Qu’est-ce que l’onboarding des employés ?

L’onboarding des employés Processus RH d’intégration officielle d’un nouvel employé dans une entreprise. En plus d’équiper les nouveaux employés des outils nécessaires pour réussir dans leur nouveau poste, un programme d’onboarding réussi fournit aux nouveaux employés les ressources nécessaires pour devenir des membres pleinement engagés et culturellement conscients d’une main-d’œuvre productive. Il implique :

• mettre le nouvel employé au courant de la culture, des politiques et des responsabilités de l’entreprise dans son nouveau poste
• inscrire l’employé sur la liste de l’entreprise
• inclure l’employé dans le système de paie
• inscrire l’employé aux avantages de l’entreprise.

L’intégration des employés exige également que les nouveaux employés remplissent une quantité importante de documents dans le cadre de leur orientation initiale. Cela peut être un processus lourd, surtout si cette paperasse doit être imprimée et remplie à la main. Certaines de ces caractéristiques subsistent aujourd’hui, mais elles sont souvent facilitées par des applications logicielles qui rendent le processus plus simple.

Certains processus d’onboarding peuvent durer jusqu’à 12 mois, selon l’entreprise et le rôle. Il s’agit d’un processus complet qui présente et oriente l’employé dans son nouveau poste, et il n’est pas considéré comme terminé tant qu’il ne maîtrise pas son travail.

Auparavant, l’onboarding des employés consistait souvent à leur remettre un dossier de bienvenue, qu’ils lisaient et sur lequel ils répondaient ensuite à des questions, ou à les accompagner dans des séances de formation tout au long de leur processus d’onboarding. Aujourd’hui, les entreprises peuvent utiliser des logiciels spécialisés pour suivre, enregistrer et gérer le processus d’accueil des employés, ce qui le rend plus facile et plus productif.

Pourquoi l’accueil des employés est-il important ?

Les employés doivent partir du bon pied lorsqu’ils sont embauchés, car leur première expérience avec une entreprise peut avoir un impact sur leurs performances professionnelles à l’avenir. Une solide expérience d’onboarding peut faire en sorte que l’employé devienne plus rapidement productif dans son rôle, et elle peut l’aider à éviter une partie de l’anxiété qui accompagne souvent l’expérience du nouvel employé.

Une bonne expérience d’onboarding a également une incidence sur la longévité des employés.

« Selon un article de la SHRM (la Société de gestion des ressources humaines), 69% des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s’ils ont une excellente expérience d’onboarding. »

« De plus, les organisations disposant d’un processus d’onboarding standardisé connaissent des niveaux de productivité 50 % plus élevés de la part des nouveaux membres du personnel. »

Bien que chaque organisation ait des techniques d’onboarding différentes, ce qu’il faut retenir, c’est que plus vite une nouvelle recrue se sent accueillie et préparée à son nouveau travail, plus vite cet employé pourra contribuer au succès global de l’entreprise. Comme le souligne le SHRM, les employés qui sont intégrés à l’aide de la technique « sink-or-swim » ont souvent du mal à comprendre ce que l’on attend d’eux et comment ils peuvent réussir dans leur nouveau lieu de travail.

Le processus d’intégration des employés

Une fois que les formalités administratives sont terminées et que l’employé fait officiellement partie de l’organisation, il a son premier jour de travail. Leur premier jour est le début du processus d’onboarding.

Le premier jour, le nouvel employé se verra présenter ses objectifs clés ainsi que les attentes qui ont été placées sur lui. Il rencontrera ses collègues de travail et fera connaissance avec les personnes avec lesquelles il travaillera directement pour atteindre ses objectifs. Le premier jour est également une étape importante pour acclimater l’employé à la culture de l’entreprise, aux opérations quotidiennes, aux règles du bureau et à d’autres sujets importants.

Au cours de la première semaine et des mois suivants, l’employé recevra une formation supplémentaire sur son rôle et se verra confier des responsabilités. L’équipe d’embauche, l’équipe de direction ou le service des RH vérifieront périodiquement avec l’employé pour déterminer s’il progresse bien. Souvent, c’est pendant cette période que le nouvel employé travaillera sous la direction d’un mentor ou d’un superviseur direct responsable de sa formation.

À la fin de la première année, le nouvel employé devrait atteindre sa pleine productivité dans son rôle. Il devrait être prêt à relever de nouveaux défis et à développer davantage ses compétences. À partir de ce moment, la plupart des entreprises se concentrent sur les efforts de fidélisation des employés et sur le développement continu des compétences afin de rendre leurs employés plus performants à l’avenir.

Éléments clés d’une expérience d’onboarding standardisée et individualisée

Éléments standard d’onboarding

Au niveau macro, de nombreux éléments du processus d’onboarding sont relativement standardisés. Par exemple, tout le monde dans l’entreprise doit remplir les formalités administratives générales et les formations de l’entreprise. Les nouveaux embauchés doivent être préparés avec une compréhension de l’entreprise dans son ensemble. Ces éléments standard peuvent inclure :

• Valeurs, mission et culture de l’entreprise
• Papiers du nouvel embauché
• Politiques et procédures générales de l’entreprise
• Principaux processus opérationnels
• Personnes à connaître et organigramme (PDG, directeurs, etc.).)

Éléments d’onboarding individualisés

Les micro-éléments des meilleurs programmes d’onboarding comprennent des éléments spécifiques au département, à la fonction et/ou au lieu de travail de l’employé. Pour aider à comprendre pourquoi cela est important, pensez une seconde aux différences entre les départements d’une organisation bien connue, comme un grand constructeur automobile.

Dans un tel scénario, serait-il logique d’onboarder une personne dans l’équipe des finances de la même manière que l’on onboarderait un mécanicien ?

Voici quelques exemples d’éléments inclus dans un programme d’onboarding individualisé :

• Culture du département ou du lieu de travail
• Explication de la manière dont la fonction du nouvel embauché s’inscrit dans la stratégie et les objectifs globaux de l’entreprise
• Attentes et objectifs managériaux mesurables
• Principaux processus départementaux
• Personnes qu’il est important de connaître (manager, mentor, compagnon, membres de l’équipe)
• Plan et objectifs d’apprentissage personnalisés

À quoi ressemble un programme d’accueil bien géré ?

Un programme d’onboarding bien géré est à la fois bien pensé et coordonné. La chose la plus importante à retenir est que l’onboarding n’est pas une taille unique. Différents employés, en fonction du niveau de leur carrière, de leur fonction, de leur influence géographique ou culturelle, etc…, auront besoin de différentes techniques d’onboarding pour assurer leur succès.

Bien que les programmes d’onboarding varient considérablement d’une organisation à l’autre, il existe plusieurs caractéristiques primordiales présentes dans tous les programmes d’onboarding bien gérés.

L’un des éléments les plus importants d’un programme d’onboarding réussi est de se concentrer sur l’expérience du nouvel employé. L’expérience d’onboarding doit être enrichissante, tout en restant simple. Pour ce faire, les exigences d’onboarding telles que les formulaires et les manuels doivent être présentées sous la forme d’un flux de travail clair et auto-explicatif axé sur les tâches.

En plus de cela, les programmes d’onboarding réussis :

• Présentent en permanence des canaux de communication clairs, concis, et cohérents
• Facilitent l’apprentissage à chaque niveau de l’organisation
• Alignent clairement les nouvelles les nouvelles recrues aux stratégies commerciales clés
• Définir des jalons pour évaluer le succès des nouvelles recrues
• Présenter l’information en quantités facilementdigestibles
• Renforcer la marque d’emploi et d’autres aspects positifs de la culture d’entreprise
• Présenter à l’employé des éléments d’accueil standard et des éléments d’accueil individualisés

Bonnes pratiques d’accueil

Avec des milliers de clients dans presque tous les secteurs et situés dans le monde entier, nous avons vu ce qui fonctionne. Voici quelques bonnes pratiques d’onboarding qui vous aideront à inspirer de nouveaux talents :

1. Préparez les candidats à la réussite avant leur premier jour avec un solide programme d’onboarding. La formation préliminaire, les formalités administratives, les présentations et la familiarisation avec votre culture et vos valeurs peuvent toutes être effectuées avant la date de début de votre nouvelle embauche.
2. Continuez à renforcer la confiance et les rapports entre vos recruteurs et les demandeurs d’emploi. L’onboarding facilite la transition du candidat à l’employé, ce qui augmente la productivité dès le début et la probabilité que les nouvelles recrues restent plus longtemps.
3. Focus sur la culture et les valeurs de votre organisation. Vos nouvelles recrues ont passé beaucoup de temps à parler à vos recruteurs de ce que c’est que de travailler pour votre entreprise. L’onboarding est le moment de les renforcer et de les rassurer sur le fait qu’ils ont fait le bon choix. Montrez aux nouveaux embauchés quelle approche et quelles valeurs les aideront à progresser et à contribuer à votre entreprise.
4. Faites en sorte qu’il soit facile pour les nouveaux embauchés d’en savoir plus sur votre organisation et de trouver des réponses aux questions fréquemment posées. Utilisez un portail d’accueil pour inclure des informations sur votre entreprise, leur nouvelle équipe et leur nouveau rôle, les produits et services, les avantages, les événements à venir et la logistique du premier jour, comme ce qu’il faut apporter et où se garer.
5. Incluez les recruteurs et les responsables du recrutement dans l’expérience d’accueil. Selon un rapport de la Harvard Business Review, 40 % des adultes déclarent se sentir seuls au travail. Des visages amicaux devraient faire une apparition tout au long de l’onboarding, y compris dans les groupes d’onboarding des nouvelles recrues.
6. S’assurer que tout – ordinateurs portables, paquets d’onboarding, paperasse, ressources de formation, etc. – est installé et prêt pour les nouvelles recrues le premier jour. Le niveau de préparation de votre entreprise donne le bon ton en matière de concentration, de productivité, d’efficacité et d’attentes. Ceci est encore plus critique pour les employés à distance

Automatisation de l’onboarding

L’onboarding est lent et sujet aux erreurs lorsqu’il est manuel et existe en silo. L’onboarding automatisé accélère les flux de travail, élimine la charge de travail des recruteurs et facilite la communication entre les RH, les finances, l’informatique, les responsables du recrutement et les équipes individuelles.

Cela permet de s’assurer que les tâches des nouveaux embauchés sont affectées et accomplies avant leur arrivée.

En s’assurant que tout – ordinateurs portables, paquets d’onboarding, paperasse, ressources de formation, etc. – est installé et prêt pour les nouvelles recrues le premier jour, vous donnez le bon ton sur la concentration, la productivité, l’efficacité et vos attentes. De plus, les nouvelles recrues ont tout ce dont elles ont besoin pour démarrer sur les chapeaux de roue.

Automatiser le processus d’intégration avec un logiciel d’intégration des employés

Un logiciel d’intégration des employés est une solution technologique qui rend l’intégration des nouveaux employés à leur poste au sein d’une entreprise plus fluide et plus efficace. Bon nombre des organisations les plus performantes ont automatisé leurs programmes d’onboarding avec un logiciel d’onboarding des employés pour rationaliser leurs initiatives d’acquisition de talents et augmenter leur retour sur investissement. Le logiciel utilisé pour automatiser les programmes d’accueil permet de réduire les coûts tout en améliorant la rétention et la productivité des employés à long terme. La plupart des logiciels d’onboarding des employés sont désormais basés sur le cloud et comprennent un tableau de bord numérique qui permet aux équipes d’acquisition de talents et aux managers de suivre et de communiquer sur les progrès d’un nouvel employé.

Les logiciels d’onboarding des employés comprennent également des outils permettant de rationaliser les tâches subalternes de l’onboarding. Le personnel RH peut utiliser le logiciel pour automatiser les tâches subalternes, telles que le dépôt des documents fiscaux, afin de pouvoir se concentrer sur des aspects plus importants de l’expérience d’onboarding, tels que la progression de l’employé vers la pleine productivité et sa compréhension de la culture de l’entreprise.

Dans l’ensemble, le logiciel d’onboarding des employés permet à l’équipe RH de suivre l’ensemble du processus d’onboarding, depuis le moment où un employé est embauché jusqu’au moment où il devient compétent dans son rôle, et au-delà.

Qu’est-ce que le logiciel d’onboarding des employés vient faire dans le processus de recrutement ?

Le logiciel d’onboarding des employés entre presque toujours en scène vers la fin du processus de recrutement, après qu’un candidat a été embauché par l’entreprise. Une fois qu’un candidat a été accepté, ses informations peuvent être transférées ou importées dans le logiciel d’onboarding afin qu’il puisse commencer son parcours d’onboarding.

La plupart des logiciels d’onboarding des employés s’intègrent à d’autres systèmes de gestion des ressources humaines, tels que :

• Payroll
• Benefits management
• Performance management tools

Avec la bonne solution, les entreprises peuvent même intégrer leur logiciel d’onboarding à leurs outils de recrutement, permettant une transition transparente de la candidature à l’onboarding.

Par exemple, le logiciel d’engagement textuel d’iCIMS aide à garder les recruteurs et les gestionnaires d’embauche impliqués tout au long de l’expérience d’onboarding et offre une autre façon de communiquer et de faire le point avec les nouveaux employés. En intégrant iCIMS Offer Management, les employeurs peuvent fournir aux nouveaux embauchés des copies de leurs lettres d’offre dans leur portail d’accueil personnel. Cela rend l’expérience en libre-service, ce qui évite aux clients de perdre du temps à chasser les copies originales.

Le meilleur logiciel d’onboarding de sa catégorie comprend des modèles faciles à utiliser pour l’onboarding, des outils de gestion des tâches et des messages automatisés, notamment des alertes de risque et des e-mails déclenchés. Pour le nouvel employé, la solution d’onboarding peut inclure des tableaux de bord qui leur permettent d’interagir avec le logiciel via un portail sécurisé. Cela leur permet d’accomplir des tâches d’onboarding, afin qu’elles soient suivies et enregistrées.

Pourquoi un logiciel d’onboarding des employés est-il important ?

De nombreuses organisations ont des difficultés avec l’onboarding, et avec l’embauche en général. Les entreprises qui embauchent des employés saisonniers doivent passer par le processus d’onboarding rapidement et efficacement. Les organisations qui ont un taux de rotation élevé, comme le secteur de la vente au détail, doivent être en mesure de remplir les rôles rapidement et de réduire autant que possible leur temps pour atteindre la productivité.

Le logiciel d’onboarding des employés aide en automatisant les tâches fastidieuses qui entravent le vrai travail d’onboarding, comme le dépôt des documents fiscaux. Il crée une liste claire des tâches à accomplir, de sorte que chaque partie prenante peut avoir une compréhension claire de l’endroit où se trouve chaque nouvel employé dans son processus.

Plus important encore, ce type de logiciel fournit à l’équipe RH et au nouvel employé un processus transparent et standardisé d’incorporation des nouveaux employés, ce qui permet de gagner du temps et de créer une expérience cohérente pour tout le monde dans l’entreprise. Avec un processus standardisé, l’entreprise peut collecter des données sur le processus d’intégration pour repérer les tendances et apporter des améliorations progressives. C’est également plus facile pour le nouvel employé, car il peut compter sur le logiciel pour le guider dans son expérience.

La plupart des logiciels d’onboarding aident également à respecter les obligations de conformité. Les meilleures solutions comprennent des outils pour la préparation, la signature et la gestion automatisées des formulaires gouvernementaux. Cela réduit les risques et garantit qu’aucun document ou information importante ne sera perdu.

Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel d’onboarding des employés

Au minimum, une solution d’onboarding des employés doit inclure des fonctionnalités qui permettent à une entreprise de faire ce qui suit :

• Gérer de manière transparente les documents d’embauche
• Assurer la conformité de la documentation, même dans les industriesindustries lourdes de conformité
• Créez des flux de tâches automatisés pour les nouveaux employés et le personnel RH
• Suivez la progression des employés dans le processus d’intégration
• Créez une source de vérité unique pour les informations sur les employés. une source unique de vérité pour les informations sur les employés
• Générer des analyses et des rapports sur le processus d’onboarding

Les meilleures solutions permettent des intégrations complexes dans votre logiciel RH existant. Vous devriez également être en mesure de suivre le processus d’onboarding dans plusieurs systèmes, notamment les logiciels de gestion du capital humain et de paie. Cela permet de déplacer facilement les dossiers des nouveaux employés dans d’autres systèmes après leur embauche.

RCI de l’onboarding

Pour établir le retour sur investissement, on peut examiner les rendements possibles pour une entreprise hypothétique de 200 employés. En supposant une rotation et une croissance moyennes, le coût de l’onboarding manuel des nouveaux employés est d’environ 102 000 $ par an.

En automatisant le processus d’onboarding, cette entreprise type a réalisé un retour sur investissement de plus de 79 000 $ par an !

Comment est-ce possible, vous demandez-vous ? Tout d’abord, en automatisant le processus d’onboarding, l’entreprise a éliminé tous les coûts associés aux envois postaux. Les formulaires électroniques, comme le W-4 et l’I-9, ont été automatisés réduisant le temps de préparation et de traitement des documents.

Deuxièmement, la logistique, comme la coordination de l’installation des bureaux, les commandes de fournitures et les demandes informatiques, a également été automatisée, réduisant le temps passé et donc les coûts associés à ces tâches. Ces seuls changements ont réduit de moitié le coût d’onboarding par embauche de l’entreprise hypothétique.

Bien que les chiffres utilisés dans les calculs ci-dessous puissent varier d’une organisation à l’autre, le point est clair : l’automatisation du processus d’onboarding permet à une organisation d’économiser beaucoup de temps et d’argent.

Le logiciel d’onboarding des employés d’iCIMS

iCIMS Onboarding accélère le processus d’onboarding grâce à des processus d’onboarding, des modèles, des tâches et des formulaires électroniques automatisés. Suivez l’ensemble du processus d’onboarding sur plusieurs systèmes et intégrez votre logiciel d’onboarding de manière transparente à vos autres solutions RH.

• Préparez les nouveaux employés à la route qui les attend avec des portails d’onboarding qui les guident tout au long de leur parcours.
• Incluez des messages et des vidéos personnalisés, ce qui vous permet de mettre facilement en avant votre marque unique et de maintenir l’engagement des nouveaux employés. Même si vous opérez dans un secteur où la conformité est lourde, iCIMS facilite la conformité grâce à des outils de paperasserie virtuelle.
• Automatisez la gestion de vos documents fiscaux pour vous assurer qu’ils sont exempts d’erreurs et facilitez la conformité pour vos nouveaux employés grâce à un guide intuitif.

Le processus d’intégration devrait être passionnant et engageant. iCIMS s’occupe de toutes les tâches lourdes, afin que vous puissiez vous concentrer sur l’arrivée de votre nouvel employé dans le giron de l’entreprise.