Critères de sélection d’une grande chambre de compensation pour la facturation médicale

La rentabilité des cabinets médicaux est mise à mal par la baisse des taux de remboursement des payeurs et l’augmentation des coûts d’exploitation. On observe également une tendance croissante à une responsabilité accrue du patient, tant pour les patients qui paient eux-mêmes que pour ceux qui sont assurés. Cela a un impact direct sur les cabinets médicaux qui courent désormais le risque d’une augmentation des soldes des comptes débiteurs des patients.
Les processus de gestion proactive du cycle des revenus sont essentiels pour garantir un remboursement complet et en temps voulu par les payeurs et minimiser le risque financier dû à l’exposition des comptes débiteurs des patients. Même si les chambres de compensation avaient une fonction limitée auparavant, l’étendue des fonctionnalités fournies par une bonne chambre de compensation de facturation médicale a augmenté de manière significative et englobe l’ensemble du cycle de revenus s’étendant de la vérification de l’assurance, de la soumission des demandes, de la remise et jusqu’aux appels et au règlement.

1. Qu’est-ce qu’une chambre de compensation ?
2. Pourquoi une bonne chambre de compensation remplit-elle des fonctions ?
3. Qu’est-ce que le processus de la chambre de compensation ?
4. Quels sont les avantages d’utiliser une grande chambre de compensation ?
5. Bonnes pratiques pour choisir une Clearinghouse
6. Quelles sont les meilleures Clearinghouses de facturation médicale ?

Qu’est-ce qu’une Clearinghouse ?

Définition d’une chambre de compensation

Selon www.clearinghouses.org:

1. Les chambres de compensation sont des agrégateurs (émetteurs et récepteurs) d’informations électroniques sur les réclamations dont la quasi-totalité est gérée par un logiciel.
2. Les chambres de compensation sont des stations ou des plaques tournantes électroniques qui permettent aux pratiques de soins de santé de transmettre des réclamations électroniques aux transporteurs d’assurance d’une manière sécurisée qui protège les informations de santé des patients, ou les informations de santé protégées.
3. Les chambres de compensation offrent aux facturiers médicaux et aux gestionnaires de facturation un moyen de consolider toutes leurs réclamations électroniques et de les gérer à partir d’un seul endroit, à partir d’un panneau de contrôle de tableau de bord en ligne, similaire à la vérification en ligne.

Une autre définition de la chambre de compensation des soins de santé est la suivante :

La chambre de compensation des soins de santé désigne une entité publique ou privée, y compris un service de facturation, une société de refacturation, un système d’information de gestion de la santé communautaire ou un système d’information sur la santé communautaire, ainsi que des réseaux et des commutateurs à valeur ajoutée, qui remplit l’une ou l’autre des fonctions suivantes :

1. Traite ou facilite le traitement des informations sur la santé reçues d’une autre entité dans un format non standard ou contenant un contenu de données non standard en éléments de données standard ou une transaction standard.
2. Reçoit une transaction standard d’une autre entité et traite ou facilite le traitement des informations de santé dans un format non standard ou contenant un contenu de données non standard pour l’entité réceptrice.

Fonctions d’une chambre de compensation

Administration pré-concours

Comme discuté ci-dessus, à l’époque de la responsabilité croissante des patients, la chambre de compensation doit fournir un mode de vérification de l’éligibilité à l’assurance en temps réel et par lots. L’éligibilité à l’assurance peut souvent être mise en œuvre dans le DME ainsi que dans les modules de gestion de la pratique (facturation). L’exigence clé est que vous devez vous inscrire à la fonction auprès de la chambre de compensation que vous avez choisie.

La chambre de compensation communique avec votre DME / système de facturation et effectue la vérification des prestations en fonction des données démographiques et de l’assurance du patient telles qu’elles sont saisies dans le registre des patients. En outre, la compagnie d’assurance individuelle attribuée à l’historique d’assurance du patient doit avoir l’ID de payeur électronique approprié tel qu’attribué par la chambre de compensation.

La vérification de l’admissibilité en amont identifie également les services nécessitant des co-paiements ou une coassurance et les franchises dont le patient est responsable. Si le cabinet a recueilli les détails de la carte de crédit des patients au moment de l’enregistrement, la responsabilité du patient peut être collectée au moment de la fourniture du service ou de l’épuisement des prestations d’assurance.

Patient – Provider Encounter

La chambre de compensation aide au codage conforme des rencontres avec les patients, ce qui permet d’accélérer le remboursement et de réduire également le risque d’audit potentiel. Même si la chambre de compensation peut fournir une liste complète des règles de vérification des demandes de remboursement, le logiciel de la chambre de compensation doit être programmé pour  » apprendre  » de l’expérience afin d’améliorer constamment le taux de premier passage.

Post-encounter ou Back Office Administration

3-1. Soumission des demandes de remboursement

1. Dans une situation idéale, la chambre de compensation doit être en mesure d’envoyer toutes les demandes de remboursement à tous les payeurs par voie électronique. Cependant, ce n’est pas toujours le cas car il y a toujours un certain nombre de petits payeurs qui peuvent ne pas être configurés pour la soumission électronique des demandes de remboursement.
2. Dans ces cas, le centre de compensation ou votre personnel peut être en mesure d’imprimer la demande de remboursement sur papier et de la poster au payeur.
3. En outre, la chambre de compensation doit être en mesure de fournir une réponse initiale assez rapidement permettant au personnel de facturation médicale de corriger la demande et de la soumettre à nouveau sans perte de temps.

3-2. Remise et comptabilisation des payeurs

1. Les chambres de compensation fournissent également une connectivité aux payeurs afin que les ERA (Electronic Remittance Advice) soient reçus par votre logiciel de facturation qui peut interpréter et comptabiliser les paiements sur les comptes des patients de manière automatisée. Cela permet de rationaliser le flux de travail et d’améliorer la productivité de votre bureau en sachant à l’avance quelles demandes ont été payées et pour quel montant.
2. Vous pouvez également traiter vos demandes secondaires beaucoup plus rapidement et réduire le nombre de jours où vos créances sont impayées.
3. Les ERA sont renvoyés dans un format cohérent et facile à comprendre et vous pouvez rapidement rechercher, visualiser ou imprimer chaque versement selon vos besoins.
4. Les outils de gestion des ERA en ligne proposés par la Clearinghouse vous permettent également de catégoriser et de corriger vos refus et de gérer le processus d’appel.

3-3. Gestion des refus

La gestion des refus commence par la prévention des refus. Comme les payeurs changent régulièrement les règles, vous ne serez peut-être pas en mesure de les éliminer complètement. Cependant, la qualité de l’épuration des demandes et la vérification de l’éligibilité peuvent certainement aider à réduire la probabilité de refus. Les outils de gestion des refus peuvent vous aider à gérer les refus et à vous assurer que chaque refus a été traité en identifiant la cause profonde afin de pouvoir l’éviter à l’avenir.

3-4. Facturation des patients

La meilleure situation est celle où vous pouvez facturer le patient au moment de la prestation du service, dès que la responsabilité du patient a été déterminée. Si ce n’est pas le cas, le Clearinghouse peut imprimer et envoyer par courrier les relevés des patients, ce qui peut être plus rentable pour votre cabinet.

3-5. Rapports et analyses

La fourniture de mesures exploitables et pertinentes sous forme de tableaux de bord et de rapports en temps réel peut permettre à un cabinet de découvrir des problèmes et de prendre des mesures correctives. Ces rapports doivent inclure l’analyse comparative des performances du cabinet par rapport aux pairs de l’industrie, ainsi que la mesure de la compétence du personnel pour mettre en évidence la variabilité entre les membres de l’équipe. Les outils de clearinghouse pourraient également permettre au cabinet de repérer les tendances en matière de rejet et de refus.

Le processus de la chambre de compensation

Typiquement, cet échange se déroule comme suit :

• Chaque demande déposée dans un logiciel de facturation médicale est transformée en un fichier conforme au format ANSI-X12-837
• Le fichier est téléchargé sur votre compte de chambre de compensation médicale
• La chambre de compensation vérifie (récure) le fichier pour détecter les erreurs avant de le transmettre à un payeur
• Le fichier est ensuite envoyé au payeur spécifié
• Selon la situation, le payeur peut soit rejeter, soit accepter la demande de remboursement
• Votre chambre de compensation reçoit une mise à jour concernant les erreurs détectées par la compagnie d’assurance et les ajoute à votre tableau de bord

Chaque transmission s’effectue sur une connexion sécurisée, comme l’exige la loi HIIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

Avantages d’une chambre de compensation

En général, les chambres de compensation fonctionnent beaucoup comme les institutions financières typiques qui traitent les transactions effectuées par voie électronique et vérifient les erreurs en cours de route. En gardant cela à l’esprit, voici comment un logiciel de chambre de compensation peut bénéficier à votre cabinet:

• Capter et réduire les erreurs : John Hopkins Medicine cite une étude qui affirme que 250 000 décès surviennent chaque année aux États-Unis en raison d’erreurs médicales. Certaines de ces erreurs sont dues à une saisie erronée des données. Le logiciel de centralisation des données médicales permet de détecter les erreurs qu’un utilisateur a pu commettre au cours du processus de saisie des données. Par exemple, il peut repérer les fautes de frappe commises lors de la collecte des informations sur le patient au cours du processus de saisie des données d’une demande de remboursement. Et comme ils ont déjà les données de chaque fournisseur d’assurance dans leur système, cela réduit la quantité d’erreurs que vous pouvez commettre lors de la transmission des informations sur les demandes de remboursement.
• Transfert sécurisé des données : Les chambres de compensation agissent comme des plaques tournantes électroniques qui permettent aux pratiques de soins de santé de transmettre les demandes de remboursement aux fournisseurs d’assurance de manière à sécuriser les RPS (renseignements médicaux protégés). Selon Healthcare IT News, le coût global moyen d’un dossier perdu ou volé dans les organismes de santé s’élève à 355 dollars par dossier. Le vol de données coûte des millions aux industries. Une ressource qui élimine cette possibilité vaut donc son pesant d’or.
• Sauvegarde des informations relatives aux demandes de remboursement : Gérez toutes vos informations sur les réclamations dans une seule source.
• Soumission rapide et propre des réclamations : Soumettez toutes vos demandes de remboursement à différents assureurs en même temps.
• Gestion des demandes de remboursement sans papier : Puisqu’une chambre de compensation médicale s’appuie sur un logiciel pour traiter les demandes de remboursement, elle élimine ou réduit la nécessité pour les prestataires de soins de santé de s’appuyer sur des documents papier comme les formulaires de demande de remboursement.
• Données précises : Votre cabinet reçoit des données précises qui peuvent vous aider à faire des prévisions de revenus précises avec des cycles de paiement raccourcis.
• Gain de temps : Avec une chambre de compensation médicale, vous passez plus de temps à traiter les patients et moins de temps à les facturer.

Bonnes pratiques de sélection de la chambre de compensation

La facturation est au cœur de votre cycle de revenus. Par conséquent, choisir la bonne chambre de compensation pour votre cabinet est un facteur important dans la gestion de votre trésorerie. Mais il existe des centaines d’options parmi lesquelles choisir. Pour trouver la chambre de compensation qui convient le mieux à votre cabinet, considérez les points suivants :

Budget de la chambre de compensation

Lorsque vous recherchez des fournisseurs potentiels, voyez si leurs formules tarifaires conviennent à votre budget. Demandez-leur un résumé des coûts. En fonction de vos préférences, vous pouvez opter pour un produit SaaS (software-as-a-service) basé sur le cloud ou une application web. Demandez combien chaque fournisseur facture pour les abonnements et les frais supplémentaires. Par exemple, certaines chambres de compensation peuvent vous facturer des frais supplémentaires pour l’ERA (Electronic Remittance Advice).

Compatibilité avec le logiciel de facturation médicale

Les logiciels de DSE et de facturation médicale doivent être compatibles afin de constituer une « solution unique » pour les besoins informatiques et de facturation d’un cabinet médical. Vérifiez si la chambre de compensation que vous avez choisie offre une solution qui fonctionne de manière transparente avec le logiciel que votre personnel utilise actuellement. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de DSE pour gérer ou traiter les informations relatives aux patients, assurez-vous qu’il est compatible avec le logiciel de la chambre de compensation.

Facilité d’utilisation de l’interface de la chambre de compensation

Un logiciel intuitif réduit le temps de formation et contribue au bon déroulement des processus de facturation. Pour garantir la convivialité, trouvez un logiciel facilement accessible par les membres pertinents du personnel. Posez-vous les questions suivantes pendant le processus de sélection :

L’interface comporte-t-elle des composants qui peuvent vous aider à passer facilement par les opérations de base ? Les erreurs de réclamation sont-elles écrites dans un langage que votre personnel peut facilement comprendre ?

Par exemple, pour garantir la convivialité, la chambre de compensation doit vous permettre de vérifier l’admissibilité des patients en temps réel et offrir des options de recherche avancées pour l’accès aux données.

Support client en temps réel

Les chambres de compensation haut de gamme offrent le soutien de facturiers expérimentés en temps réel. Par exemple, en cas de rejet, le logiciel de la chambre de compensation devrait avoir une option de chat qui vous donne accès à des facturiers expérimentés. Ces facturiers peuvent signaler les erreurs qui ont conduit au rejet.

Accès en ligne offert par la chambre de compensation

Vous et votre personnel devriez pouvoir modifier ou voir le statut des demandes de remboursement envoyées à tout moment. La chambre de compensation doit être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et doit donc offrir un accès en ligne.

Les 5 principales chambres de compensation

Notre DSE s’intègre à un grand nombre de chambres de compensation. Nous laissons nos clients décider quelle chambre de compensation fonctionne le mieux pour eux en fonction de leurs besoins spécifiques. Voici une liste de cinq chambres de compensation médicales que vous pouvez envisager pour votre cabinet :

1. Navicure / ZirMed

Navicure a récemment fusionné avec ZirMed et opère désormais sous les deux marques Navicure et ZirMed. L’entreprise de gestion du cycle des revenus offre une solution logicielle unique basée sur le cloud (ClaimFlow™) qui rationalise les processus de facturation médicale, de la soumission initiale des demandes à l’analyse de l’admissibilité des patients, en passant par l’édition des demandes, la remise, le refus et la gestion des appels. L’entreprise a reçu quatre prix  » Best in KLAS « , dont un cette année.

2. Availity

Availity est un service gratuit basé en Floride qui offre aux cabinets médicaux des produits de chambre de compensation et de gestion du cycle des revenus. Il offre l’accès à un portail sécurisé multi-payeurs (Availity Portal) qui permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs plans de santé, de vérifier leur admissibilité et d’acquérir une autorisation en temps réel. Le réseau d’information sur la santé a récemment remporté le Governor’s Business Ambassador Award pour sa contribution à l’économie du pays.

3. Emdeon

Emdeon est la plus grande chambre de compensation du pays et est l’un des principaux fournisseurs de solutions de gestion du cycle des revenus et des paiements et d’échange d’informations cliniques, reliant les payeurs, les fournisseurs et les patients dans le système de santé américain. Les offres d’Emdeon intègrent et automatisent les fonctions commerciales et administratives clés de ses clients payeurs et fournisseurs tout au long de la rencontre avec le patient.

Grâce à l’utilisation de la suite complète de solutions d’Emdeon, qui sont conçues pour s’intégrer facilement aux infrastructures technologiques existantes, les clients sont en mesure d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts, d’augmenter les flux de trésorerie et de gérer plus efficacement les processus complexes du cycle des recettes et des paiements et de l’échange d’informations cliniques.

Solutions pour les fournisseurs de Trizetto

Trizetto Clearinghouse vous permet de traiter les demandes de remboursement professionnelles, institutionnelles, dentaires et d’indemnisation des travailleurs. Les relations directes avec les payeurs permettent des transactions électroniques dans les 50 États, Porto Rico et Guam. Il dispose de plus de 8000 connexions de payeurs, y compris primaires, secondaires, ERA, éligibilité, dentaires et accidents du travail. Il s’intègre à plus de 650 solutions de gestion des dossiers médicaux électroniques et des cabinets médicaux. Les autres caractéristiques sont les suivantes :

• Solution simplifiée pour les demandes d’indemnisation des travailleurs
• Tous les formats de demande acceptés — NSF, image d’impression, 4010, et 5010
• Les vérifications spécifiques au payeur attrapent les erreurs avant qu’elles ne deviennent des rejets
• L’analyse des rejets permet de suivre les erreurs courantes
• Les solutions de refus aident à identifier les refus et à automatiser le processus d’appel
• Convertir les paiements papier en fichiers de versement 835 postables

5. Office Ally

Office Ally est une chambre de compensation conforme à la HIPAA qui offre gratuitement des services web aux prestataires de soins de santé. Il travaille avec environ 5 000 payeurs à l’échelle nationale et offre un service client 24/7, une configuration gratuite et une formation. En outre, le service permet également aux cabinets médicaux d’utiliser leur propre logiciel pour créer et soumettre des demandes d’assurance par voie électronique.

Looking Ahead

Ce post peut vous aider à choisir la meilleure chambre de compensation pour votre cabinet médical. S’associer à la bonne entreprise peut vous aider à rationaliser les cycles de revenus, à améliorer les flux de trésorerie et à maximiser les profits. En outre, cela permet d’éliminer les charges inutiles pour votre personnel de facturation, d’améliorer votre relation avec les assureurs, de maintenir des prévisions de revenus précises et de raccourcir le cycle de paiement.

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