Par Katie Azevedo, M.Ed.

Dans la plupart des situations qui vous obligent à communiquer avec votre enseignant, il est préférable de lui parler en personne. Je conseille les rencontres en face à face lorsque c’est possible, car cela réduit les risques de mauvaise communication. Les réunions en personne nous donnent également la possibilité de communiquer par le biais du langage corporel, ce qui est important si vous avez du mal à vous exprimer verbalement.

Cependant, il arrive que les réunions en face à face ne soient pas possibles et que vous deviez écrire un courriel à la place. Pour ces raisons, vous devez savoir comment écrire un courriel à votre professeur afin que votre message soit clair et respectueux, et aussi pour que vous obteniez une réponse qui réponde à vos préoccupations.

Si votre courriel n’est pas clair et que vos questions sont indirectes, vous n’obtiendrez probablement pas les réponses claires et directes que vous recherchez – c’est logique, non ?

Savoir comment écrire un courriel à votre professeur n’est pas seulement une compétence scolaire ; un jour, vous écrirez des courriels à votre patron, à vos collègues de travail et à d’autres personnes haut placées. Et comme vous ne pouvez pas appuyer sur « Annuler », vous avez intérêt à le faire correctement dès la première fois. Si vous avez quitté l’école et que vous êtes sur le marché du travail, ces conseils, règles et exemples de courriels s’appliquent également à vous.

Ok, au tour des règles, des choses à faire et à ne pas faire.

Comment écrire un courriel à votre professeur (ou à votre patron, collègue, directeur, etc.)

1. Répète après moi : un courriel n’est pas un texto ! !!

2. Répète après moi : un courriel n’est pas un roman ou un poème épique.

3. Indique toujours un objet. Ne laissez jamais ce champ vide. Faites en sorte qu’il soit court et précis, en gros, c’est comme donner un « titre » à votre courriel. Ne soyez pas créatif, n’utilisez pas de majuscules (pas besoin de CRIER) et évitez les points d’exclamation, sauf s’il s’agit d’une véritable urgence… auquel cas….appellez le 911 ?

Exemples de bons sujets :

• Répéter le test de lundi
• Rester après l’école cette semaine
• Question sur les devoirs de ce soir
• Prévoir un moment pour se rencontrer

Exemples de sujets terribles :

• Quoi ai-je manqué ???
• Help!!!!
• J’ai perdu mon devoir et je ne sais pas où en avoir un autre pouvez-vous m’en envoyer un autre

4. Utilisez une salutation correcte. Dans le langage chic, cela s’appelle une salutation. Je ne suis pas fantaisiste. Dans la plupart des scénarios, lorsque vous écrivez un courriel à votre professeur, vous utiliserez  » Chère Mme Smith  » – ou quel que soit le nom de votre professeur. Si tu as ton professeur depuis plus de quelques semaines, tu peux utiliser « Bonjour Mme Smith ». Dans les deux cas, fermez toujours votre salutation par une virgule.

Exemples de bonnes salutations par courriel :

• Cher M. Smith,
• Hi Mme Jones,

Exemples de mauvaises salutations par courriel :

• Hey!!
• Quoi de neuf ?

5. Présentez-vous . À moins que vous ne soyez à l’école primaire et que vous n’ayez qu’un seul professeur, la première phrase de votre courriel doit indiquer clairement et directement qui vous êtes. Ne sautez pas cette étape, même si votre adresse électronique contient votre nom. Gardez cette information basique et pertinente (votre professeur/patron n’a pas besoin de connaître votre pointure de chaussures). N’écrivez pas plus d’une phrase.

Exemples de bonnes phrases d’introduction :

• C’est Maria Ricci – je suis dans votre cours de chimie de période A.
• C’est Chrissy Holmes, et je suis dans votre cours d’économie 101 du mardi soir.

6. Rédigez une brève phrase de présentation. Il s’agit d’une phrase importante, simple et unique qui indique clairement pourquoi vous écrivez le courriel. Elle doit être similaire à votre ligne d’objet. Si cette phrase ne correspond pas à votre ligne d’objet, revenez en arrière et modifiez votre ligne d’objet.

Exemples de bonnes phrases d’aperçu :

• Je vous écris parce que j’étais absent mardi et j’ai quelques questions sur ce que j’ai manqué.
• Je vous écris pour faire le suivi de notre conversation d’hier après le cours.
• Je vous écris parce que je cherche une aide supplémentaire sur la matière que nous avons couverte cette semaine.

7. Rédigez le corps du courriel. C’est là que vous énoncez votre message et/ou posez vos questions, et c’est toute la raison pour laquelle vous écrivez. Soyez direct, soyez clair, et soyez bref. Idéalement, cette section devrait comporter cinq phrases ou moins. Si vous avez plusieurs questions, utilisez des puces. Si vos phrases sont longues, utilisez des sauts de ligne supplémentaires (paragraphes) pour séparer le texte en plus petits morceaux. (Voir les conseils supplémentaires ci-dessous pour en savoir plus sur la taille des paragraphes et la lisibilité.)

8. Remerciez votre professeur/patron et terminez le courriel. Encore une fois, gardez cette partie de votre courriel brève.

Exemples de bonnes clôtures de courriel :

Merci ! Sincèrement, Meggan Meggles

J’apprécie votre aide. Billy Bob

9. Vérifiez avant d’envoyer. Ne sautez pas cette étape ! Lisez l’e-mail à haute voix pour attraper les parties funky, et passez en revue les erreurs d’orthographe ou de choix de mots. Pour l’amour de tout ce qui est sacré, mettez des majuscules à vos  » je « .

Maintenant que vous savez comment écrire un courriel à votre professeur (ou patron), considérez également les conseils suivants.

1. Ne dépassez pas les paragraphes de quatre ou cinq phrases chacun.

2. Limitez les points d’exclamation. Si vous devez absolument en utiliser un, limitez-vous à un point d’exclamation par courriel.

3. Évitez les reproches et prenez vos responsabilités. Si vous envoyez un courriel à votre professeur au sujet d’un problème que vous avez avec votre note ou d’un problème que vous rencontrez, faites attention à votre formulation. Au lieu de « Je ne comprends pas pourquoi vous m’avez mis un F ! », vous pourriez écrire « J’ai eu un F à ce devoir et j’espère que vous pourrez m’aider à comprendre ce que j’ai fait de mal. » S’approprier la situation est une bien meilleure approche et augmentera les chances que votre professeur vous aide.

4. Pour les courriels à fort enjeu – comme si vous envoyez un courriel à votre directeur ou à votre patron – envoyez-vous d’abord le courriel à vous-même. Faire cela vous donne une dernière chance de le relire pour détecter les fautes de frappe et/ou les erreurs de ton.

5. Soyez bref. Tout courriel de plus de 10-12 phrases est préférable à un appel téléphonique ou à une réunion en personne

6. N’abusez pas du formatage. Évitez les couleurs, les polices de caractères bizarres, les lettres tout en majuscules et les caractères gras et italiques excessifs. Un endroit approprié pour utiliser le gras pourrait être de mettre en évidence les dates et les heures, comme dans l’exemple suivant :

Seriez-vous en mesure de me rencontrer le mardi 20 novembre à 14h00 ?

7. Évitez les blagues et les sarcasmes. Gardez l’humour et le sarcasme pour les conversations en personne, car il est facile pour le destinataire de mal interpréter votre ton sans entendre votre voix ou voir votre langage corporel / vos expressions faciales.

L’e-mail est une forme de communication efficace et efficiente, lorsqu’il est fait correctement. Alors restez simple, restez respectueux, et PROOF READ !

Et si vous avez du mal à demander de l’aide, voici quelques conseils clés pour vous.

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