De plus en plus d’entreprises ajoutent le coaching à leur architecture de communication. Une structure de communication bien conçue aidera les informations et les idées à circuler librement et efficacement dans toute l’organisation. Les entretiens individuels ou les séances de coaching sont des occasions pour les employés de partager leurs idées, leurs frustrations et leur évolution de carrière avec leurs responsables dans un cadre privé. La clé d’un coaching efficace est de comprendre qu’il est axé sur l’employé. Le rôle du manager est d’écouter et d’extraire les questions clés de l’employé. Il est recommandé aux managers d’écouter à 90 % et de parler à 10 %. Les managers peuvent également profiter des entretiens individuels pour demander un retour sur leurs propres performances et des suggestions de changement.
Liste de lectures recommandées sur le coaching
- Frequently Asked Questions : Objectifs et résultats clés (OKR)
- Le guide de définition des objectifs et résultats clés (OKR) de l’entreprise
- Le guide de l’engagement efficace des employés
- Le guide de facilitation du feedback des employés À LIRE ABSOLUMENT !
Fréquence et durée des one-on-ones
La fréquence et la durée des one-on-ones sont généralement laissées à la discrétion du manager. Il est recommandé d’avoir des réunions hebdomadaires de 30 minutes avec chaque employé. Certains managers trouvent que les one-on-ones prennent du temps et ne le feront pas. Cependant, ils doivent percevoir ces séances davantage comme des « contrôles de réalité » réguliers afin de s’assurer de l’alignement des objectifs des employés sur ceux de l’entreprise. Ces séances auront pour effet de motiver les employés qui savent qu’ils sont reconnus pour leur contribution à l’entreprise. Les employés auront le sentiment que la direction se soucie de leurs idées et de leur avancement professionnel au sein de l’entreprise. Un taux de rétention élevé d’employés performants et motivés permettra à votre entreprise d’économiser de l’argent à long terme.
Séances de feedback constructif
Les employés comme les managers redoutent les tête-à-tête lorsqu’ils savent qu’ils impliquent un feedback constructif. En tant que manager, n’oubliez pas que la séance concerne les employés. Parlez du problème de manière objective et permettez-leur de partager leurs points de vue. La chose la plus importante à faire ensuite est d’ALLER DE L’AVANT. Ne restez pas sur ce qu’ils ont fait, mais concentrez-vous sur ce qu’ils feront à l’avenir. Encouragez-les à élaborer un plan pour remédier au problème. N’oubliez pas que tous les employés réagissent différemment aux commentaires constructifs. Proposez-lui votre aide pour élaborer un plan s’il a du mal à en trouver un lui-même. Terminez la discussion en fixant une séance de suivi afin d’évaluer les progrès des employés. Montrez votre enthousiasme quant à leur capacité à réaliser ce qu’ils se sont fixés – vous voulez quitter la session sur une note positive.
Le langage corporel pendant les sessions de coaching
Le langage corporel est important pour donner le ton de la réunion. Ne vous séparez pas des employés en vous asseyant de l’autre côté d’une table de conférence. Ayez une présence ouverte en vous asseyant face à eux, les bras non croisés. Soyez ouvert et réceptif à ce qu’ils ont à dire. Établissez un contact visuel pour leur montrer que vous les écoutez activement et que vous êtes sincèrement intéressé par ce qu’ils disent. Soyez respectueux et ne regardez pas votre téléphone ou votre montre pendant la séance. Si vous avez un appel important à passer, fixez cette attente dès le début. Prenez des notes. Cela vous aidera à vous souvenir des points importants de la conversation et sera utile pour les séances de suivi. C’est aussi une façon de montrer aux employés que vous les écoutez.
Processus en six questions
Le coaching ne consiste pas seulement à donner un feedback positif et constructif. C’est l’occasion pour les dirigeants de recueillir les suggestions de leurs subordonnés directs sur une vision d’ensemble. Marshall Goldsmith, auteur à succès de What Got You Here Won’t Get You There ? parle de l’utilisation du processus des six questions pour un meilleur coaching. Il recommande aux dirigeants d’organiser des entretiens trimestriels avec leurs subordonnés directs afin de comprendre les désaccords avec l’alignement stratégique de l’entreprise. Je pense que ce processus peut être appliqué à tous les niveaux de l’organisation.
1. Où allons-nous ?
Demander aux employés leur avis sur la direction que devrait prendre l’organisation. C’est l’occasion de s’assurer que les objectifs stratégiques fixés par chaque membre de l’organisation sont en phase avec la vision de l’entreprise. Les employés ont la possibilité de proposer de nouvelles idées et de les partager avec les équipes de direction. Ils peuvent également avoir un meilleur aperçu de la façon dont l’organisation se porte puisqu’ils sont le principal contact avec les clients.
2. Où allez-vous ?
Cette question comporte deux niveaux. Le premier est celui de la direction vers laquelle se dirigent les équipes fonctionnelles spécifiques. Que tentent-elles de réaliser pour soutenir la mission, la vision et les objectifs de l’entreprise ? Le deuxième niveau est celui des objectifs et priorités individuels des subordonnés directs. Savoir vers quoi vos employés se dirigent peut vous aider à construire votre pipeline de succession.
3. Qu’est-ce qui va bien ?
Demandez à vos employés ce qu’ils pensent que l’organisation dans son ensemble fait bien et ce que leurs équipes ont fait de bien. Reconnaissez-les pour leurs réalisations et leurs contributions à vos objectifs généraux. Vous avez peut-être manqué certaines réalisations positives et c’est le cadre idéal pour en prendre connaissance.
4. Quelles sont les principales suggestions d’amélioration ?
Encouragez les employés à fournir des suggestions constructives pour l’avenir. Vous devriez choisir les principales possibilités d’amélioration et vous concentrer sur elles pour le trimestre. Ensuite, demandez à vos employés : « Si vous étiez votre propre coach, quelles suggestions auriez-vous pour vous-même ? » En écoutant leurs suggestions, vous pouvez ensuite modifier les vôtres pour mieux refléter les objectifs stratégiques de l’entreprise.
5. Comment puis-je aider ?
En écoutant vos employés, vous pouvez fournir le soutien approprié pour vous assurer que leurs suggestions sont mises en œuvre efficacement. Vous pouvez également participer en suggérant des approches et en demandant si l’approche sera utile pour devenir plus efficace. Les managers doivent se rappeler que l’amélioration ne se mesure pas à la fréquence des entretiens individuels, mais à leur qualité. La clé de l’amélioration est de fournir un coaching aux bonnes personnes sur le bon sujet.
6. Quelles suggestions avez-vous pour moi ?
Cette question fait des one-on-ones une conversation à double sens. Les managers qui demandent un feedback et se concentrent sur l’amélioration des comportements clés sont plus susceptibles d’avoir une augmentation de l’efficacité du leadership. Les employés sont plus ouverts à l’idée d’être coachés, lorsque leurs managers sont prêts à être coachés par eux.
Devenir un coach efficace nécessite des essais et des erreurs. Il n’existe pas de formule parfaite sur la façon d’être le meilleur coach puisque chaque entreprise et chaque personne sont différentes. Par conséquent, n’hésitez pas à demander le feedback de vos pairs, de vos superviseurs et des membres de votre équipe. Pratiquez différents scénarios de coaching avec vos collègues afin de découvrir vos points forts et de travailler sur vos points faibles. Le résultat final d’un coaching efficace concerne à la fois les employeurs et les employés. Pour les employeurs, les entretiens individuels fournissent une structure d’orientation et de concentration qui conduit à une meilleure productivité. Les employés sont plus satisfaits car le coaching leur permet de partager leurs idées et leurs plans de carrière.
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