Organiser la paperasse……… vous grimacez en ce moment n’est-ce pas ?? Je ne peux pas vous dire à quel point je déteste la paperasse. Je pense que cela vient de ma carrière de banquier. Tant de dossiers et de prêts, de papiers pour ceci et cela, puis l’argent en papier. Tout doit être organisé et bien rangé. Tout doit être orienté dans le bon sens, tout doit être dans un ordre parfait. Signer ceci, parapher cela. Il y a de quoi rendre une personne folle !

C’est une chose effrayante même d’y penser parce que pendant des années, cela s’est accumulé en un cauchemar de situation dans votre maison. Si on vous demandait un document important, pourriez-vous le trouver en dix minutes ? Si ce n’est pas le cas, alors vous êtes comme la plupart de la population le cauchemar de papier a pris le dessus sur vous.

Mais, il y a de l’espoir !

Premièrement et avant tout, lorsque vous organisez la paperasse à la maison, vous devez mettre sous contrôle votre ancienne paperasse. Cela peut sembler un peu effrayant au début, mais si vous rassemblez vos vieilles affaires et les mettez dans un seul endroit, vous pouvez les parcourir quand vous avez le temps. Débarrassez-vous de ce dont vous n’avez plus besoin et classez ce que vous devez conserver dans les dossiers appropriés de votre classeur ou de votre tiroir. Consultez les conseils ci-dessous pour trouver des astuces géniales pour organiser vos papiers ! Débarrassons-nous de ce monstre de cauchemar, ok !

Relié : Organiser votre maison peut être si difficile. Vous n’avez aucune idée de par où commencer ou comment organiser votre maison d’une manière qui a du sens. Ce guide des essentiels de l’organisation est la solution parfaite. Avec des conseils concrets, ce guide couvre presque tout ce que vous possédez ! Commencez dès maintenant et dites adieu au désordre pour toujours !

Utiliser le système 1-Touch

C’est très simple quand on y pense ; vous n’êtes autorisé à toucher un objet qu’une seule fois ! Cela semble être quelque chose que vous pouvez faire, n’est-ce pas ? Les papiers arrivent généralement par la poste ou sont apportés par nous dans la maison. Une fois qu’elle a franchi les limites de votre foyer et qu’elle est entrée dans votre espace de vie, vous DEVEZ la mettre là où elle doit aller. S’il s’agit d’une facture que vous devez payer, elle doit aller dans le dossier des factures. S’il s’agit d’un document que vous devrez consulter plus tard, classez-le. C’est aussi simple que cela ! NE LAISSEZ PAS ces documents sur votre bureau pour vous en occuper plus tard ; cela ne fera qu’augmenter le travail (et les factures en retard). Si vous utilisez le système 1-touch, vous le toucherez une fois et en aurez fini avec lui !

Définir un minuteur

J’aime me fixer des minuteurs. Si vous avez lu 2 astuces d’organisation qui changeront votre désordre à jamais, vous savez que vous pouvez facilement appliquer cette règle des 10 minutes à votre monstre de paperasse aussi. Tout ce que vous mettez dans cette grosse pile de vieux papiers, passez-le en revue 10 minutes par jour. Avant même de vous en rendre compte, vous les aurez tous examinés et ils seront tous là où ils doivent être. Conseil… gardez un dossier pour les papiers divers. J’ai un tiroir qui n’est pas de la camelote, mais ce sont des papiers que je ne sais honnêtement pas où classer. Je sais que si mes papiers ne sont pas dans les dossiers étiquetés, ils s’y trouvent.

Envisagez d’utiliser les services bancaires et le paiement de factures en ligne

Cela peut sembler assez effrayant pour certains qui n’ont pas été élevés à l’ère des ordinateurs. Prenez le temps de vous asseoir et de rechercher comment utiliser un système bancaire en ligne. Si vous rencontrez un domaine que vous ne comprenez pas, votre banque locale vous aidera à le configurer et ils peuvent même vous récompenser en l’utilisant. Après avoir fait le grand saut avec le système bancaire en ligne, vous pouvez aussi travailler avec votre banque pour mettre en place le paiement de vos factures en ligne. Cela fera une différence incroyable sur la quantité de paperasse que vous avez chez vous.

Lorsque vous payez vos factures en ligne, vous avez toujours accès à vos relevés… ils ne sont simplement pas sous forme de papier. Si vous souhaitez les conserver pour vous y référer ultérieurement, enregistrez-les sur votre ordinateur au format PDF, puis placez-les dans un fichier de documents. Vous pouvez également les sauvegarder sur une clé USB contenant d’autres factures et relevés bancaires. C’est un moyen facile et sans papier de suivre vos factures.

De même, si vous préférez toujours obtenir vos relevés sous forme papier, certaines coopératives de crédit vous permettront de mettre votre adresse postale comme la leur, afin qu’elles obtiennent vos relevés papier et se contentent de les stocker pour vous, généralement jusqu’à un an. Après un an, vous n’aurez pas vraiment besoin de ces relevés de toute façon.

Investissez dans une bonne déchiqueteuse de papier

Bien souvent, les choses finissent par être classées parce que nous ne voulons tout simplement pas que nos informations soient jetées à la poubelle pour que le monde entier puisse mettre la main dessus. Investissez dans un bon destructeur de papier (en voici un avec des critiques incroyables, et il ne coûte que 30 $ !) Il vous aidera énormément lorsqu’il s’agira de vous débarrasser de vos vieux papiers. Si vous souhaitez conserver des éléments tels que de vieux papiers pour des factures, mettez en place un système de dossiers pour les conserver, puis jetez-les après un an ou une fois que vos impôts sont terminés si vous les utilisez à cette fin. Sinon, vous pouvez généralement contacter l’entreprise si vous avez besoin de copies d’anciennes factures.

J’ai constaté au fil des ans que je n’en ai encore jamais eu besoin, mais je garde 3 à 6 mois à la fois, juste pour comparer les chiffres parfois.

Un autre bon moyen de s’assurer que vos informations personnelles ne sont pas exposées au monde entier est de garder un œil sur le calendrier de votre communauté (ou ceux des villes voisines.) De nombreuses villes organisent des événements de déchiquetage de papier. Tout ce que vous avez à faire est d’apporter vos factures et autres documents à un endroit défini et de regarder comment ils sont déchirés en morceaux… pour ne plus jamais être vus.

Investir dans un système de classement

Ne vous inquiétez pas trop pour trouver les meilleures idées de système de classement à domicile. Tout ce dont vous avez besoin est une simple boîte à dossiers ou des tiroirs et quelques dossiers suspendus. Assurez-vous d’avoir beaucoup d’extras lorsque vous commencez parce que vous découvrirez rapidement, lorsque vous commencez un système de classement, que des choses surgissent auxquelles vous n’aviez pas pensé au début. Il vous faudra un peu de temps pour trouver le système qui vous convient, mais persévérez et il finira par devenir une seconde nature pour vous. Avoir ce genre de mise en place vous aidera vraiment à rester organisé.

Lorsque vous décidez où mettre votre système de classement, pensez à des endroits qui seront faciles d’accès et qui seront à l’abri des dégâts des eaux. Si vous choisissez votre sous-sol, pensez à surélever votre système de classement (en le plaçant sur une plateforme en bois) au cas où vous auriez un problème d’eau. Gardez à l’esprit que vos fichiers doivent être disponibles pour une consultation rapide.

Comment mettre en place vos fichiers

Alors maintenant vous avez vos fichiers, mais que faites-vous avec eux ? Il existe plusieurs façons d’organiser vos tiroirs de classement. L’une d’elles consiste à les classer par date. De cette façon, lorsque vous avez atteint la marque de 3 à 6 mois sur les factures, vous savez qu’elles peuvent aller à la déchiqueteuse.

D’abord, vous organisez vos factures par mois. Janvier vient en premier, puis février, etc. Ensuite, vous les placez dans votre tiroir de classement dans cet ordre. Une fois que vous avez un tiroir rempli de factures, étiquetez-le (avec une étiquette adhésive) avec les dates qui se trouvent dans ce tiroir. De cette façon, si vous avez besoin de vous y référer, vous savez exactement où vous pouvez les trouver. Lorsque le moment est venu de déchiqueter les vieilles factures, il suffit de retirer l’étiquette du tiroir approprié et de le préparer pour la prochaine série de dates.

Vous pouvez également mettre vos documents fiscaux dans vos dossiers. Il suffit d’organiser votre documentation (reçus, formulaires médicaux, etc.) dans des chemises par année. Placez ensuite les chemises en ordre séquentiel dans votre dossier. Veillez à étiqueter la boîte ou le tiroir qui contient vos informations fiscales, afin de pouvoir y revenir. N’oubliez pas que les papiers fiscaux doivent être conservés plus longtemps que les factures… environ sept ans est une bonne règle empirique.

Investissez dans des classeurs

Les classeurs pourraient bien devenir votre meilleur ami lorsqu’il s’agit d’organiser vos papiers. Ce qui est bien avec les classeurs, c’est qu’ils existent en différentes tailles et que vous pouvez en désigner un pour chaque sujet important.

Si vous êtes comme moi avant, vous pourriez avoir du mal si on vous demande une copie de votre hypothèque, de votre bail ou d’un certificat de naissance. Les classeurs vous aident à tout rassembler pour que vous ayez tout en un seul endroit.

D’abord, achetez une série de grands classeurs (3 pouces), des onglets de séparation de classeurs et des protecteurs de feuilles transparents. Vous pouvez utiliser des porte-cartes de baseball pour organiser vos cartes de fidélité de magasin et vos cartes de sécurité sociale.

Puis déterminez comment vous voulez organiser vos classeurs. Vous pourriez vouloir en avoir un qui contient les documents importants : certificats de naissance et cartes de sécurité sociale, passeports, informations sur les polices d’assurance, etc. et un autre qui contient les informations sur l’achat/la location de la maison ainsi que la documentation sur tout remodelage que vous avez fait en cours de route.

Puis, déterminez les catégories du système de classement de la maison dans lesquelles vous allez répartir chaque classeur. Rappelez-vous que c’est pour votre organisation, alors faites-le d’une manière qui a du sens pour vous. Étiquetez vos séparateurs de classeurs en conséquence, et mettez-les dans le classeur.

En dernier lieu, mettez les documents importants dans les protecteurs de feuilles et placez-les dans la section appropriée de chaque classeur. Certains documents peuvent n’avoir besoin que d’être perforés à 3 trous et mis dans le classeur tels quels. Assurez-vous d’étiqueter le dos et la couverture de chaque classeur afin de vous souvenir du contenu qu’il contient.

De même, les classeurs peuvent être un autre excellent moyen de stocker vos W-2, vos relevés bancaires et autres documents fiscaux. Plutôt que de stocker plusieurs années dans chaque classeur, vous pouvez acheter des classeurs de 1 pouce (voici un ensemble de quatre classeurs de 1 pouce sur Amazon) et faire en sorte que chacun contienne les informations d’une année. De cette façon, c’est un moyen rapide et facile de tirer l’information si jamais vous avez besoin de le faire.

Que faire des documents vraiment importants

Certains de vos documents administratifs revêtent une telle importance que vous devez trouver un moyen de les stocker de manière à les préserver pour une référence future. Il s’agit par exemple des informations sur les fiducies et les testaments, des vieilles photos de famille et des informations sur les investissements. C’est le genre de choses qu’en cas de catastrophe, vous voudriez pouvoir retrouver.

Planifier à l’avance vous aidera à être sûr que vos documents importants seront là pour les années à venir. Une idée est d’acheter un coffre-fort ignifuge et étanche pour votre maison. Assurez-vous qu’un membre de la famille ou un ami de confiance sache comment y accéder. Cela peut être un excellent moyen d’avoir la tranquillité d’esprit que vos documents sont en sécurité.

Une autre idée pour stocker vos documents importants (et d’autres trésors familiaux) est un coffre-fort dans votre coopérative de crédit locale. Là encore, assurez-vous que quelqu’un d’autre sache comment y accéder, au cas où vous auriez besoin de son aide. C’est une autre façon de pouvoir se reposer facilement en sachant que vos informations sont en sécurité.

Qu’en est-il des souvenirs ?

Les papiers tels que le courrier non sollicité, les magazines et les journaux peuvent définitivement être une nuisance. Certains papiers, cependant, ont une signification particulière… ce qui fait qu’il est difficile de s’en débarrasser. Vos tiroirs débordent-ils de notes et de photos des enfants, de coupures de journaux d’événements spéciaux et de bien d’autres choses encore ? Alors il est temps d’organiser vos souvenirs, vous aussi.

Plutôt que de choisir un seul tiroir pour accueillir tous ces papiers qui vous rappellent des souvenirs, achetez une série de bacs en plastique. Étiquetez chacun d’eux avec une source différente de souvenirs, par exemple, les œuvres d’art des enfants et les souvenirs de famille (de ceux qui sont décédés). Passez ensuite en revue chaque objet auquel vous vous êtes accroché pour vous assurer qu’il est digne de figurer dans un bac. Si ce n’est pas le cas, recyclez-le, sachant que vous en aurez beaucoup d’autres à récupérer plus tard. Si c’en est un que vous devez garder, mettez-le dans le bac de mémoire approprié.

Lorsque vous choisissez l’endroit où stocker vos bacs de mémoire, assurez-vous de les mettre dans un endroit où vous y aurez facilement accès, mais où ils seront à l’abri des éléments. Si vous avez un sous-sol, un garage ou un grenier, cela peut être un bon endroit pour les mettre.

Organiser vos papiers ne signifie pas devoir se séparer de chaque papier qui vous tombe sous la main… il suffit de prioriser ceux que vous devez vraiment garder.

Et les magazines ?

Si vous êtes comme moi, vous recevez par la poste des magazines et des catalogues auxquels vous n’êtes jamais abonné. En fait, il se peut que vous en receviez régulièrement de toutes les entreprises différentes.

Est-ce que vous êtes tenté de garder le magazine pour sauver un article ? Avez-vous constaté, cependant, que peu importe à quel point vous ressentez le besoin de conserver un article, vous y retournez rarement ? C’est un excellent moyen d’obtenir un tas de magazines avec la bonne intention de lire chacun d’entre eux.

Voici le truc, si vous aimez un article, déchirez-le ! Gardez une pile de JUSTE ces articles dans un cahier ou une poubelle en plastique, de sorte que la prochaine fois que vous voulez vraiment trouver l’article, vous ne serez pas en train de traîner dans des centaines de pages de dizaines de magazines. Vous n’aurez qu’à regarder dans votre corbeille ou votre carnet et vous le trouverez facilement ! Cela me fait gagner beaucoup de temps.

Il faut absolument garder votre pile de magazines ? Passez en revue la pile et engagez-vous à ne garder que les numéros les plus récents. S’il y a une histoire ou une recette dont vous pensez ne pas pouvoir vous passer, alors assurez-vous de la sortir et de la mettre dans le classeur (avec d’autres histoires importantes) et de recycler le reste. Veillez à vous autoriser à ne garder que le nombre de pages qui rentrent dans le cahier ou la poubelle en plastique !

Si vous vous surprenez à ne pas lire les numéros qui arrivent, ou à les mettre de côté pour plus tard (et ne pas y revenir), vous pouvez envisager d’annuler vos abonnements. Souvent, vous pouvez trouver des articles similaires en ligne. Cela vous épargnera l’effort supplémentaire d’organisation ainsi que le coût de la réception des magazines !

Ne laissez pas votre paperasse vous définir

Avant tout, sachez que votre paperasse : les factures, les souvenirs et les magazines de la même manière ne définissent pas la personne que vous êtes et lorsque vous en aurez le contrôle, vous vous sentirez tellement mieux ! En remettant le papier à sa place dès qu’il entre dans votre maison, vous retrouverez votre vie (et votre maison) !

Une fois que vous aurez mis en place votre nouveau système et que vous aurez enfin fait disparaître vos vieux papiers, le plus dur sera fait et vous pourrez vous asseoir et profiter de votre maison sans tout cet encombrement de papiers. La principale chose que vous voudrez garder à l’esprit est le système 1-touch. Rappelez-vous toujours que vous voulez toucher un élément juste une fois….. tout ce qui est plus que cela est une perte de temps.

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