C’est le deuxième article de blog d’une série de quatre parties sur les archives du département de neurochirurgie et les problèmes auxquels les archivistes sont confrontés lors de l’accession des collections. Sélectionnez les liens suivants pour voir la partie 1, la partie 3 et la partie 4.

Comme la plupart des archivistes de traitement, j’ai vu, touché et hébergé des éléments allant du plus banal (brochures, rapports et comptes rendus de réunions) au plus singulier (cheveux humains, radiographies dentaires de dents pourries et un menu de déjeuner du Ku Klux Klan servant des sandwichs au koffee et au kukumber). Les kits Flux, issus du mouvement Fluxus des années 60 et 70, sont les objets les plus inattendus que j’ai trouvés en traitant une collection. Ces kits en plastique étaient commercialisés par courrier et comprenaient un large éventail d’objets fabriqués par des artistes. Les Fluxkits de la collection que j’ai traitée comprennent, entre autres, une boîte à musique Fluxus, des jeux interactifs Fluxus, de la nourriture Fluxus (graines), de la neige Fluxus (styromousse émiettée), une armoire à pharmacie Fluxus et un « animal Flux mystérieux ». Ce dernier était emballé dans un bocal en verre. Le liquide qui se trouvait dans le bocal avec l’animal mystère (qui s’est avéré être du cuir, bien qu’à l’époque je ne le savais pas) avait fui et séché dans une belle teinte de brun foncé. Toutes les surfaces qu’il touchait étaient collantes. Cela m’amène à dire qu’en tant qu’archiviste, vous ne savez jamais quel type d’expérience sensorielle vous attend sous le couvercle d’une boîte fermée ou derrière une porte de bureau. Cela peut être excitant, terrifiant et stimulant tout à la fois.

Dans mon poste actuel de responsable des services techniques aux archives du centre médical de l’université Duke, l’une de mes tâches consiste à travailler avec les départements pour évaluer la valeur durable de leurs documents, ainsi que le transfert de ces documents aux archives. Je me retrouve souvent à me diriger vers des situations inconnues sur la base d’un appel téléphonique plaintif ou d’un courriel désespéré demandant de l’aide parce qu’un département a des documents qu’il ne veut pas jeter mais qu’il n’a pas la place de conserver.

En mai dernier, j’ai reçu un courriel du département de neurochirurgie. Le département avait rappelé des articles stockés dans un centre de stockage hors site à température non contrôlée après 20 ans. N’ayant pas de place pour stocker ces articles, ils avaient été placés dans le bureau le plus spacieux du département, au grand dam de la femme qui travaillait dans ce bureau. Elle était peu à peu évincée par les objets et les odeurs qui les accompagnaient. Oui, les odeurs. À moins de travailler dans des archives, vous ne passez probablement pas beaucoup de temps à penser à l’odeur des vieilles choses.

J’ai fixé un moment pour procéder à une évaluation, qui consiste à déterminer si le matériel a une valeur permanente (archivistique). À notre arrivée, nous (l’archiviste de référence, deux stagiaires et moi-même) avons été accueillis par quatre armoires métalliques remplies de lames de microscope, dont certaines avaient été traitées si brutalement par les déménageurs pendant le transport que le simple fait d’ouvrir un tiroir produisait le tintement des éclats de verre brisé ; un grand classeur rempli de tumeurs humaines enveloppées dans de la cire de paraffine (l’étape précédant le découpage en tranches pour une lame de microscope) ; 10 boîtes doubles remplies de tumeurs humaines, de chiens, de chats et de singes ; un ensemble de tiroirs métalliques remplis de dossiers de patients sur des fiches 4×6, un cadre de stéréotaxie cérébrale et neuf conteneurs métalliques remplis de bobines de film 16mm. Une odeur distincte de moisi accompagnait ces objets, mais cela ne me préoccupait pas autant que le soupçon de vinaigre que je pouvais sentir en m’approchant des films 16mm.

Le syndrome du vinaigre, officiellement nommé dégradation de la base des films en acétate, est une condition qui résulte de la détérioration de l’acétate de cellulose au cours de la durée de vie d’un film. Au fur et à mesure que le syndrome du vinaigre progresse, le film devient cassant, se rétrécit et prend une odeur acide, qui sent le vinaigre. Si tous les films en acétate de cellulose se dégradent avec le temps, la progression de cette dégradation dépend beaucoup des conditions de stockage. Le stockage dans des conditions chaudes et humides accélère considérablement le début de la dégradation. Une fois que la dégradation a commencé, elle ne peut être inversée. S’ils sont détectés à temps, les films de valeur peuvent être envoyés en chambre froide pour prolonger leur durée de vie. Les films en acétate de cellulose ne sont pas rares, il n’est donc pas surprenant que tous les films du département de neurochirurgie soient en acétate de cellulose. Mais en raison du nombre considérable de films dans un espace de bureau aussi exigu, je n’ai pas pu les examiner complètement avant d’être de retour aux Archives.

Environ une semaine plus tard, un stagiaire et moi sommes retournés au bureau pour emballer les matériaux que nous avions sélectionnés pour les Archives. Comme nous n’acceptons pas de matériel organique, les tumeurs et les lames de microscope ne sont pas revenues avec nous. Nous avons cependant pris les fiches des patients, le cadre de stéréotaxie cérébrale, une bobine audio de 7 pouces et 155 films 16 mm. Emballer le matériel pour les Archives était comme jouer à Tetris dans ce bureau très encombré. Et pour rendre les choses encore plus difficiles, le jour que nous avons choisi pour emballer les articles se trouvait être l’anniversaire de la femme dont le bureau avait été envahi par tout ce matériel. En guise de surprise, ses collègues ont décoré le bureau, notamment avec des ballons suspendus au plafond. Mon stagiaire et moi avons passé la majeure partie de la matinée à nous esquiver sous les ballons et à escalader les armoires et les tables pour accéder aux matériaux à emballer pour les ramener aux Archives.

Une fois de retour aux Archives, nous avons commencé à sentir le vinaigre. Les films, dont la plupart documentent des procédures effectuées par le Dr Blaine Nashold, étaient stockés dans des boîtes à films métalliques ; seuls quelques-uns étaient en vrac. Nous avons méthodiquement rédigé une description de chaque film, expurgé les informations sur les patients de cette description conformément à la loi HIPAA, ouvert chaque boîte (s’il y en avait une), noté si nous pouvions sentir l’odeur du vinaigre et l’état du film, et donné à chaque film un identifiant unique. Note de santé : lorsqu’un film présente un syndrome grave de vinaigre, ne le reniflez pas et ne le touchez pas, car cela peut être dangereux pour votre santé ! L’acide acétique et les autres produits acides associés à la décomposition des films peuvent produire des brûlures de contact et des irritations de la peau et des muqueuses. Le port de gants de protection et le travail dans un endroit bien ventilé sont recommandés. L’utilisation des bandes A-D est également recommandée. Ces bandes enduites de colorant détectent et mesurent la gravité de la détérioration du film d’acétate de cellulose. La vapeur acide dégagée par les films qui se dégradent fait changer la couleur de la bande lorsqu’elle est placée dans un récipient fermé (boîte, sac, boîte ou armoire) avec le ou les films. La couleur de la bande change en fonction du niveau d’acidité présent.

Plusieurs films présentaient de très légers symptômes du syndrome du vinaigre, c’est-à-dire qu’ils sentaient légèrement le vinaigre, avec peu ou pas de rétrécissement ou de fragilité du film. Un plus petit nombre de ces films avaient commencé à rétrécir et à devenir fragiles. Sur les 155 films, seuls trois présentaient des symptômes extrêmes du syndrome du vinaigre. Ces trois films étaient différents des 152 autres, car il s’agissait de copies commerciales destinées à l’enseignement, et les boîtes utilisées pour le stockage étaient faites d’un type de matériau différent de celui des boîtes utilisées par le Dr Nashold pour ses films. En fin de compte, ces films ont été retirés de la collection avec l’autorisation du département de neurochirurgie parce qu’ils ne correspondaient pas au champ de collection des Archives ; il ne s’agissait pas de films créés par Duke ou par une entité ou un individu affilié à Duke. Les films que nous avons conservés sont maintenant logés dans des boîtes de film STiL, qui sont des conteneurs de film de qualité archive fabriqués en polypropylène avec une cheminée d’aération qui laisse la chaleur et les gaz nuisibles s’échapper.

J’ai beaucoup appris lors de l’acquisition et du traitement de cette collection. Tout d’abord, n’ayant jamais manipulé autant de films dans une seule collection, j’ai fait des recherches approfondies sur l’acétate cellulosique. Après en avoir appris davantage sur le sujet, j’ai pu ranger correctement les films et identifier ceux qui présentaient des signes du syndrome du vinaigre. De plus, au cours de mes recherches, j’ai appris l’existence des bandes A-D. C’est un élément que je veux intégrer dans ma collection. C’est quelque chose que je veux incorporer dans la gestion de base des piles des Archives afin de mesurer le degré de détérioration et de savoir si nos conditions de stockage actuelles sont suffisantes pour préserver les films que nous avons dans nos collections. Deuxièmement, le fait de travailler directement avec des films en acétate cellulosique en voie de détérioration m’a fait prendre conscience de la fragilité des films. Comme tous les formats, il se dégrade avec l’âge, mais sa durée de vie est considérablement réduite s’il n’est pas stocké dans les bonnes conditions. Le film est un bon exemple de format que les archivistes doivent vérifier et revérifier de manière proactive pour s’assurer que les conditions environnementales sont aussi stables que nous pouvons les rendre, car il disparaît littéralement sous nos yeux, une piste d’odeur de vinaigre à la fois.

Pour en savoir plus sur ces documents, consultez l’instrument de recherche des archives du département de neurochirurgie ou contactez le personnel des archives du Duke Medical Center.