Als neuer Kleinunternehmer müssen Sie eine Menge Dinge herausfinden, die Sie noch nie zuvor getan haben. Eines davon ist, wie Sie ein Geschäftsbudget erstellen – und das kann einschüchternd sein, besonders wenn Sie gerade erst anfangen. Woher genau wissen Sie, wo Sie die richtigen Finanzinformationen finden – ganz zu schweigen von der Terminologie der Unternehmensfinanzierung – und wie Sie all diese Daten in der richtigen Reihenfolge zusammenstellen?

Dies alles kann ausreichen, um einige Leute davon abzuschrecken, überhaupt ein Unternehmen zu gründen. Eine Studie legt nahe, dass die Mehrheit der Kleinunternehmer nicht einmal ein Budget hat, um damit zu beginnen. Dabei ist die Erstellung eines Geschäftsbudgets eigentlich gar nicht so schwierig, wenn man es richtig angeht. Es kann in sechs Schritte unterteilt werden.

Viele Leute denken, dass die Budgetierung der unbeliebteste Teil des Geschäftsbetriebs ist – aber wenn Sie erfolgreich sein wollen, ist die Erstellung und Pflege eines korrekten Geschäftsbudgets ein wichtiger Bestandteil dieses Erfolgs. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung eines Geschäftsbudgets.

Wie man ein Geschäftsbudget erstellt: Warum überhaupt ein Budget erstellen?

Bei der Budgetierung Ihres Unternehmens geht es darum, eine fundierte Schätzung darüber abzugeben, wie die Zukunft der Finanzen Ihres Unternehmens aussehen wird. Dazu müssen Sie untersuchen, was im letzten Monat passiert ist, was vor drei Monaten passiert ist und wie dieser Monat im letzten Jahr aussah – und dann diese Informationen nutzen, um kluge finanzielle Entscheidungen für die kommenden Monate und Jahre zu treffen.
Wenn Sie ein paar schlechte Monate hatten und vorhersagen, dass Sie einen weiteren schlechten Monat vor sich haben, können Sie sich darauf vorbereiten, die Ausgaben zu minimieren, wo es möglich ist. Wenn das Geschäft boomt und das Video, das Sie gepostet haben, viral gegangen ist und Kunden anlockt, leben Sie ein wenig risikofreudiger und investieren in den Kauf von mehr Inventar, um die neuen Kunden zufrieden zu stellen und sie zum Wiederkommen zu bewegen.

Mit anderen Worten: Sie brauchen keine Kristallkugel, um ein Geschäft zu führen, aber Sie müssen lernen, wie man ein Geschäftsbudget erstellt. Und das erfordert ein gewisses Maß an Intuition und fundierten Vermutungen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

Warum Sie ein Geschäftsbudget brauchen

Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben, ist das Erstellen eines Budgets eines der Dinge, die auf der Strecke bleiben können. Wenn Ihr Unternehmen mit einem beträchtlichen Gewinn arbeitet oder gerade einen Boom erlebt, mag es nicht wichtig erscheinen, ein Geschäftsbudget zu erstellen.

Aber ein Budget kann helfen, den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern. Ein Budget hilft Ihnen, über die nächste Woche und den nächsten Monat hinaus auf das nächste Jahr oder sogar die nächsten fünf Jahre zu blicken.

Ganz konkret kann ein Geschäftsbudget Ihrem Unternehmen helfen, indem es:

• Effizienter wird
• Restmittel aufzeigt, die Sie reinvestieren können.
• Vorhersage von schwachen Monaten und Vermeidung von Schulden
• Schätzung, was es braucht, um profitabel zu werden
• Bereitstellung ein Fenster in die Zukunft
• Hilft Ihnen, die Kontrolle über das Geschäft zu behalten

Die Erstellung eines Geschäftsbudgets macht den Betrieb Ihres Unternehmens einfacher und effizienter. Ein Geschäftsbudget kann auch dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie das Geld an den richtigen Stellen und zur richtigen Zeit ausgeben, um schuldenfrei zu bleiben.

Wie man ein Geschäftsbudget erstellt: Die einfache 6-Schritte-Anleitung

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines eigenen Geschäftsbudgets soll Ihnen helfen, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Wenn Sie beginnen, werden Sie feststellen, dass der Prozess der Geschäftsbudgetierung mit einem Blick zurück auf Ihre vergangenen Einnahmen und Ausgaben beginnt. Je länger Sie im Geschäft sind, desto einfacher wird dieser Prozess sein, da Sie mehr Daten haben, auf die Sie zurückblicken können, wenn Sie dazu übergehen, Ihr zukunftsorientiertes Budget zu erstellen.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch ganz neu ist, müssen Sie möglicherweise etwas umfangreichere Nachforschungen über typische Kosten in Ihrer Branche oder Ihrem Gebiet anstellen, um Arbeitsschätzungen für Ihre prognostizierten Finanzen zu sammeln.

Ob Sie nun Informationen aus Ihrem eigenen Unternehmen sammeln oder Schätzungen auf der Grundlage von Nachforschungen anstellen, es wird etwas Laufarbeit mit der Erstellung Ihres ersten Arbeitsbudgets verbunden sein. Dennoch werden Sie überrascht sein, wie einfach es ist, ein Geschäftsbudget zu erstellen, wenn Sie diese Schritte befolgen.

Lassen Sie uns die einzelnen Schritte aufschlüsseln.

Schritt 1: Untersuchen Sie Ihre Einnahmen

Der erste Schritt bei jeder Budgetierung besteht darin, Ihr bestehendes Geschäft zu betrachten und alle Ihre Einnahmequellen (auch bekannt als Einkommen) zu finden. Addieren Sie alle diese Einnahmequellen zusammen, um herauszufinden, wie viel Geld monatlich in Ihr Unternehmen fließt.

Wenn Sie Ihre Einnahmen ermitteln, stellen Sie sicher, dass Sie für den Umsatz und nicht für den Gewinn rechnen. Ihre Einnahmen sind all das Geld, das ins Geschäft kommt, bevor die Ausgaben abgezogen werden. Der Gewinn ist das, was nach Abzug der Ausgaben übrig bleibt.

Sobald Sie alle Ihre Einkommensströme identifiziert haben, berechnen Sie Ihr monatliches Einkommen. Es ist wichtig, dies für mehrere Monate zu tun – vorzugsweise für mindestens die letzten 12 Monate, sofern Sie so viele Daten zur Verfügung haben.

Mit 12 Monaten (oder mehr) an Informationen können Sie untersuchen, wie sich Ihr monatliches Einkommen im Laufe der Zeit verändert und nach saisonalen Mustern suchen. Ihr Geschäft könnte zum Beispiel nach den Feiertagen oder während der heißen Sommermonate einen Einbruch erleben. Wenn Sie über diese saisonalen Veränderungen Bescheid wissen, können Sie sich auf die mageren Monate vorbereiten und sich ein finanzielles Polster verschaffen.

Schritt 2: Fixkosten abziehen

Der zweite Schritt bei der Erstellung eines Geschäftsbudgets besteht darin, alle Fixkosten zu addieren. Der Begriff Fixkosten bezieht sich auf alle Kosten, die auf einer wiederkehrenden Basis für den Betrieb Ihres Unternehmens notwendig sind. Fixkosten können täglich, wöchentlich, monatlich oder sogar jährlich anfallen, daher sollten Sie so viele Daten wie möglich sammeln.

Beispiele für Fixkosten in Ihrem Unternehmen könnten sein:

• Miete
• Vorräte
• Schulden Tilgung
• Lohnabrechnung
• Abschreibung von Vermögenswerten
• Steuern
• Versicherungen

Ihr kleines Unternehmen ist einzigartig und wird andere Fixkosten haben, als hier beschrieben sind. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um andere Fixkosten zu notieren, die für Ihr Unternehmen anfallen könnten.

Wenn Sie die Fixkosten Ihres Unternehmens identifiziert haben, ziehen Sie diese von Ihren Einnahmen ab und gehen zum nächsten Schritt über.

Schritt 3: Bestimmen Sie die variablen Kosten

Während Sie nach den Daten suchen, die Sie benötigen, um Ihre Fixkosten aufzulisten, haben Sie vielleicht auch bemerkt, dass es in Ihrem Unternehmen auch einige variable Kosten gibt.
Variable Kosten sind solche, die sich je nach Nutzung der Dienstleistung ändern. Viele davon sind notwendig, damit Ihr Unternehmen in Betrieb bleiben kann, wie z.B. Versorgungsleistungen.

Sie finden hier auch Ausgaben, die für das Funktionieren Ihres Unternehmens nicht notwendig sind, aber schön wären, wie Weiterbildung oder Extras, die die Rentabilität erhöhen können. Diese werden als „diskretionäre Ausgaben“ bezeichnet, die Sie ebenfalls in Ihren variablen Ausgabenfonds einfließen lassen können.

Ein paar Beispiele für variable Ausgaben sind:

• Gehalt des Inhabers
• Erneuerung alter Geräte
• Bürobedarf
• Professionelle Entwicklung
• Marketingkosten
• Hilfsmittel

In mageren Monaten, müssen Sie die variablen Ausgaben Ihres Unternehmens senken, beginnend mit den diskretionären Ausgaben. In profitablen Monaten, in denen es ein zusätzliches Einkommen gibt, können Sie jedoch Ihre Ausgaben für variable Ausgaben zum langfristigen Nutzen Ihres Unternehmens erhöhen.

Schritt 4: Legen Sie einen Notfallfonds für unerwartete Kosten an

Ob Sie schon einmal ein Unternehmen geführt haben oder nicht, wir alle wissen, dass einmalige Kosten nicht dann anfallen, wenn es gerade passt. Es ist der Tag, bevor Sie Ihre ganze Familie zu Thanksgiving einladen und der Kühlschrank geht aus. Sie sind auf dem Weg zur größten Präsentation Ihrer Karriere und Ihr Auto bleibt stehen.

Diese Kosten entstehen dann, wenn man sie am wenigsten erwartet, und meist, wenn das Budget knapp ist. Verhindern Sie die Angst vor unerwarteten Kosten bei der Budgetierung Ihres Unternehmens, indem Sie sicherstellen, dass Sie etwas zusätzliches Bargeld zur Hand haben und Unvorhergesehenes in Ihrem Budget einplanen.

Auch wenn Sie versucht sein könnten, jeden Überschuss an Einnahmen für variable Ausgaben auszugeben, legen Sie stattdessen etwas in einen Notfallfonds zurück. Auf diese Weise sind Sie bereit, wenn Geräte ausfallen und ersetzt werden müssen, oder Sie müssen schnell Inventar ersetzen, das durch Überschwemmungen beschädigt wurde. Natürlich gibt es immer noch die Möglichkeit, einen Kleinkredit aufzunehmen – aber mehr Optionen sind besser als weniger.

Wir hoffen für jeden Unternehmer, dass die Maxime gilt: Wenn Sie ein Problem einplanen, tritt der Notfall nie ein. Und wenn der Notfall doch eintritt? Nun, Sie haben es einkalkuliert.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihre Gewinn-& und Verlustrechnung

Wenn Sie alle oben genannten Informationen gesammelt haben, ist es an der Zeit, alles zusammenzufügen, um Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, oder P&L, zu erstellen.

Das bloße Reden über eine P&L kann Gefühle der Angst hervorrufen – wir verstehen das. Aber denken Sie daran, Sie haben die ganze Arbeit schon gemacht. Und es ist eine Addition und Subtraktion: Addieren Sie alle Ihre Einnahmen für den Monat und addieren Sie alle Ausgaben für den Monat. Dann subtrahieren Sie die Ausgaben von den Einnahmen und hoffen, dass Sie am Ende eine positive Zahl erhalten.

Wenn ja, haben Sie einen Gewinn gemacht! Wenn nicht, ist das ein Verlust – und das ist auch in Ordnung. Kleine Unternehmen sind nicht jeden Monat profitabel, geschweige denn jedes Jahr. Das gilt vor allem dann, wenn Sie gerade erst mit Ihrem Unternehmen anfangen.

Schritt 6: Skizzieren Sie Ihr vorausschauendes Geschäftsbudget

Ob Sie ein neues Unternehmen sind oder schon eine Weile im Geschäft sind, die Prognose, was mit Ihrem Unternehmen in der Zukunft passieren wird, ist eine fundierte Schätzung. Wenn Sie schon eine Weile im Geschäft sind, hilft das sicherlich bei der Genauigkeit dieser Vermutungen (denn Sie könnten, nun ja, raten).

Nun, da Sie Ihr P&L erstellt haben – das ist ein historisches Dokument, das die Vergangenheit Ihres Unternehmens zeigt – ist es an der Zeit, Ihr Budget zu erstellen. Und das ist ein vorausschauendes, zukunftsorientiertes Dokument.

Für diesen Schritt hilft Ihnen der Verweis auf Ihr P&L, die saisonalen Höhen und Tiefen Ihres Geschäfts besser zu verstehen, welche Investitionen in Ihrem Geschäft es wert sind, wiederholt zu werden, und was Sie in Zukunft vermeiden sollten.

Suchen Sie in Ihrer P&L nach diesen Trends:

• Große Einkäufe von Zubehör oder Geräten, die einen vorteilhaften Verlust verursachen
• Saisonale Trends aufgrund von schlechtem Wetter, Naturkatastrophen oder wirtschaftlichen Turbulenzen
• Saisonale Trends aufgrund von Schulkalendern, Reiseverhalten von Touristen oder Angebotsbeschränkungen
• Gewinne, die höher sind als in den Vorjahren oder nicht erklärt werden können

Bei der Untersuchung Ihrer P&L suchen Sie nach Möglichkeiten, die Schwankungen und Veränderungen in Ihrem Geschäft zu erklären.

Wenn Sie zum Beispiel einen Eisstand betreiben, werden Sie im Sommer, wenn die Temperaturen warm sind und die Kinder aus der Schule sind, einen höheren Gewinn erzielen. Wenn Sie Ihre profitabelsten Monate kennen, können Sie vorhersagen, wie Ihr nächstes Jahr aussehen wird. Sie können diese Informationen auch nutzen, um mehr Personal einzustellen und Ihre Öffnungszeiten zu bestimmten Zeiten des Jahres zu verlängern, damit Ihr Geschäft in den Monaten mit der höchsten Nachfrage noch profitabler wird.

Wie Sie ein Geschäftsbudget erstellen: So wird die Budgetierung effizient

Die meisten Geschäftsinhaber sind nicht ins Spiel gekommen, um zu lernen, wie man ein Geschäftsbudget erstellt, sicher. Wie können Sie also die Budgetierung effizient gestalten, damit Sie sich wieder den besten Aspekten des Geschäftslebens widmen können? Ganz einfach.

• Investieren Sie in eine Buchhaltungssoftware, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und Ihre P&L-Abrechnung automatisch zu erstellen. Von Quickbooks bis Xero gibt es eine Vielzahl von Lösungen, aus denen Sie wählen können.
• Beauftragen Sie einen Buchhalter Ihres Vertrauens, der Ihnen bei der Verwaltung Ihres Budgets hilft, Kurskorrekturen vornimmt, wenn das Geschäft aus der Bahn gerät, und sicherstellt, dass Sie die notwendigen Steuern zahlen.
• Brechen Sie den Prozess der Erstellung eines Geschäftsbudgets in kleine Schritte auf – die Verwaltung eines Geschäftsbudgets ist viel einfacher, wenn Sie Teile der Arbeit im Laufe der Zeit erledigen und jeden Tag oder jede Woche ein kleines Stück in Angriff nehmen.
• Legen Sie Verfahren für die Budgetierung fest, die Ihnen helfen, zu wissen, wo Sie die benötigten Zahlen finden, wann Ausgaben anfallen und wo sich das benötigte Geld befindet.
• Versuchen Sie, eine unserer Budgetvorlagen für kleine Unternehmen zu verwenden.

Es gibt nur wenige Geschäftsinhaber, die Sie treffen werden, die Budgets, Finanzen und Tabellenkalkulationen lieben. Das ist einfach nicht der Grund, warum Menschen in ein Unternehmen einsteigen. Aber Budgetierung ist ein Teil des Lebens, wenn Sie ein Unternehmen besitzen. Wenn Sie also Schritt für Schritt wissen, wie Sie ein Geschäftsbudget erstellen und es effizient verwalten, wird Ihre Arbeit als Geschäftsinhaber ein wenig einfacher. Viel Glück!