Was ist Employee Onboarding?

Employee Onboarding HR Prozess der offiziellen Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Ein erfolgreiches Onboarding-Programm stattet neue Mitarbeiter nicht nur mit den notwendigen Werkzeugen aus, um in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein, sondern gibt ihnen auch die Ressourcen an die Hand, die sie benötigen, um ein voll engagiertes und kulturell bewussteres Mitglied einer produktiven Belegschaft zu werden. Es beinhaltet:

• Einweisung des neuen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur, die Richtlinien und die Verantwortlichkeiten in seiner neuen Position
• Eintragung des Mitarbeiters in den Dienstplan des Unternehmens
• Eintragung des Mitarbeiters in das Gehaltsabrechnungssystem
• Eintragung des Mitarbeiters in die Sozialleistungen des Unternehmens.

Das Onboarding eines Mitarbeiters erfordert auch, dass der neue Mitarbeiter eine beträchtliche Menge an Papierkram als Teil seiner ersten Orientierung ausfüllt. Dies kann ein mühsamer Prozess sein, besonders wenn diese Papiere ausgedruckt und von Hand ausgefüllt werden müssen. Einige dieser Funktionen gibt es auch heute noch, aber sie werden oft durch Softwareanwendungen erleichtert, die den Prozess vereinfachen.

Manche Onboarding-Prozesse können bis zu 12 Monate dauern, je nach Unternehmen und Rolle. Es ist ein umfassender Prozess, der den Mitarbeiter in seine neue Position einführt und orientiert, und er gilt erst dann als abgeschlossen, wenn er seinen Job beherrscht.

In der Vergangenheit bestand das Onboarding von Mitarbeitern oft darin, dem Mitarbeiter ein Willkommenspaket zu geben, das er lesen und dann Fragen dazu beantworten musste, oder den Mitarbeiter während seines Onboarding-Prozesses durch Schulungen zu begleiten. Heute können Unternehmen spezialisierte Software verwenden, um den Onboarding-Prozess zu verfolgen, aufzuzeichnen und zu verwalten, was ihn einfacher und produktiver macht.

Warum ist das Onboarding von Mitarbeitern wichtig?

Mitarbeiter müssen mit dem richtigen Fuß beginnen, wenn sie eingestellt werden, da ihre ersten Erfahrungen mit einem Unternehmen ihre spätere Arbeitsleistung beeinflussen können. Eine gute Onboarding-Erfahrung kann sicherstellen, dass der Mitarbeiter in seiner Rolle schneller produktiv wird, und sie kann ihm helfen, einige der Ängste zu vermeiden, die oft mit der Erfahrung eines neuen Mitarbeiters einhergehen.

Eine gute Onboarding-Erfahrung wirkt sich auch auf die Langlebigkeit der Mitarbeiter aus.

„Laut einem Artikel der SHRM (Society for Human Resource Management) bleiben 69 % der Mitarbeiter eher drei Jahre bei einem Unternehmen, wenn sie eine gute Onboarding-Erfahrung haben.“

„Darüber hinaus erleben Unternehmen mit einem standardisierten Onboarding-Prozess eine um 50 % höhere Produktivität neuer Mitarbeiter.“

Während jedes Unternehmen unterschiedliche Onboarding-Techniken einsetzt, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein neuer Mitarbeiter umso schneller zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen kann, je schneller er sich willkommen und auf seine neue Aufgabe vorbereitet fühlt. SHRM weist darauf hin, dass Mitarbeiter, die mit der „Sink-or-Swim“-Technik eingearbeitet werden, oft Schwierigkeiten haben, herauszufinden, was erwartet wird und wie sie an ihrem neuen Arbeitsplatz erfolgreich sein können.

Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

Wenn der Papierkram erledigt ist und der Mitarbeiter offiziell Teil der Organisation ist, hat er seinen ersten Arbeitstag. Der erste Tag ist der Beginn des Onboarding-Prozesses.

Am ersten Tag werden dem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Ziele sowie die Erwartungen, die an ihn gestellt werden, vorgestellt. Er lernt seine Mitarbeiter kennen und die Personen, mit denen er direkt zusammenarbeiten wird, um seine Ziele zu erreichen. Der erste Tag ist auch ein wichtiger Schritt, um den Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur, den täglichen Abläufen, den Büroregeln und anderen wichtigen Themen vertraut zu machen.

In der ersten Woche und in den folgenden Monaten wird der Mitarbeiter weiter in seine Rolle eingearbeitet und erhält Verantwortlichkeiten. Das Einstellungsteam, das Managementteam oder die Personalabteilung wird sich regelmäßig bei dem Mitarbeiter melden, um festzustellen, wie gut er vorankommt. Oft arbeitet der neue Mitarbeiter in dieser Zeit unter einem Mentor oder einem direkten Vorgesetzten, der für seine Ausbildung verantwortlich ist.

Am Ende des ersten Jahres sollte der neue Mitarbeiter seine volle Produktivität in seiner Rolle erreichen. Er sollte bereit sein, neue Herausforderungen anzunehmen und seine Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Ab diesem Zeitpunkt konzentrieren sich die meisten Unternehmen auf die Mitarbeiterbindung und die Weiterentwicklung der Fähigkeiten, um ihre Mitarbeiter in Zukunft erfolgreicher zu machen.

Schlüsselelemente eines standardisierten und individualisierten Onboarding-Erlebnisses

Standardelemente des Onboarding

Auf einer Makroebene sind viele Elemente des Onboarding-Prozesses relativ standardisiert. Zum Beispiel muss jeder im Unternehmen den allgemeinen Papierkram und die Firmenschulungen absolvieren. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen mit einem Verständnis für das gesamte Unternehmen vorbereitet werden. Solche Standardelemente können sein:

• Werte, Mission und Kultur des Unternehmens
• Papierkram für neue Mitarbeiter
• Allgemeine unternehmensweite Richtlinien und Verfahren
• Schlüsselgeschäftsprozesse
• Wichtige Personen und das Organigramm (CEO, Direktoren, etc.)

Individualisierte Onboarding-Elemente

Die Mikro-Elemente der besten Onboarding-Programme umfassen Elemente, die spezifisch für die Abteilung, die Funktion und/oder den Standort des Mitarbeiters sind. Um zu verstehen, warum das wichtig ist, denken Sie einmal über die Unterschiede zwischen den Abteilungen eines bekannten Unternehmens nach, zum Beispiel eines großen Automobilherstellers.

Würde es in einem solchen Szenario Sinn machen, eine Person im Finanzteam auf die gleiche Weise zu onboarden wie einen Mechaniker?

Ein paar Beispiele für Elemente, die zu einem individualisierten Onboarding-Programm gehören, sind:

• Abteilungs- oder Arbeitsortkultur
• Erläuterung, wie die Funktion des neuen Mitarbeiters in die übergreifende Unternehmensstrategie und -ziele passt
• Messbare Erwartungen und Ziele der Führungskraft
• Schlüsselprozesse der Abteilung
• Wichtige Personen kennenlernen (Manager, Mentor, Buddy, Teammitglieder)
• Maßgeschneiderter Lernplan und Ziele

Wie sieht ein gut gemanagtes Onboarding-Programm aus?

Ein gut gemanagtes Onboarding-Programm ist sowohl gut durchdacht als auch koordiniert. Das Wichtigste ist, dass Onboarding keine Einheitsgröße ist, die für alle passt. Unterschiedliche Mitarbeiter, je nach Karrierestufe, Jobfunktion, geografischem oder kulturellem Einfluss usw., werden unterschiedliche Onboarding-Techniken benötigen, um den Erfolg zu gewährleisten.

Obwohl Onboarding-Programme von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sind, gibt es einige übergreifende Merkmale, die in allen gut gemanagten Onboarding-Programmen vorhanden sind.

Eines der wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Onboarding-Programms ist der Fokus auf die Erfahrung des neuen Mitarbeiters. Das Onboarding-Erlebnis muss bereichernd, aber dennoch einfach sein. Um dies zu erreichen, sollten Onboarding-Anforderungen wie Formulare und Handbücher als klarer und selbsterklärender, aufgabenorientierter Workflow präsentiert werden.

Zudem sollten erfolgreiche Onboarding-Programme:

• Bieten Sie kontinuierlich klare, prägnante, und konsistente Kommunikationskanäle
• Erleichtern Sie das Lernen auf jeder Organisationsebene
• Richten Sie neue Mitarbeiter klar auf die neuen Mitarbeitern an den wichtigsten Geschäftsstrategien ausrichten
• Meilensteine setzen, um den Erfolg neuer Mitarbeiter zu messen
• Informationen in leicht verdaulichenInformationen in leicht verdaulicher Form zu präsentieren
• Die Marke des Unternehmens und andere positive Aspekte der Unternehmenskultur hervorzuheben
• Dem Mitarbeiter sowohl Standard-Onboarding-Elemente als auch individuelle Onboarding-Elemente zu bieten

Best Practices für das Onboarding

Mit Tausenden von Kunden in fast jeder Branche und auf der ganzen Welt haben wir gesehen, was funktioniert, haben wir gesehen, was funktioniert. Hier sind ein paar Onboarding-Best-Practices, die Ihnen helfen, neue Talente zu begeistern:

1. Stellen Sie Kandidaten vor ihrem ersten Tag mit einem starken Onboarding-Programm auf Erfolg ein. Vorläufiges Training, Papierkram, Einführungen und das Vertrautmachen mit Ihrer Kultur und Ihren Werten können alle vor dem Startdatum Ihres neuen Mitarbeiters erledigt werden.
2. Bauen Sie weiter auf das Vertrauen und die Beziehung zwischen Ihren Recruitern und Jobsuchenden. Onboarding ebnet den Übergang vom Bewerber zum Mitarbeiter, erhöht die Produktivität zu Beginn und die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter länger bleiben.
3. Fokussieren Sie sich auf die Kultur und Werte Ihres Unternehmens. Ihre neuen Mitarbeiter haben viel Zeit damit verbracht, mit Ihren Recruitern darüber zu sprechen, wie es ist, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Das Onboarding ist der Zeitpunkt, um sie zu bestärken und ihnen zu versichern, dass sie die richtige Wahl getroffen haben. Zeigen Sie den neuen Mitarbeitern, welcher Ansatz und welche Werte ihnen helfen werden, voranzukommen und einen Beitrag zu Ihrem Unternehmen zu leisten.
4. Machen Sie es den neuen Mitarbeitern leicht, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren und Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden. Nutzen Sie ein Onboarding-Portal, um Informationen über Ihr Unternehmen, ihr neues Team und ihre neue Rolle, Produkte und Dienstleistungen, Vorteile, bevorstehende Veranstaltungen und die Logistik des ersten Tages, wie z. B. was mitzubringen ist und wo man parken kann, zu vermitteln.
5. Binden Sie Recruiter und Personalverantwortliche in die Onboarding-Erfahrung ein. Laut einem Bericht der Harvard Business Review geben 40 % der Erwachsenen an, sich am Arbeitsplatz einsam zu fühlen. Freundliche Gesichter sollten während des gesamten Onboardings auftauchen, einschließlich der Onboarding-Gruppen für neue Mitarbeiter.
6. Stellen Sie sicher, dass alles – Laptops, Onboarding-Pakete, Papierkram, Schulungsressourcen usw. – am ersten Tag für die neuen Mitarbeiter vorbereitet ist. Der Grad der Vorbereitung Ihres Unternehmens setzt den richtigen Ton in Bezug auf Fokus, Produktivität, Effizienz und Erwartungen. Dies ist sogar noch wichtiger für Remote-Mitarbeiter

Onboarding-Automatisierung

Onboarding ist langsam und fehleranfällig, wenn es manuell und in einem Silo stattfindet. Ein automatisiertes Onboarding beschleunigt die Arbeitsabläufe, erspart den Personalverantwortlichen viel Arbeit und erleichtert die Kommunikation zwischen HR, Finanzen, IT, Personalverantwortlichen und den einzelnen Teams.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgaben für neue Mitarbeiter zugewiesen und erledigt werden, bevor die neuen Mitarbeiter ankommen.

Indem sichergestellt wird, dass alles – Laptops, Onboarding-Pakete, Papierkram, Schulungsressourcen, etc. – am ersten Tag für die neuen Mitarbeiter vorbereitet ist, setzen Sie den richtigen Akzent in Bezug auf Konzentration, Produktivität, Effizienz und Ihre Erwartungen. Außerdem haben neue Mitarbeiter alles, was sie brauchen, um sofort loszulegen.

Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit Employee Onboarding Software

Employee Onboarding Software ist eine Technologielösung, die die Integration neuer Mitarbeiter in ihre Position innerhalb eines Unternehmens reibungsloser und effizienter macht. Viele der erfolgreichsten Unternehmen haben ihre Onboarding-Programme mit Employee Onboarding Software automatisiert, um ihre Initiativen zur Talentakquise zu rationalisieren und ihren Return-on-Investment zu erhöhen. Die Software, die zur Automatisierung von Onboarding-Programmen eingesetzt wird, hilft, Kosten zu senken und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und Produktivität langfristig zu verbessern. Die meisten Onboarding-Programme sind heute Cloud-basiert und enthalten ein digitales Dashboard, mit dem Talentakquisitionsteams und Manager den Fortschritt eines neuen Mitarbeiters verfolgen und darüber kommunizieren können.

Die Onboarding-Software für Mitarbeiter enthält auch Tools, mit denen sich die mühsamen Aufgaben des Onboardings straffen lassen. Personalverantwortliche können die Software nutzen, um einfache Aufgaben zu automatisieren, wie z.B. das Ausfüllen von Steuerdokumenten, damit sie sich auf wichtigere Aspekte des Onboardings konzentrieren können, wie z.B. den Fortschritt des Mitarbeiters in Richtung voller Produktivität und sein Verständnis für die Unternehmenskultur.

Alles in allem ermöglicht es dem HR-Team, den gesamten Onboarding-Prozess zu verfolgen, von dem Moment an, in dem ein Mitarbeiter eingestellt wird, bis zu dem Punkt, an dem er sich in seine Rolle einarbeitet und darüber hinaus.

Wo passt die Onboarding-Software in den Recruiting-Prozess?

Eine Onboarding-Software für Mitarbeiter kommt fast immer gegen Ende des Recruiting-Prozesses ins Spiel, nachdem ein Kandidat vom Unternehmen eingestellt worden ist. Sobald ein Bewerber angenommen wurde, können seine Informationen in die Onboarding-Software übertragen oder importiert werden, damit er seine Onboarding-Reise beginnen kann.

Die meisten Onboarding-Software für Mitarbeiter lassen sich mit anderen Personalverwaltungssystemen integrieren, wie z. B.:

• Payroll
• Benefits Management
• Performance Management Tools

Mit der richtigen Lösung, können Unternehmen ihre Onboarding-Software sogar mit ihren Recruiting-Tools integrieren und so einen nahtlosen Übergang von der Bewerbung bis zum Onboarding ermöglichen.

Die iCIMS Text Engagement Software hilft beispielsweise dabei, Recruiter und Personalverantwortliche während des gesamten Onboarding-Prozesses einzubinden und bietet eine weitere Möglichkeit, mit neuen Mitarbeitern zu kommunizieren und einzuchecken. Durch die Integration von iCIMS Offer Management können Arbeitgeber neuen Mitarbeitern Kopien ihrer Angebotsschreiben in ihrem persönlichen Onboarding-Portal zur Verfügung stellen. Dies macht die Erfahrung zu einem Self-Service und erspart den Kunden die Zeit, nach Originalkopien zu suchen.

Die beste Onboarding-Software umfasst einfach zu bedienende Vorlagen für das Onboarding, Aufgabenmanagement-Tools und automatisierte Nachrichten, einschließlich Risikowarnungen und ausgelöste E-Mails. Für den neuen Mitarbeiter kann die Onboarding-Lösung Dashboards enthalten, die es ihm ermöglichen, über ein sicheres Portal mit der Software zu interagieren. Auf diese Weise können sie Onboarding-Aufgaben erledigen, so dass sie nachverfolgt und aufgezeichnet werden.

Warum ist Software für das Onboarding von Mitarbeitern wichtig?

Viele Unternehmen haben Probleme mit dem Onboarding und mit der Einstellung im Allgemeinen. Unternehmen, die saisonale Mitarbeiter einstellen, müssen den Onboarding-Prozess schnell und effizient durchlaufen. Organisationen mit einer hohen Fluktuationsrate, wie z.B. der Einzelhandel, müssen in der Lage sein, Rollen schnell zu besetzen und die Zeit bis zum Erreichen der Produktivität so weit wie möglich zu verkürzen.

Eine Software für das Onboarding von Mitarbeitern hilft, indem sie die lästigen Aufgaben automatisiert, die der eigentlichen Arbeit des Onboardings im Weg stehen, wie z.B. das Einreichen von Steuerdokumenten. Sie erstellt eine klare Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen, so dass jeder Beteiligte ein klares Verständnis davon hat, wo jeder neue Mitarbeiter in seinem Prozess steht.

Vor allem aber bietet diese Art von Software dem HR-Team und dem neuen Mitarbeiter einen transparenten und standardisierten Prozess für die Eingliederung neuer Mitarbeiter, was Zeit spart und eine einheitliche Erfahrung für alle im Unternehmen schafft. Mit einem standardisierten Prozess kann das Unternehmen Daten über den Onboarding-Prozess sammeln, um Trends zu erkennen und schrittweise Verbesserungen vorzunehmen. Auch für den neuen Mitarbeiter ist es einfacher, da er sich auf die Software verlassen kann, die ihn durch den Prozess führt.

Die meisten Onboarding-Software hilft auch bei der Einhaltung von Compliance-Verpflichtungen. Die besten Lösungen beinhalten Tools für die automatisierte Erstellung, Unterzeichnung und Verwaltung von behördlichen Formularen. Das reduziert Risiken und stellt sicher, dass keine Dokumente oder wichtige Informationen verloren gehen.

Worauf Sie bei einer Software für das Onboarding von Mitarbeitern achten sollten

Mindestens sollte eine Lösung für das Onboarding von Mitarbeitern Funktionen enthalten, mit denen ein Unternehmen Folgendes tun kann:

• Nahtlose Verwaltung von Einstellungsunterlagen
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsvorschriften, selbst in compliance-Branchen
• Erstellen Sie automatisierte Aufgaben-Workflows für neue Mitarbeiter und HR-Personal
• Verfolgen Sie den Fortschritt der Mitarbeiter im Onboarding-Prozess
• Erstellen Sie eine Single Source of Truth für Mitarbeiterinformationen
• Erstellen Sie Analysen und Berichte über den Onboarding-Prozess

Die besten Lösungen ermöglichen komplexe Integrationen in Ihre bestehende HR-Software. Sie sollten auch in der Lage sein, den Onboarding-Prozess über mehrere Systeme hinweg zu verfolgen, einschließlich Personalmanagement- und Gehaltsabrechnungssoftware. So können die Datensätze des neuen Mitarbeiters nach seiner Einstellung einfach in andere Systeme verschoben werden.

Onboarding ROI

Um den Return on Investment zu ermitteln, kann man sich die möglichen Erträge für ein hypothetisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitern ansehen. Unter der Annahme einer durchschnittlichen Fluktuation und eines durchschnittlichen Wachstums belaufen sich die Kosten für das manuelle Onboarding neuer Mitarbeiter auf etwa 102.000 US-Dollar pro Jahr.

Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses erzielte dieses Beispielunternehmen einen Return on Investment von mehr als 79.000 US-Dollar pro Jahr!

Wie ist das möglich, fragen Sie? Erstens: Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses konnte das Unternehmen alle mit dem Postversand verbundenen Kosten eliminieren. Elektronische Formulare, wie das W-4 und I-9, wurden automatisiert, was die Zeit für die Vorbereitung und Bearbeitung der Dokumente reduzierte.

Zweitens wurde auch die Logistik, wie die Koordination der Schreibtischeinrichtung, die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und IT-Anfragen, automatisiert, was den Zeitaufwand und damit die mit diesen Aufgaben verbundenen Kosten reduzierte. Allein diese Änderungen reduzierten die Onboarding-Kosten des hypothetischen Unternehmens pro Mitarbeiter um die Hälfte.

Während die Zahlen, die in den folgenden Berechnungen verwendet werden, von Unternehmen zu Unternehmen variieren können, ist der Punkt klar – die Automatisierung des Onboarding-Prozesses spart einem Unternehmen eine beträchtliche Menge an Zeit und Geld.

iCIMS‘ Onboarding-Software für Mitarbeiter

iCIMS Onboarding beschleunigt den Onboarding-Prozess durch automatisierte Onboarding-Prozesse, Vorlagen, Aufgaben und elektronische Formulare. Verfolgen Sie den gesamten Onboarding-Prozess über mehrere Systeme hinweg und integrieren Sie Ihre Onboarding-Software nahtlos in Ihre anderen HR-Lösungen.

• Vorbereiten Sie neue Mitarbeiter auf den bevorstehenden Weg mit Onboarding-Portalen, die sie durch ihre Reise leiten.
• Integrieren Sie individuelle Botschaften und Videos, die es einfach machen, Ihre einzigartige Marke zu präsentieren und neue Mitarbeiter zu binden. Selbst wenn Sie in einer Compliance-lastigen Branche tätig sind, macht iCIMS die Einhaltung der Vorschriften mit virtuellen Papierkram-Tools einfach.
• Automatisieren Sie die Verwaltung Ihrer Steuerdokumente, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind und machen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Ihre neuen Mitarbeiter durch eine intuitive Anleitung einfach.

Der Onboarding-Prozess sollte aufregend und einnehmend sein. iCIMS kümmert sich um alle schweren Aufgaben, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihren neuen Mitarbeiter in die Herde zu bringen.