Die Verwaltung von Mitarbeiterzeiten und Urlaub ist eine der mühsamsten Aufgaben in einer Personalabteilung, vor allem, wenn Ihr Unternehmen eine hohe Anzahl von Mitarbeitern hat. Deshalb ist es wichtig, ein Software-Tool zu haben, um diese Arbeit zu vereinfachen. Eine mögliche Option ist die Erstellung einer Excel-Vorlage für Mitarbeiterabwesenheiten.

Sind Sie nicht sicher, wie Sie Ihren Urlaubs- und Abwesenheitsplaner in Excel erstellen können? Sehen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Erklärung unten an.

Aber zuerst ⬇️⬇️DOWNLOAD DIESES EXCEL⬇️⬇️, um mit der Anleitung fortzufahren.

Wie behält man den Überblick über die Fehlzeiten der Mitarbeiter in Excel?

Excel ist nach wie vor das am weitesten verbreitete Tool in Personalabteilungen zur Berechnung des Jahresurlaubs. Informationen über Urlaub, Krankheit, Mutter- oder Vaterschaftsurlaub usw. jedes Mitarbeiters können in einer einfachen Tabelle zusammengestellt werden.

Personalverantwortliche müssen per E-Mail mit jedem einzelnen Mitarbeiter kommunizieren, um diese Informationen zu sammeln, und die genauen Daten manuell eingeben. Dabei müssen sie nicht nur besonders aufpassen, dass sie keine Fehler machen, sondern benötigen auch fortgeschrittene Excel-Kenntnisse.

Sobald dies geschehen ist, können sie berechnen, wie viele Urlaubstage jeder Mitarbeiter des Unternehmens hat, nachverfolgen, wie viele Krankheitstage er im Laufe des Jahres hatte und wann er nach dem Vaterschaftsurlaub zurückkehren wird.

Excel ist daher das am weitesten verbreitete System zur Erfassung von Fehlzeiten oder Abwesenheiten von Mitarbeitern. Und seine Verwendung bietet einige Vorteile.

Vorteile der Verwendung von Excel für die Erfassung von Urlaubszeiten

• Das Tool ist Teil der Microsoft Office-Suite des Unternehmens und verursacht keine
  Zusatzkosten.
• Es ist in der Regel auf allen Computern des Unternehmens installiert, was bedeutet, dass jeder Mitarbeiter es nutzen
  kann, ohne eine andere Plattform herunterladen zu müssen.
• Es handelt sich um ein einfaches System, mit dem Sie die Fehlzeiten eines kleinen Teams verwalten können.

Nachteile einer Excel-Fehlzeitenverwaltung

• Die Verwendung einer Excel-Fehlzeitenverwaltung ist eine mühsame Aufgabe, die einen beträchtlichen Teil der Zeit eines Personalleiters verschlingt. Die manuelle Eingabe der Informationen verlangsamt den Prozess erheblich
  .
• Das manuelle Hinzufügen von Informationen zu jedem Mitarbeiter kann zu Fehlern führen, die
  negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter des Unternehmens haben können.
• Excel-Dokumente können nicht von mehr als einer Person gleichzeitig bearbeitet oder freigegeben werden,
  was die Arbeit im Team für die Personalabteilung erschwert.
• Ein gewisses Maß an IT-Kenntnissen ist erforderlich, um Tabellenkalkulationen zu verwenden, Formeln zu erstellen usw.
• Die Organisation eines Genehmigungsprozesses für Urlaub zwischen Mitarbeiter und Manager oder
  Personalabteilung ist kompliziert.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Excel-Vorlage für die Abwesenheit von Mitarbeitern

Möchten Sie trotzdem versuchen, den Urlaub Ihrer Mitarbeiter mit Excel zu erfassen? Kein Problem, Sie können Ihre eigene Vorlage erstellen, indem Sie diese Schritte befolgen:

• Erstellen Sie eine neue Excel-Datei und geben Sie ihr einen Namen, mit dem Sie sie leicht identifizieren können.
• Lassen Sie uns beginnen! Fügen Sie auf der linken Seite vier Spalten ein, um Ihre Excel-Urlaubsplanervorlage
  zu erstellen.

• Dann erstellen Sie auf der rechten Seite einen Kalender mit den Tagen und Monaten des Jahres.
• Nummerieren Sie die Tage in der dritten Zeile, damit Sie die Urlaubstage
  der einzelnen Mitarbeiter leichter markieren können.

• Zurück auf die linke Seite und eine Spalte für die Namen der Mitarbeiter, eine weitere für die Abteilung, der sie angehören, die Gesamtzahl der ihnen zustehenden Urlaubstage und die restlichen Tage.

Mit diesen fünf Schritten haben Sie nun eine Excel-Vorlage, mit der Sie arbeiten können. Markieren Sie nun die von den einzelnen Mitarbeitern beantragten Urlaube und ändern Sie die Angaben in der Spalte „Verbleibend“ manuell.

Ihre Vorlage sollte in etwa so aussehen:

Abhängig von Ihren Excel-Kenntnissen können Sie auch Formeln erstellen, die die Summen in der Spalte „Verbleibend“ automatisch zusammenzählen. Das ist sicherlich komfortabler und minimiert das Fehlerrisiko.

Auch können Sie Farbcodes einrichten, um Urlaub, Krankheit etc. zu markieren. Im Beispiel haben wir die Wochenenden (arbeitsfreie Tage) grau und die Feiertage lila markiert.

Eine eigene Excel-Vorlage ermöglicht es Ihnen, in einem einfachen, aber an Ihre Bedürfnisse angepassten Dokument zu arbeiten.

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Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie man Formeln erstellt, Sie keine Zeit damit verschwenden wollen, dieses Excel von Null an zu erstellen und Ihnen das alles zu kompliziert erscheint, dann laden Sie sich unsere kostenlose Excel-Urlaubsvorlage für Mitarbeiter herunter, indem Sie hier klicken.

Mit dieser Vorlage, die auf unserer Personalmanagement-Software basiert, können Sie einfach und
mühelos jedes einzelne Teammitglied umfassend erfassen. Alles, was Sie tun müssen, ist
sie herunterzuladen, die Informationen jedes Mitarbeiters einzugeben und loszulegen.

Digitalisieren Sie den Urlaubs- und Freizeitprozess mit Kenjo

Wie wir bereits erwähnt haben, gibt es ein Leben nach Excel, wenn es um die Verwaltung von Urlaub und Freizeit von Mitarbeitern geht. Heutzutage gibt es eine Reihe von HR-Management-Software, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde und mit der Sie Prozesse optimieren und vereinfachen können. In unserem Blog haben wir einen speziellen Artikel, in dem wir analysieren, wie man eine Urlaubs- und Abwesenheitssoftware auswählt.

Die Kenjo HR-Management-Software ermöglicht es Ihnen, spezifische Urlaubsrichtlinien für jede Person zu erstellen und gibt Ihnen auf einen Blick einen Überblick darüber, welche Teammitglieder arbeiten, welche nicht und warum.

Auch ermöglicht Kenjo Ihnen, Mitarbeiter direkt zu kontaktieren, damit diese ihren
Jahresurlaub über die Software beantragen können. Verabschieden Sie sich davon, Hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang zu erhalten, und Sie können sie auch mit nur einem Klick genehmigen oder ablehnen.

Darüber hinaus können sowohl Sie als auch das Team überprüfen, dass es keine Terminüberschneidungen gibt, wodurch Sie sie besser koordinieren und sicherstellen können, dass kein Bereich des Unternehmens vernachlässigt oder unterbesetzt wird.

Kenjo ist visuell, intuitiv, einfach und effizient. Sie müssen es nur ausprobieren, um zu erkennen, dass es keinen Sinn mehr macht, Fehlzeiten und Abwesenheiten in Excel zu verwalten.