Das Ziel von Vendor Managed Inventory ist es, eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zu schaffen, in der beide Seiten in der Lage sind, die Verfügbarkeit und den Fluss von Waren reibungsloser und genauer zu steuern.

Bei VMI übernimmt ein Hersteller oder Distributor die Rolle der Bestandsplanung für den Kunden. Ein umfangreicher Informationsaustausch ist erforderlich, damit der Hersteller/Distributor einen hohen Grad an Transparenz über seine Waren beim Kunden aufrechterhalten kann. Anstatt dass der Kunde nachbestellt, wenn sein Vorrat erschöpft ist, ist der Lieferant für die Auffüllung und Bevorratung des Kunden in angemessener Höhe verantwortlich. Wal-Mart hat VMI gemeistert und ist das Unternehmen, an dem sich viele andere Organisationen messen (1).

Kundennutzen
Wenn der Lieferant erkennen kann, dass sein Kunde kurz davor ist, seinen Bestand zu erschöpfen, kann er sich besser darauf vorbereiten, den Kunden zu beliefern, da der Lieferant dann seine eigene Produktion/Verteilung besser planen kann. Die Kunden werden Fehlbestände reduzieren/vermeiden, weil sie nicht in letzter Minute Waren nachbestellen müssen, ohne zu wissen, ob der Lieferant in der Lage ist, die Bestände wieder aufzufüllen, ohne den Betrieb des Kunden zu unterbrechen. Daher besteht ein Teil des Ziels von VMI darin, die Unsicherheit zu reduzieren, die entsteht, wenn der Lieferant den Bestandsstatus des Kunden nicht kennt.

Lieferantenvorteile
Solange der Lieferant seiner Aufgabe nachkommt, den vorgegebenen Bestand zu halten und Fehlbestände zu vermeiden, kann er einen VMI-unterstützten Kunden langfristig an sich binden, mit oder ohne Vertrag. Dies führt zu einem stetigen und vorhersehbaren Einkommensfluss für den Lieferanten und reduziert das Risiko, dass der Kunde den Lieferanten wechselt (ein Wechsel wäre für den Kunden zu kostspielig). Eine VMI-Vereinbarung ermöglicht dem Lieferanten eine produktivere Einsatzplanung, da er nun den Bestand seines Kunden regelmäßig überwacht. Darüber hinaus werden Bestandsreduzierungen erreicht, wenn der Lieferant ein besseres Verständnis dafür entwickelt, wie der Kunde seine Waren im Laufe eines Jahres verwendet.

Wie VMI funktioniert
1. Erwartungen klären. Es muss gründlich besprochen werden, wie das System langfristig für beide Organisationen von Vorteil sein wird, sonst ist eine der Parteien, insbesondere der Lieferant, anfällig für Enttäuschungen über einige der kurzfristigen Ergebnisse. Wenn diese Punkte nicht angesprochen werden, wird das Programm wahrscheinlich schnell abgebrochen, ohne dass eine der beiden Seiten den erwarteten Nutzen aus dem Programm zieht. Das Ziel ist eine klare und konstante Kommunikation zwischen dem Lieferanten und dem Kunden. Wenn die beiden Parteien zusammenarbeiten, können sie sicher sein, dass die Planungsfunktion für beide Seiten im Laufe der Zeit reibungslos funktioniert.

2. Einigen Sie sich auf den Informationsaustausch. Wenn sich Lieferant und Kunde darauf einigen können, Informationen auszutauschen, die für die rechtzeitige Wiederauffüllung der Bestände wichtig sind, dann verbessern sich die Chancen für ein synchronisiertes System dramatisch. Proprietäre Informationen müssen nicht zwischen dem Lieferanten und dem Kunden ausgetauscht werden, aber genügend Informationen, um einen stetigen Warenfluss aufrechtzuerhalten, sind notwendig. Der Kunde sollte bereit sein, Produktionspläne und/oder Prognosen weiterzugeben, um dem Lieferanten eine gewisse Transparenz zu ermöglichen.

3. Kommunikationskanäle offen halten. Wenn beide Parteien ein VMI-Programm einführen wollen, müssen sie sich treffen und ihre Ziele besprechen und wie sie vorgehen müssen, um diese Ziele zu erreichen. Sobald ein VMI-Programm aktiviert wurde, muss jede Seite verstehen, dass es einige Fehlschläge geben wird. Diese Fehler müssen als Lernchance betrachtet werden und dann genutzt werden, um sich wiederholende Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Gängige Fehler
Unerwartete Bedarfsänderungen des Kunden müssen dem Lieferanten mitgeteilt werden. Änderungen in der Nachfrage könnten daraus resultieren, dass der Kunde einen neuen, großen Kunden gewinnt, der in kurzer Zeit eine große Anzahl von Geschäften eröffnet, oder dass er Sonderaktionen anbietet, die zu Nachfragespitzen führen. Der Lieferant könnte nicht in der Lage sein, die Produktion oder den Versand rechtzeitig einzuplanen, was zu einem Rückgang der Bestände führt, die dem Kunden im Falle einer vorhergesehenen Nachfragesteigerung zum Verkauf zur Verfügung stehen. Eine Nachfragespitze könnte auch eine Belastung für den Lieferanten darstellen, der seinen Produktionsplan oder seinen Bestand von einem Kunden zum anderen umschichten muss. Ebenso kann es sinnvoll sein, den VMI-Kunden und auch andere Kunden wissen zu lassen, dass der Lieferant über einen bestimmten Zeitraum nur sehr wenig Flexibilität hat, damit sich alle darauf einstellen können.

Die häufigste Ursache für das Scheitern von VMI sind Kommunikationspannen. All diese Probleme bei der Implementierung eines VMI-Programms lassen sich deutlich verringern, wenn sie bereits zu Beginn der Gespräche angemessen angesprochen werden. Daher sollte es im Vorfeld mehrere ausführliche Besprechungen geben, um spätere Probleme zu vermeiden (2).

Entwicklungen
VMI ist ein Schritt in Richtung eines neu entstehenden Prozesses, Jointly Managed Inventory. Bei Jointly Managed Inventory wird eine Partnerschaft zwischen dem Lieferanten und dem Kunden gebildet. Dadurch wird die aktuelle VMI-Beziehung gefestigt.

Jointly Managed Inventory (JMI) ist eine viel detailliertere Erweiterung von VMI, aber die Ziele und die Prämisse sind recht ähnlich. Es nimmt das Fundament, auf dem die Beziehung bereits aufgebaut wurde, und stimmt es fein ab. Diese Partnerschaft beinhaltet eine verstärkte taktische Planung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden bei der Entwicklung von JMI. Dazu gehört zum Beispiel die Integration des Lieferanten in das Kassensystem des Kunden.

Durch diese Integration erhält der Lieferant Einblick in Echtzeit-Verkaufsdaten, um die Nachschubfunktion weiter zu verbessern und kann gleichzeitig sein eigenes Produktions-/Vertriebssystem besser planen, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen. Mit diesem Schritt wird die Beziehung weiter gefestigt und ein vorteilhaftes Ergebnis für jede Partei erzielt (3).

(1) Williams, M. (1998). Making Consignment and Vendor-Managed Inventory Work For You. APICS International Conference.

(2) Schreibfeder, J. (1997). Vendor Managed Inventory: Es geht um mehr als nur den Verkauf von Produkten. Effective Inventory.com

(3) Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment Committee. (1998) Jointly Managed Inventory Approach Provides a Lower Level of Detail. CPFR.Org