Les comptes fournisseurs ou les départements en charge des finances utilisent souvent l’appariement à trois pour gérer le risque financier et contrôler les dépenses de l’entreprise. Alors, qu’est-ce qu’un rapprochement à trois et pourquoi est-ce une étape essentielle du processus des comptes fournisseurs ?

Qu’est-ce que le rapprochement à trois ?

Le rapprochement à trois est une procédure de traitement d’une facture fournisseur pour s’assurer qu’un paiement est complet et exact. L’objectif de la correspondance à trois voies est de mettre en évidence toute divergence dans trois documents importants du processus d’achat – bons de commande, reçus de commande/bons d’emballage et factures – afin d’éviter aux entreprises de dépenser trop ou de payer un article qu’elles n’ont pas reçu.

Explorons les trois documents essentiels à la gestion des paiements par les comptes fournisseurs.

1. Bons de commande (BC) – Un bon de commande est la confirmation officielle d’une commande. C’est un document envoyé par un acheteur à un fournisseur qui autorise un achat. Les bons de commande comprennent généralement le nom de l’entreprise qui achète les biens ou les services, la date, la description et la quantité des biens ou des services, le prix, une adresse postale, les informations relatives au paiement, l’adresse de facturation et un numéro de bon de commande.
2. Reçus de commande/bons d’emballage – Il s’agit de la preuve de paiement et de livraison. Un reçu de commande est inclus par le vendeur avec les marchandises qui ont été livrées à l’acheteur. Il détaille exactement le contenu de l’envoi ou de la commande. Les reçus de commande comprennent généralement les mêmes informations que celles figurant sur la facture, ainsi que le mode de paiement.
3. Factures – Une facture demande le paiement d’un achat. Les factures sont envoyées par le vendeur à l’acheteur. Elles comprennent les mêmes informations que dans le bon de commande, ainsi qu’un numéro de facture, les coordonnées du fournisseur, les éventuels crédits ou remises pour les paiements anticipés, le calendrier de paiement et le montant total dû au fournisseur.

Avant qu’une facture ne soit payée, les comptes fournisseurs examinent les quantités, les prix et les conditions pour s’assurer que ce qui est commandé (via le bon de commande) correspond aux marchandises reçues (via le reçu de commande/bordereau d’expédition) qui correspondent à ce qui leur est facturé (via la facture). Il est important de mentionner que les entreprises peuvent choisir de ne pas utiliser les correspondances à trois voies pour les petits achats ou les achats récurrents.

Si des problèmes sont trouvés – quantités inexactes, prix erronés, marchandises endommagées, ou plus, le paiement n’est pas envoyé jusqu’à ce que le problème soit rectifié. Une fois la facture validée par le processus de rapprochement à trois, le paiement est envoyé selon les modalités.

Pourquoi utiliser le rapprochement à trois ?

La correspondance à trois voies est une pratique commerciale bénéfique pour trois raisons principales :

1. Economiser de l’argent aux entreprises – Vérifier que les données sont cohérentes entre les bons de commande, les reçus et les factures permet aux entreprises d’éviter de trop payer, de payer pour des articles en double et de payer pour des choses qu’elles n’ont pas reçues. Garder un œil aussi attentif sur les finances permet également de diminuer les possibilités de fraude.
2. Assurer des relations optimales avec les fournisseurs – Les fournisseurs professionnels respectent l’importance des bons de commande, des factures et des reçus dans le processus de comptabilité fournisseurs. Des erreurs fréquentes sur les reçus et les factures peuvent être le signe d’un problème commercial plus large et indiquer qu’il est temps de commencer à faire le tour du marché.
3. Préparation des entreprises aux audits – Les auditeurs sont spécifiquement à l’affût des écarts financiers. Compiler ces documents avant un audit et vérifier que les chiffres s’alignent à l’aide du processus de correspondance à trois voies est un grand pas dans la bonne direction.

« Les responsables des achats indiquent qu’ils investissent de plus en plus dans l’innovation et les technologies numériques dans le but de réorienter leurs équipes vers des tâches plus stratégiques. »

Quels sont les avantages de l’automatisation du jumelage à trois ?

Le jumelage à trois est une excellente pratique commerciale, mais à vrai dire, il demande beaucoup de travail et de temps. Feuilleter des piles de paperasse pour trouver ces trois documents est déjà assez difficile. Il faut en plus numériser soigneusement chaque document pour s’assurer que les numéros sont alignés. Non seulement c’est inefficace, mais c’est aussi très sensible à l’erreur humaine.

Le processus de correspondance à trois se fait automatiquement lorsque vous passez à un système d’approvisionnement électronique comme PLANERGY – aucune intervention humaine n’est nécessaire. Les problèmes sont mis en évidence à un stade précoce, ce qui vous évite d’engorger ou de ralentir le processus de paiement. Vous réduisez considérablement les coûts de traitement et, ce qui est peut-être plus important, vous pouvez consacrer plus de temps à des tâches plus utiles.

Les tendances suggèrent que l’avenir des achats est automatisé. Dans l’enquête 2016 Global CPO Survey de Deloitte, les responsables des achats indiquent qu’ils investissent de plus en plus dans l’innovation et les technologies numériques dans le but d’orienter leurs équipes vers des tâches plus stratégiques. Les organisations veulent que les équipes d’approvisionnement « rendent l’exécution quotidienne impitoyablement efficace, rapide comme l’éclair et transparente. » À notre humble avis, l’automatisation du processus de rapprochement à trois est un excellent début pour rendre l’ensemble du processus d’approvisionnement plus efficace.

PLANERGY peut améliorer votre fonction de comptes fournisseurs et automatiser le processus de rapprochement à trois

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