Probate é o processo supervisionado pelo tribunal para recolher os bens da pessoa falecida, pagar dívidas e impostos, e distribuir o que resta aos herdeiros. A menos que membros da família ou credores estejam a lutar, há muito pouca supervisão do tribunal. Na maior parte dos casos, a sucessão é papelada.

Para o ajudar a compreender como funciona a sucessão, aqui está uma visão geral do processo de sucessão na maioria dos estados. Em alguns estados, incluindo aqueles que adoptaram todo o conjunto de leis chamado Código Uniforme de Combate, o processo é mais simples e mais rápido do que o aqui descrito. (Ver Processo de Bónus nos Estados do Código Uniforme de Bónus (UPC) para saber se o seu é um Estado UPC).

Vale a pena mencionar que muitas propriedades não precisam de passar por um processo de bónus regular; muitas propriedades qualificam-se como “pequenas propriedades” ao abrigo da lei estadual, mesmo que contenham bens valiosos. Nesse caso, os sobreviventes podem ser capazes de utilizar um procedimento de sucessão simplificado – ou mesmo transferir bens sem nunca irem a tribunal.

Começar a sucessão solicitando a nomeação como Executor

Quando se faz a sucessão de um testamento, começa-se por pedir ao tribunal de sucessões que o nomeie como executor ou representante pessoal, qualquer que seja o termo utilizado no seu estado. Se não houver vontade, em alguns estados pedirá para ser o “administrador”

Para fazer este pedido, provavelmente terá de apresentar um requerimento, uma certidão de óbito, e o testamento original (se ainda não o tiver depositado junto do tribunal) junto do tribunal de sucessões local do condado onde a pessoa falecida vivia na altura do óbito.

O documento em que faz o seu pedido será provavelmente chamado de petição ou requerimento. Deve conter certas informações, tais como a data do óbito, nomes dos familiares sobreviventes e dos beneficiários indicados no testamento, e assim por diante. Muitos tribunais fornecem formulários de preenchimento em branco; se o seu não o fizer, terá de escrever algo a partir do zero. (Cada tribunal de sucessões tem as suas próprias regras sobre os documentos necessários.)

Se a pessoa falecida possuía bens imóveis em mais de um condado no mesmo estado, pode tratar de tudo num único tribunal de sucessões. Não há necessidade de conduzir um processo de sucessões separado no outro condado.

Entendendo o que acontece na primeira audiência de sucessões

O tribunal de sucessões agendará uma audiência para dar às partes interessadas a oportunidade de se oporem à sua nomeação como executor. Antes da audiência, terá de enviar uma notificação legal formal aos beneficiários nomeados no testamento e aos herdeiros ao abrigo da lei estatal (as pessoas que herdam se não houver um testamento válido). Também enviará notificações aos credores que conhece, e publicará uma notificação legal num jornal local para alertar os outros.

Na maioria dos casos, a audiência é uma formalidade; provavelmente nem sequer precisará de comparecer. Se o seu pedido for aprovado, o tribunal emitirá documentos que o autorizam a agir em nome da propriedade. Na maioria dos locais, estes documentos chamam-se Cartas de Autoridade ou Cartas Testamentárias, ou Cartas de Administração, se não houver vontade. São frequentemente referidas apenas como “cartas”

Se vive noutro estado, poderá ter mais alguns requisitos a cumprir. Por exemplo, poderá ter de apresentar um documento ao tribunal no qual nomeia um residente local como seu “agente”. Esta pessoa pode aceitar documentos legais em seu nome e está sujeita à autoridade do tribunal.

Postar uma caução

O tribunal de sucessões pode exigir-lhe que afixe uma caução – um tipo de apólice de seguro que proteja a propriedade de perdas que cause, até um determinado montante em dólares.

Muitos testamentos dizem especificamente que não é exigida caução. Se o testamento não abordar esta questão, cabe ao juiz. Se todos os beneficiários sob o testamento concordarem, por escrito, que não é necessário, é pouco provável que o juiz o ordene. Mas alguns tribunais exigem sempre uma caução se o executor testamentário viver fora do estado ou se a pessoa que serve como executor não for a pessoa indicada no testamento.

Se a caução for exigida, o seu montante dependerá do tamanho da herança. As sociedades de fianças, a maioria das quais são divisões de companhias de seguros, cobram normalmente uma taxa de cerca de 10% do montante nominal da caução. Pode pagar a caução a partir de fundos imobiliários.

Provar a validade do testamento

Se houver um testamento, tem de provar que é válido. Normalmente, tudo o que precisa é do depoimento de uma ou mais testemunhas do testamento, numa destas formas:

• um depoimento notarial, chamado “declaração juramentada de autoprovação”, que as testemunhas assinaram quando testemunharam o testamento
• uma declaração juramentada assinada por uma testemunha agora, ou
• depoimento judicial de uma testemunha.

Pagamento de Débitos

Enquanto o caso de testamento está pendente, é possível reunir bens e abrir uma conta bancária em nome do património, e utilizar a conta para pagar aos credores. Isto inclui contas óbvias (contas pendentes de cartão de crédito, serviços públicos, despesas funerárias, etc.), bem como impostos. Os casos de sucessões devem também permanecer abertos durante vários meses – cerca de quatro a seis, na maioria dos estados – para dar aos credores uma oportunidade de se apresentarem.

Terá provavelmente de dar ao tribunal uma lista dos bens da pessoa falecida e, se necessário, obter uma avaliação dos bens. Se quiser vender bens imobiliários ou um negócio, poderá precisar de obter autorização do tribunal. (Mas muitos testamentos autorizam os testamenteiros a proceder ao abrigo de uma lei chamada Lei de Administração Independente de Heranças, que dá aos testamenteiros liberdade para pagar os créditos dos credores e vender bens imobiliários sem aprovação prévia do tribunal.)

Pagamento de Impostos

Como testamenteiro, será também responsável por apresentar as declarações de impostos e pagar as contas de impostos a tempo. Abaixo estão possíveis declarações de impostos que poderá ter de apresentar:

• declarações de impostos federais e estaduais para os últimos meses de vida da pessoa falecida (ver Apresentar uma declaração de imposto de renda de uma pessoa falecida)
• as declarações de imposto de renda federal e estadual do ano anterior, se a pessoa falecida faleceu antes de as apresentar (por exemplo, se o falecido faleceu em Março de 2020 antes de apresentar as declarações de imposto de renda de 2019, terá de apresentar declarações para 2019 bem como para 2020)

li> declarações de imposto de renda federal e estadual para a propriedade em si, se a propriedade receber mais do que um montante mínimo de rendimentos durante o processo de sucessão

• uma declaração de imposto federal sobre a propriedade (para propriedades com valor superior a $11.58 milhões)
• uma declaração de imposto sobre heranças estaduais (aplicável apenas em cerca de uma dúzia de estados, para propriedades com valor superior a um determinado montante), e
• uma declaração de imposto sobre heranças estaduais (aplicável apenas em seis estados).

Para mais informações sobre impostos sobre heranças e impostos sobre heranças, ver Imposto sobre heranças vs. Imposto sobre heranças: Qual é a diferença?

Se todas estas declarações de impostos parecerem muito trabalho, não desanime – é pouco provável que precise de apresentar mais do que algumas. Tenha em mente, também, que a ajuda fiscal especializada está prontamente disponível e pode ser paga com bens patrimoniais.

Dando Propriedade aos Beneficiários Antecipadamente

Não pode dar aos beneficiários as suas heranças até ter a certeza de que a propriedade tem bens suficientes para pagar dívidas e impostos. No entanto, desde que tenha dinheiro suficiente para pagar impostos e despesas finais, poderá distribuir alguns bens antes do fim do processo de sucessão. A lei estatal pode limitar o montante que pode dar, e pode também precisar de aprovação prévia do tribunal.

P>É possível haver boas razões para distribuir bens mais cedo do que mais tarde, especialmente se o património tiver claramente muito dinheiro para pagar dívidas. Por exemplo, se um carro for deixado para sentar, é provável que o seu valor desça, e é um incómodo para manter. O mesmo pode ser verdade para os artigos domésticos que não têm muito valor monetário. E alguns beneficiários podem estar agora a precisar de dinheiro – um estudante universitário, por exemplo.

Ajustamente lembre-se que tem o dever legal de ser justo e imparcial ao lidar com os beneficiários. Se fizer distribuições antecipadas, não favoreça os beneficiários a quem está perto – convida a uma luta.

Distribuir propriedade e fechar a propriedade

Quando o período de reclamação dos credores tiver passado, tiver pago dívidas, apresentado todas as declarações fiscais necessárias e resolvido quaisquer disputas, está pronto para distribuir a propriedade restante aos beneficiários e fechar a propriedade. O encerramento do espólio liberta-o das suas funções como executor testamentário.

Durante o seu pedido de encerramento do espólio, terá de prestar contas das suas actividades ao tribunal. A contabilidade mostra para onde vão todos os bens patrimoniais e mostra que já pagou aos credores. Também documenta quaisquer rendimentos que os bens patrimoniais recebidos durante o testamento e quaisquer perdas para o património – por exemplo, se um bem declinou no seu valor. Alguns tribunais fornecem formulários de contabilidade de preenchimento em branco. Se o seu não o fizer, pode consultar documentos arquivados noutros casos (os registos de sucessões são públicos) para ter uma ideia do que é necessário.

Excerto em parte do The Executor’s Guide, de Mary Randolph (Nolo).