Modèle de politique de voyages et de frais d'entreprise

femme utilisant un modèle de politique de voyages

Avec notre modèle de politique de frais de voyages, nous avons fait le travail difficile pour vous. Nous avons parlé à des gestionnaires de voyages pour découvrir les éléments essentiels à inclure dans une politique, et nous en avons développé une qui est concise, simple à comprendre et très facile à personnaliser.

Gardez le modèle maintenant, ou continuez à lire ci-dessous pour en savoir plus sur ce qui est inclus, pourquoi nous l’avons inclus et comment personnaliser chaque élément pour l’usage de votre propre entreprise.

Qu’y a-t-il dans notre modèle de politique de voyage ?

Notre modèle de politique de voyage d’entreprise pour les voyageurs du Royaume-Uni, des États-Unis ou de l’UE comprend les six sections clés détaillées ici. Nous l’avons formaté pour qu’il soit facile à lire et à personnaliser.

Une politique de voyages d’entreprise efficace se compose de six sections clés :

Introduction
Processus de réservation de voyages
Catégories de dépenses
Achats non remboursables
Processus de déclaration et de remboursement des dépenses
Soutien aux voyages, sécurité et devoir de diligence

Regardons ce que vous devez inclure dans chaque section.

Télécharger le modèle de politique de voyage

Section 1 : Introduction

Un modèle de politique de frais de voyage intelligent devrait toujours inclure une introduction. Pourquoi ? Vous voulez faire comprendre aux employés que votre politique n’est pas seulement une échappatoire bureaucratique. Cela contribue à leur sécurité, améliore l’équité et réduit le travail manuel et la confusion. Nous recommandons d’inclure une liste en points à puces des principaux avantages de votre politique de voyage afin que les voyageurs sachent pourquoi elle est importante.

Si vous avez plusieurs politiques de voyage pour des départements ou des types d’employés, alors vous devriez également utiliser la section d’introduction pour clarifier à qui s’adresse la politique.

Conseil : dans votre introduction, incluez les avantages de suivre votre politique pour les voyageurs, comme rester en sécurité et obtenir un soutien, afin qu’ils sachent pourquoi ils devraient la suivre.

Section 2 : Processus de réservation des voyages

Dans la deuxième section de notre modèle gratuit de politique de voyage, nous avons inclus tout ce que les employés doivent savoir sur où et comment réserver un voyage.

Comment réserver un voyage – Quel est votre processus, méthode et/ou plateforme approuvés pour réserver des voyages d’affaires ? Si votre entreprise utilise une plateforme pour permettre aux voyageurs de réserver dans le cadre de la politique, incluez le nom de votre plateforme de réservation approuvée. Sinon, écrivez le nom et les coordonnées de l’entreprise ou de la personne qu’ils sont censés contacter pour demander une réservation.
Utilisation des programmes de fidélité – De nombreuses entreprises ne permettent pas aux voyageurs de collecter des points pour leurs programmes de fidélité personnels. Mais si vous faites confiance à vos voyageurs pour faire ce qu’il faut, vous pouvez l’autoriser et inclure une ligne dans votre politique comme « Les employés ne peuvent pas choisir des options plus chères uniquement pour obtenir des points de fidélité. »
Prolongations de loisirs – Parfois, les voyageurs d’affaires veulent prolonger leur voyage jusqu’au week-end, ou utiliser certains de leurs jours de vacances. Vous devez inclure des règles autour des extensions de loisirs (ou « bleisure »), comme la différence de coût autorisée pour les vols de retour.

Conseil principal : rendez très claire la façon dont les voyageurs sont censés réserver leurs voyages. Utilisez une plateforme de réservation d’entreprise pour garder la trace des voyages en un seul endroit.

Section 3 : Catégories de dépenses

Une partie importante de toute politique et procédure de dépenses est ce que les employés sont autorisés à dépenser.

Dans la troisième section de notre modèle de politique de voyages d’affaires, nous avons réparti les dépenses de voyages d’affaires par catégories courantes : vols, hébergement, transports terrestres, nourriture et divertissement, et utilisation personnelle du téléphone.

Voici les informations à inclure dans chaque catégorie de dépenses :

Vols

Outil ou méthode approuvé pour la réservation
Vendeurs préférés (le cas échéant)
Règles sur l’autorisation ou non de la classe affaires, par exemple pour les vols d’une certaine durée, ou les vols pris par des employés d’un certain niveau d’ancienneté
Combien de jours à l’avance les vols internationaux doivent être réservés
Combien de jours à l’avance les vols intérieurs doivent être réservés

Hébergement

Outil ou méthode approuvé pour la réservation
Tarifs nocturnes maximums par ville
Vendeurs préférés et détails des tarifs négociés (le cas échéant)
Règles sur les chambres standard et les surclassements, par exemple les chambres standard sont exigées mais les surclassements de chambre sont autorisés s’ils sont offerts sans frais supplémentaires
Frais d’hôtel remboursables, tels que le stationnement
Règles pour la réservation d’Airbnb ou la location d’appartements

Transport ferroviaire

Outil ou méthode approuvé pour la réservation
Type de billet de train autorisé, tel que l’économie

Taxis et covoiturage

Quand les taxis et le covoiturage sont autorisés, par exemple seulement lorsque les transports publics ne sont pas viables
Montant maximal par transaction

Voiture de location et personnelle

Type de classe de voiture de location autorisé, telle que compacte ou moyenne
Le nombre d’employés censés partager une voiture de location lorsqu’ils voyagent ensemble
Combien est remboursé par mile ou kilomètre

Nourriture et divertissement

Montant remboursable, par petit-déjeuner
Montant remboursable, par déjeuner
Montant remboursable, par dîner
Alternativement, un maximum quotidien ou un per diem
Règles pour les repas d’équipe, telles que qui approuve le montant
Règles pour les divertissements des clients, comme ce qui est autorisé

Utilisation personnelle du téléphone

Montant ou pourcentage de la facture du téléphone cellulaire qui est remboursable pendant les semaines où l’employé voyage
Si les dommages ou le vol du téléphone personnel sont remboursés pendant les voyages d’affaires, et si oui jusqu’à quel montant ?

Top tip : nous avons tout inclus dans notre modèle de politique de voyage. Il suffit de saisir les montants, les fournisseurs approuvés et d’autres détails pour chaque catégorie de dépenses remboursables. Vous pouvez facilement supprimer tout ce qui ne correspond pas à votre entreprise.

Section 4 : Achats non remboursables

Incluez une liste à puces avec les dépenses de voyage potentielles que votre entreprise ne remboursera pas. Voici quelques exemples d’articles non remboursables que vous pourriez vouloir inclure dans votre politique de voyage :

Les achats en vol
Les frais d’excédent de bagages
La garde d’enfants, soins et pension pour animaux de compagnie
Les articles de toilette ou les vêtements
Les adhésions à des clubs aériens
Les achats au minibar ou les notes de bar
La blanchisserie ou le nettoyage à sec
Les amendes de stationnement ou les infractions au code de la route
Les frais de changement de billet d’avion
Le transport ferroviaire en première classe
Premium, Luxe ou Elite
Les films, les divertissements en ligne ou les journaux
L’utilisation du spa et du club de santé
Fleurs, bonbons et confiseries
Service en chambre
Lits ou literie supplémentaires
Vêtements
Dommages aux véhicules personnels
Assurance de la société de location de voitures

Conseil : Faites participer des parties prenantes comme votre directeur financier et quelques-uns de vos grands voyageurs pour déterminer ce qu’il est juste d’exclure dans toute l’entreprise, pour tous les voyages

Section 5 : Déclaration des dépenses et processus de remboursement

Dans la section sur votre politique et votre procédure de dépenses, assurez-vous d’inclure les éléments suivants :

Quel outil utiliser pour les dépenses
Quels éléments n’ont pas besoin d’être ajoutés dans l’outil de dépenses, par exemple si un voyage est réservé avec votre outil de réservation approuvé
À qui soumettre les rapports de dépenses
Ce qu’il faut inclure dans les demandes de remboursement
Délai pour soumettre les demandes de remboursement
Délai de traitement typique pour recevoir un remboursement

Conseil : Faites en sorte que l’outil que les employés doivent utiliser pour soumettre leurs dépenses et leurs demandes de remboursement soit parfaitement clair.

Téléchargez le modèle gratuit

Section 6 : Soutien aux voyages, sécurité et devoir de diligence

Il est important que votre politique de voyage soit quelque chose que les voyageurs veulent lire. Elle doit inclure des informations auxquelles ils doivent avoir accès, de cette façon ils doivent la consulter régulièrement et en même temps, ils peuvent se familiariser avec le document. Les voyageurs se soucient de leur sécurité sur la route, et votre entreprise devrait en faire autant. Vous devriez inclure des informations sur l’assistance voyage, l’assurance voyage et votre fournisseur de devoir de diligence directement à l’intérieur de votre politique de voyage.

Suivi des déplacements des voyageurs – Profitez de cette occasion pour faire savoir aux voyageurs’ que lorsqu’ils réservent en utilisant votre méthode ou outil approuvé, leur voyage est suivi. En cas d’urgence, des mesures seront prises pour les évacuer. Si vous ne savez pas où ils sont, vous ne pouvez pas les aider ! Incluez le nom de votre outil approuvé, et ce qu’ils doivent faire pour que leur voyage soit suivi avec précision s’ils doivent réserver en dehors de celui-ci pour une raison valable.
Assistance voyage – En cas d’annulation de voyage, de modification, etc. qui vos voyageurs doivent-ils appeler ? Incluez les coordonnées de votre fournisseur d’assistance voyage, y compris les numéros de téléphone, les adresses e-mail et tout ce qui s’applique. S’il existe plusieurs numéros basés sur la région ou la langue, incluez-les également.
Assistance pour les besoins d’urgence – Dans cette sous-section, incluez votre vendeur de devoir de diligence (si vous en avez un) et les détails de votre police d’assurance voyage. Incluez également le nom de l’employé ou du vendeur qu’ils doivent contacter en cas d’urgence.

Conseil : Incluez des informations sur l’assistance, l’assurance et la sécurité des voyages afin que les voyageurs puissent obtenir tout ce qu’ils doivent savoir en un seul endroit et se familiariser avec votre politique dans son ensemble.

Comment mettre en œuvre votre politique de voyage

Personnaliser – Personnalisez et finalisez le modèle de politique de voyage. Travaillez avec les parties prenantes pour apporter toutes les modifications et personnalisations nécessaires à la politique ; recueillez tous les détails comme l’assurance voyage, les tarifs de nuit, etc.
Automatiser – Mettez à jour votre politique de voyage automatisée. Créez ou mettez à jour une politique de voyage automatisée afin que les voyageurs et/ou les administrateurs puissent réserver dans le cadre de la politique tout le temps.
Déploiement – Déployez les changements aux employés. Selon la taille de votre entreprise, déployez votre nouveau document de politique et votre politique automatisée à tous les employés ou à un sous-ensemble initial.
Écouter – Recueillir les commentaires sur la nouvelle politique. Obtenez les commentaires des employés sur la clarté de votre politique de voyage, ainsi que sur la facilité d’utilisation de vos outils approuvés et de votre politique automatisée.

S’emparer du modèle maintenant, ou s’inscrire pour un essai gratuit à TravelPerk Premium afin que vous puissiez faire une politique automatisée qui est construite à l’intérieur du processus de réservation de voyage.