Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte zum digitalen Signieren eines Dokuments in Microsoft Word 2010, 2013 oder 2016 mit Ihrem PIV-Berechtigungsnachweis oder digitalen Zertifikat.

Wählen Sie zu Beginn die Methode aus, die Sie zum Anbringen Ihrer digitalen Signatur verwenden möchten:

• Hinzufügen einer digitalen Signatur mithilfe einer Unterschriftszeile
• Hinzufügen einer unsichtbaren digitalen Signatur
• Hinzufügen mehrerer digitaler Signaturen mithilfe von Unterschriftszeilen
• Hinzufügen mehrerer unsichtbarer digitaler Signaturen

Die folgenden Links bieten Anleitungen zu einigen verwandten Funktionen und Ressourcen:

• Entfernen einer digitalen Signatur
• Anzeigen digitaler Signaturen
• Überprüfen digitaler Signatureinstellungen
• Zusätzliche Ressourcen

Hinzufügen einer digitalen Signatur mithilfe einer Signaturlinie

1. Um eine digitale Signatur hinzuzufügen, öffnen Sie Ihr Microsoft Word-Dokument und klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Signaturlinie hinzufügen möchten.

2. Wählen Sie im Word-Ribbon die Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann in der Gruppe Text auf Unterschriftszeile.
   

3. Ein Popup-Fenster zum Einrichten der Unterschrift erscheint. Geben Sie Ihre Informationen in die Textfelder ein und klicken Sie auf OK.
   

4. Doppelklicken Sie auf die Unterschriftszeile.
   

5. Ein Popup-Fenster zum Unterschreiben erscheint. Geben Sie bei dem X Ihren Namen ein. Als nächstes sehen Sie sich das Feld Signieren als: an. Wählen Sie das Signierzertifikat aus. Um sicherzustellen, dass es sich um das richtige Zertifikat handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
   

6. Klicken Sie auf Hier klicken, um die Zertifikateigenschaften anzuzeigen.
   

7. Das Feld Zertifikatsdetails wird angezeigt. Gehen Sie auf die Registerkarte Details und scrollen Sie nach unten zu Schlüsselverwendung. Klicken Sie einmal darauf. Das untere Textfeld sollte nun Digitale Signatur, Unleugbarkeit anzeigen. Wenn dies der Fall ist, dann ist dies das richtige Zertifikat. Klicken Sie auf OK.
   

8. Wenn dies das falsche Zertifikat ist, klicken Sie auf OK. Klicken Sie dann auf Weitere Auswahl, um andere Zertifikate zu sehen. Wählen Sie ein anderes Zertifikat aus und wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie das richtige Zertifikat gefunden haben.
   

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signieren, um das Dokument zu signieren. Stecken Sie Ihre PIV-Karte in das Kartenlesegerät. Geben Sie Ihre Chipkarten-PIN (PIV) ein und klicken Sie auf OK.
   

10. Im Feld Signaturbestätigung erfahren Sie, dass Word Ihre digitale Signatur gespeichert hat. Klicken Sie auf OK.
    

Unsichtbare digitale Signatur hinzufügen

Sie können eine unsichtbare digitale Signatur hinzufügen, um zu verhindern, dass Ihr Name in einem Dokument erscheint.

1. Öffnen Sie Ihr Dokument und klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

2. Klicken Sie auf Info und dann auf Dokument schützen.
   

3. Aus dem Dropdown-Menü Dokument schützen klicken Sie auf Digitale Signatur hinzufügen.

4. Wählen Sie einen Verpflichtungstyp aus, z. B. „Dieses Dokument wurde erstellt und genehmigt“, und klicken Sie dann auf Signieren.
   

5. Stecken Sie Ihre PIV-Karte in den Kartenleser. Geben Sie Ihre Chipkarten-PIN (PIV) ein und klicken Sie auf OK.
   

6. Im Feld Unterschriftsbestätigung erfahren Sie, dass Word Ihre digitale Signatur gespeichert hat. Klicken Sie auf OK.
   

Mehrere digitale Signaturen über Unterschriftszeilen hinzufügen

Wenn Sie ein Dokument digital signieren, können Sie es auch von anderen digital signieren lassen. (Hinweis: Wenn Sie der erste Genehmigende sind, sollten Sie die Signaturzeilen für alle Genehmigenden erstellen. Senden Sie das Dokument dann an den zweiten Genehmigenden.)

1. Wenn Sie der zweite (oder andere) Genehmigende sind, öffnen Sie das erhaltene Dokument. Doppelklicken Sie auf Ihre Unterschriftszeile, um zu unterschreiben. Führen Sie die Schritte 4-10 aus Hinzufügen einer digitalen Signatur mit einer Signaturzeile aus.
   

2. Ein Popup-Fenster zur Einrichtung der Signatur wird angezeigt. Geben Sie Ihre Informationen in die Textfelder ein und klicken Sie auf OK
   

3. Doppelklicken Sie auf Ihre Signaturzeile.
   

4. Ein Popup-Fenster zum Unterschreiben erscheint. Geben Sie dort Ihren Namen ein.

5. Als Nächstes sehen Sie sich das Feld Signieren als: an. Sie sollten Ihren Namen und die Zertifikatsinformationen sehen. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, um ein anderes Zertifikat auszuwählen, und klicken Sie auf Signieren.
   

6. Stecken Sie Ihre PIV-Karte ein und geben Sie Ihre Smart Card (PIV) PIN ein. Klicken Sie auf OK.
   

7. Im Feld Signaturbestätigung erfahren Sie, dass Word Ihre digitale Signatur gespeichert hat. Klicken Sie auf OK.
   

8. Senden Sie das digital signierte Dokument an den nächsten Genehmiger.

Jeder nachfolgende Genehmiger kann das Dokument öffnen und auf die Unterschriftszeile mit seinem Namen doppelklicken und den Unterzeichnungsvorgang abschließen.

Mehrere unsichtbare digitale Signaturen hinzufügen

Mehrere Genehmiger können ein Dokument digital unterzeichnen. Verwenden Sie die gleichen Verfahren wie beim Hinzufügen einer unsichtbaren digitalen Signatur: Unsichtbare digitale Signatur hinzufügen.

Der letzte Genehmigende sieht mehrere „unsichtbare“ Signaturen im Dokument.

Digitale Signaturen anzeigen

Sie können digitale Signaturen in einem inkompatiblen Word-Dokument auf zwei Arten anzeigen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen anzeigen direkt unter dem Word-Ribbon.
   

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Info. Klicken Sie dann auf Signaturen anzeigen.

Bei beiden Optionen können Sie die Details der digitalen Signatur im Feld Signaturen sehen.

Entfernen einer digitalen Signatur

1. Wenn Sie eine digitale Signatur entfernen möchten, öffnen Sie Ihr Word-Dokument und gehen Sie zur Signaturzeile.
2. Wenn keine Signaturzeile vorhanden ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Signaturen anzeigen“ direkt unter dem Word-Band.
3. Wählen Sie im Feld Signaturen die Signatur aus, die Sie löschen möchten.
   
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signatur und klicken Sie dann auf Signatur entfernen.
5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.
   

Einstellungen für digitale Signaturen überprüfen

Standardmäßig verwendet Microsoft Word den Hash-Algorithmus SHA-1 zur Erzeugung digitaler Signaturen. Der SHA-1-Hash-Algorithmus gilt nicht mehr als sicher. Es sollten sicherere Hash-Algorithmen, wie z. B. SHA-256, verwendet werden. (Siehe NIST-Leitfaden zu Hash-Funktionen)

Sie können eine der folgenden Optionen verwenden, um die Einstellungen des Hash-Algorithmus für Microsoft Office zu überprüfen/zu ändern:

1. Gruppenrichtlinieneinstellungen: Einstellungen für digitale Signaturen in Office 2013. (Weitere Informationen finden Sie in den technischen Dokumenten von Microsoft.)
2. Computerregistrierungseinstellungen. Ändern Sie den Microsoft Office-Signaturalgorithmus wie folgt:

Word 2010: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\common\signaturesWord 2013: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\common\signaturesWord 2016: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\common\signatures

• Ergänzen oder aktualisieren Sie diese Werte:

• Speichern Sie die Registry-Einstellungen und starten Sie den Computer neu.

(Weitere Informationen finden Sie in den technischen Dokumenten von Microsoft.)