« Les gens se plaignent beaucoup des réunions. Malheureusement, je n’ai pas découvert de moyen de partage des connaissances à bande passante plus élevée et à fort effet de levier qu’une réunion en face à face. Je pense que ce qui dérange réellement les gens, ce sont les mauvaises réunions »
– David Lynch, directeur technique chez Intercom

Contenu

1 ……….. Introduction : le problème des grandes réunions

2 ………. 5 raisons essentielles d’organiser des réunions en tête-à-tête avec les employés

3 ………. Quel est l’objectif d’une réunion 1-à-1 ?

4 ………. Idées fausses courantes sur les réunions 1-on-1

5 ………. Coin du manager : questions pour les 1-on-1 avec votre employé

6 ………. Si vous voulez avoir des réunions 1-on-1 efficaces, ne…

7 ………. Coin de l’employé : questions pour les 1-on-1 avec votre manager

8 ………. Ressource : un modèle de réunion 1-on-1 avec des lignes directrices

9 ………. Les réunions 1-on-1 bien faites : les avantages à long terme

10 ………. Leapsome donne aux managers les moyens de mener des réunions efficaces

11 ………. A vous & prochaines étapes

12 ………. Autres ressources

« Les rencontres individuelles sont la chose la plus puissante que nous sachions qu’un manager puisse faire pour améliorer sa relation avec ses subordonnés directs et obtenir de meilleurs résultats »
– Mark Horstman, One-on-One Meetings (Podcast : Partie 1)

Le problème des grandes réunions

C’est une histoire que beaucoup d’entre nous connaissent bien : d’abord, une invitation à une réunion est envoyée à tout le monde dans le département. Les employés soupirent en pensant à tout le travail qu’ils avaient prévu de faire cet après-midi-là. Ils ont l’impression que presque rien ne s’est passé depuis la dernière grande réunion, qui n’a pas été très instructive pour l’équipe. La réunion elle-même met du temps à démarrer et, une fois de plus, on a l’impression qu’une grande partie de ce qui est dit n’est pas pertinent ou aurait pu être plus facilement expliqué dans un mémo. Pour aggraver les choses, la réunion dépasse de 15 minutes et plusieurs employés sont en retard pour leur prochaine tâche.

Cela vous dit quelque chose ?

Les points douloureux des réunions de grands groupes se résument souvent à la taille : il est difficile de tenir une conversation significative avec plus de quelques personnes dans la pièce, et une grande partie de la discussion peut ne pas concerner directement plusieurs participants. Dans un article du New York Times, on apprend que la fréquence des réunions de groupe a eu un impact plus négatif sur la satisfaction des employés de Microsoft que le fait de travailler plus longtemps en général. Il est intéressant de noter que les réunions en tête-à-tête (réunions impliquant seulement deux personnes, généralement un responsable et un subordonné direct) étaient exclues de ce constat. En fait, les entretiens individuels fréquents avec les subordonnés directs sont « l’un des meilleurs indicateurs de réussite pour les cadres moyens ». Alors pourquoi les 1-on-1 ont-ils un tel impact alors que les grandes réunions sont souvent assez pénibles ?
A maintes reprises, les réunions 1-on-1 font une énorme différence dans la vie professionnelle des managers et des employés – voici pourquoi.

« Les employés qui ont régulièrement des réunions 1:1 avec leurs managers sont 3x plus susceptibles d’être engagés. »
– Gallup, 2016

Cinq raisons clés d’avoir des réunions 1-on-1 avec les employés

1. Elles rendent la vérification rapide et simple
   Les réunions de groupe sont souvent mises en place afin d’obtenir des mises à jour en direct de chaque membre de l’équipe. Mais il peut être difficile de le faire en pratique lorsqu’il y a tant de personnes impliquées : certains finissent par parler plus que d’autres, et les mises à jour individuelles peuvent mener à des tangentes. Les 1-on-1 rendent le processus de vérification rapide, attentif et clair.
2. Ils offrent une occasion unique de discuter en privé
   Dans certaines organisations, les employés et les managers ont rarement l’occasion de parler en privé – au détriment du partage d’informations vitales entre eux. Les 1-à-1 réguliers permettent même aux employés timides de partager leurs espoirs, leurs préoccupations et leurs idées dans un environnement sûr ; tout en permettant des conversations plus équilibrées et mutuellement actives que les grandes réunions.

1. Ils favorisent des relations de travail empathiques
   Quelque chose dans la rencontre de deux personnes en face à face ne peut tout simplement pas être recréé en disant « bonjour » au bureau. Selon plusieurs études, l’efficacité de la communication repose sur la capacité à coordonner l’attention conjointe, ce qui devient beaucoup plus facile lorsqu’on parle seul à deux. Accorder aux gens toute votre attention démontre votre investissement en eux.
2. Ils font que les employés se sentent valorisés
   Dans les bons 1-on-1, un employé mène la conversation tandis que son manager écoute principalement. En conséquence, les rapports directs deviennent confiants qu’ils comptent et sont valorisés : un sentiment qui devient réciproque en tant que sentiment de loyauté et de respect envers l’entreprise.
3. Ils encouragent un état d’esprit de résolution de problèmes
   Lorsque les managers disent à leurs employés qu’ils ont le droit de souligner et de résoudre les faiblesses – même les leurs – cela permet de découvrir la cause profonde des problèmes et de les résoudre beaucoup plus rapidement, en honorant la transparence et l’honnêteté au sein des équipes. La résolution de problèmes stimule à son tour une réflexion profonde et créative entre les membres de l’équipe. Comme le note Ben Horowitz, « les tête-à-tête constituent un excellent mécanisme pour que les informations et les idées remontent dans l’organisation, et devraient faire partie de votre conception. »

Le saviez-vous ? L’attrition volontaire chez Adobe a chuté de 30 % depuis que les évaluations annuelles des performances ont été remplacées par des réunions régulières en tête-à-tête.
(CMI, 2018)

Alors, à quoi sert une réunion 1-on-1 ?

Pour faire simple, l’objectif principal des réunions régulières 1-on-1 est de coacher les employés – en d’autres termes, de les aider à faire leur travail le mieux possible.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement, vous vous demandez peut-être ? Un rapport de 2009 intitulé « The Coaching Conundrum » a souligné que de nombreuses organisations parlent des avantages du coaching sans le mettre en œuvre : peut-être parce que les managers ne savent pas vraiment à quoi ressemble un bon coaching ! Le rapport définit le coaching efficace comme suit :

• Demander plutôt que dire
• Écouter plutôt que parler
• Recherchercher des opportunités et des solutions plutôt que blâmer

Si vous êtes un manager novice en matière de 1-à-1, gardez ces trois points magiques à l’esprit la prochaine fois que vous vous rendez à une réunion, et apportez avec vous un sentiment de curiosité et d’ouverture. Surtout, veillez à conserver une attitude collaborative dans la résolution des problèmes, plutôt que d’attendre des employés qu’ils résolvent eux-mêmes les problèmes qu’ils soulèvent.

« Méfiez-vous des maximes de gestion qui empêchent les informations de circuler librement dans votre entreprise. Par exemple, considérez la vieille norme de gestion : « Ne m’apportez pas un problème sans m’apporter une solution. » Que faire si l’employé ne peut pas résoudre un problème important ? » – Ben Horowitz, auteur de The Hard Thing About Hard Things

Maintenant que nous avons parlé de la façon dont les réunions 1-à-1 doivent être menées, voyons ce dont vous devez parler lorsque vous y êtes.
Les objectifs et/ou les OKR : assurez-vous que les objectifs individuels ne dérivent pas de la carte ; dans le même temps, utilisez les 1-on-1 pour clarifier tout doute sur le cycle OKR, plutôt que de vous attendre à ce que tout fonctionne en pilote automatique du début à la fin.

Rétroaction : plus important que de donner du feedback (que vous devriez donner au fur et à mesure), profitez du 1-on-1 pour demander du feedback (sauf si vous êtes un employé, auquel cas, allez-y !) Managers : pourquoi ne pas demander un retour sur vos 1-on-1 – sont-ils utiles ; pourraient-ils être améliorés ?

Développement : un employé travaille-t-il dans le marketing, mais souhaite-t-il apprendre à coder ? Ou peut-être que quelqu’un a vraiment des difficultés dans un domaine, et veut suivre un cours pour augmenter sa confiance. Découvrez comment ils veulent se développer et accompagnez-les à travers ce dont ils ont besoin pour y arriver.

Les éloges & La reconnaissance : que vous donniez des éloges en public ou en privé, nous pensons que tout le monde mérite d’être félicité à un moment donné. Les 1-à-1 peuvent être l’espace parfait pour rappeler à vos collègues que vous voyez et appréciez leur travail.

Saviez-vous que ? 69% des managers sont mal à l’aise pour communiquer avec leurs employés.

Les idées fausses les plus répandues sur les rencontres 1-on-1

Les managers peu sûrs pensent :  » Je ne sais pas comment je me sens à l’idée de consacrer mon temps aux 1 sur 1. Je ne peux pas me permettre de perdre une heure par semaine avec trois ou quatre employés différents ! »
Les managers aguerris savent : il est tout à fait normal de paniquer à l’idée que les 1-on-1 deviennent une perte de temps – nous avons tous assisté à des réunions sans intérêt, et avoir plusieurs rendez-vous distincts peut sembler stressant au début. Cependant, à long terme, les entretiens individuels permettent de gagner beaucoup de temps en anticipant les problèmes, en aidant vos employés à devenir responsables d’eux-mêmes et en renforçant vos relations. Les vérifications (bi-)hebdomadaires améliorent également le rendement de chaque personne pendant de nombreuses heures.

Les managers peu sûrs pensent :  » Je vois mes employés autour du bureau tous les jours. Je ne peux pas simplement les rattraper à ce moment-là ? « 
Les managers soudés le savent : L’auteur de Conferences That Work, Adrian Segar – qui se décrit comme concevant des « réunions axées sur la participation qui ne sont pas nulles » – propose ce qui suit comme matière à réflexion :

« Pensez à la conversation la plus importante que vous ayez jamais eue dans votre vie. Prenez votre temps – je ne vais pas vous demander de quoi il s’agissait. Combien d’autres personnes ont pris part à votre conversation ? J’ai fait cet exercice lors de nombreuses présentations et j’ai demandé à l’auditoire de partager ses réponses en levant la main. La réponse la plus fréquente est « une », suivie de 2 ou 3, et de quelques personnes qui ont indiqué le nombre de petits groupes. Personne n’a encore fait état d’une conversation la plus importante avec dix personnes ou plus. »

En d’autres termes, si vous voulez avoir une conversation significative et marquante avec vos employés – faites l’effort de les rencontrer en 1 à 1. Voir cet essai de Keith Rabois qui parle des 1-on-1 comme des « activités à fort effet de levier. »

Les managers peu sûrs pensent : « Je me sens nerveux à l’idée d’avoir une conversation intime avec mon patron / mon rapport direct. Que dois-je dire ? Par où dois-je commencer ? »
Les managers avertis savent : premièrement, venez préparés : notez à l’avance les points à aborder ou les questions ouvertes. (Nous avons inclus un cadre de bonnes pratiques plus bas : cliquez ici pour y jeter un œil). Rafraîchissez-vous avec de l’eau ou de l’air frais avant le début de la réunion, et n’oubliez pas que vous faites partie de la même équipe que votre interlocuteur ! En fin de compte, vous vous réunissez pour vous soutenir mutuellement. Bonus : vos compétences en matière de conversation s’amélioreront de façon spectaculaire au fur et à mesure que vous aurez des réunions en tête-à-tête !

Conseil absolu ! Si vous ou l’autre personne êtes sujets au stress, pourquoi ne pas avoir un 1-on-1 à l’extérieur ? Marcher et parler n’est pas seulement relaxant physiquement – cela permet aussi de se parler plus facilement de manière franche lorsque vous n’êtes pas dans un environnement de bureau.

« Être à la fois précis et incroyablement franc dans votre feedback à une seule personne peut avoir un effet massif à long terme, et constitue une utilisation à très fort effet de levier de votre temps. »
– Keith Rabois, How to be an Effective Executive

Coin du manager : questions pour les entretiens 1 à 1 avec votre employé

• ‘S’il y avait une seule chose que vous pourriez changer dans notre organisation, quelle serait-elle et pourquoi ?’
• ‘Qui vous inspire dans l’entreprise ? Y a-t-il quelqu’un dont vous admirez le travail ? ‘
• ‘Selon vous, qu’est-ce qui manque à notre produit ? Avez-vous des idées pour l’améliorer ?’
• « En général, comment vous sentez-vous lorsque vous venez travailler chaque jour ?’
• « Y a-t-il quelque chose dont vous avez besoin pour améliorer votre travail ?’

Si vous voulez avoir des réunions 1-on-1 efficaces, ne…

• … utilisez les 1-on-1 comme une réunion de mise à jour du statut
  Si c’est parfaitement bien de prendre des nouvelles de chacun au début d’un 1-on-1, vous ne devriez pas faire des mises à jour du travail votre point central. Si l’ensemble de votre réunion pourrait se dérouler tout aussi facilement avec une porte ouverte – ou même sur Slack ! – vous n’allez probablement pas assez loin. Si vous êtes un manager, demandez le bien-être de votre employé ou comment il vit les projets en cours. Si vous êtes un employé, c’est l’occasion de faire des suggestions, de signaler les barrages routiers et d’être honnête sur votre charge de travail.
• … sauter ou reporter des réunions
  Il peut être tentant d’annuler lorsque vous n’avez qu’une seule personne avec qui coordonner. Mais il est important de respecter la valeur de vos 1-on-1 dès le début, et si les managers ne prennent pas les 1-on-1 au sérieux, pourquoi leurs employés le feraient-ils ? N’hésitez pas à raccourcir les 1-on-1 impairs si les deux parties ont plus de travail que de points de discussion : ne les annulez simplement pas.
• … organiser des 1-on-1 qui ne sont pas assez fréquents pour être utiles
  Le moyen le plus rapide de faire des 1-on-1 une perte de temps est d’en programmer moins. Ils tirent leur valeur de leur fréquence et de leur régularité, alors essayez de vous rencontrer toutes les 1 à 2 semaines. Si le travail vous gêne toujours, il est peut-être temps d’évaluer votre infrastructure organisationnelle (c’est-à-dire réduire le nombre de rapports directs par manager ou déléguer des tâches subalternes).
• … venir aux réunions sans clarté
  Les grands 1-on-1 n’arrivent pas comme ça : ils nécessitent une préparation et une planification. Au niveau individuel, cela signifie rédiger un ordre du jour simple avant chaque réunion. Au niveau de l’entreprise, cela signifie former vos équipes pour qu’elles sachent comment fonctionnent les 1-on-1 ; pourquoi ils sont importants et quel est leur but. Si les employés ne savent pas que les 1-on-1 sont vraiment à leur sujet, ils ne connaissent pas le véritable objectif de la réunion.

« Le but du feedback constructif est d’encourager l’autre à passer à une conversation de résolution de problème avec vous » – Deborah Petersen, Inc.

Coin de l’employé : questions pour les entretiens en tête-à-tête avec votre manager

• ‘J’ai du mal à assumer mes responsabilités ce trimestre parce que je lutte contre des problèmes personnels. Je pense que j’ai besoin d’aide pour trouver une solution.’
• J’ai toujours voulu être le mentor d’un autre employé – maintenant que nous avons la nouvelle recrue des ventes, pensez-vous que je pourrais prendre la responsabilité de la former ?’
• « Je ne suis pas sûr que moi et sommes compatibles en tant que partenaires de travail pour ce projet – pensez-vous que je pourrais faire plus de travail indépendant ?’
• « J’ai l’impression de passer trop de temps sur ce projet, et mes autres projets sont négligés. Y a-t-il un moyen plus efficace pour moi de contribuer ?’
• « J’ai quelques idées cool pour notre équipe d’événements, mais je veux d’abord vous les soumettre – cela vous dérange-t-il si nous prenons un peu de temps pour les passer en revue dans leur intégralité ?’

« Votre réunion en tête-à-tête est la plus importante chance pour vous d’entendre votre employé, et c’est leur temps, pas le vôtre. »
– Kim Scott, Radical Candor

Vous ne savez pas quoi inclure dans votre agenda ? Voici un modèle de réunion 1-on-1

Si vous ne savez pas par où commencer pour votre premier 1-on-1, ne vous inquiétez pas – voici quelques domaines d’intérêt des meilleures pratiques que vous pouvez choisir pour rédiger votre ordre du jour. Nous vous recommandons d’utiliser trois ou quatre domaines d’intérêt pour garder les choses simples.

« Le coaching est une pratique qui nécessite relativement peu d’investissement, est adaptable à l’infini, et est intrinsèquement personnalisée. » – Blessing White, 2009

« Pendant la réunion, comme c’est celle de l’employé, le manager doit faire 10% de la parole et 90% de l’écoute. »
– Ben Horowitz, auteur de The Hard Thing About Hard Things

Les réunions 1-on-1 bien faites : les avantages à long terme

Maintenant que nous savons comment les 1-on-1 profitent aux individus, voyons comment ils influencent l’organisation à long terme. Que fait une culture des 1-on-1 pour les entreprises dans leur ensemble ?

• L’entreprise fonctionne beaucoup plus harmonieusement parce que chaque équipe sait ce que l’on attend d’elle – dès que leurs priorités s’embrouillent, les subordonnés directs utilisent les 1-on-1 pour demander des éclaircissements et du soutien à leurs managers.
• Les cadres passent moins de temps à auditer leur personnel parce que les managers reçoivent déjà des mises à jour régulières et honnêtes de leurs employés. Lorsque l’équipe d’animation ne cessait de dépasser les délais, le PDG a rapidement découvert que c’était un manque de technologie à jour qui les ralentissait.
• Les employés et les managers ont l’habitude de se parler franchement, ils sont donc désormais à l’aise pour se donner des retours instantanés et organiser des évaluations de performance.
• En parlant d’examens de performance, les 1-à-1 cohérents rappellent aux employés ce que l’on attend d’eux tout au long de l’année. L’examen des performances a été ressenti comme un tour de table naturel des discussions tenues dans le 1-on-1 de chaque personne.
• Parce que les employés sont régulièrement encouragés à être ouverts sur leurs besoins, les managers sont en mesure de mettre en place les meilleures conditions pour que les équipes produisent un travail de qualité tout au long de l’année. L’ambiance au bureau est bonne car personne ne se sent sous-estimé ou négligé. …
• Les compétences interpersonnelles sont plus saines : même en cas de conflit de personnalité, les employés ont la possibilité de se défouler en privé avant que le ressentiment ne s’accumule.
• Les entretiens individuels deviennent une procédure standard, les compétences non techniques de chacun s’améliorent. Les employés deviennent meilleurs pour communiquer ; écouter ; collaborer et être ouvert et conscient des autres.

Le saviez-vous ? Dans son livre The Hard Thing About Hard Things, le PDG Ben Horowitz se souvient qu’il a failli licencier l’un de ses managers et son superviseur lorsqu’il a découvert qu’ils n’avaient pas effectué de 1-on-1 en six mois !

Leapsome donne aux managers les moyens de mener des 1:1 et des réunions d’équipe efficaces

Collaborer sur un ordre du jour partagé, prendre des notes et assigner des actions pour avoir une réunion efficace et productive, quelle qu’elle soit.

Collaborez sur un ordre du jour avant le début de la réunion

Construisez une structure adaptée à votre format de réunion et ajoutez des points de discussion avant la réunion. Recevez automatiquement une copie de l’ordre du jour à l’approche de votre réunion par e-mail, Slack ou Microsoft Teams.

Résumez les principaux points à retenir et attribuez des mesures à prendre

Prenez des notes en toute simplicité et ajoutez des commentaires sous les points de discussion pour suivre les discussions et les décisions. Gardez les points de discussion non résolus à portée de vue, accédez à l’historique complet des notes des réunions passées en cas de besoin et attribuez des actions aux différents membres de l’équipe.

… et faites bien plus avec Leapsome

Vous souhaitez en savoir plus ? Parlez-en à l’un de nos experts produits.

À vous de jouer

Nous sommes de grands fans des réunions en tête-à-tête (au cas où vous ne le sauriez pas).

Mais nous aimerions savoir ce que vous en pensez, que vous ayez des années d’expérience avec les 1-on-1 ou pas du tout. Peut-être que votre entreprise a essayé de mettre en œuvre des 1-on-1 et qu’elle a totalement piqué du nez ? Ou peut-être venez-vous de participer à votre première réunion individuelle et souhaitez-vous savoir comment l’améliorer. Que nous ayons oublié quelque chose ou que vous ayez vos propres conseils à ajouter, tweetez-nous à @leapsome avec le hashtag #OneOnOnes.

Et si vous êtes désireux de commencer votre propre voyage avec les réunions 1-on-1, nous vous couvrons. Évitez de vous perdre dans les traces écrites hebdomadaires et les fils de courriel avec le logiciel facile à utiliser de Leapsome pour les réunions 1-on-1., Avec des modèles d’ordre du jour personnalisables pour les réunions 1-on-1, des points de discussion roulants, des rappels automatisés et plus encore, vous (et tout le monde dans votre entreprise) pouvez avoir des réunions productives, bien structurées et à fort effet de levier.

Voyez notre vidéo tutorielle de 90 secondes pour avoir un aperçu de la fonctionnalité 1-on-1 et de son fonctionnement.

Autres ressources

1. Le guide ultime pour intégrer le feedback dans la culture de votre entreprise (eBook)
2. Pourquoi les bons leaders ne se contentent pas de donner du feedback, mais en demandent aussi (article de blog)
3. Réunions 1 à 1 structurées (outil numérique)
4. Julie Zhuo sur Les questions essentielles que les managers devraient poser (podcast)
5. Comment mener des réunions 1 :1 qui fonctionnent pour 2 (article)
6. Un sur un (article de blog)

« La meilleure façon de comprendre ce qui se passe ou comment s’améliorer est de poser des questions approfondies aux personnes que vous gérez, et surtout, à vous-même »
– Julie Zhuo, vice-présidente de la conception des produits chez Facebook

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