchhaltung entscheidend sind.

1. Bestellungen (PO) – Eine Bestellung ist die offizielle Bestätigung einer Bestellung. Sie ist ein Dokument, das von einem Einkäufer an einen Lieferanten gesendet wird und einen Kauf autorisiert. Bestellungen enthalten in der Regel den Namen des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen kauft, das Datum, die Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen, den Preis, eine Postanschrift, Zahlungsinformationen, die Rechnungsadresse und eine Bestellnummer.
2. Bestellquittungen/Packzettel – Dies ist der Nachweis der Zahlung und Lieferung. Eine Bestellquittung wird vom Lieferanten der Ware beigelegt, die an den Käufer geliefert wurde. Sie gibt genau an, was in der Sendung oder Bestellung enthalten ist. Auftragsbestätigungen enthalten in der Regel die gleichen Informationen wie die Rechnung sowie die Zahlungsart.
3. Rechnungen – Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen Kauf. Rechnungen werden vom Lieferanten an den Käufer gesendet. Sie enthalten die gleichen Informationen wie in der Bestellung sowie eine Rechnungsnummer, die Kontaktdaten des Lieferanten, eventuelle Gutschriften oder Rabatte für vorzeitige Zahlungen, den Zahlungsplan und den Gesamtbetrag, der dem Lieferanten zusteht.

Bevor eine Rechnung bezahlt wird, überprüft die Kreditorenbuchhaltung die Mengen, Preise und Bedingungen, um sicherzustellen, dass die bestellten Waren (über die Bestellung) mit den erhaltenen Waren (über den Auftragseingang/Packzettel) übereinstimmen, was wiederum mit dem übereinstimmt, was ihnen (über die Rechnung) berechnet wird. Es ist wichtig zu erwähnen, dass Unternehmen bei kleinen oder wiederkehrenden Einkäufen auf den Dreifachabgleich verzichten können.

Wenn irgendwelche Probleme gefunden werden – ungenaue Mengen, falsche Preise, beschädigte Waren oder mehr – wird die Zahlung nicht gesendet, bis das Problem behoben ist. Sobald die Rechnung durch den Drei-Wege-Abgleich validiert wurde, wird die Zahlung gemäß den Bedingungen gesendet.

Warum Drei-Wege-Abgleich?

Der Drei-Wege-Abgleich ist aus drei wichtigen Gründen eine vorteilhafte Geschäftspraxis:

1. Sie sparen Geld – Die Überprüfung der Datenkonsistenz von Bestellungen, Quittungen und Rechnungen hilft Unternehmen, Überzahlungen, doppelte Zahlungen und Zahlungen für Dinge, die sie nicht erhalten haben, zu vermeiden. Eine so genaue Kontrolle der Finanzen hilft auch, die Möglichkeit von Betrug zu verringern.
2. Sorgt für optimale Lieferantenbeziehungen – Professionelle Lieferanten respektieren die Bedeutung von Bestellungen, Rechnungen und Belegen für den Kreditorenprozess. Häufige Fehler auf Quittungen und Rechnungen können ein Anzeichen für ein umfassenderes Unternehmensproblem sein und darauf hinweisen, dass es an der Zeit ist, sich umzusehen.
3. Bereitet Unternehmen auf Audits vor – Wirtschaftsprüfer suchen gezielt nach finanziellen Unstimmigkeiten. Die Zusammenstellung dieser Dokumente im Vorfeld eines Audits und die Überprüfung, ob die Zahlen mit dem Drei-Wege-Abgleich übereinstimmen, ist ein großer Schritt in die richtige Richtung.

„Chief Procurement Officers geben an, dass sie zunehmend in Innovation und digitale Technologien investieren, um ihre Teams auf strategischere Aufgaben zu verlagern.“

Welche Vorteile bietet die Automatisierung des Drei-Wege-Abgleichs?

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine großartige Geschäftspraxis, aber ehrlich gesagt, ist er arbeitsintensiv und zeitaufwendig. Das Durchblättern von Papierstapeln, um diese drei Dokumente zu finden, ist schwierig genug. Hinzu kommt die Notwendigkeit, jedes Dokument sorgfältig zu scannen, um sicherzustellen, dass die Nummern übereinstimmen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch sehr anfällig für menschliche Fehler.

Der dreifache Abgleich erfolgt automatisch, wenn Sie auf ein E-Procurement-System wie PLANERGY umsteigen – ein menschliches Eingreifen ist nicht erforderlich. Probleme werden frühzeitig erkannt, so dass es nicht zu Engpässen oder Verlangsamungen im Zahlungsprozess kommt. Sie werden die Bearbeitungskosten deutlich reduzieren und, was vielleicht noch wichtiger ist, mehr Zeit für wertvollere Aufgaben haben.

Trends legen nahe, dass die Zukunft der Beschaffung automatisiert ist. In der „2016 Global CPO Survey“ von Deloitte geben die Chief Procurement Officers an, dass sie zunehmend in Innovationen und digitale Technologien investieren, um ihre Teams auf strategischere Aufgaben zu verlagern. Unternehmen wollen, dass Beschaffungsteams „die tägliche Ausführung rücksichtslos effizient, blitzschnell und transparent machen.“ Unserer bescheidenen Meinung nach ist die Automatisierung des Drei-Wege-Abgleichs ein hervorragender Anfang, um den gesamten Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten.

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