Vous devez demander vos relevés de notes de collège parce que vous envisagez de changer d’école, disons de passer d’une école sur le campus à un diplôme en ligne ? Et pour postuler à un programme de maîtrise, à une bourse d’études ou à un nouvel emploi ? Dans ce cas, vous devez savoir comment demander un relevé de notes officiel à votre établissement. Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer dans le processus de demande de vos transcriptions de l’université.
Comment obtenir vos transcriptions de l’université : In a Nutshell
D’abord : appelez ou envoyez un courriel au bureau du registraire de votre école ; c’est le service responsable de l’archivage des informations relatives aux relevés de notes des étudiants.
Deuxièmement : demandez si vous devez envoyer votre consentement écrit pour qu’ils vous communiquent vos relevés de notes.
Dernièrement : envoyez votre consentement écrit à l’école, par courriel ou par courrier certifié, ou remplissez un formulaire en ligne.
Les bases des relevés de notes des collèges
Un relevé de notes officiel est une copie de votre dossier académique permanent et comprend les cours suivis, les dates de fréquentation, la majeure, le type de diplôme décerné, votre moyenne cumulative (GPA) et toutes les distinctions reçues dans l’établissement.
Etape 1 : Avant de soumettre votre demande de relevé de notes d’université
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Confirmez que vous ne devez pas de solde impayé à l’établissement auquel vous demandez le relevé de notes, sinon il retiendra vos relevés de notes officiels.
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Recherchez comment l’établissement destinataire souhaite recevoir votre relevé de notes. Certaines demandes d’écoles exigent que tous les documents soient réunis dans un seul paquet, d’autres peuvent demander qu’ils leur soient envoyés directement.
Étape 2 : Rassemblez les informations dont vous aurez besoin pour soumettre votre demande de relevé de notes d’université
C’est ici que cela devient (juste un peu) délicat. Il n’est pas rare qu’un établissement scolaire exige un consentement écrit pour la communication de vos relevés de notes avant de les communiquer réellement. Commencez cette procédure en contactant le bureau du registraire de votre établissement. Demandez-leur si le consentement est requis et s’ils proposent un processus électronique. S’ils n’acceptent pas le consentement électronique, vous devrez en remettre un en main propre ou l’envoyer par la poste avec la demande elle-même au bureau du registraire.
Quoi qu’il en soit, pour aider à prévenir la fraude, le bureau du registraire exigera des informations personnelles spécifiques avant de répondre à votre demande.
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Votre signature manuscrite
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Numéro de sécurité sociale ou numéro de carte d’étudiant
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Adresse actuelle et numéro de téléphone
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Dates de fréquentation / obtention du diplôme
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Nom complet / adresse postale des destinataires
Étape 3 : Soumission de votre demande de relevé de notes d’université
Exemple de lettre/email de demande de relevé de notes
Registrar
<Nom. de l’école>
<Adresse de l’école>
Date : Jour Mois, Année
Sujet : Demande de délivrance d’un relevé de notes original.
Veuillez traiter ma demande de copie de mon relevé de notes complet. J’ai joint les 10 $ de frais de traitement exigés par l’école. Pour aider à localiser mes dossiers, j’ai fréquenté <le nom de l’école> de 2014 à 2017. Mon numéro de sécurité sociale est 123-45-6789 et mon numéro d’étudiant était 128987.
Veuillez poster le relevé de notes à l’adresse indiquée ci-dessous :
<Nom du destinataire>
<Adresse postale>
Merci par avance pour votre aide rapide.
Votre sincère,
_<signez votre nom>_________
John Doe
Lorsque le bureau du registraire traitera votre demande, il scellera également le relevé de notes dans une enveloppe et l’estampillera pour vérifier que le document n’a pas été modifié. N’ouvrez pas cette enveloppe si vous vous la faites envoyer. L’ensemble du processus ne devrait pas prendre plus de 10 jours ouvrables.
Enfin, les relevés de notes officiels ne vous ruineront pas, mais de nombreux collèges et universités facturent des frais de traitement de 3 à 10 dollars. Certaines écoles peuvent également facturer l’expédition. N’oubliez donc pas de joindre ces frais !
Vous avez encore des questions ? Consultez notre FAQ sur les relevés de notes pour plus d’informations sur la façon d’obtenir des relevés de notes d’université!
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