Von Martina Ottani

Wenn Sie sich auf einen Studienaufenthalt im Ausland vorbereiten, sei es als Austauschstudent für ein oder zwei Semester oder für den Abschluss eines kompletten Bachelor- oder Masterstudiums, müssen Sie einen umfangreichen „Papierkram“ durchlaufen. Das Transcript of Records ist eines dieser wichtigen Dokumente, um das Sie sich kümmern und sicherstellen müssen, dass die Informationen richtig ausgefüllt sind.

Das Transcript of Records, auch bekannt als akademische Unterlagen oder manchmal als Studentenunterlagen, ist eng mit dem Lernvereinbarungsplan verknüpft, der ein offizielles Dokument ist, in dem die Kurse, Forschungs- und Ausbildungs-/Lehrtätigkeiten festgelegt sind, die Sie während Ihrer Mobilität absolvieren sollen.

Das Learning Agreement muss sowohl von Ihrer Heimathochschule als auch von der Gasthochschule unterschrieben und genehmigt werden, und jede Änderung sollte von allen drei Parteien (den Hochschulen und Ihnen selbst) genehmigt werden.

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Das Learning Agreement und das Transcript of Records stellen hauptsächlich die akademische Anerkennung Ihres Studiums und der Credits dar, die Sie während Ihres Auslandsstudiums erworben haben.

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Was ist ein Transcript of Records?

Das Transcript of Records ist ein Dokument, das Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses an Ihrer zukünftigen Gasthochschule aus dem Ausland vorlegen müssen. Wenn Sie an einem Austauschprogramm teilnehmen, benötigen Sie außerdem am Ende Ihres Studiums ein weiteres offizielles Transcript of Records, das von der Hochschule, an der Sie Kurse besucht haben, ausgestellt wird.

Das Transcript of Records (ToR) besteht im Wesentlichen aus einer Auflistung der belegten Kurseinheiten, der bestandenen Prüfungen und der erworbenen Credits.

Im Transcript of Records können Sie normalerweise sehen:

• den Code der Kurseinheit (im Grunde der Code, den die Gastuniversität für einen bestimmten akademischen Kurs vergibt)
• den Titel der Kurse, die Sie an Ihrer Gastuniversität besucht haben
• die Dauer des Kurses (ob ein oder zwei Semester)
• die lokale Note (Ihre Prüfungsnote, die sehr wichtig ist, um Ihre ECTS-Credits zu erhalten)
• die ECTS-Credits, die Sie durch das Bestehen der Prüfung erworben haben

Wenn Ihre Heimatuniversität nicht das ECTS-System verwendet, sollte das Transcript of Records eine Erklärung des verwendeten Kredit- und Benotungssystems enthalten. Wenn Sie die ToR online einreichen, können Sie die Notenskala beschreiben, die an der Hochschule zum Zeitpunkt des Studiums verwendet wurde. Die Beschreibung sollte verdeutlichen, welches die höchsten und niedrigsten Noten sind.

Abhängig von den Regeln, die von jeder Universität festgelegt werden, können Ihre akademischen Aufzeichnungen von Ihnen selbst oder von der Heimat- bzw. Gastuniversität, in der Regel vom International Office, ausgefüllt werden. Normalerweise wird das Transcript of Records ausgefüllt, wenn Sie alle Prüfungen, die im Learning Agreement enthalten sind, bestanden haben, und normalerweise werden die nicht bestandenen Kurse nicht aufgelistet, sondern nur die, die Sie bestanden haben.

Wann sollte man ein Transcript of Records anfordern?

Da das Transcript of Records die Liste der bestandenen (oder nicht bestandenen) Prüfungen während Ihres Austauschprogramms enthält, ist es eines der letzten Dokumente, die Sie normalerweise ausfüllen oder anfordern würden.

Um sicherzustellen, dass Sie nicht zu lange warten müssen, bis dieses Dokument zu 100 % ausgefüllt ist, können Sie, sobald Sie eine Prüfung bestanden haben, Ihren Professor bitten, in Ihrem Transcript of Records eine grobe Kopie Ihres Prüfungsergebnisses in den Teil „Lokale Note“ zu schreiben, während die anderen Teile von Ihnen mit allen erforderlichen Informationen ausgefüllt werden sollten.

Wenn Ihr Transcript of Records fertiggestellt ist, müssen Sie das Dokument nur noch zusammen mit den restlichen Bewerbungsunterlagen bei Ihrem Akademischen Auslandsamt abgeben.

Was passiert, wenn ich abreisen muss und das Transcript of Records nicht fertig ist?

Dies ist eine häufige Situation, besonders bei Erasmus-Studenten. Normalerweise finden die Prüfungen in den allerletzten Wochen der Erasmus-Periode statt, und wenn man alle Noten in einer sehr kurzen Zeit bekommt, ist der Prozess für das Ausfüllen der Transcripts ein wenig langsam. Aber Sie müssen sich keine Sorgen machen!

Ihre Heimat- oder Gasthochschule sollte in der Lage sein, ein offizielles Zwischenzeugnis mit den bisher erreichten Noten auszustellen. Sie können auch eine E-Mail an die Professoren schicken, in der Sie sie bitten, die Ergebnisse direkt an das International Office zu schicken, das das Dokument mit den benötigten Informationen ausfüllen wird.

Wenn Ihre Prüfungsergebnisse registriert wurden, werden drei Ausdrucke Ihres Transkripts direkt an das International Office der Universität geschickt. Die Heimatuniversität sollte ein oder zwei Ausdrucke direkt an Sie weiterleiten.

Vergessen Sie nicht, Ihre akademischen Unterlagen zu überprüfen

Nachdem Sie Ihr Transcript of Records erhalten haben, überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, insbesondere:

• „Date“
• „Signature of the administration officer“
• „Stamp of the Institution“

Wenn das Transcript of Records unvollständig ist, kann es von der Universität verweigert werden

Schließlich ist das Layout Ihrer Studienunterlagen von Universität zu Universität unterschiedlich, daher beziehen sich die oben genannten Informationen auf das allgemeine und können in jedem Transcript of Records gefunden werden. Wenn Sie jedoch irgendwelche Zweifel an diesem Dokument haben, müssen Sie sowohl Ihr Heimat- als auch Ihr Gastinternationales Büro fragen.

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