Es ist der Start Ihres Projekts. Ein großartiger Weg, um den Ton anzugeben – und die Arbeit zu erledigen – ist ein Kick-off-Meeting.

Ein Projekt-Kick-off-Meeting gehört zu den Dingen, die leicht zu machen sind… und schwer, gut zu machen. Auf den ersten Blick müssen Sie nur Ihr Team versammeln und ein Meeting abhalten. Einfach.

Oder ist es das?

Es gibt eine Menge, was Sie bei Ihrem Projekt-Kick-off erreichen können, und Ihre erste Aufgabe ist es, Ihre Prioritäten festzulegen:

• Was müssen Sie erreichen?
• Welche Aufgaben werden Sie in den Mittelpunkt stellen?
• Welche Themen werden Sie besprechen?
• Welche Aspekte des Projektmanagements werden Sie beim Kick-off ansprechen?
• Und wie werden Sie Ihr Meeting moderieren?

Diese Fragen sind wichtig, und um sie geht es in diesem Artikel.

Die drei Leben eines Projekt-Kick-off-Meetings

Projekt-Kick-off-Meetings sind ein wichtiger Teil der Projektdefinitionsphase Ihres Projekts. Sie haben drei Leben:

1. Vor dem Meeting
2. Während des Meetings
3. Nach dem Meeting

Wenn Sie es richtig machen wollen, müssen Sie sich um alle drei kümmern.

Vor dem Projekt Kick-off Meeting

Die Grundlage für ein erfolgreiches Kick-off Meeting schaffen Sie in der Vorbereitungsphase. Es versteht sich hoffentlich von selbst, dass Sie:

• einen Termin festlegen
• einen Veranstaltungsort finden
• Ihr Team einladen

Wo, Wann, Wer… und Warum?

Aber vielleicht ist es nicht so offensichtlich, dass Sie sich die Fragen Wann, Wo und Wer genau überlegen müssen. Wenn Sie diese richtig beantworten, kann das einen großen Unterschied ausmachen. Wenn Sie jedoch eines dieser Elemente falsch machen, kann das ganze Projekt einen negativen Start haben.

Bevor Sie also über das Wo, Wann und Wer nachdenken, beginnen Sie mit dem „Warum“, das heißt, was ist der Zweck Ihres Meetings?

Ja, ich weiß, es ist der Startschuss für Ihr Projekt. Aber was sind die Dinge, auf die es beim Kick-off dieses Projekts wirklich ankommt?

Sie können nicht alles in einem Meeting erledigen

Wir können leicht eine lange Liste von Dingen erstellen, die Sie bei Ihrem Projekt-Kick-off erreichen könnten. Aber es ist unmöglich, dass Sie alle davon erreichen können. Beispiele sind:

• Einarbeitung/Orientierung
• Risikomanagement
• Stakeholder-Identifikation
• Teambuilding
• Ideenfindung
• Team-arbeiten
• Scoping
• Planung
• und so weiter…

Aber das alles können Sie auf keinen Fall tun. Sie müssen Prioritäten setzen und bestimmen, was am wichtigsten ist. Das wird Ihnen helfen, die richtige Zeit, den richtigen Ort und die richtige Anwesenheit zu finden.

Da es sich jedoch um ein Projekt-Kick-off-Meeting handelt, sollte Ihr Standard hier sein, Ihr gesamtes Team (zu der Zeit) einzuladen.

Stakeholder oder keine Stakeholder bei Ihrem Projekt-Kick-off-Meeting?

Das ist eine wichtige Frage. Die Anwesenheit von Stakeholdern außerhalb Ihres Projektteams verändert die Art und Dynamik Ihres Projekt-Kick-offs.

Sie lenken die Aufmerksamkeit auf die Nutzer dessen, was Sie liefern werden, und damit auf das „Was“ Ihres Projekts, statt auf das „Wie“.

Beide Ansätze funktionieren gut, aber Sie müssen sich bewusst entscheiden, welchen Sie wollen. Natürlich gibt es keine Regel, die besagt, dass Sie nicht eines von beiden haben können – mit sehr unterschiedlichen Zielsetzungen.

Doch das wirft eine andere Frage auf: welche Reihenfolge?

1. Im Team-Kick-off-Meeting stellen Sie zunächst dem Team das Projekt und das Team einander vor. Das hilft dem Team, sich auf das Kick-off-Meeting mit den Stakeholdern vorzubereiten und die Zeit optimal zu nutzen.
2. Das Kick-off-Meeting mit den Stakeholdern zuerst legt den Fokus auf diese und ermöglicht es Ihnen, das, was Sie alle bei diesem Meeting lernen, als wertvollen Input für Ihr Projektteam-Kick-off zu nutzen.

Wie

Der nächste Schritt ist die Planung, wie Sie das Meeting durchführen werden. Was sind die wichtigsten Bestandteile Ihrer Agenda? Und wie werden Sie das Meeting bei jedem Punkt durchführen, um die besten Ergebnisse zu erzielen? Es ist immer ratsam, verschiedene Formate und Stile zu mischen. So können Sie zum Beispiel eine kurze Präsentation über den Kontext und eine moderierte Diskussion über die Ziele halten. Sie können eine Whiteboard-Sitzung zum Brainstorming von Risiken durchführen und eine Diskussionsrunde, in der jeder seine Ideen zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren einbringen kann.

Vorbereiten Sie sich im Detail, indem Sie mit den Teilnehmern im Voraus sprechen. Und stellen Sie sicher, dass Sie, falls einige Teilnehmer anwesend sind, die Sie nicht kennen, deren Namen und ein wenig über jeden von ihnen erfahren. Und vergessen Sie nicht, die wichtigen kleinen Details vorzubereiten, wie die Ausstattung des Raums und die Erfrischungen.

Das Kick-off-Meeting für Ihr Projekt

Große Flöhe haben kleine Flöhe auf dem Rücken, um sie zu beißen;
Und kleine Flöhe haben kleinere Flöhe,
Und so weiter, ad infinitum.

Augustus De Morgan, aus seinem Buch A Budget of Paradoxes, 1872,

Auch hier hilft es, sich Ihr Projekt-Kick-Off-Meeting selbst in drei verschiedenen Phasen vorzustellen:

1. Die Eröffnung
2. Der Inhalt des Meetings
3. Der Abschluss

Eröffnung des Projekt-Kick-off-Meetings

Der Zweck dieser Phase ist einfach: Alle sollen sich wohl fühlen und bereit sein, ihren Beitrag zu leisten. Sie haben zwei Hauptziele bei der Eröffnung Ihres Meetings:

1. Eine soziale Verbindung zu und zwischen den Anwesenden herstellen
2. Einrichten, warum wir alle hier sind

Soziale Verbindung

Es ist ein großer Fehler, sich auf das „Geschäft“ zu stürzen und die sozialen Aspekte eines Meetings zu vernachlässigen. Menschen sind soziale Tiere. Nehmen Sie sich also Zeit für die Begrüßung und Vorstellung der Teammitglieder. Sie können dies tun, während sich die Teilnehmer sammeln und sich mit ihren Erfrischungen niederlassen.

Der Grund

Neben dem Gefühl, willkommen zu sein und sich gegenseitig kennenzulernen, gibt es noch ein weiteres entscheidendes Element in dieser Phase Ihres Kick-off-Meetings. Die Teilnehmer müssen wissen, warum sie hier sind und was hier vor sich geht. Legen Sie den Kontext des Projekts im Allgemeinen und des Meetings im Besonderen dar. Dies kann eine ideale Rolle für Ihren Projektsponsor, Direktor oder Kunden sein.

Der Inhalt Ihres Projekt Kick-off Meetings

Nun, da jeder bereit ist, teilzunehmen, können Sie zum Inhalt Ihres Meetings übergehen. Es gibt so viel, was Sie hier tun können. Das ist der Grund, warum Ihre Planungsphase so entscheidend war. Wenn Sie versuchen, alles zu tun, was Sie tun könnten, wird Ihr Meeting lang, weitschweifig, unkonzentriert und anstrengend für Ihr Team sein. Wenn Sie Ihre Prioritäten ausgewählt und geplant haben, wie Sie jede einzelne behandeln werden, dann sind Sie bereit.

Ihre Rolle bei der Leitung Ihres Kick-off Meetings

Ihre Rolle bei dem Meeting ist es, den Prozess zu erleichtern und für jeden zu 100 Prozent präsent zu sein. Oft bedeutet das, andere Personen zu bitten, bestimmte Rollen zu übernehmen, damit Sie die Zeit und die geistige Bandbreite haben, um zuzuhören, nachzudenken und auf das zu reagieren, was im Raum passiert.

Wenn Sie versuchen, Notizen zu machen, Erfrischungen zu organisieren, die AV-Technik zu bedienen und eine Menge anderer lebenswichtiger, aber leicht zu teilender Aufgaben zu übernehmen, schränken Sie Ihre Fähigkeit ein, das zu tun, was für Sie am wichtigsten ist.

Und mit „das, was für Sie am wichtigsten ist“ meine ich: „Das, was für Sie am wichtigsten ist. Ich meine:

• Beziehungen zu Ihrem Team aufbauen
• Probleme erkennen und reflektieren
• Sicherstellen, dass das Meeting beim Thema bleibt
• … und dennoch flexibel sein, um sich an wichtige Verschiebungen anzupassen
• Am Ende das zu erreichen, was Sie brauchen

Die Checkliste, die Sie unten herunterladen können, enthält eine Liste der Dinge, die Sie für den Inhalt Ihres Kick-off-Meetings berücksichtigen sollten. Sie gliedern sich in zwei große Kategorien:

1. Fortschritte im Projekt machen
   Das sind Dinge wie die Definition des Umfangs, das Erkennen von Risiken oder das Nachdenken über die Stakeholder.7
2. Teampraktiken einrichten
   Dies sind Dinge, die die Prozesse definieren, die Werkzeuge einführen oder die Erwartungen festlegen, nach denen Ihr Team arbeiten wird.

Schließen Sie Ihr Projekt Kick- offoff Meeting

So, Sie haben alles erledigt und Ihr Meeting neigt sich dem Ende zu. Was nun?

Schließen Sie Ihr Kick-off-Meeting genauso stilvoll ab, wie Sie es eröffnet haben:

• Bieten Sie an, alle offenen Fragen zu beantworten
• Sagen Sie, was die Teilnehmer als nächstes erwarten können
• Und, ganz wichtig, bedanken Sie sich für ihre Teilnahme

Nach Ihrem Projekt-Kick-off-Meeting

Wenn Sie ein gutes Projekt-Kick-off-Meeting hatten, gibt es danach viel zu tun. Und wenn nicht, wird es wohl noch mehr zu tun geben!

Das Rettungsszenario überlasse ich einem anderen Zeitpunkt. Konzentrieren wir uns stattdessen auf die Nachbereitung eines guten Meetings.

Dankeschön

Das Wichtigste zuerst. Lassen Sie immer ein echtes und motivierendes Dankeschön folgen.

Nachbereitung

Nach dem Dankeschön ist das Wichtigste, was Sie tun können, das zu tun, was Sie im Meeting als Nachbereitung gesagt haben. Und dabei geht es nicht nur um gute Meeting-Etikette. Es geht darum, den Ton und die Kultur für Ihr gesamtes Projekt zu setzen.

Verfolgen Sie Ihre #Projektmeetings immer mit einem echten und motivierenden Dankeschön. Click To Tweet

Es kann sein, dass Sie mit einigen Leuten ein Einzelgespräch nachbereiten müssen, oder nur einige wichtige Materialien verschicken. Aber ich habe einen absoluten „Top-Tipp“ dafür, wie Sie eine große Menge an Meeting-Notizen auf eine Art und Weise verschicken können, die die Leute dazu bringt, sie tatsächlich zu lesen, und zwar auf eine Art und Weise, die eine große Wirkung hat. Wenn Sie sich unten für die Checkliste für Projekt-Auftakt-Meetings anmelden, erhalten Sie diesen Tipp in einer E-Mail.

Wichtig ist, dass Sie die Leute an ihre Zusagen halten. Wir haben zwei Videos, die Ihnen dabei wirklich helfen können:

1. Meeting Actions: Wie Sie Menschen dazu bringen, sie zu tun
2. Wie Sie Menschen dazu bringen, das zu tun, was Sie von ihnen verlangen?

Kommunizieren

Ihr Projekt-Auftakt-Meeting ist in erster Linie eine Übung in Kommunikation. Verspielen Sie also nicht den guten Willen, den Sie bei dem Meeting aufgebaut haben. Kommunizieren Sie anschließend alle wertvollen Informationen an die Personen, die davon profitieren können. Dazu gehören:

• Ihr Sponsor, Kunde oder Chef
• der Projektvorstand oder die Lenkungsgruppe
• Ihre Stakeholder (diejenigen, die nicht dabei waren)

Erstellen einer soliden Projektdefinition

Kick-off-Meetings sind ein Teil der Projektdefinitionsphase. Vielleicht gefällt Ihnen unser Project Manager’s Project Definition Kit – ein innovativer Kurs und ein Ressourcenkit, mit dem Sie ein Durcheinander von Ideen, Bedürfnissen und Wünschen in ein gut definiertes Projekt verwandeln können.

Was sind Ihre Tipps für ein großartiges Projekt Kick-off Meeting?