Von Katie Azevedo, M.Ed.

In den meisten Situationen, in denen Sie mit Ihrem Lehrer kommunizieren müssen, ist es am besten, persönlich mit ihm oder ihr zu sprechen. Ich rate zu persönlichen Treffen, wenn es möglich ist, da dies die Wahrscheinlichkeit einer Fehlkommunikation reduziert. Persönliche Treffen geben uns auch die Möglichkeit, über die Körpersprache zu kommunizieren, was wichtig ist, wenn Sie Schwierigkeiten mit dem verbalen Ausdruck haben.

Es gibt jedoch Zeiten, in denen ein persönliches Treffen nicht möglich ist und Sie stattdessen eine E-Mail schreiben müssen. Aus diesen Gründen müssen Sie wissen, wie Sie eine E-Mail an Ihren Lehrer schreiben, damit Ihre Botschaft klar und respektvoll ist und Sie auch eine Antwort erhalten, die auf Ihre Anliegen eingeht.

Wenn Ihre E-Mail unklar ist und Ihre Fragen indirekt sind, werden Sie wahrscheinlich nicht die klaren und direkten Antworten bekommen, die Sie suchen – macht doch Sinn, oder?

Zu wissen, wie man eine E-Mail an seinen Lehrer schreibt, ist nicht nur eine Schulfertigkeit; irgendwann werden Sie auch E-Mails an Ihren Chef, an Ihre Mitarbeiter und an andere hohe Tiere schreiben. Und weil Sie nicht auf „unsend“ drücken können, sollten Sie es besser gleich beim ersten Mal richtig machen. Wenn Sie nicht mehr in der Schule sind und im Berufsleben stehen, gelten diese E-Mail-Tipps, -Regeln und -Beispiele auch für Sie.

Okay, zu den Regeln, den Dos und den Don’ts.

Wie Sie eine E-Mail an Ihren Lehrer schreiben (oder an Ihren Chef, Kollegen, Rektor, etc.)

1. Sprechen Sie mir nach: eine E-Mail ist keine Textnachricht!!!

2. Sprechen Sie mir nach: eine E-Mail ist kein Roman oder ein episches Gedicht.

3. Geben Sie immer eine Betreffzeile ein. Lassen Sie dieses Feld niemals leer. Halten Sie sie kurz und auf den Punkt, im Grunde so, als würden Sie Ihrer E-Mail einen „Titel“ geben. Seien Sie nicht kreativ, verwenden Sie keine Großbuchstaben (kein Grund zum SCHREIEN) und vermeiden Sie Ausrufezeichen, es sei denn, es handelt sich um einen tatsächlichen Notfall … in diesem Fall….rufen Sie 911?

Beispiele für gute Betreffzeilen:

• Wiederholung des Tests vom Montag
• Nach der Schule bleiben diese Woche
• Frage zu den Hausaufgaben heute Abend
• Termin für ein Treffen vereinbaren

Beispiele für schreckliche Betreffzeilen:

• WAS HABE ICH VERMISST???
• Hilfe!!!!
• Ich habe meine Hausaufgaben verloren und weiß nicht, wo ich ein neues Exemplar herbekomme, können Sie mir ein neues schicken

4. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung. In der schicken Sprache nennt man das eine Anrede. Ich bin nicht schick. In den meisten Fällen werden Sie, wenn Sie eine E-Mail an Ihren Lehrer schreiben, „Dear Ms. Smith“ verwenden – oder wie auch immer der Name Ihres Lehrers lautet. Wenn Sie Ihre Lehrerin schon länger als ein paar Wochen haben, ist es in Ordnung, „Hi Ms. Smith“ zu verwenden. In jedem Fall sollten Sie Ihre Anrede immer mit einem Komma abschließen.

Beispiele für gute E-Mail-Begrüßungen:

• Lieber Herr Smith,
• Hallo Frau Jones,

Beispiele für schlechte E-Mail-Begrüßungen:

• Hey!!!
• Was gibt’s.

5. Stellen Sie sich vor. Sofern Sie nicht in der Grundschule sind und nur einen Lehrer haben, sollte der erste Satz Ihrer E-Mail klar und direkt aussagen, wer Sie sind. Überspringen Sie diesen Schritt nicht, auch wenn Ihre E-Mail Adresse Ihren Namen enthält. Halten Sie diese Informationen einfach und relevant (Ihr Lehrer/Boss muss nicht Ihre Schuhgröße wissen). Schreiben Sie nicht mehr als einen Satz.

Beispiele für gute Einleitungssätze:

• Hier ist Maria Ricci – ich bin in Ihrer A-Phasen-Chemieklasse.
• Hier ist Chrissy Holmes, und ich bin in Ihrer Dienstagabend-Ökonomie 101-Vorlesung.

6. Schreiben Sie einen kurzen Überblickssatz. Dies ist ein wichtiger, einfacher, einzelner Satz, der deutlich macht, warum Sie die E-Mail schreiben. Er sollte ähnlich wie Ihre Betreffzeile sein. Wenn dieser Satz nicht mit Ihrer Betreffzeile übereinstimmt, gehen Sie zurück und bearbeiten Sie Ihre Betreffzeile.

Beispiele für gute Übersichtssätze:

• Ich schreibe Ihnen, weil ich am Dienstag abwesend war und ich einige Fragen habe, was ich verpasst habe.
• Ich schreibe Ihnen, um unser gestriges Gespräch nach dem Unterricht weiterzuverfolgen.
• Ich schreibe Ihnen, weil ich etwas zusätzliche Hilfe zu dem Stoff brauche, den wir diese Woche behandelt haben.

7. Schreiben Sie den E-Mail-Text. Hier formulieren Sie Ihre Botschaft und/oder stellen Ihre Fragen, und das ist der ganze Grund, warum Sie schreiben. Seien Sie direkt, seien Sie klar und fassen Sie sich kurz. Idealerweise sollte dieser Abschnitt fünf Sätze oder weniger umfassen. Wenn Sie mehrere Fragen haben, verwenden Sie Aufzählungspunkte. Wenn Ihre Sätze lang sind, dann verwenden Sie zusätzliche Zeilenumbrüche (Absätze), um den Text in kleinere Abschnitte zu unterteilen. (Siehe die zusätzlichen Tipps unten für mehr über Absatzgröße und Lesbarkeit)

8. Bedanken Sie sich bei Ihrem Lehrer/Boss und schließen Sie die E-Mail. Auch dieser Teil der E-Mail sollte kurz gehalten werden.

Beispiele für gute E-Mail-Schlüsse:

Dankeschön! Mit freundlichen Grüßen, Meggan Meggles

Ich weiß Ihre Hilfe zu schätzen. Billy Bob

9. Prüfen Sie vor dem Senden. Überspringen Sie diesen Schritt nicht! Lesen Sie sich die E-Mail laut vor und überprüfen Sie sie auf Rechtschreibfehler oder Fehler in der Wortwahl. Um Himmels willen, schreiben Sie Ihre „I „s groß.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie eine E-Mail an Ihren Lehrer (oder Chef) schreiben, sollten Sie auch die folgenden Tipps beachten.

1. Halten Sie Absätze auf jeweils nicht mehr als vier Sätze.

2. Begrenzen Sie Ausrufezeichen. Wenn Sie unbedingt eines verwenden MÜSSEN, beschränken Sie sich auf ein Ausrufezeichen pro E-Mail.

3. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen und übernehmen Sie Verantwortung. Wenn Sie Ihrem Lehrer eine E-Mail schreiben, in der es um eine Frage zu Ihrer Note oder um ein Problem geht, das Sie haben, sollten Sie vorsichtig formulieren. Anstatt „Ich verstehe nicht, warum Sie mir eine Sechs gegeben haben!“ könnten Sie schreiben „Ich habe eine Sechs für die Aufgabe bekommen und ich hoffe, Sie können mir helfen zu verstehen, was ich falsch gemacht habe.“ Verantwortung zu übernehmen ist eine viel bessere Herangehensweise und erhöht die Chancen, dass Ihr Lehrer Ihnen hilft.

4. Bei E-Mails, bei denen viel auf dem Spiel steht – z.B. wenn Sie Ihrem Direktor oder Chef eine E-Mail schreiben – senden Sie die E-Mail zuerst an sich selbst. So haben Sie eine letzte Chance, sie auf dumme Fehler und/oder Fehler im Tonfall zu überprüfen.

5. Fassen Sie sich kurz. Jede E-Mail, die länger als 10-12 Sätze ist, ist besser als ein Telefonat oder ein persönliches Treffen geeignet.

6. Übertreiben Sie es nicht mit der Formatierung. Vermeiden Sie Farben, seltsame Schriftarten, Großbuchstaben und übermäßige Fett- und Kursivdrucke. Ein geeigneter Ort, um Fettschrift zu verwenden, könnte die Hervorhebung von Datum und Uhrzeit sein, wie im folgenden Beispiel:

Wären Sie in der Lage, sich am Dienstag, den 20. November um 14:00 Uhr mit mir zu treffen?

7. Vermeiden Sie Witze und Sarkasmus. Heben Sie sich Humor und Sarkasmus für persönliche Gespräche auf, da es für den Empfänger leicht ist, Ihren Tonfall falsch zu interpretieren, ohne Ihre Stimme zu hören oder Ihre Körpersprache / Mimik zu sehen.

E-Mails sind eine effektive und effiziente Form der Kommunikation, wenn sie richtig gemacht werden. Also halten Sie es einfach, halten Sie es respektvoll, und PROOF READ!

Und wenn Sie damit kämpfen, um Hilfe zu bitten, hier sind einige wichtige Tipps für Sie.