Unternehmen auf der ganzen Welt stützen sich auf den Ausgabenzyklus und den Einnahmezyklus. Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung fällt unter den breiteren Ausgaben- und Einkaufszyklus. Dieser Prozess umfasst eine Reihe von wesentlichen Buchhaltungsaktivitäten, die erforderlich sind, um einen Einkauf abzuschließen, wenn eine Bestellung aufgegeben wird und der Kunde das gewünschte Produkt oder die Dienstleistung erhält.

Der vollständige Zyklus des Kreditorenprozesses umfasst die Erfassung der Rechnungsdaten, die Codierung der Rechnungen mit dem richtigen Konto und der richtigen Kostenstelle, die Genehmigung der Rechnungen, den Abgleich der Rechnungen mit den Bestellungen und die Buchung der Zahlungen. Der Kreditorenprozess ist nur ein Teil des so genannten P2P (Procure-to-Pay). P2P umfasst den Zyklus von der Beschaffung über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Bezahlung der Lieferanten. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert diese Prozesse und sorgt für ein höheres Maß an Genauigkeit in jedem Schritt des Workflows.

Lernen Sie den grundlegenden AP-Zyklus kennen

Der grundlegende Kreditorenzyklus umfasst drei wichtige Dokumente – Bestellung (PO), Eingangsbericht (oder Wareneingang) und Lieferantenrechnung. Um einen Einkauf zu initiieren, schickt die Einkaufsabteilung eines Unternehmens eine Bestellung an einen Lieferanten, die die gewünschte Ware, die Menge und den Preis enthält, um eine Bestellung auszulösen. Wenn das Unternehmen dann die Ware erhält, dokumentiert ein Wareneingangsbericht die Lieferung, einschließlich eventueller Schäden oder Mengenabweichungen. Die Lieferantenrechnung wird vom Lieferanten gesendet, um die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Die Kreditorenbuchhaltung erhält die Lieferantenrechnungen und der Prozess der Rechnungsverwaltung beginnt.

Das folgende Flussdiagramm zeigt die Schritte innerhalb eines automatisierten Kreditorenprozesses, sobald eine Rechnung eingegangen ist.

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Allgemeine AP-Prozesse

Die Erstellung eines Leitfadens für AP-Prozesse und -Abläufe hilft, Fehler zu reduzieren. Der Einsatz von AP-Automatisierungslösungen kann helfen, diese Fehler zu vermeiden. Ein umfassender Leitfaden sollte Verfahren wie die folgenden beschreiben:

• Lieferantenrechnungen empfangen und einen dreifachen Abgleich mit der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnung durchführen
• Die Kreditorenbuchhaltung verifiziert den Erhalt der Ware oder Dienstleistung, um die Rechnung zur Zahlung freizugeben
• Bei Abweichungen, z. B. einer falschen Menge oder einem falschen Preis, schickt die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung an den Einkäufer, Dieser arbeitet daran, die Ursache des Problems zu finden
• Nachdem die Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung geprüft wurde und alle Abweichungen angesprochen und korrigiert wurden, werden Schecks und Zahlungen umgehend ausgestellt
• Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird die Rechnung im Finanzsystem als bezahlt markiert

Der Umfang des Kreditorenbuchhaltungsprozesses

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst fast alle Zahlungen eines Unternehmens, mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung. Um Verluste und Probleme zu vermeiden, ist die Genauigkeit bei der Pflege von Kreditorendaten und Zahlungen entscheidend. Die Hauptziele sind, nur legitime und korrekte Rechnungen zu bezahlen (was das Unternehmen bestellt und erhalten hat, genaue Kosten, Mengen, Laufzeiten usw.) und, wo möglich, Einsparungsmöglichkeiten zu finden, z. B. durch frühzeitige Zahlung oder dynamische Skontierung. AP-Automatisierung etabliert nahtlos interne Kontrollen, um die Bezahlung betrügerischer oder ungenauer Rechnungen zu vermeiden und um sicherzustellen, dass alle Rechnungen verbucht werden.

Der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung ist ein integraler Bestandteil des Jahresabschlusses eines Unternehmens, und bei jedem Schritt ist Effizienz gefragt. Denken Sie an die doppelte Buchführung und wie das Auslassen eines Lieferanten zu zwei falschen Beträgen für zwei Konten führen kann. Die Auswirkungen von Verbindlichkeiten und Reparaturen (im Gegensatz zur Vorbeugung durch die intelligente Implementierung von AP-Automatisierung) können kostspielig sein. So können z. B. beeinträchtigte Lieferantenbeziehungen zu Produktions- und Lieferproblemen führen, was eine Reihe von potenziellen Verlusten nach sich zieht.

Zusätzliche Überlegungen zum AP-Prozess

Einige Unternehmen verwenden Belege während des Genehmigungsprozesses. Nicht alle Lieferantenrechnungen haben Bestellungen oder Eingangsberichte, was den traditionellen Dreifachabgleich unmöglich macht. Andere Zahlungen, die einer besonderen Überprüfung bedürfen, sind z. B. monatliche Zahlungen wie Leasingverträge und Verträge, um sicherzustellen, dass alle geleisteten Zahlungen legitim und korrekt sind. Durch maschinelles Lernen von Datenerfassungsprozessen kann Ihr Automatisierungssystem aus den üblichen Elementen des Prozesses lernen und sinnvolle Vorschläge machen, wie diese Elemente in Zukunft automatisch behandelt werden können.

Ausgaben und Cashflow können je nach Jahreszeit variieren. AP-Automatisierung bietet detaillierte Berichte, die Unternehmen dabei helfen, den gesamten AP-Zyklus besser zu verwalten, wenn die Zeiten knapp sind. AP-Automatisierung erleichtert auch den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess für ein Höchstmaß an Effizienz und Genauigkeit. Der kluge Einsatz von Technologie eliminiert unnötige Fehler, rationalisiert Prozesse und hilft Unternehmen, ihren Gewinn zu steigern. Und wer heute nicht auf Automatisierung setzt, kann morgen schon den Anschluss verlieren.