Nous sommes tous passés par là : Vous avez envoyé un courriel ; vous avez besoin d’une réponse mais vous n’en avez toujours pas reçu, et maintenant vous êtes retenu par le manque de communication. Peut-être avez-vous déjà appelé ou envoyé un suivi, mais vous avez besoin d’une réponse claire.

Comment rappeler poliment à quelqu’un que vous avez besoin d’une réponse ? Voici quelques conseils.

Soyez court et gentil.

Les courriels courts sont faciles à lire et ils obtiennent généralement une réponse.

Comme un texte rapide ou une note d’un ami, ces courriels peuvent être familiers, efficaces et non intrusifs. Ci-dessus, la société de vêtements Everlane se limite à deux phrases. En même temps, ils emballent des données importantes, comme la proposition de valeur de 20 $ et la date limite claire du 11 décembre à 23h59 ET pour échanger la récompense.

Donnez la bonne quantité de contexte.

Assurez-vous que le destinataire sait de quoi vous parlez en transférant votre e-mail original ou en mentionnant à nouveau votre demande. S’il ne vous a pas rappelé, il a peut-être oublié ce dont vous aviez besoin.

Utiliser des différences subtiles dans le formatage du texte – comme un changement de couleur dans l’exemple ci-dessus – peut aider à distinguer rapidement la première et la deuxième note de suivi. Lorsque votre destinataire est noyé sous un flot d’emails, rendre le message aussi clair que possible contribuera grandement à obtenir une réponse.

Ne supposez pas qu’il vous a oublié.

Suggérer que vous avez peut-être manqué sa réponse, ne supposez pas qu’il vous a oublié. « J’ai peut-être manqué votre courriel, alors je voulais vérifier. »

Cela permet de maintenir le fil de discussion, de le rendre plus proche d’une conversation et d’éviter que les suivis ne deviennent une série de notes décousues qui deviennent rapidement ennuyeuses.

Les recherches montrent qu’une touche personnelle est plus importante que jamais pour conquérir vos clients. Avec une concurrence croissante pour capter et retenir les utilisateurs de votre produit ou service, de petites retouches peuvent faire une énorme différence.

Rappellez-leur une date d’échéance (si elle existe).

En plus d’être un élément d’information précieux, une date d’échéance ajoute un sentiment subtil d’urgence à l’e-mail – ce qui a poussé les gens à agir.

Vous n’avez pas besoin de mettre en évidence la date limite ou de la rendre grande et en gras pour affecter un petit sentiment de FOMO (fear of missing out). Il est important de trouver un équilibre entre l’envoi d’un rappel efficace et le fait d’être pressant ou d’intimider vos lecteurs pour qu’ils agissent – ce qui ne fonctionne généralement pas.

L’intégrer dans le texte comme le fait MailChimp (ci-dessus) permet de rester décontracté tout en étant utile.

N’oubliez pas de garder la date limite dans le fuseau horaire du destinataire.

Utilisez des images captivantes.

Ajouter des images stratégiques permet de captiver les spectateurs au-delà du simple texte.

Faire un peu de recherche sur l’audience peut vous aider à sélectionner ou à créer des images qui résonnent vraiment avec vos lecteurs et leur font apprécier votre email de suivi. Cela ne doit pas nécessairement être un projet coûteux ou qui prend du temps. Il existe de nombreux outils gratuits ou peu coûteux pour les marketeurs que vous pouvez expérimenter, comme VSCO et la collection Google Nik pour ajouter une touche professionnelle.

Donnez à vos lecteurs quelque chose d’inattendu.

Les personnes qui ouvrent des e-mails marketing anticipent une sorte de récompense ou d’opportunité de la part de l’entreprise elle-même. Lyft renverse la situation en rappelant aux gens de s’inscrire sur les listes électorales !

Bien que ce ne soit pas un email de rappel traditionnel, cela reste une excellente tactique marketing pour Lyft. Elle souligne l’engagement de l’entreprise envers le service public à un moment où ses concurrents trompent les autorités et bouleversent les clients.

Des rappels spontanés comme celui-ci peuvent se doubler de formes amusantes et créatives de relations publiques. Comprendre quelles sont les questions qui intéressent vos lecteurs et ajouter à la conversation peut forger un lien plus profond avec eux, conduisant à des relations précieuses au fil du temps.

Gardez-le simple

À la fin de la journée, si vous voulez juste obtenir une réponse, transférer le courriel original avec un « rappel doux » fera souvent l’affaire.

Mais si vous avez un peu de temps supplémentaire pour être créatif, de petits ajouts iront loin. De plus, il peut être ennuyeux de répéter les mêmes tactiques. Testez les stratégies ci-dessus pour mélanger les choses.

Si vous avez d’autres astuces, laissez-les dans la section des commentaires ci-dessous. Quelle est votre méthode ?

Vous voulez améliorer davantage vos e-mails de rappel ?

FollowUp surfaces des informations importantes sur les personnes que vous envoyez par e-mail – directement dans votre boîte de réception. Gardez des notes et des profils afin que les détails de chaque contact soient à portée de main. Si vous vous inquiétez de suivre, ajoutez des rappels d’étape suivante en un clic pour ne jamais oublier. Explorez les fonctionnalités de FollowUp et ne manquez plus jamais un courriel.