Organizar a papelada……… estás a cringinging neste momento, não estás? Não consigo dizer-lhe o quanto detesto papelada. Penso que deriva da minha carreira como banqueiro. Tantos ficheiros e empréstimos, papéis para isto e aquilo, depois o papel-moeda. Tudo tem de ser organizado e arrumado. Tudo tem de ser encarado da forma correcta, tudo em perfeita ordem. Assine isto, rubrique aqui. É suficiente para levar uma pessoa à loucura!

É uma coisa assustadora para se pensar, porque durante anos se transformou num pesadelo de uma situação na sua casa. Se lhe fosse pedido um documento importante, poderia encontrá-lo em dez minutos? Se não, do que você é como a maioria da população, o pesadelo do papel levou o melhor de si.

Mas, há esperança!

P>P>Primeiro e acima de tudo, ao organizar a papelada em casa, tem de ter a sua antiga papelada sob controlo. Isto pode parecer um pouco assustador no início, mas se juntar as suas coisas velhas e as colocar num só sítio, pode passar por elas à medida que tiver tempo. Livre-se das coisas que já não precisa e arquive o que precisa de guardar nas pastas adequadas no seu armário ou gaveta de arquivo. Consulte as dicas abaixo para algumas dicas fantásticas para organizar a sua papelada! Vamos livrar-nos desse monstro pesadelo, ok!

Relacionado: Organizar a sua casa pode ser tão difícil. Não tem ideia por onde começar ou como organizar a sua casa de uma forma que faça sentido. Este guia de organização do essencial é a solução perfeita. Com conselhos da vida real, este guia de organização cobre quase tudo o que lhe pertence! Comece agora e diga adeus à desordem para sempre!

Utilize o Sistema 1-Touch

Isto é muito simples quando pensa nisso; só lhe é permitido tocar num item uma vez! Parece algo que se pode fazer bem? A papelada vem normalmente pelo correio ou é trazida por nós para dentro de casa. Uma vez que tenha atravessado os limites exteriores da sua casa e entre no seu espaço de vida, DEVE colocá-la onde precisa de ir. Se é uma factura que precisa de pagar, tem de ir para o ficheiro da factura. Se for uma papelada que precisará de referir numa data posterior, arquive-a. É assim tão simples! NÃO a coloque na sua secretária para lidar com ela mais tarde; isto só levará a mais trabalho (e contas atrasadas). Se utilizar o sistema de 1-toque, tocá-lo-á uma vez e será feito com ele!

Definir um Temporizador

Eu gosto de definir temporizadores para mim. Se ler 2 dicas de organização que irão mudar a sua confusão para sempre, sabe que também pode aplicar facilmente esta regra dos 10 minutos ao seu monstro da papelada. Tudo o que colocar nessa grande pilha de papelada antiga, basta passar por ela 10 minutos por dia. Antes de dar por isso, já terá passado por tudo, e tudo estará onde deveria estar. Dica…mantenha uma pasta de arquivo para papelada diversa. Tenho uma gaveta que não é lixo, mas são papéis que, sinceramente, não sei onde arquivar. Eu sei que se a minha papelada não está nas pastas rotuladas, está lá.

Considerando usar a Banca Online e o Pagamento de Contas

Isto pode parecer bastante assustador para alguns que não foram educados na era dos computadores. Tome tempo para se sentar e pesquisar como utilizar um sistema bancário em linha. Se se deparar com uma área que não compreenda, o seu banco local ajudá-lo-á a configurá-lo e eles poderão até recompensá-lo utilizando-o. Depois de finalmente ter feito o mergulho com o sistema bancário em linha, mais vale ir em frente e trabalhar com o seu banco na configuração da sua conta a pagar em linha. Isto fará uma diferença incrível na quantidade de papelada que tem em sua casa.

Quando paga as suas contas online, ainda tem acesso aos seus extractos…eles simplesmente não estão em papel. Se quiser ficar com elas para referência futura, guarde-as no seu computador como um PDF, depois coloque-as num ficheiro de documento. Pode também querer guardá-los num USB que guarda outras facturas e extractos bancários. É uma forma fácil e sem papel de manter o registo das suas contas.

Likewise, se ainda preferir obter os seus extractos em papel, algumas cooperativas de crédito permitir-lhe-ão colocar o seu endereço postal como o deles, para que recebam os seus extractos em papel e apenas os guardem para si, normalmente até um ano. Após um ano, não vai realmente precisar dessas declarações de qualquer forma.

Investir numa Boa Fragmentadora de Papel

Muitas vezes as coisas acabam por ser arquivadas porque simplesmente não queremos que a nossa informação seja atirada para o lixo, para que o mundo as possa deitar mãos à obra. Invista numa boa trituradora de papel (aqui está uma boa trituradora com comentários surpreendentes, e custa apenas 30 dólares!) Vai ajudar imensamente quando se trata de descartar a papelada velha. Se quiser guardar itens como papelada antiga para facturas, crie um sistema de pastas para as guardar e depois descarte após um ano ou depois de os seus impostos terem sido completados, se os utilizar para isso. Caso contrário, pode normalmente contactar a empresa se precisar de cópias de facturas antigas.

Descobri ao longo dos anos que nunca precisei de nenhuma delas, mas poupo 3-6 meses de cada vez, apenas para comparar os números por vezes.

Outra boa maneira de se certificar de que a sua informação pessoal não está lá fora para o mundo ver é manter um olho no calendário da sua comunidade (ou das cidades vizinhas.) Muitas cidades têm eventos de trituração de papel. Tudo o que faz é levar as suas contas e outros documentos para um local determinado e assistir à medida que são rasgados em pedaços…para nunca mais serem vistos.

Investir num Sistema de Arquivo

Não se preocupe demasiado em encontrar as melhores ideias de sistema de arquivo doméstico. Tudo o que precisa é de uma simples caixa ou gavetas de ficheiros e algumas pastas de ficheiros pendurados. Certifique-se de que tem muitos extras quando começar, porque rapidamente descobrirá quando iniciar um sistema de arquivo que surgem coisas em que não pensou no início. Vai demorar um pouco a descobrir que tipo de sistema funciona para si, mas mantenha-se fiel a ele e, eventualmente, tornar-se-á uma segunda natureza para si. Ter este tipo de configuração irá realmente ajudá-lo a manter-se organizado.

Quando estiver a decidir onde colocar o seu sistema de arquivo, pense em lugares que serão de fácil acesso e que estarão a salvo de danos causados pela água. Se escolher a sua cave, considere elevar o seu sistema de arquivo (colocando-o numa plataforma de madeira) no caso de ter um problema com a água. Tenha em mente que os seus ficheiros precisam de estar disponíveis para referência rápida.

Como configurar os seus ficheiros

Então agora tem os seus ficheiros, mas o que faz com eles? Há várias maneiras de organizar as suas gavetas de arquivo. Uma maneira é configurá-las por data. Dessa forma, quando atinge a marca dos 3-6 meses nas facturas, sabe que elas podem ir para a trituradora.

P>Primeiro, organiza as suas facturas por mês. Janeiro vem primeiro, depois Fevereiro, etc. Em seguida, coloque-as na sua gaveta de arquivo, por essa ordem. Assim que tiver uma gaveta cheia de facturas, etiquete-a (com uma etiqueta adesiva) com as datas que se encontram nessa gaveta. Dessa forma, se precisar de as consultar, sabe exactamente onde as pode encontrar. Quando chegar a altura de rasgar as notas antigas, basta retirar a etiqueta da gaveta apropriada e prepará-la para a próxima série de datas.

Pode querer colocar também a sua papelada fiscal nos seus ficheiros. Basta organizar a sua documentação (recibos, formulários médicos, etc.) em pastas de arquivo por ano. Depois coloque as pastas em ordem sequencial no seu ficheiro. Certifique-se de etiquetar a caixa ou gaveta que contém a sua informação fiscal, para que possa voltar a ela. Não se esqueça que a papelada fiscal deve ser guardada por mais tempo do que as facturas…cerca de sete anos é uma boa regra geral.

Invest in Binders

Binders pode apenas tornar-se o seu melhor amigo quando se trata de organizar a sua papelada. O bom das capas é que elas vêm em tamanhos diferentes e pode designar uma para cada tópico importante.

Se for como eu costumava ser, poderá ter dificuldades se lhe pedirem uma cópia da sua hipoteca, arrendamento, ou uma certidão de nascimento. As fichários ajudam-no a juntar tudo para que tenha tudo no mesmo sítio.

P>Primeiro, compre uma série de fichários grandes (3 polegadas), separadores de fichário, e protectores de folhas transparentes. Pode utilizar portadores de cartões de basebol para organizar os seus cartões de fidelidade de loja e cartões da segurança social.

Então descubra como quer que as suas fichários sejam organizadas. Poderá querer ter uma que contenha documentos importantes: certidões de nascimento e cartões da segurança social, passaportes, informações sobre apólices de seguros, etc. e outra que contenha informações sobre compra/aluguer de casa, juntamente com documentação sobre qualquer remodelação que possa ter feito ao longo do percurso.

P>Próximo, descubra as categorias do sistema de arquivo de casa em que vai partir cada pasta. Lembre-se que isto é para a sua organização, por isso faça-o de uma forma que faça sentido para si. Etiquete os seus separadores de fichário em conformidade, e coloque-os no fichário.

Por último, coloque documentos importantes nos protectores de folhas e coloque-os na secção apropriada de cada fichário. Alguns documentos podem precisar apenas de ser perfurados com 3 buracos e colocados na pasta tal como está. Certifique-se de etiquetar a lombada e a capa de cada pasta para que se lembre do conteúdo que está dentro dela.

Simplesmente, as pastas podem ser outra óptima forma de guardar os seus W-2, extractos bancários, e outros documentos fiscais. Em vez de armazenar vários anos em cada pasta, pode querer comprar pastas de 1 polegada (aqui está um conjunto de quatro pastas de 1 polegada na Amazon) e ter cada uma delas com um ano de informação. Dessa forma, é uma forma rápida e fácil de obter a informação se alguma vez precisar de o fazer.

O que fazer com Documentos Realmente Importantes

Alguns dos seus documentos têm tanta importância que é necessário encontrar uma forma de os guardar de forma a preservá-los para referência futura. Alguns desses exemplos são informação de confiança e de vontade, fotografias antigas de família, e informação sobre investimentos. Estes são os tipos de coisas que no caso de uma catástrofe, gostaria de poder recuperar.

Planeamento antecipado ajudá-lo-á a ter a certeza de que os seus documentos importantes estarão lá durante anos. Uma ideia é adquirir um cofre à prova de fogo e à prova de água para a sua casa. Certifique-se de que um membro da família ou amigo de confiança sabe como aceder a ele. Esta pode ser uma excelente forma de ter a tranquilidade de que os seus documentos estão seguros.

Outra ideia para guardar os seus documentos importantes (e outros tesouros familiares) é um cofre de segurança na sua união de crédito local. Mais uma vez, certifique-se de que outra pessoa sabe como aceder a ele, no caso de precisar da sua ajuda. Esta é outra forma de poder descansar facilmente sabendo que a sua informação é segura.

E que dizer das Memórias?

Papelaria tal correio não solicitado, revistas, e jornais pode definitivamente ser um incómodo. Alguns jornais, no entanto, têm um significado especial…tornando-os difíceis de eliminar. Será que as suas gavetas estão cheias de notas e fotografias das crianças, recortes de jornais de eventos especiais e muito, muito mais? Então é tempo de organizar também as suas memórias.

Escolher uma única gaveta para albergar todos aqueles papéis que trazem recordações, comprar uma série de caixas de plástico. Etiquete cada um deles com uma fonte diferente de memórias, por exemplo, as obras de arte das crianças e as memórias familiares (dos que já passaram). Em seguida, passe por cada artefacto a que se tenha agarrado para garantir que é digno de ser transformado num caixote do lixo. Se não o for, reciclem-no, sabendo que terão muito mais para voltar mais tarde. Se for um que tenha de guardar, coloque-o no recipiente de memória apropriado.

Ao escolher onde guardar os seus recipientes de memória, certifique-se de os colocar num local onde terá fácil acesso a eles, mas onde estarão a salvo dos elementos. Se tiver uma cave, garagem, ou sótão, esse pode ser um bom local para os colocar.

Organizar a sua papelada não significa ter de se separar de cada pedaço de papel que vem no seu caminho… apenas dar prioridade ao que realmente precisa de guardar.

Que tal Revistas?

Se for como eu, recebe revistas e catálogos no correio que nunca subscreveu. De facto, pode recebê-los regularmente de todas as diferentes empresas.

É tentado a guardar a revista para guardar um artigo? Descobriu, porém, que por muito que sinta a necessidade de guardar um artigo, raramente regressa a ele? Esta é uma óptima maneira de obter um amontoado de revistas com a boa intenção de ler cada uma delas.

Aqui está a coisa, se gosta de um artigo, arranque-o! Guarde uma pilha de apenas esses artigos num caderno ou num caixote de lixo plástico, para que da próxima vez que quiser realmente encontrar o artigo, não fique a vasculhar centenas de páginas de uma dúzia de revistas. Basta procurar no seu caixote do lixo ou no seu bloco de notas e vai achá-lo fácil! Isto poupa-me muito tempo.

Absolutamente tem de manter a sua pilha de revistas? Vá através da pilha e comprometa-se a manter apenas as edições mais actuais. Se houver uma história ou receita que sinta que não pode viver sem ela, então não se esqueça de a retirar e colocá-la na pasta (juntamente com outras histórias importantes) e reciclar o resto. Não se esqueça de guardar apenas as páginas que caberem no bloco de notas ou no caixote do lixo plástico!

Se não ler os números que lhe chegam, ou se os deixar de lado por um tempo posterior (e não voltar a eles), talvez queira considerar cancelar as suas subscrições. Muitas vezes, é possível encontrar artigos semelhantes em linha. Poupar-lhe-á o esforço extra de organização assim como o custo de receber as revistas!

Não deixe que a sua papelada o defina

Acima de tudo, saiba que tanto a sua papelada: contas, memórias, e revistas não definem a pessoa que é e quando tiver controlo sobre elas, vai sentir-se muito melhor! Ao colocar papel no seu lugar assim que entrar na sua casa, terá a sua vida (e a sua casa de volta)!

Após colocar o seu novo sistema em funcionamento e, finalmente, ter a sua antiga papelada, a parte mais difícil será feita, e poderá sentar-se e desfrutar da sua casa sem toda aquela confusão de papelada. A principal coisa que vai querer manter é o sistema de 1-toque. Lembre-se sempre que quer tocar num item apenas uma vez….. qualquer coisa mais do que isso é uma perda de tempo.