Ein Qualitätsmanagementsystem oder QMS ist eine Reihe von Geschäftsprozessen, die sich konsequent auf die Erfüllung von Kundenanforderungen konzentrieren. Es ist auch darauf ausgerichtet, die Zufriedenheit der Verbraucher zu erhöhen. In diesem Kontext haben Verbraucher und Kunden die gleiche Bedeutung (in anderen Kontexten möglicherweise nicht).

Ein Qualitätsmanagementsystem ist ein formalisiertes System. Es dokumentiert Prozesse, Verfahren und Verantwortlichkeiten zur Erreichung der Qualitätspolitik sowie der Ziele.

Das QMS kann sich nicht nur auf Kundenanforderungen, sondern auch auf gesetzliche Anforderungen beziehen. Lizenzen, Beschränkungen und Gesetze, die für ein Produkt gelten, sind zum Beispiel regulatorische Anforderungen. Typischerweise werden regulatorische Anforderungen von der Regierung gestellt.

Das britische Assessment Bureau hat folgende Definition eines Qualitätsmanagementsystems:

„Ein Qualitätsmanagementsystem ist eine klar definierte Menge von Geschäftsprozessen. Zusammen mit der entsprechenden Dokumentation definiert es Ihre Verpflichtung, Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit vordefinierten Standards zu erstellen.“

„Ein gutes QMS sollte detaillierte Informationen über Prozesse und Verantwortlichkeiten innerhalb einer betrieblichen Umgebung enthalten.“

Qualitätsmanagement ist alles, was eine Organisation tut, um sicherzustellen, dass sie Waren und Dienstleistungen gemäß den Spezifikationen produziert und liefert. Dazu gehört auch, dies zu angemessenen Kosten zu tun. QMS ist ein System, um all diese Dinge zu tun.

Was stellt ein effektives QMS sicher?

Ein effektives Qualitätsmanagementsystem stellt sicher, dass ein Unternehmen einen gleichbleibend hohen Standard liefert. Es beinhaltet auch einen Plan zur kontinuierlichen Messung und Verbesserung jedes Aspekts der Geschäftsabläufe eines Unternehmens.

Das QMS konzentriert sich hauptsächlich auf zwei Ziele:

1. Erfüllen oder Übertreffen von Kundenanforderungen und -erwartungen.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

QMS – zwei wichtige Anforderungen erfüllen

Ein vollständig dokumentiertes QMS sorgt laut Business Balls dafür, dass das Unternehmen zwei wichtige Anforderungen erfüllt:

1. Die Anforderungen des Unternehmens – sowohl extern als auch intern. Das System stellt sicher, dass die Anforderungen mit dem besten Einsatz der verfügbaren Ressourcen und zu optimalen Kosten erfüllt werden. Zu den „verfügbaren Ressourcen“ gehören z. B. Materialien, Technologie, Informationen und Menschen.
2. Die Anforderungen des Kunden – das bedeutet, das gewünschte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung konsistent zu liefern sowie die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden zu erfüllen.

Zur Erfüllung dieser Anforderungen stellt Business Balls fest:

„Diese Anforderungen können nur dann wirklich erfüllt werden, wenn objektive Nachweise in Form von Informationen und
Daten zur Verfügung gestellt werden, um die Systemaktivitäten zu unterstützen, vom letzten Lieferanten bis zum letzten Kunden.“

Viele Arten von QMS

Es gibt mehrere Arten von QMS. Sie sollten zuerst definieren, was Ihres ist.

Nicht alle Branchen oder Bereiche sind gleich. Die Regeln und Vorschriften in der pharmazeutischen Industrie unterscheiden sich zum Beispiel sehr von denen im Bank- und Finanzwesen.

Einige Branchen schreiben Ihnen vor, was Ihre Prozesse enthalten müssen. Mit anderen Worten, einige Branchen sagen Ihnen, welches QMS-System Sie verwenden müssen.

In den meisten Branchen gibt es neben verpflichtenden Verhaltensregeln auch freiwillige Kodizes.

Nicht alle Prozesse, die in einer Branche wichtig sind, sind auch in einer anderen wichtig. Selbst innerhalb der gleichen Branche muss nicht jedes Unternehmen die gleichen Prozesse befolgen.

Ein primäres Ingenieurbüro kann beispielsweise Prozesse für die Produktherstellung, die Prüfung neuer Produkte und die Produktentwicklung benötigen. In einem Zulieferbetrieb hingegen kann nur ein Prozess relevant sein.

Qualsys, ein Blog für Governance, Risiko und Compliance, sagt, dass es entscheidend ist, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person zu bringen. Um dies richtig tun zu können, brauchen Sie die richtige Qualitätsmanagement-System-Software.

Zu den verschiedenen Arten von Software sagt Qualsys:

„Verschiedene Arten von QMS-Software unterstützen Ihre Geschäftsziele auf unterschiedliche Weise. Um das beste QMS für Ihr Unternehmen auszuwählen, müssen Sie sich Ihre Ziele ansehen und die wichtigsten Qualitätsprobleme bestimmen, die Sie lösen müssen.“

Software bedeutet in diesem Zusammenhang Computerprogramm(e). Die physischen Teile eines Computers bezeichnen wir als Hardware.