Der Kommunikationsprozess kann in eine Reihe von acht wesentlichen Komponenten unterteilt werden, von denen jede eine integrale Funktion im Gesamtprozess erfüllt:

1. Quelle
2. Nachricht
3. Kanal
4. Empfänger
5. Rückmeldung
6. Umgebung
7. Kontext
8. Störung

Quelle

Die Quelle stellt sich die Nachricht vor, erstellt sie und sendet sie. Die Quelle kodiert die Nachricht, indem sie genau die richtige Reihenfolge oder die besten Worte wählt, um die beabsichtigte Bedeutung zu vermitteln, und präsentiert oder sendet die Information an das Publikum (den Empfänger). Indem sie auf die Reaktion des Publikums achtet, erkennt die Quelle, wie gut es die Nachricht aufgenommen hat und antwortet mit Erläuterungen oder unterstützenden Informationen.

Nachricht

„Die Nachricht ist der Stimulus oder die Bedeutung, die von der Quelle für den Empfänger oder das Publikum erzeugt wird“ (McLean, 2005). Die Nachricht bringt Worte zusammen, um Bedeutung zu vermitteln, aber es geht auch darum, wie sie vermittelt wird – durch nonverbale Hinweise, Organisation, Grammatik, Stil und andere Elemente.

Kanal

„Der Kanal ist die Art und Weise, in der eine Nachricht oder Nachrichten zwischen Quelle und Empfänger übertragen werden.“ (McLean, 2005). Zu den gesprochenen Kanälen gehören Gespräche von Angesicht zu Angesicht, Reden, Telefongespräche und Voicemail-Nachrichten, Radio, Beschallungsanlagen und Skype. Zu den schriftlichen Kanälen gehören Briefe, Memoranden, Bestellungen, Rechnungen, Zeitungs- und Zeitschriftenartikel, Blogs, E-Mails, Textnachrichten, Tweets und so weiter.

Empfänger

„Der Empfänger empfängt die Nachricht von der Quelle und analysiert und interpretiert die Nachricht auf eine Art und Weise, die sowohl beabsichtigt als auch unbeabsichtigt von der Quelle ist“ (McLean, 2005).

Feedback

Wenn Sie auf die Quelle reagieren, beabsichtigt oder unbeabsichtigt, geben Sie Feedback. Feedback besteht aus Botschaften, die der Empfänger an die Quelle zurücksendet. Ob verbal oder nonverbal, all diese Feedbacksignale erlauben es der Quelle zu sehen, wie gut, wie genau (oder wie schlecht und ungenau) die Nachricht empfangen wurde (Leavitt & Mueller, 1951).

Umgebung

„Die Umgebung ist die Atmosphäre, physisch und psychisch, in der man Nachrichten sendet und empfängt“ (McLean, 2005). Die Umgebung, Menschen, Tiere, Technologie, all das kann Ihre Kommunikation beeinflussen.

Kontext

„Der Kontext der Kommunikationsinteraktion beinhaltet das Setting, die Szene und die Erwartungen der beteiligten Personen“ (McLean, 2005). Ein professioneller Kommunikationskontext kann geschäftliche Anzüge (environmental cues) beinhalten, die direkt oder indirekt die Erwartungen an Sprache und Verhalten der Teilnehmer beeinflussen.

Interferenz