La sauvegarde des données est cruciale pour protéger la continuité de votre entreprise. Si votre seule sauvegarde se trouve sur un seul ordinateur de bureau/portable ou un appareil mobile et qu’il est perdu ou volé, vos données d’entreprise ont disparu. Et avoir des copies papier des données de l’entreprise n’est pas une protection adéquate ; que se passe-t-il si les locaux de votre entreprise brûlent ou sont victimes d’une grave inondation ? Une fois encore, les données dont vous avez besoin pour poursuivre votre activité pourraient être irrémédiablement perdues.

La perte de données

Pour paraphraser Paul Simon, il y a 50 façons de perdre vos données :

• Un crash du disque dur d’un ordinateur de bureau/portable ou des dommages à votre appareil mobile peuvent rendre vos données irrécupérables
• Votre ordinateur ou votre téléphone peut être volé – les casses d’entreprises-.ins sont fréquents et selon les statistiques du FBI 97% des ordinateurs portables/de bureau volés ne sont jamais récupérés
• Les données peuvent être accidentellement supprimées (ou délibérément supprimées par un employé mécontent)
• Votre ordinateur peut être détourné par un logiciel malveillant.
• Vos comptes de stockage en ligne peuvent être piratés
• Une attaque par ransomware pourrait rendre vos fichiers inaccessibles jusqu’au paiement d’une somme importante

Un régime de sauvegarde des données est indispensable

Pour une protection adéquate des données, vous devez établir un régime de sauvegarde des données qui suit ces trois étapes :

• Sauvegarder régulièrement les données de l’entreprise
• Créer des sauvegardes sur des supports fiables ou dans le cloud
• Si vous utilisez des supports pour les sauvegardes, gardez les appareils dans un endroit sécurisé et hors site

La règle de base pour la protection des données de l’entreprise est que si la perte des données interfère avec la conduite des affaires, sauvegardez-les. Les logiciels de bureau peuvent être réinstallés si nécessaire, mais la récupération des détails des transactions ou de la correspondance commerciale est impossible si ces fichiers sont perdus ou endommagés au-delà de toute réparation.

Archivage des données vs sauvegarde des données

Les sauvegardes sont normalement des images périodiques et à court terme des données à des fins de reprise après sinistre. L’archivage, quant à lui, fait généralement référence au stockage à long terme de données qui ne sont plus utilisées régulièrement mais qui peuvent être restaurées si nécessaire (par exemple, un projet terminé ou les données d’un ancien client).

Sauvegarde des données critiques de l’entreprise

Il y a deux étapes pour réussir la sauvegarde des données;

• Identifier les données critiques qui doivent être sauvegardées
• Mettre en place des sauvegardes de ces données selon un calendrier régulier

Qu’est-ce qui doit figurer dans une sauvegarde de données ? Tous les fichiers que vous avez créés et/ou modifiés doivent être régulièrement sauvegardés. Pour de nombreuses entreprises, cela inclut tout, des fichiers de comptabilité à la messagerie électronique.

De plus en plus d’applications professionnelles sont disponibles via le cloud. Cependant, si vous utilisez des applications de bureau (sans navigateur), celles-ci peuvent être réinstallées à partir de supports ou téléchargées, et n’ont donc pas besoin d’être sauvegardées.

Stockage dans le cloud

L’utilisation de services de sauvegarde en ligne facilite la sauvegarde de vos données – ce qui n’est qu’une des raisons pour lesquelles le cloud computing est idéal pour les petites entreprises. Mais les services de cloud computing peuvent toujours être vulnérables à la perte de données via le piratage ou le sabotage des employés (pensez au cas récent de l’American College of Education basé à Indianapolis qui, après avoir licencié un employé des technologies de l’information, a découvert qu’avant de partir, il avait changé les mots de passe administratifs des comptes en ligne, empêchant le collège d’accéder à leurs données). Ce n’est pas une mauvaise idée de faire des sauvegardes locales occasionnelles des données du cloud.

Sauvegardes locales des données

Si vous sauvegardez vos données localement (par exemple, vous n’utilisez pas de stockage dans le cloud), vous pouvez simplifier vos sauvegardes en conservant tous les fichiers qui devront être archivés sur un seul disque de votre ordinateur. Par exemple, supposons que vous devez sauvegarder des fichiers de comptabilité, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul, des photos et des courriels.

En plaçant Simple Comptable, Microsoft Office (y compris Outlook) et Paintshop Pro sur un lecteur distinct ou sous un dossier distinct, il est plus facile d’archiver tous les fichiers que vous avez créés ou modifiés à l’aide de ces programmes. Il vous suffit de sauvegarder le lecteur ou le dossier. Une fois que vous avez sélectionné les données critiques à archiver, il est simple d’installer et d’utiliser un logiciel de sauvegarde pour archiver vos données professionnelles à intervalles réguliers.

Sauvegarder vos données chaque nuit est recommandé. Il existe de nombreux logiciels de sauvegarde qui vous permettent de définir un calendrier qui sauvegardera automatiquement vos données. Un logiciel de sauvegarde qui zippe et crypte également les fichiers permet d’économiser de l’espace disque et de renforcer la sécurité des données.

Ne conservez vos sauvegardes de données sur place que si elles sont stockées dans un coffre-fort ignifuge et indestructible. Investir dans un lecteur de bandes ou un disque dur externe et respecter méticuleusement un calendrier régulier de sauvegarde des données ne servira à rien si toutes vos copies de sauvegarde de données se trouvent à un seul endroit et que cet endroit est frappé par une catastrophe. Pour être vraiment sûres, vos sauvegardes doivent être stockées hors site. (La sauvegarde dans le nuage n’élimine pas totalement cette préoccupation mais est certainement meilleure que de nombreux emplacements physiques.)

Certaines entreprises conservent leurs sauvegardes de données dans des boîtes de sécurité dans des banques. Les frais pour une boîte de sécurité sont déductibles des impôts si vous avez besoin d’une incitation supplémentaire. D’autres propriétaires de petites entreprises conservent plusieurs copies de sauvegarde de leurs données chez différents amis ou membres de la famille. L’endroit où vous choisissez de les conserver n’a pas vraiment d’importance, tant que le site que vous choisissez pour la sauvegarde des données hors site est sécurisé et que vous y avez régulièrement accès.

Services de sauvegarde en ligne

Pour une sécurité ultime, assurez-vous d’utiliser des mots de passe forts, de les changer régulièrement et de vous assurer que les fichiers sauvegardés sont cryptés (le stockage dans le cloud étant partagé, les fournisseurs de cloud cryptent normalement les données des utilisateurs).

Les clés USB (Thumb)

Les clés USB augmentent constamment en capacité et sont idéales pour des sauvegardes de données rapides. Bien que n’ayant pas la capacité des disques durs externes, elles ont des taux de transfert de données rapides et sont très portables. Vous pouvez facilement sauvegarder des données sur une clé USB et les emporter hors site. Comme ils n’ont pas de pièces mobiles, les lecteurs USB sont très fiables.

Disques durs externes

Pour les petites entreprises, l’achat et l’utilisation d’un disque dur externe pour la sauvegarde des données est la méthode recommandée. Les disques durs externes sont peu coûteux par rapport aux systèmes de lecteurs de bandes. Ils sont également faciles à utiliser ; il suffit de brancher le disque dur sur le port USB de votre ordinateur. La plupart des disques durs externes sont livrés avec un logiciel de sauvegarde.

Le stockage sur réseau local (LAN)

Si vous disposez d’un réseau local (LAN), vous pouvez également sauvegarder des fichiers sur un autre ordinateur ou un serveur. Cependant, si la machine de sauvegarde réside au même endroit, elle peut être vulnérable au vol ou endommagée par un incendie ou une inondation. Pour éviter le vol, un serveur peut être installé dans une cage, une armoire ou un placard verrouillé.

Stockage sur bande

Si vous avez de grandes quantités de données à sauvegarder (ou si vous souhaitez faire et conserver régulièrement des archives complètes de données pour un stockage à long terme), les sauvegardes sur bande sont la meilleure option. Elles sont très fiables et peuvent stocker des quantités massives de données.

Sauvegarder ou risquer de perdre

Ne courez pas le risque de perdre vos données professionnelles. La meilleure défense contre un tel désastre est une protection appropriée des données. En créant un système de sauvegarde qui comprend l’archivage et la sauvegarde de vos données d’entreprise régulièrement et correctement, vous vous assurerez que votre entreprise sera en mesure de surmonter toute tempête à laquelle elle est confrontée et de poursuivre ses activités. N’oubliez pas que vous n’aurez jamais trop de sauvegardes de données!

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