What is employee onboarding?

Employee onboarding HR process of officially integrating a new employee in a company. Para além de equipar as novas contratações com as ferramentas necessárias para o sucesso na sua nova função, um programa de onboarding bem sucedido proporciona às novas contratações os recursos necessários para se tornarem membros plenamente empenhados e culturalmente conscientes de uma força de trabalho produtiva. Isto envolve:

• aquisar o novo funcionário com a cultura, políticas e responsabilidades da empresa na sua nova posição
• logging the employee on the company roster
• incluindo o funcionário no sistema de folhas de pagamento
• signing the employee up for company benefits.

O funcionário a bordo também exige que as novas contratações preencham uma quantidade significativa de papelada como parte da sua orientação inicial. Isto pode ser um processo complicado, especialmente se essa papelada tiver de ser impressa e preenchida à mão. Algumas dessas características permanecem hoje, mas são frequentemente facilitadas por aplicações de software que tornam o processo mais fácil.

alguns processos de onboarding podem durar até 12 meses, dependendo da empresa e do papel. É um processo abrangente que introduz e orienta o empregado para o seu novo cargo, e não é considerado completo até que ele seja proficiente no seu trabalho.

No passado, o embarque do empregado envolvia muitas vezes dar-lhe um pacote de boas-vindas, que ele lia e depois respondia a perguntas sobre, ou acompanhar o empregado através de sessões de formação ao longo do seu processo de embarque. Hoje em dia, as empresas podem utilizar software especializado para acompanhar, registar e gerir o processo de embarque do empregado, tornando-o mais fácil e mais produtivo.

Por que é importante o embarque do empregado?

Os empregados precisam de começar com o pé direito quando são contratados, uma vez que a sua experiência inicial com uma empresa pode ter um impacto no seu desempenho no trabalho, avançando. Uma forte experiência de onboarding pode assegurar que o empregado se torne produtivo no seu papel mais rapidamente, e pode ajudá-los a evitar alguma da ansiedade que frequentemente acompanha a experiência do novo empregado.

Uma boa experiência de onboarding também afecta a longevidade do empregado.

“Segundo um artigo da SHRM (Sociedade de Gestão de Recursos Humanos), 69% dos empregados têm mais probabilidades de permanecer numa empresa durante três anos se tiverem uma grande experiência de onboarding.”

“Além disso, as organizações com um processo de onboarding padronizado experimentam níveis de produtividade 50% mais elevados por parte dos novos membros do pessoal”

Embora cada organização tenha diferentes técnicas de onboarding, o importante a lembrar é que quanto mais depressa uma nova contratação se sentir bem-vinda e preparada para o seu novo emprego, mais depressa esse empregado será capaz de contribuir para o sucesso geral da empresa. Como a SHRM salienta, os empregados que estão a bordo usando a técnica de afundar ou nadar frequentemente lutam para descobrir o que se espera e como podem ter sucesso no seu novo local de trabalho.

O processo de bordo do empregado

A partir do momento em que a papelada está completa e o empregado faz oficialmente parte da organização, eles têm o seu primeiro dia de trabalho. O seu primeiro dia é o início do processo de integração.

No primeiro dia, o novo empregado será apresentado aos seus objectivos-chave, bem como às expectativas que lhes foram colocadas. Encontrar-se-ão com os seus colegas de trabalho e conhecerão as pessoas com quem trabalharão directamente para alcançar os seus objectivos. O primeiro dia é também um passo importante na aclimatação do empregado à cultura da empresa, operações diárias, regras do escritório, e outros tópicos importantes.

Durante a primeira semana e meses subsequentes, o empregado receberá formação adicional sobre o seu papel e responsabilidades. A equipa de contratação, a equipa de gestão, ou o departamento de RH verificará periodicamente com o funcionário para determinar o seu progresso. Muitas vezes, é durante este tempo que o novo empregado trabalhará sob um mentor ou um supervisor directo responsável pela sua formação.

Até ao final do primeiro ano, o novo empregado deverá atingir a plena produtividade no seu papel. Deve estar preparado para assumir novos desafios e desenvolver ainda mais as suas competências. A partir deste ponto, a maioria das empresas concentra-se nos esforços de retenção de empregados e no desenvolvimento contínuo de competências para tornar os seus empregados mais bem sucedidos no futuro.

Elementos-chave de uma experiência de bordo padronizada e individualizada

Elementos de bordo standard

A um nível macro, muitos elementos do processo de bordo são relativamente padronizados. Por exemplo, todos na empresa precisam de completar a papelada geral e as formações da empresa. As novas contratações devem ser preparadas com um conhecimento global da empresa. Tais elementos padrão podem incluir:

• Valores, missão, e cultura da empresa
• Nova papelada de contratação
• Políticas e procedimentos gerais para toda a empresa
• Processos empresariais chave
• Importar- conhecer pessoas e organigrama (CEO, Directores, etc.).)

Elementos de bordo individualizados

Os microelementos dos melhores programas de bordo incluem itens específicos do departamento, função, e/ou localização do funcionário. Para ajudar a compreender porque é que isto importa, pense por um segundo sobre as diferenças entre departamentos de uma organização bem conhecida, tal como um grande fabricante de automóveis.

Em tal cenário, faria sentido embarcar uma pessoa para a equipa financeira da mesma forma que se embarcaria num mecânico?

Alguns exemplos de elementos incluídos num programa de bordo individualizado incluem:

• Cultura do departamento ou local de trabalho
• Explicação de como a função do novo contratado se enquadra na estratégia e objectivos globais da empresa
• Expectativas e objectivos de gestão mensuráveis
• Processos departamentais chave
• Importadora-conhecer pessoas (gestor, mentor, amigo, membros da equipa)

li>Plano e objectivos de aprendizagem personalizados

Como é um programa de bordo bem gerido?

Um programa de bordo bem gerido é bem pensado e coordenado. O mais importante a lembrar é que o onboarding não é um programa de tamanho único. Diferentes empregados, dependendo do nível da sua carreira, função profissional, influência geográfica ou cultural, etc., exigirão diferentes técnicas de onboarding para garantir o sucesso.

Embora os programas de onboarding variem muito de organização para organização, existem várias características abrangentes presentes em todos os programas de onboarding bem geridos.

Um dos elementos mais importantes de um programa de onboarding bem sucedido é concentrar-se na experiência do novo contratado. A experiência de onboarding deve ser enriquecedora, mas simples. Para o conseguir, os requisitos de onboarding como formulários e manuais devem ser apresentados como um fluxo de trabalho claro e auto-explicativo, orientado por tarefas.

Para além disso, programas de onboarding bem sucedidos:

• Propor um fluxo de trabalho contínuo, claro e conciso, e canais consistentes de comunicação
• Facilitar a aprendizagem em todos os níveis organizacionais
• Alinhar claramente novas contratações para estratégias chave de negócios
• Estabelecer marcos para avaliar o sucesso de novas contratações
• Apresentar informação em fácil…quantidades digeríveis
• Reforçar a marca de emprego e outros aspectos positivos da cultura da empresa
• Fornecer ao empregado tanto elementos de bordo padrão como elementos de bordo individualizados

Belas práticas de bordo

Com milhares de clientes em quase todas as indústrias e localizados em todo o mundo, já vimos o que funciona. Aqui estão algumas das melhores práticas de bordo que o ajudarão a inspirar novos talentos:

1. Configurar candidatos para o sucesso antes do seu primeiro dia com um forte programa de bordo. Formação preliminar, documentação, apresentações e familiarização com a sua cultura e valores podem ser feitas antes da data de início da sua nova contratação.
2. Continuar a construir a confiança e a relação entre os seus recrutadores e os que procuram emprego. A integração facilita a transição de candidato para empregado, aumentando a produtividade cedo e a probabilidade de novas contratações permanecerem mais tempo.
3. Focalize a cultura e os valores da sua organização. As suas novas contratações passam muito tempo a falar com os seus recrutadores sobre o que é trabalhar para a sua empresa. Onboarding é o momento para os reforçar e assegurar que fizeram a escolha certa. Mostre aos novos contratados que abordagem e valores os ajudarão a avançar e a contribuir para a sua empresa.

Faça com que seja fácil para os novos contratados aprender mais sobre a sua organização e encontrar respostas às perguntas mais comuns. Utilize um portal de bordo para incluir informações sobre a sua empresa, a sua nova equipa e papel, produtos e serviços, benefícios, próximos eventos, e logística de primeiro dia, tais como o que trazer e onde estacionar.

4. Inclua recrutadores e gestores de contratação na experiência de bordo. De acordo com um relatório da Harvard Business Review, 40% dos adultos declaram sentir-se sozinhos no trabalho. As caras amigas devem aparecer durante todo o onboarding, incluindo novos grupos de recrutamento onboarding.
5. Segurar tudo – computadores portáteis, pacotes onboarding, papelada, recursos de formação, etc. – está preparado e pronto para novas contratações no seu primeiro dia. O nível de preparação do seu negócio estabelece o tom certo sobre foco, produtividade, eficiência, e expectativas. Isto é ainda mais crítico para empregados remotos

Automatização do embarque

O embarque é lento e propenso a erros quando é manual e existe num silo. O onboarding automatizado acelera os fluxos de trabalho, elimina o trabalho ocupado dos recrutadores, e facilita a comunicação entre RH, Finanças, TI, gestores de contratação, e equipas individuais.

Esta situação assegura que novas tarefas de contratação sejam atribuídas e realizadas antes da chegada de novas contratações.

Assegurando tudo – computadores portáteis, pacotes de onboarding, papelada, recursos de formação, etc. – esteja preparado e pronto para novas contratações no seu primeiro dia, você estabelece o tom certo sobre foco, produtividade, eficiência, e as suas expectativas. Além disso, as novas contratações têm tudo o que precisam para se lançarem no terreno.

Automando o processo de onboarding com software onboarding empregado

O software onboarding empregado é uma solução tecnológica que torna a integração de novos empregados na sua posição dentro de uma empresa mais suave e mais eficiente. Muitas das organizações mais bem sucedidas automatizaram os seus programas de onboarding com software onboarding empregado para racionalizar as suas iniciativas de aquisição de talentos e aumentar o seu retorno sobre o investimento. O software utilizado para automatizar os programas de onboarding ajuda a reduzir custos, ao mesmo tempo que melhora a retenção e produtividade dos empregados a longo prazo. A maioria do software onboarding de empregados é agora baseado na nuvem e inclui um painel digital que permite às equipas de aquisição de talentos e aos gestores acompanhar e comunicar sobre o progresso de um novo empregado.

O software onboarding de empregados inclui também ferramentas para tornar mais racionalizadas as tarefas de gestão do onboarding. O pessoal de RH pode utilizar o software para automatizar as tarefas de menu, tais como arquivar documentos fiscais, para que se possam concentrar em aspectos mais importantes da experiência de onboarding, tais como o progresso do empregado em direcção à produtividade total e a sua compreensão da cultura da empresa.

Overtudo, o software onboarding empregado permite à equipa de RH acompanhar todo o processo de onboarding, desde o momento em que um empregado é contratado até ao ponto em que se torna proficiente no seu papel, e mais além.

Onde é que o software onboarding empregado se encaixa no processo de recrutamento?

O software onboarding empregado entra quase sempre em cena no final do processo de recrutamento, depois de um candidato ter sido contratado pela empresa. Uma vez aceite um candidato, a sua informação pode ser transferida ou importada para o software de onboarding para que possa iniciar a sua viagem de onboarding.

O software de onboarding integra-se com outros sistemas de gestão de recursos humanos, como por exemplo:

• Payroll
• Benefícios de gestão
• Ferramentas de gestão de desempenho

Com a solução certa, as empresas podem até integrar o seu software de bordo com as suas ferramentas de recrutamento, permitindo uma transição perfeita da candidatura para o embarque.

Por exemplo, o software iCIMS Text Engagement ajuda a manter os recrutadores e gestores de recrutamento envolvidos ao longo da experiência de onboarding e oferece outra forma de comunicação e check-in com as novas contratações. Ao integrar o iCIMS Gestão de Ofertas, os empregadores podem fornecer às novas contratações cópias das suas cartas de oferta no seu portal pessoal de onboarding. Isto torna a experiência auto-serviços, poupando tempo aos clientes na procura de cópias originais.

O melhor software de onboarding da classe inclui modelos fáceis de usar para onboarding, ferramentas de gestão de tarefas, e mensagens automatizadas, incluindo alertas de risco e e-mails accionados. Para o novo empregado, a solução onboarding pode incluir painéis de bordo que lhes permitem interagir com o software através de um portal seguro. Isto permite-lhes completar tarefas de onboarding, de modo a serem rastreados e registados.

Por que é importante o software onboarding dos funcionários?

Muitas organizações lutam com o onboarding, e com a contratação em geral. As empresas que contratam empregados sazonais precisam de passar pelo processo de onboarding de forma rápida e eficiente. As organizações com uma elevada taxa de rotação, tais como a indústria retalhista, precisam de ser capazes de preencher rapidamente as funções e reduzir o seu tempo para atingir a produtividade tanto quanto possível.

O software de onboarding para funcionários ajuda automatizando as tarefas onboarding que se intrometem no caminho do trabalho real do onboarding, tais como o preenchimento de documentos fiscais. Cria uma lista clara de tarefas que devem ser concluídas, para que cada parte interessada possa ter uma compreensão clara de onde está cada novo empregado no seu processo.

Além disso, este tipo de software fornece à equipa de RH e ao novo empregado um processo transparente e padronizado para a incorporação de novos empregados, o que poupa tempo e cria uma experiência consistente para todos na empresa. Com um processo padronizado, a empresa pode recolher dados sobre o processo de integração para detectar tendências e fazer melhorias incrementais. É também mais fácil para o novo empregado, pois pode confiar no software para o orientar através da sua experiência.

O software de onboarding ajuda também nas obrigações de conformidade. As melhores soluções incluem ferramentas para a preparação, assinatura e gestão automatizada de formulários governamentais. Isto reduz os riscos e garante a não perda de documentos ou informações importantes.

O que procurar no software onboarding empregado

No mínimo, uma solução onboarding empregado deve incluir características que permitam a uma empresa fazer o seguinte:

• Gerir sem problemas a papelada de contratação
• Assegurar a conformidade da documentação, mesmo em conformidade…heavy industries
• Criar fluxos de trabalho automatizados para novos empregados e pessoal de RH
• Acompanhar o progresso dos empregados no processo de embarque
• Criar uma única fonte de verdade para informação de empregados
• Gerar análises e relatórios sobre o processo de integração

As melhores soluções permitem integrações complexas no seu software de RH existente. Deverá também ser capaz de acompanhar o processo de onboarding em múltiplos sistemas, incluindo gestão de capital humano e software de folha de pagamento. Isto permite que os registos da nova contratação sejam facilmente deslocados para outros sistemas após a sua contratação.

Rotagem de investimento de bordo

Para estabelecer o retorno do investimento, pode-se olhar para os possíveis retornos para uma empresa hipotética com 200 empregados. Assumindo um volume médio de negócios e crescimento, o custo de onboarding de novos empregados manualmente é de aproximadamente $102.000 por ano.

Ao automatizar o processo de onboarding, esta empresa modelo realizou um retorno do investimento de mais de $79.000 por ano!

Como é isso possível, perguntam vocês? Primeiro, ao automatizar o processo de onboarding, a empresa eliminou todos os custos associados ao correio. Formulários electrónicos, como o W-4 e I-9, foram automatizados reduzindo o tempo de preparação e processamento de documentos.

Segundo, a logística, tal como a criação de postos de coordenação, encomendas de fornecimento, e pedidos de TI, também foram automatizados, reduzindo o tempo gasto e, consequentemente, os custos associados a estas tarefas. Apenas estas alterações reduziram o custo hipotético de onboarding por contratação em metade.

p>Embora os números utilizados nos cálculos abaixo possam variar de organização para organização, o ponto é claro – a automatização do processo de onboarding poupa a uma organização uma quantidade significativa de tempo e dinheiro.

software de onboarding de funcionários da iCIMS

iCIMS Onboarding acelera o processo de onboarding através de processos automatizados de onboarding, modelos, tarefas, e formulários electrónicos. Acompanhe todo o processo de onboarding através de múltiplos sistemas e integre sem problemas o seu software de onboarding com as suas outras soluções de RH.

• Prepare novas contratações para a estrada à frente com portais de onboarding que os guiam na sua viagem.
• Inclua mensagens e vídeos personalizados, tornando mais fácil mostrar a sua marca única e manter novos funcionários envolvidos. Mesmo que opere numa indústria pesada em termos de conformidade, o iCIMS facilita a conformidade com ferramentas de documentação virtual.
• Automate a gestão dos seus documentos fiscais para garantir que estão isentos de erros e facilitar a conformidade para as suas novas contratações através de um guia intuitivo.

O processo de recrutamento deve ser emocionante e envolvente. iCIMS cuida de todo o trabalho pesado, para que se possa concentrar em trazer o seu novo funcionário para a dobra.