Begriffe der Projektplanung

Bevor wir in die Planung eines Projekts eintauchen, ist es hilfreich, mit einigen der Begriffe vertraut zu sein, die Ihnen begegnen werden. Hier ist eine Liste allgemeiner Begriffe, die Ihnen in diesem Handbuch begegnen werden.

• Deliverable: Das Ergebnis eines Projekts, z. B. ein Produkt, eine Dienstleistung, ein Bericht usw.
• Stakeholder: Jeder, der ein berechtigtes Interesse am Projekt hat – Projektleiter, Projektsponsor, Teammitglieder, Kunden usw.
• Aufgaben: Kleine Aufgaben, die zum endgültigen Ergebnis führen.
• Meilenstein: Das Ende einer Projektphase und der Beginn der nächsten.
• Ressourcen: Alles, was Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen, z. B. Personal, Material, Werkzeuge, Personen und mehr.
• Budget: Schätzung der Gesamtkosten für die Fertigstellung eines Projekts.
• Nachverfolgung & Überwachung: Sammeln von Projektdaten und Sicherstellen, dass sie die geplanten Ergebnisse widerspiegeln.

Projektplanungsschritte

Nun werden wir Sie durch die wichtigsten Projektplanungsschritte führen:

1. Umreißen des Business Case
2. Definieren des Projektumfangs
3. Setzen von Zielen &Zielsetzungen
4. Umreißen von Deliverables
5. Erstellen einen Projektzeitplan
6. Zuteilen Sie Ihrem Team Aufgaben
7. Bewerten Sie Risiken
8. Berichten Sie Ihren Fortschritt

Indem Sie diese Projektplanungsschritte befolgen, klären Sie, was Sie erreichen wollen, erarbeiten die Prozesse, die Sie brauchen, um dorthin zu gelangen, und entwickeln einen Aktionsplan, wie Sie das Projekt vorantreiben wollen.

Den Business Case skizzieren

Wenn Sie ein Projekt haben, gibt es einen Grund dafür – das ist Ihr Business Case. Der Business Case umreißt die Gründe, warum das Projekt initiiert wird, seinen Nutzen und den Return on Investment. Wenn es ein Problem gibt, das gelöst werden soll, dann wird dieses Problem hier umrissen. Der Business Case wird denjenigen vorgelegt, die in Ihrer Organisation Entscheidungen treffen, und erklärt, was zu tun ist und wie. Wenn er genehmigt wird, haben Sie ein Projekt.

Besprechen Sie sich mit den Stakeholdern

Jedes Projekt hat Stakeholder, also diejenigen, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben. Von denen, die davon profitieren, bis hin zu denen, die für den Erfolg des Projekts verantwortlich sind. Deshalb muss bei jeder Projektplanung ermittelt werden, wer diese Stakeholder sind, vom Kunden bis zu den Aufsichtsbehörden. Treffen Sie sich mit ihnen, um ein besseres Bild von dem Projekt und den Erwartungen an das Endergebnis zu bekommen.

Definieren Sie den Projektumfang

Er bezieht sich auf die Arbeit, die erforderlich ist, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erzeugen. Der Projektumfang sollte durch einen Projektstrukturplan (PSP) definiert und organisiert werden. Der Projektumfang umfasst also das, was im Projekt getan werden muss (Deliverables, Sub-Deliverables, Arbeitspakete, Aktivitäten, Aufgaben), aber auch das, was nicht wesentlich ist. Letzteres ist wichtig, denn zu wissen, was keine hohe Priorität hat, hilft dabei, eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, d.h. wertvolle Ressourcen für etwas zu verwenden, das für den Projekterfolg nicht entscheidend ist.

Setzen Sie Ziele& Ziele

Ziele und Ziele sind unterschiedliche Dinge, wenn es um die Planung eines Projekts geht. Ziele sind die Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, und sind in der Regel breit gefächert. Ziele hingegen sind spezifischer; messbare Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Wenn Sie ein Projekt planen, ergeben sich die Ziele natürlich aus dem Business Case, aber in dieser Phase gehen Sie noch weiter ins Detail. In gewisser Weise verfeinern Sie die im Business Case festgelegten Ziele und erstellen Aufgaben, die klar definiert sind. Diese Ziele und Vorgaben werden in einer Projektcharta gesammelt, die Sie während des gesamten Projektlebenszyklus verwenden werden.

Überblick über die Deliverables

Ein Projekt kann zahlreiche Deliverables haben. Ein Deliverable kann ein Gut, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis sein, das zum Abschluss einer Aufgabe, eines Prozesses, einer Phase, eines Teilprojekts oder eines Projekts benötigt wird. Das endgültige Ergebnis ist beispielsweise der Grund für das Projekt, und sobald dieses Ergebnis erstellt ist, ist das Projekt abgeschlossen. Wie im Projektumfang definiert, besteht ein Projekt aus Teilprojekten, Phasen, Arbeitspaketen, Aktivitäten und Aufgaben, und jede dieser Komponenten kann ein Deliverable haben. Als Erstes müssen Sie festlegen, was das endgültige Arbeitsergebnis ist und wie Sie wissen werden, dass die Qualität den Erwartungen Ihrer Stakeholder entspricht. Auch die anderen Teilergebnisse des Projekts müssen identifiziert werden, und jemand im Team muss für ihren erfolgreichen Abschluss verantwortlich sein.

Erstellen Sie einen Projektzeitplan

Der Projektzeitplan ist das, woran alles hängt. Von den Aufgaben bis zum Budget wird alles durch die Zeit definiert. Zeitpläne werden erstellt, indem man alle Aufgaben sammelt, die zum Erreichen des Endergebnisses notwendig sind, und sie auf eine Zeitachse setzt, die mit der Deadline endet. Deshalb sind Zeitpläne in Phasen unterteilt, die durch Meilensteine gekennzeichnet sind, die das Ende einer Projektphase und den Beginn der nächsten markieren.

Aufgaben zuweisen

Der Plan steht, aber er existiert noch in der Abstraktion, bis Sie die Aufgaben auf Ihrem Zeitplan nehmen und beginnen, sie Ihrem Team zuzuweisen. Daher müssen Sie ein Team zusammenstellen, das über die Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein, damit sie wissen, was sie zu tun haben. Wenn Sie ihnen dann Aufgaben aus Ihrem Plan zuweisen, sollten diese klar sein, mit Anweisungen und allen zugehörigen Unterlagen, die sie zur Ausführung der Aufgaben benötigen.

Risiko abschätzen

Jedes Projekt birgt ein gewisses Risiko. Es gibt verschiedene Arten von Risiken, wie z. B. das Umfangsrisiko, technische Risiken und das Terminrisiko, um nur einige zu nennen. Selbst wenn Ihr Projektplan gründlich ist, können interne und externe Faktoren die Zeit, die Kosten und den Umfang Ihres Projekts beeinflussen (Triple Constraint). Daher müssen Sie Ihre Planung als flexibel betrachten. Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf Risiken vorzubereiten, wie z.B. die Entwicklung eines Änderungsmanagement-Plans, aber im Moment ist es am wichtigsten, Ihren Fortschritt während der Ausführungsphase zu verfolgen, indem Sie Projektstatusberichte und/oder Projektplanungssoftware verwenden, um Risiken zu überwachen.

Berichten Sie über Ihren Fortschritt

Ihr oberstes Ziel ist es, ein erfolgreiches Projekt für Ihre Stakeholder sicherzustellen. Sie sind investiert und werden sich nicht damit zufrieden geben, Däumchen zu drehen, bis das Projekt seinen Lauf nimmt. Indem Sie in der Projektplanungsphase einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, können Sie das Projekt für sie aufschlüsseln, so dass sie verstehen, wie Ihr Projektplan ausgeführt wird. Die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten ist wichtig, um ihre Erwartungen zu steuern und sicherzustellen, dass sie zufrieden sind. Regelmäßige Meetings, in denen Sie Fortschrittsberichte präsentieren, sind eine gute Möglichkeit, ihnen zu zeigen, dass alles wie geplant voranschreitet, und alle Fragen oder Bedenken zu klären, die sie haben könnten.

Wie ProjectManager.com bei Ihren Projektplänen hilft

Projektplanungssoftware ist ein Werkzeug, das dabei hilft, den Zeitplan und die Ressourcen zu planen, zu organisieren und zu verwalten, die für den Abschluss eines Projekts benötigt werden. Eines der am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools ist Microsoft Project, aber ProjectManager.com ist eine der besten Alternativen für die Projektplanung. ProjectManager.com ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Projekte von der Planung bis zum Abschluss organisiert. Melden Sie sich für eine kostenlose 30-tägige Testversion an und folgen Sie den Anweisungen, um einen gründlichen Projektplan zu erstellen, der jedes Detail abdeckt.

Listen Sie Ihre Aufgaben für den Plan auf

Aufgaben sind die Bausteine eines jeden Projekts und der Beginn eines jeden Plans ist die Identifizierung aller Aufgaben, die zu Ihrem endgültigen Ergebnis führen.

Öffnen Sie das Tool, um Ihre Aufgaben im Gantt-Diagramm oder einer der anderen Mehrfach-Projektansichten hinzuzufügen. Sie können eine Aufgabenliste aus einer beliebigen Tabellenkalkulation importieren oder eine unserer Vorlagen verwenden, um loszulegen.

Aufgaben mit Dauer und Kosten versehen

Jede Aufgabe hat eine geschätzte Dauer, d.h. die Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird. Außerdem benötigen sie einen bestimmten Betrag, der für die Planung gesammelt werden muss.

Fügen Sie das Start- und Enddatum für jede Aufgabe in das Gantt ein, und sie füllen eine Projektzeitleiste aus, so dass Sie das gesamte Projekt an einem Ort sehen können. Es gibt auch eine Spalte für Aufgabenkosten.

Verknüpfung abhängiger Aufgaben

Aufgaben sind nicht immer voneinander getrennt. Oft kann eine Aufgabe nicht starten oder stoppen, bevor eine andere gestartet oder gestoppt wurde. Das wird als Aufgabenabhängigkeit bezeichnet und muss in Ihrem Plan vermerkt werden.

Verknüpfen Sie abhängige Aufgaben, indem Sie eine auf die andere ziehen. Eine gepunktete Linie zeigt an, dass sie miteinander verbunden sind. So bleiben Sie sich dessen bewusst und können später im Projekt Engpässe vermeiden.

Meilensteine setzen& Baseline

Ein Meilenstein zeigt das Ende einer Phase und den Beginn einer anderen an, was bei der Nachverfolgung und Moral hilft. Die Baseline legt Ihren Plan fest, so dass Sie ihn mit dem tatsächlichen Fortschritt vergleichen können.

Es gibt einen Filter im Gantt, der die Baseline automatisch festlegt, so dass Sie sie verwenden können, um Ihren tatsächlichen Fortschritt gegenüber dem Plan zu verfolgen. Die Baseline kann auch mit einem Klick gesperrt werden.

Team einbinden & Zuweisen

Die Zusammenführung von Team und Tool ist der Weg zur Verwirklichung eines Projektplans. Je einfacher und nahtloser dieser Übergang ist, desto schneller können Sie an dem Projekt arbeiten.

Laden Sie Ihr Team von der Software aus ein und sie generiert eine E-Mail mit einem Link. Sobald sie diesem Link folgen, sind sie drin und haben Zugriff auf die Tools, die sie zur Verwaltung ihrer Aufgaben benötigen.

Fortschritt überwachen & Berichten Sie an Stakeholder

So bleiben Sie auf dem Laufenden und können die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen.

Sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit auf unserem Dashboard, das Daten berechnet und über sechs Projektmetriken anzeigt. Berichte können gefiltert und geteilt werden, um einen tieferen Einblick in diese Zahlen zu erhalten.

Plan bei Bedarf anpassen

Kein Plan bleibt während eines Projekts gleich. Dinge passieren und Änderungen werden gefordert. Daher ist die Möglichkeit, Ihren Plan einfach zu bearbeiten, der Schlüssel zur Projektplanung.

Bearbeiten Sie Ihren Plan im Gantt durch einfaches Ziehen und Ablegen. Verschieben Sie das alte Datum auf das neue Datum und nicht nur diese Aufgabe ist fixiert, sondern alle betroffenen Aufgaben werden auch automatisch aktualisiert.

ProjectManager.com ist eine preisgekrönte Software, die Managern bei der Planung hilft und Teams bei der Organisation unterstützt. Gantt-Diagramme steuern alle Aspekte Ihres Projektplans von der Terminplanung über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Überwachung des Fortschritts. Mehrere Projektansichten sorgen für Transparenz im Arbeitsablauf und geben jedem die Werkzeuge an die Hand, die er braucht, um sein Bestes zu geben.

Bereit, Ihren Plan zu erstellen? Testen Sie ProjectManager.com noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.

Der Projektmanager ist für die Erstellung des Projektplans verantwortlich, und obwohl Sie nicht alle Inhalte selbst erstellen können, sind Sie derjenige, der in die Tasten hämmert, um alles abzutippen. Verwenden Sie Vorlagen, wo Sie können, um Zeit zu sparen. Laden Sie sich unsere kostenlose Projektplan-Vorlage herunter und schreiben Sie Ihren Plan im Handumdrehen!

Was ist der Zweck eines Projektplans?

Der Zweck eines Projektplans ist es, als Leitfaden für die Ausführungs- und Kontrollphase zu dienen. Der Projektplan liefert alle Informationen, die für die Ausführungsphase notwendig sind, wie z. B. die Ziele, den Arbeitsumfang, die Meilensteine, die Risiken und die Ressourcen des Projekts. Diese Informationen helfen den Projektmanagern dann, den Projektfortschritt zu überwachen und zu steuern.

Wir planen am Anfang, um später Zeit zu sparen. Ein guter Projektplan bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, ob die Projektbeteiligten zu den richtigen Terminen zur Verfügung stehen – denn Sie haben sie ja eingeplant. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie Sie die Rechnungen bezahlen – denn Sie haben den Finanzprozess geplant. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sich alle darüber einig sind, wie ein Qualitätsergebnis aussieht – denn Sie haben bereits geplant, welche Qualitätsmaßnahmen Sie verwenden werden.

Ein guter Projektplan legt die Prozesse fest, die jeder befolgen soll, und vermeidet so später eine Menge Kopfschmerzen. Wenn Sie z.B. festlegen, dass die Schätzungen von Fachexperten auf der Grundlage ihres Urteils erstellt werden, und dies genehmigt wird, kann sich später niemand beschweren, dass er eine andere Schätztechnik verwenden wollte. Sie wussten von Anfang an Bescheid.

Die Planung rationalisiert das Tun.

Projektpläne sind auch sehr hilfreich, um den Fortschritt zu überwachen. Sie können zu ihnen zurückgehen und überprüfen, was Sie gesagt haben, dass Sie tun werden und wie, und es mit dem vergleichen, was Sie tatsächlich tun. So erhalten Sie einen guten Realitätscheck und können bei Bedarf den Kurs ändern, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Werkzeuge wie Dashboards können Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihr Projekt nach Plan verläuft. ProjectManager.com verfügt über ein Echtzeit-Dashboard, das automatisch aktualisiert wird, sobald Aufgaben aktualisiert werden.

Die Elemente eines Projektplans

Der bereits besprochene Projektplanungsprozess kratzt nur an der Oberfläche eines tiefen Brunnens von Praktiken, die zur Steuerung Ihres Projekts geschaffen wurden. Sie beginnen mit dem Dialog – dem Gespräch mit den Stakeholdern, den Teams usw.

Das Ergebnis Ihrer Planungsphase ist ein Dokument, der Projektplan. Im Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition steht, dass der Projektplan aus vielen Teilplänen besteht. Dazu gehören:

• Ein Plan für das Management der personellen Ressourcen im Team, sowohl in Bezug auf die Verfügbarkeit als auch auf die Fähigkeiten
• Ein Plan für das Management der Kosten und der Budgetelemente des Projekts, einschließlich eventueller Beschaffungen oder Lieferantenverpflichtungen
• Ein Kommunikationsplan, der festlegt, wer Nachrichten über das Projekt erhält, wann und in welchem Format
• Ein Plan für den Umgang mit Projektrisiken, einschließlich der Prozesse für die Protokollierung und Verfolgung von Risiken
• Ein Qualitätsplan, der die Qualitätsziele für das Projekt festlegt

Das ist eine Menge an Dokumentation.

In der Realität werden Sie diese nur selten als einzelne Dokumente erstellen. Was Sie brauchen, ist ein Projektplan, in dem die wichtigen Elemente jedes dieser Dokumente beschrieben sind. Es macht ohnehin keinen Sinn, ein großes Dokument zu erstellen, das genau festlegt, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wenn Sie bereits einen strukturierten Risikomanagement-Prozess haben, dann verschwenden Sie keine Zeit damit, alles noch einmal in Ihrem Projektplan aufzuschreiben.

Ihr Projektplan muss genügend Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass Sie genau wissen, welche Prozesse und Verfahren befolgt werden müssen und wer beteiligt werden muss. Lassen Sie Ihren Projektplan von Ihren Stakeholdern, Ihrem Projektsponsor und Ihrem Team genehmigen, damit es später keine Überraschungen gibt.

Wie lange dauert die Projektplanungsphase?

Dies ist schwer zu beantworten. Es wird länger dauern, die Mondlandung zu planen als eine neue Dating-App.

Der beste Weg, um abzuschätzen, wie lange Ihre Projektplanungsphase dauern wird, ist, sich ähnliche Projekte anzusehen, die schon einmal stattgefunden haben, und zu schauen, wie lange sie für die Planung gebraucht haben. Sprechen Sie auch mit dem Projektleiter, wenn Sie können, denn er wird eine Meinung dazu haben, ob diese Zeitspanne ausreichend war oder nicht!

Wie lange andere Projekte gedauert haben, lässt sich leicht herausfinden, wenn Sie ein Projektmanagement-Tool haben, das Ihre alten Projektpläne archiviert und die Daten allen zur Verfügung stellt, die sie benötigen. Sie können dann nach ähnlichen Projekten suchen und deren Zeitpläne im Detail studieren.

Techniken für Projektpläne

Bei einem Projektplan geht es darum, herauszufinden, was zu tun ist und wie es zu tun ist, also müssen Sie viele Leute einbeziehen. Es gibt mehrere gute Werkzeuge und Techniken, um Informationen von anderen Personen zu erhalten, darunter:

• Workshops
• Einzelgespräche oder Interviews
• Umfragen oder Kundenfokusgruppen, um Anforderungen zu sammeln und zu validieren.

Sie sollten sich auch mit einem Aufgabenmanagement-Tool bewaffnen, wie z.B. einer Liste oder einem Kanban-Board. Sie sind unglaublich nützlich, um sich wichtige Dinge zu notieren, die in Ihrem Projektplan stehen sollten. Kanban-Board-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihren Plan zu strukturieren, indem Sie die wichtigsten Überschriften aufschreiben und sie dann nach Bedarf verschieben, bis Sie einen Fluss haben, der richtig aussieht.

Schließlich benötigen Sie ein Online-Projektmanagementsystem, in dem Sie Ihren Plan speichern. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team auf die neueste Version des Projektplans zugreifen kann.

Wie Sie Ihren Projektplan verwalten

Ihr Projektplan ist kein in Stein gemeißeltes Dokument. Sie sollten immer wieder darauf zurückgreifen und ihn so oft wie nötig ändern. Teile davon, wie Ihr Projektplan, werden sich fast täglich ändern. Andere Teile, wie z.B. Ihre Beschaffungspläne und Kostenmanagement-Prozesse, werden sich während der Projektlaufzeit überhaupt nicht ändern.

Das Wichtigste ist, dass Sie daran denken, wenn Ihr Plan für Sie nicht funktioniert, dass Sie darüber nachdenken, was Sie tun können, um ihn zu ändern. Er ist dazu da, Ihr Projektmanagement zu leiten, nicht um Sie daran zu hindern, das Richtige zu tun. Wenn Sie überdenken müssen, wie Sie Ihre Projektressourcen verwalten, dann gehen Sie zurück und überprüfen Sie ihn. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, lassen Sie den Plan erneut genehmigen und teilen Sie ihn mit dem Team.

Wie Sie planen, wenn Sie nicht alle Antworten haben

Ja, das passiert – meistens! Es ist selten, dass man zu Beginn eines Projekts alle Informationen hat. Die meisten Manager wollen, dass Sie sofort loslegen, aber Sie haben vielleicht nicht den Luxus, alle Details zu kennen.

Das ist in Ordnung; wir haben Techniken, die helfen, mit der Ungewissheit umzugehen.

Der erste ist die Projektannahme. Damit versehen Sie Ihren Plan mit Vorbehalten und dokumentieren die Dinge, von denen Sie annehmen, dass sie zu diesem Zeitpunkt wahr sind. Zum Beispiel:

• Wir gehen davon aus, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen werden.
• Wir gehen davon aus, dass die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.
• Wir gehen davon aus, dass die gewünschten Farben mit der Marke des Unternehmens übereinstimmen und dass keine Freigabe durch das Marketing erforderlich ist.

Sie haben das Bild. Wenn dann das Designteam zurückkommt und sagt, dass das Produkt eine völlig neue Farbpalette haben soll und dass das Marketing dies genehmigen muss, können Sie mit Recht sagen, dass Sie die Zeitpläne ändern müssen, um dies zu ermöglichen.

Sie haben auf der Grundlage einer Annahme geplant (der alle zugestimmt haben, weil Sie das Dokument genehmigt bekommen haben) und diese Annahme hat sich als nicht zutreffend herausgestellt.

Nächste Schritte für die Projektplanung

Das Wichtigste, was Sie sich merken sollten, ist, dass Sie die Projektplanung nicht überstürzen sollten. Richtig gemacht, braucht die Projektplanung Zeit. Und es lohnt sich, sie richtig zu machen, denn wenn Sie das nicht tun, werden Sie später garantiert auf Probleme stoßen, weil die Leute nicht verstehen werden, was sie tun sollen und warum.

Gute Planung bereitet Sie auf den Erfolg vor. Sie gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie alle Prozesse, Werkzeuge und Systeme zur Hand haben, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen.

Nachdem Sie nun alles über Projektplanung erfahren haben, ist es an der Zeit, aktiv zu werden. Melden Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager.com an und beginnen Sie noch heute mit der Planung Ihres Projekts!

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