Mit unserer Vorlage für Reiserichtlinien haben wir die harte Arbeit für Sie erledigt. Wir haben mit Travel Managern gesprochen, um herauszufinden, welche wesentlichen Elemente in eine Richtlinie gehören, und wir haben eine entwickelt, die prägnant, einfach zu verstehen und sehr leicht anzupassen ist.

Schnappen Sie sich die Vorlage jetzt, oder lesen Sie weiter unten, um mehr darüber zu erfahren, was enthalten ist, warum wir es enthalten haben und wie Sie jedes Element für Ihr eigenes Unternehmen anpassen können.

Was enthält unsere Vorlage für Reiserichtlinien?

Unsere Vorlage für Firmenreiserichtlinien für Reisende aus Großbritannien, den USA oder der EU enthält die sechs wichtigsten Abschnitte, die hier beschrieben sind. Wir haben sie so formatiert, dass sie leicht zu lesen ist und sich leicht anpassen lässt.

Eine effektive Firmenreiserichtlinie besteht aus sechs wichtigen Abschnitten:

1. Einführung
2. Reisebuchungsprozess
3. Ausgabenkategorien
4. Nicht erstattungsfähige Anschaffungen
5. Ausgabenberichterstattung und Erstattungsprozess
6. Reiseunterstützung, Sicherheit und Sorgfaltspflicht

Werfen wir einen Blick darauf, was Sie in jeden Abschnitt aufnehmen müssen.

Download Vorlage für Reiserichtlinien

Abschnitt 1: Einleitung

Eine intelligente Vorlage für Reiserichtlinien sollte immer eine Einleitung enthalten. Warum? Sie wollen den Mitarbeitern klar machen, dass Ihre Richtlinie nicht nur ein bürokratisches Schlupfloch ist. Es hilft ihnen, sich zu schützen, verbessert die Fairness und reduziert manuelle Arbeit und Verwirrung. Wir empfehlen, eine Aufzählung der wichtigsten Vorteile Ihrer Reiserichtlinie aufzunehmen, damit die Reisenden wissen, warum sie wichtig ist.

Wenn Sie mehrere Reiserichtlinien für Abteilungen oder Mitarbeitertypen haben, dann sollten Sie auch den Einführungsabschnitt nutzen, um zu verdeutlichen, für wen die Richtlinie bestimmt ist.

Top-Tipp: Fügen Sie in Ihrer Einführung die Vorteile der Befolgung Ihrer Richtlinie für Reisende ein, wie z. B. Sicherheit und Unterstützung, damit sie wissen, warum sie sie befolgen sollten.

Abschnitt 2: Reisebuchungsprozess

Im zweiten Abschnitt unserer kostenlosen Vorlage für Reiserichtlinien finden Sie alles, was Mitarbeiter wissen müssen, wo und wie sie Reisen buchen können.

• Wie werden Reisen gebucht – Was ist Ihr bewährter Prozess, Ihre Methode und/oder Plattform für die Buchung von Geschäftsreisen? Wenn Ihr Unternehmen eine Plattform verwendet, über die Reisende innerhalb der Richtlinien buchen können, geben Sie den Namen der genehmigten Buchungsplattform an. Andernfalls schreiben Sie den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens oder der Person auf, an die sie sich wenden sollen, um eine Buchung anzufordern.
• Nutzung von Treueprogrammen – Viele Unternehmen erlauben es den Reisenden nicht, Punkte für ihre persönlichen Treueprogramme zu sammeln. Wenn Sie Ihren Reisenden jedoch zutrauen, das Richtige zu tun, können Sie dies erlauben und eine Zeile in Ihre Richtlinie aufnehmen wie „Mitarbeiter dürfen keine teureren Optionen wählen, nur um Treuepunkte zu erhalten.“
• Freizeitverlängerungen – Manchmal möchten Geschäftsreisende ihre Reise ins Wochenende verlängern oder einige ihrer Urlaubstage aufbrauchen. Sie sollten Regeln für Freizeitverlängerungen (oder „Bleisure“) aufstellen, z. B. welche Kostendifferenz für Hin- und Rückflüge zulässig ist.

Top-Tipp: Stellen Sie klar, wie die Reisenden ihre Reisen buchen sollen. Nutzen Sie eine Buchungsplattform im Unternehmen, um den Überblick über die Reisen an einem Ort zu behalten.

Abschnitt 3: Ausgabenkategorien

Ein wichtiger Teil jeder Spesenrichtlinie und -prozedur ist, was Mitarbeiter ausgeben dürfen.

Im dritten Abschnitt unserer Vorlage für Geschäftsreiserichtlinien haben wir die Ausgaben für Geschäftsreisen in die gängigen Kategorien unterteilt: Flüge, Unterkunft, Bodentransport, Essen und Unterhaltung sowie persönliche Telefonnutzung.

Hier sind die Informationen, die in jeder Ausgabenkategorie enthalten sein müssen:

Flüge

• Zugelassenes Tool oder Methode für die Buchung
• Bevorzugte Anbieter (falls vorhanden)
• Bestimmungen, ob Business Class erlaubt ist oder nicht, z. B. für Flüge über eine bestimmte Dauer, oder Flüge, die von Mitarbeitern einer bestimmten Senioritätsstufe durchgeführt werden
• Wie viele Tage im Voraus internationale Flüge gebucht werden müssen
• Wie viele Tage im Voraus nationale Flüge gebucht werden müssen

Unterkunft

• Zugelassenes Tool oder Methode für die Buchung
• Maximale Übernachtungspreise pro Stadt
• Bevorzugte Anbieter und Details zu ausgehandelten Raten (falls vorhanden)
• Regeln für Standardzimmer und Upgrades, z.B. Standardzimmer sind erforderlich, aber Zimmer-Upgrades sind erlaubt, wenn sie ohne zusätzliche Kosten angeboten werden
• Erstattungsfähige Hotelkosten, z.B. Parken
• Regeln für die Buchung von Airbnb oder Apartmentvermietungen

Bahntransport

• Zugelassenes Tool oder Methode für die Buchung
• Art des Zugtickets erlaubt, z.B. Economy

Taxis und Mitfahrgelegenheiten

• Wann sind Taxis und Mitfahrgelegenheiten erlaubt, zum Beispiel nur, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht in Frage kommen
• Maximalbetrag pro Transaktion

Mietwagen und Privatwagen

• Typ der erlaubten Mietwagenklasse, wie z.B. Kompakt- oder Mittelklasse
• Anzahl der Mitarbeiter, die sich voraussichtlich einen Mietwagen teilen, wenn sie gemeinsam reisen
• Wie viel pro Meile oder Kilometer erstattet wird

Verpflegung und Unterhaltung

• Erstattungsfähiger Betrag, pro Frühstück
• Erstattungsfähiger Betrag, pro Mittagessen
• Erstattungsfähiger Betrag, pro Abendessen
• Alternativ ein Tageshöchstbetrag oder ein Tagessatz
• Regeln für Team-Mahlzeiten, z.B. wer den Betrag genehmigt
• Regeln für Kundenunterhaltung, z.B. was erlaubt ist

Persönliche Telefonnutzung

• Betrag oder Prozentsatz der Handyrechnung, der in den Wochen, in denen der Mitarbeiter reist, erstattungsfähig ist
• Ob Schäden oder Diebstahl des persönlichen Telefons während der Geschäftsreise erstattungsfähig sind, und wenn ja, bis zu welchem Betrag?

Top-Tipp: In unserer Vorlage für Reiserichtlinien ist bereits alles enthalten. Tragen Sie einfach die Beträge, die zugelassenen Anbieter und andere Details für jede erstattungsfähige Ausgabenkategorie ein. Alles, was nicht zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie einfach löschen.

Abschnitt 4: Nicht erstattungsfähige Anschaffungen

Fügen Sie eine Aufzählung mit den möglichen Reisekosten ein, die Ihr Unternehmen nicht erstatten wird. Hier sind einige Beispiele für nicht erstattungsfähige Posten, die Sie in Ihre Reiserichtlinie aufnehmen sollten:

• Einkäufe während des Fluges
• Übergepäckgebühren
• Kinderbetreuung, Haustierbetreuung und -pension
• Kleidung oder Toilettenartikel
• Mitgliedschaften in Airline-Clubs
• Einkäufe in der Minibar oder Barrechnungen
• Wäscherei oder chemische Reinigung
• Parkgebühren oder Verkehrsverstöße
• Änderungsgebühren für Flugtickets
• Bahntransport erster Klasse
• Premium, Luxus- oder Elite-Autovermietung
• Filme, Online-Unterhaltung oder Zeitungen
• Spa- und Fitnessclub-Nutzung
• Blumen, Süßigkeiten und Konfekt
• Zimmerservice
• Zusatzbetten oder Bettwäsche
• Kleidung
• Schäden am eigenen Fahrzeug
• Versicherung der Mietwagenfirma

Top-Tipp: Beziehen Sie Stakeholder wie Ihren CFO und einige Ihrer Vielreisenden mit ein, um festzulegen, was für alle Reisen im gesamten Unternehmen fairerweise ausgeschlossen werden kann

Abschnitt 5: Spesenabrechnung und Erstattungsprozess

In dem Abschnitt über Ihre Spesenrichtlinien und -verfahren sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Welches Tool für die Spesenabrechnung zu verwenden ist
• Welche Posten müssen nicht in das Spesentool eingetragen werden, z.B. wenn eine Reise mit dem von Ihnen genehmigten Buchungstool gebucht wird
• Wer soll Spesenabrechnungen einreichen
• Was soll in Erstattungsanträgen enthalten sein
• Frist für die Einreichung von Erstattungsanträgen
• Typische Bearbeitungszeit für den Erhalt einer Erstattung

Top-Tipp: Machen Sie deutlich, welches Tool Mitarbeiter für die Einreichung von Spesen und Erstattungsanträgen verwenden sollen.

Laden Sie die kostenlose Vorlage herunter

Abschnitt 6: Reiseunterstützung, Sicherheit und Sorgfaltspflicht

Es ist wichtig, dass Ihre Reiserichtlinie etwas ist, das Reisende gerne lesen. Sie sollte Informationen enthalten, auf die sie zugreifen müssen, so dass sie sie regelmäßig besuchen müssen und sich gleichzeitig mit dem Dokument vertraut machen können. Reisenden ist es definitiv wichtig, unterwegs sicher zu sein, und Ihr Unternehmen sollte das auch sein. Sie sollten Informationen über Reiseunterstützung, Reiseversicherungen und Ihren Anbieter der Sorgfaltspflicht direkt in Ihre Reiserichtlinie aufnehmen.

• Verfolgung des Aufenthaltsortes der Reisenden – Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Reisenden wissen zu lassen, dass ihre Reise verfolgt wird, wenn sie über Ihre genehmigte Methode oder Ihr Tool buchen. Im Falle eines Notfalls werden Schritte unternommen, um sie zu evakuieren. Wenn Sie nicht wissen, wo sie sind, können Sie nicht helfen! Fügen Sie den Namen Ihres genehmigten Tools hinzu und was sie tun sollen, um sicherzustellen, dass ihre Reise genau verfolgt wird, wenn sie aus einem triftigen Grund außerhalb dieses Tools buchen müssen.
• Reisesupport – Wen sollen Ihre Reisenden im Falle von Reiserücktritt, Änderungen usw. anrufen? Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Reisesupport-Anbieters an, einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Wenn es mehrere Nummern je nach Region oder Sprache gibt, geben Sie diese ebenfalls an.
• Unterstützung in Notfällen – In diesem Unterabschnitt sollten Sie den Anbieter der Sorgfaltspflicht (falls Sie einen haben) und die Details Ihrer Reiseversicherungspolice angeben. Fügen Sie auch den Namen des Mitarbeiters oder des Anbieters ein, den sie im Notfall kontaktieren sollen.

Top-Tipp: Fügen Sie Informationen zur Reisebetreuung, Versicherung und Sicherheit ein, damit die Reisenden alles, was sie wissen müssen, an einem Ort finden und sich mit Ihrer Richtlinie als Ganzes vertraut machen können.

Wie Sie Ihre Reiserichtlinie implementieren

• Anpassen – Passen Sie die Vorlage für die Reiserichtlinie an und stellen Sie sie fertig. Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um alle notwendigen Änderungen und Anpassungen an der Richtlinie vorzunehmen; sammeln Sie alle Details wie Reiseversicherung, Nachttarife usw.
• Automatisieren – Aktualisieren Sie Ihre automatisierte Reiserichtlinie. Erstellen oder aktualisieren Sie eine automatisierte Reiserichtlinie, damit Reisende und/oder Administratoren immer innerhalb der Richtlinie buchen können.
• Deploy – Führen Sie die Änderungen an die Mitarbeiter aus. Je nach Größe Ihres Unternehmens rollen Sie Ihr neues Richtliniendokument und die automatisierte Richtlinie an alle Mitarbeiter oder an eine erste Teilmenge aus.
• Zuhören – Sammeln Sie Feedback zur neuen Richtlinie. Holen Sie sich Feedback von den Mitarbeitern über die Klarheit Ihrer Reiserichtlinie sowie die Benutzerfreundlichkeit Ihrer genehmigten Tools und der automatisierten Richtlinie.

Laden Sie sich die Vorlage jetzt herunter oder melden Sie sich für eine kostenlose Testversion von TravelPerk Premium an, damit Sie eine automatisierte Richtlinie erstellen können, die in den Reisebuchungsprozess integriert ist.

Download der Vorlage für Reiserichtlinien