La gestion des congés et des vacances des employés est l’une des tâches les plus fastidieuses d’un service de ressources humaines, surtout si votre entreprise comme un nombre élevé d’employés. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un outil logiciel pour simplifier ce travail. Une option possible est de créer un modèle Excel de congés des employés.

Vous ne savez pas comment créer votre planificateur de vacances et d’absences dans Excel ? Consultez notre explication étape par étape ci-dessous.

Mais avant, ⬇️⬇️DOWNLOAD THIS EXCEL⬇️⬇️ pour poursuivre le guide.

Comment comptabiliser les congés des employés dans Excel?

Excel reste l’outil le plus utilisé dans les services de ressources humaines pour calculer les congés annuels. Les informations sur les vacances, les congés maladie, les congés maternité ou paternité de chaque employé, etc. peuvent être compilées dans une simple feuille de calcul.

Les responsables des ressources humaines doivent communiquer par e-mail avec chaque employé pour recueillir ces informations, et saisir manuellement les dates exactes. Non seulement ils doivent faire très attention à ne pas faire d’erreurs, mais ils auront également besoin d’une connaissance intermédiaire d’Excel.

Une fois que cela a été fait, ils peuvent calculer le nombre de jours de vacances de chaque employé de l’entreprise, suivre le nombre de jours de maladie qu’ils ont eu pendant l’année et quand ils reviendront après avoir pris un congé de paternité.

Excel est donc le système de suivi des congés ou des absences des employés le plus utilisé. Et son utilisation présente certains avantages.

Avantages de l’utilisation d’Excel pour l’enregistrement des congés payés

• L’outil fait partie de la suite Microsoft Office de l’entreprise et n’implique aucun
  coût supplémentaire.
• Il est généralement installé sur tous les ordinateurs de l’entreprise, ce qui signifie que tout employé peut
  l’utiliser sans avoir besoin de télécharger une autre plateforme.
• C’est un système de base qui permet de gérer les congés d’une petite équipe.

Inconvénients d’un traceur de congés pour employés Excel

• L’utilisation d’un traceur de congés Excel est une tâche fastidieuse qui fait perdre un temps considérable à un responsable des ressources humaines. Saisir les informations manuellement ralentit considérablement
  le processus.
• Ajouter des informations sur chaque employé à la main pourrait entraîner des erreurs qui peuvent
  affecter négativement les employés de l’entreprise.
• Les documents Excel ne peuvent pas être modifiés ou partagés par plus d’une personne à la fois,
  ce qui rend le travail en équipe plus difficile pour le département des ressources humaines.
• Un certain niveau de connaissances informatiques est nécessaire pour utiliser les feuilles de calcul, créer des formules, etc.
• Organiser un processus d’approbation des vacances entre l’employé et le manager, ou
  le département des ressources humaines est compliqué.

Un guide étape par étape pour créer un modèle Excel d’absence des employés

Vous voulez quand même essayer de suivre les vacances des employés avec Excel ? Pas de problème, vous pouvez créer votre propre modèle en suivant les étapes suivantes :

• Créer un nouveau fichier Excel et lui donner un nom qui vous permette de l’identifier facilement.
• Commençons ! Gelezquatre colonnes sur la partie gauche pour créer votre modèle Excel de planificateur de vacances
  .

• Puis, créez un calendrier avec les jours et les mois de l’année sur la partie droite.
• Numérotez les jours de la troisième ligne pour faciliter le marquage des vacances de chaque employé
  quand il travaille.

• Retournez dans la partie gauche et attribuez une colonne pour les noms des employés, une autre pour le département auquel ils appartiennent, le nombre total de vacances auxquelles ils ont droit et les jours restants.

Avec ces cinq étapes, vous avez maintenant un modèle Excel sur lequel travailler. Marquez maintenant les vacances demandées par chaque employé et modifiez manuellement les informations dans la colonne « Restant ».

Votre modèle devrait ressembler à quelque chose comme ceci:

Selon votre niveau de connaissance d’Excel, vous pouvez également créer des formules qui additionnent automatiquement les totaux de la colonne « Restant ». C’est certainement plus pratique et cela minimise le risque d’erreurs.

De même, vous pouvez mettre en place des codes couleur pour mettre en évidence les vacances, les congés maladie, etc. Dans l’exemple, nous avons marqué les week-ends (jours non travaillés) en gris et les jours fériés en violet.

En définitive, disposer de son propre modèle Excel permet de travailler dans un document simple, mais adapté à ses besoins spécifiques.

Téléchargez notre modèle Excel 2020 de suivi des congés

Si vous ne savez pas comment créer des formules, que vous ne voulez pas perdre de temps à créer cet Excel à partir de zéro et que tout cela vous semble trop compliqué, alors téléchargez notre modèle Excel gratuit de suivi des congés des employés en cliquant ici.

Ce modèle, basé sur notre logiciel de gestion RH vous permettra, simplement et
sans effort, de suivre de manière exhaustive chacun des membres de votre équipe. Tout ce que vous avez à faire est de
le télécharger, de saisir les informations de chaque employé et de commencer à l’utiliser.

Digitaliser le processus de congés et de vacances avec Kenjo

Comme nous l’avons mentionné précédemment, il y a une vie après Excel lorsqu’il s’agit de gérer les vacances et les congés des employés. Aujourd’hui, il existe une gamme de logiciels de gestion RH qui ont été spécifiquement conçus pour cela et qui vous permettent d’optimiser et de simplifier les processus. Dans notre blog, nous avons un article spécifique analysant comment choisir un logiciel de vacances et d’absences.

Le logiciel de gestion RH Kenjo vous permettra de créer des politiques de vacances spécifiques pour chaque personne et vous donnera un aperçu, en un coup d’œil, des membres de l’équipe qui travaillent, de ceux qui ne travaillent pas, et pourquoi.

De même, Kenjo vous permet de contacter directement les employés afin qu’ils puissent demander leurs
congés annuels via le logiciel. Dites adieu à la réception de centaines d’emails dans votre boîte de réception, et vous pouvez également les approuver ou les refuser en un seul clic.

De plus, vous et l’équipe pouvez vérifier qu’il n’y a pas de chevauchement de dates, ce qui vous permet de mieux les coordonner et de vous assurer qu’aucun secteur de l’entreprise n’est négligé ou en manque de personnel.

Kenjo est visuel, intuitif, simple et efficace. Il suffit de l’essayer pour se rendre compte que cela n’a plus de sens de gérer les congés et les absences dans Excel.

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