Was ist eine Rechnung und was sollte sie enthalten?

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die von einem Verkäufer an den Käufer von Waren oder Dienstleistungen nach dem Verkauf ausgestellt wird und in der detailliert aufgeführt wird, welche Waren geliefert oder welche Arbeit geleistet wurde und wie viel dafür bezahlt werden muss.

Für was wird eine Rechnung verwendet?

Rechnungen können für einmalige Projekte oder für wiederkehrende Arbeiten verwendet werden, aber sie werden am häufigsten verwendet, um eine Zahlung zu verlangen, nachdem die Arbeit abgeschlossen ist und wenn eine laufende Beziehung mit dem Kunden besteht. Traditionell wurden Rechnungen in Papierform verschickt, entweder handschriftlich oder mit der Schreibmaschine, und dann per Post verschickt.

In den letzten Jahren haben viele Unternehmen E-Mail genutzt, um die Zustellung zu beschleunigen. Aber die technisch versiertesten Firmen setzen jetzt spezielle Software ein, um elektronische Rechnungen sofort zu erstellen, wobei die Informationen automatisch zwischen Verkäufer und Käufer fließen.

Was gehört zu einer Rechnung?

• Das Wort „Rechnung“ steht deutlich oben auf dem Dokument

• Eine eindeutige Nummer oder Referenz

• Der Name, die Adresse, und Kontaktdaten der Person oder Firma, die die Rechnung ausstellt

• Der Name und die Rechnungsadresse der Person oder Organisation, der die Rechnung gestellt wird

• Eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, auf die sich die Rechnung bezieht

• Das Lieferdatum der Waren oder der Dienstleistung

• Das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Der geschuldete Geldbetrag, mit Angabe des Mehrwertsteuerbetrages, falls zutreffend, oder eventueller vorher vereinbarter Rabatte, sowie der geschuldeten Gesamtsumme

• Das Fälligkeitsdatum der Rechnung (Frist für die Zahlung)

Was ist eine Rechnungsadresse?

Eine Rechnungsadresse ist die juristische Adresse des Käufers oder die Adresse, an die er seine Korrespondenz erhält. Sie wird unterschieden von der Versandadresse (oder Lieferadresse), die die Adresse ist, an die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden sollen. In einigen Fällen können diese Adressen unterschiedlich sein, in anderen Fällen können sie gleich sein.

Was ist ein Rechnungsfälligkeitsdatum?

Ein Rechnungsfälligkeitsdatum ist das Datum, an dem die vollständige Zahlung des Rechnungsbetrags fällig ist. Wenn dieses Datum verstreicht und der volle Betrag nicht bezahlt wurde, gilt die Rechnung als überfällig.

Wie funktionieren Rechnungen?

1. Ihr Kunde stimmt zu, Waren oder Dienstleistungen von Ihnen zu kaufen.

2. Die Details des Verkaufs und die beteiligten Parteien (d.h.

3. Die Details des Verkaufs und die beteiligten Parteien (d.h. Sie und die Unternehmen Ihres Kunden) werden auf einer Rechnung festgehalten – ein Dokument, das eine offizielle Zahlungsaufforderung darstellt.

4. Sie erstellen die Rechnung (manuell oder mit Hilfe einer speziellen Software, auf Papier oder elektronisch) und stellen sie Ihrem Kunden aus.

5. Nach Erhalt der Rechnung hat Ihr Kunde eine Frist, innerhalb derer er sich rechtlich verpflichtet hat, Sie zu bezahlen (üblicherweise 30 Tage, aber es gibt viele Varianten).

6. Ihr Kunde leistet die Zahlung in voller Höhe, und Sie gleichen die Rechnung nach Erhalt dieser Zahlung ab, um die Transaktion abzuschließen.

Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

Sofern Sie mit einem Kunden nichts anderes vereinbart haben, muss er Sie nach britischen Regeln innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt Ihrer Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlen.

Einige Unternehmen arbeiten mit einem anderen Modell. Ein bekanntes Szenario sind größere Unternehmen, die von kleineren Lieferanten Zahlungsziele von 90 oder sogar 120 Tagen verlangen.

Einige Unternehmen bieten ihren Kunden Rabatte für eine frühzeitige Begleichung oder Vorauszahlung an. Zunehmend gehen KMUs noch weiter, um sich vor verspäteten Zahlungen zu schützen, und verlangen, dass Rechnungen innerhalb von nur sieben Tagen beglichen werden.

Das Vereinigte Königreich ist unter seinen Nachbarn in Europa ziemlich typisch in seiner Herangehensweise an die Rechnungsstellung, wobei Zahlungsfristen von 30 Tagen nach Erhalt einer Rechnung in den meisten europäischen Ländern üblich sind. Aber es gibt Unterschiede:

• Skandinavische Unternehmen setzen typischerweise eine Zahlungsfrist von 14 Tagen

• Spanische Firmen setzen Zahlungsfristen von durchschnittlich 45 Tagen

• Unternehmen in Griechenland und Italien verlangen Zahlungen innerhalb von 50 Tagen oder mehr

Wie schnell Rechnungen bezahlt werden, hängt oft auch davon ab, wie das Dokument ausgestellt wird. Manuelle Rechnungen sind langsamer, sowohl bei der Zustellung als auch bei der Verarbeitung am anderen Ende. Aber moderne, automatisierte Methoden können sicherstellen, dass Zahlungen schnell und effizient erfolgen, sogar sofort.

Rechnungen vs. Rechnungen

Eine Rechnung wird oft als austauschbar mit „invoice“ betrachtet. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen von Rechnungen zu unterscheiden. Gängige Unterscheidungen sind:

• Rechnung ist ein bevorzugter Begriff basierend auf der Branche – Buchhalter und Anwälte verwenden üblicherweise den Begriff „abrechenbare Stunden“, um sich auf die Zeit zu beziehen, die sie für die Arbeit für einen Kunden aufgewendet haben und die ihnen in Rechnung gestellt werden kann. Aus diesem Grund verwenden sie möglicherweise den Begriff „Abrechnung mit einem Kunden“ anstelle von „Rechnungsstellung an einen Kunden“. Unter diesen Umständen meinen sie jedoch dasselbe.

• Rechnungen sind eine Untermenge von Rechnungen – In einigen Fällen wird die „Rechnung“ als eine Liste von Waren und Dienstleistungen betrachtet, die gekauft werden, und der zu zahlende Gesamtbetrag. Rechnungen unterscheiden sich davon, indem sie bestimmte zusätzliche Informationen enthalten (wie oben beschrieben).

• Rechnungen sind das, was der Empfänger als „Rechnung“ bezeichnet – In anderen Fällen beziehen sich „Rechnung“ und „Rechnung“ auf genau dasselbe Dokument, allerdings bezeichnet der Aussteller es als „Rechnung“ und der Empfänger als „Bill“.

• Rechnungen sind eine Sammlung von fälligen Rechnungsbeträgen – Ein anderer Fall ist, wenn ein Unternehmen einem Kunden mehrere Rechnungen über einen Zeitraum ausstellt. Sie können mit einer „Rechnung“ folgen, die den gesamten ausstehenden Betrag auflistet, der zu zahlen ist.

Rechnungen vs. Bestellungen

Rechnungen werden vom Verkäufer an den Käufer geschickt, um die Zahlung anzufordern, während (üblicherweise PO oder PO’s) vom Käufer an den Verkäufer geschickt werden, um eine Bestellung offiziell zu bestätigen. In der Reihenfolge des Verkaufs werden Bestellungen zuerst als Aufzeichnung dessen, was der Käufer anfordert, versandt, während Rechnungen typischerweise nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen versandt werden, um die Zahlung für das, was geliefert wurde, anzufordern. Die Art der Informationen, die in einer Bestellung enthalten sind, ähnelt denen, die in einer Rechnung enthalten sind (siehe unten).

Was ist in einer Bestellung enthalten?

• Die Worte „Bestellung“ deutlich am oberen Rand des Dokuments

• Eine eindeutige Nummer oder Referenz

• Das Ausstellungsdatum der Bestellung

• Der Name, die Adresse, und Kontaktdaten der Person oder Firma, die die Bestellung ausstellt

• Name und Adresse des Lieferanten, an den die Bestellung geschickt wird

• Die Lieferadresse der Ware/Dienstleistung (+ Name und Kontaktdaten der Person, die die Lieferung annimmt oder die Arbeiten beaufsichtigt)

• Das Lieferdatum der Waren/Dienstleistungen

• Eine Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, auf die sich die Bestellung bezieht

• Die Kosten für jeden Artikel, Bestellmengen und die Gesamtkosten der Bestellung

• Die Zahlungsbedingungen (Zahlungsfrist)