Wir alle wollen uns geschätzt fühlen, und Ihre Kunden sind da nicht anders. Tatsächlich werden laut einer Studie der Peppers & Rogers Group bis zu 60 % der Kunden nicht mehr mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das ihnen gegenüber gleichgültig ist.

Wie können Sie also Ihren Kunden das Gefühl geben, geschätzt zu werden? Ob Sie es glauben oder nicht, eine einfache „Dankeschön“-E-Mail kann einen langen Weg gehen, um eine positive Kundenerfahrung und Markenwahrnehmung zu schaffen.

In diesem Artikel gehen wir auf die fünf Schlüsselfaktoren ein, die zu einer erfolgreichen „Dankeschön“-E-Mail beitragen.

5 Tipps für das Schreiben einer „Danke“-E-Mail

Kennen Sie den Zweck der E-Mail

Sie sollten niemals eine „Danke“-E-Mail schreiben, ohne ihr Ziel klar zu kennen. Wenn Sie kein klares Ziel vor Augen haben, führt das zu unklaren Botschaften und einer generisch klingenden E-Mail, was das Letzte ist, was Sie wollen.

Der Zweck Ihrer Dankes-E-Mail kann folgendermaßen aussehen:

• Jemandem für seine langjährige Kundschaft zu danken.

• Danke dafür, dass er Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in Anspruch genommen hat.

• Danke für eine Empfehlung.

• Danke für ein Feedback.

• Danken Sie ihnen für ihre Geduld während der Fehlerbehebung eines Problems.

Und die Liste geht weiter.

Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Arten, Wertschätzung zu zeigen, weshalb Sie nicht anfangen können, eine E-Mail zu schreiben, bevor Sie nicht den Zweck festgelegt haben.

Menschliche Botschaft

Eine großartige „Danke“-E-Mail muss so klingen, als käme sie tatsächlich von einem menschlichen Wesen. Wir alle erhalten Blast-E-Mails von Marken, und Ihre Kundendienst-E-Mail muss sich von all dem abheben.

Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre „Danke“-E-Mails für Kunden menschlicher zu gestalten:

• Senden Sie die E-Mail von einem Vertreter des Unternehmens: Verwenden Sie die E-Mail-Adresse einer Person im Unternehmen und nicht die generische und allzu häufige „Keine Antwort“-Adresse.

• Gefühle in der E-Mail ausdrücken: Emotionen in Ihrer E-Mail zu zeigen, ist der einfachste Weg, um dem Kunden zu beweisen, dass er tatsächlich von einer echten Person hört. Stellen Sie sicher, dass Ihre Emotionen mit der Erfahrung des Kunden übereinstimmen. Wenn der Kunde zum Beispiel gerade einen wichtigen Meilenstein mit Ihrem Unternehmen erreicht hat, sagen Sie ihm, wie sehr Sie sich über sein Wachstum freuen. Ist der Kunde hingegen verärgert über ein Problem, das erst kürzlich gelöst werden musste, sollten Sie seine Geduld während einer frustrierenden Zeit anerkennen.

• Behalten Sie die E-Mail informell: In Ihrer „Danke“-E-Mail können Sie gerne Emojis verwenden, wenn es für die Zielgruppe angemessen ist. und wenn Ihr Kunde Slang verwendet, können Sie ihn auch verwenden. Es ist sogar in Ordnung, ein oder zwei Witze einzubauen, um die Stimmung aufzulockern.

• Versuchen Sie nicht, Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen: Es gibt keinen schnelleren Weg, um als unaufrichtig rüberzukommen, als Ihr Geschäft anzupreisen. Bei diesen E-Mails geht es darum, den Kunden zu schätzen.

Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele für Dankes-E-Mails an Kunden, die sich durch eine menschliche Note auszeichnen.

Personalisieren Sie die „Danke“-E-Mail

Ihre „Danke“-E-Mail wird noch effektiver sein, wenn Sie in Bezug auf das Individuum und nicht auf eine Gruppe denken. Sie müssen sich die Frage stellen: „Wie kann ich das für jeden meiner Kunden auf einer persönlichen Ebene relevanter machen?“

Es gibt einen Grund, warum personalisierte E-Mails höhere Engagement-Raten haben. Menschen wollen das Gefühl haben, dass Ihre Nachricht für sie bestimmt ist.

Glücklicherweise ist die Personalisierung mit der heutigen Technologie einfacher als je zuvor.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie Ihre „Danke“-E-Mails an Kunden personalisieren können:

• Fügen Sie den Vornamen des Kunden in Ihre Begrüßung ein.

• Senden Sie Ihrem Kunden ein relevantes Geschenk, um Ihre Wertschätzung zu zeigen. Sie könnten z.B. einen Rabatt für den Tarif, den er nutzt, oder Briefpapier mit dem Branding Ihres Unternehmens schicken.

• Sagen Sie genau, wofür Sie sich bedanken. Wenn sie eine Bewertung abgegeben haben, fügen Sie Details über die Bewertung hinzu und wie ihr individueller Beitrag geholfen hat.

• Senden Sie E-Mails zu für den Kunden relevanten Terminen. Sie können ihm zum Beispiel eine „Dankeschön“-E-Mail an seinem Geburtstag oder an dem Jahrestag, an dem er Kunde wurde, schicken.

Danken Sie nochmals

Nachdem Sie die gewünschte Botschaft weitergegeben haben, bedanken Sie sich am Ende der E-Mail nochmals beim Kunden. Es ist eine großartige Möglichkeit zu zeigen, dass Sie seine Zeit und seinen Beitrag schätzen.

Ein einfaches „Nochmals vielen Dank für Ihre“ ist mehr als genug.

Geben Sie dem Kunden die Möglichkeit zu antworten

In Ihren E-Mails sollten Sie dem Kunden immer die Chance geben, die Konversation fortzusetzen.

Lassen Sie ihn wissen, dass Ihr Support nur eine E-Mail entfernt ist. Das verhindert, dass die E-Mail einseitig wird, und es ist auch eine großartige Gelegenheit, mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten und ihr Feedback einzuholen.

Hier ist ein Beispiel für eine „Danke“-E-Mail von einem unserer Kundensupport-Mitarbeiter. Beachten Sie, wie er die E-Mail mit einer Möglichkeit für den Kunden beendet, die Konversation fortzusetzen, falls erforderlich.

Dankbarkeit zu zeigen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Eine gute „Danke“-E-Mail ist persönlich, klar und drückt Dankbarkeit gegenüber dem Kunden aus.

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