Termes de planification de projet

Avant de nous plonger dans la façon de planifier un projet, il est utile de se familiariser avec certains des termes que vous rencontrerez. Voici une liste de termes généraux que vous rencontrerez dans ce guide.

• Livrable : Les résultats d’un projet, tels qu’un produit, un service, un rapport, etc.
• Partenaire : Toute personne ayant un intérêt direct dans le projet – chef de projet, sponsor du projet, membres de l’équipe, clients, etc.
• Tâches : De petits travaux qui mènent au livrable final.
• Jalon : La fin d’une phase du projet, et le début de la suivante.
• Ressources : Tout ce dont vous avez besoin pour réaliser le projet, comme le personnel, les fournitures, les matériaux, les outils, les personnes et plus encore.
• Budget : Estimation du coût total lié à la réalisation d’un projet.
• Suivi & Suivi : Recueillir les données du projet et s’assurer qu’elles reflètent les résultats que vous avez prévus.

Étapes de planification du projet

Maintenant, nous allons vous présenter les principales étapes de planification du projet :

1. Souligner l’analyse de rentabilisation
2. Définir la portée du projet
3. Définir les buts & Objectifs
4. Souligner les livrables
5. Créer un calendrier de projet
6. Attribuer des tâches à votre équipe
7. Évaluer les risques
8. Rapport de vos progrès

En suivant ces étapes de planification de projet étapes, vous clarifierez ce que vous devez réaliser, élaborerez les processus nécessaires pour y parvenir et développerez un plan d’action pour savoir comment vous allez progresser.

Souligner l’analyse de rentabilisation

Si vous avez un projet, il y a une raison à cela – c’est votre analyse de rentabilisation. L’analyse de rentabilité expose les raisons pour lesquelles le projet est lancé, ses avantages et le retour sur investissement. S’il y a un problème à résoudre, ce problème est décrit ici. L’analyse de rentabilisation sera présentée à ceux qui prennent les décisions dans votre organisation, expliquant ce qui doit être fait et comment. S’il est approuvé, vous avez un projet.

Rencontrer les parties prenantes

Tout projet a des parties prenantes, celles qui ont un intérêt direct dans le projet. De ceux qui en profitent, à ceux qui sont responsables de son succès. Par conséquent, toute planification de projet doit identifier qui sont ces parties prenantes, des clients aux régulateurs. Il est crucial de les rencontrer pour avoir une meilleure idée de ce qu’est le projet et de ce que l’on attend du livrable final.

Définir la portée du projet

Il s’agit du travail nécessaire pour accomplir les objectifs du projet et générer les livrables requis. La portée du projet doit être définie et organisée par une structure de répartition du travail (SRT). Par conséquent, la portée du projet comprend ce que vous devez faire dans le projet (produits livrables, sous-produits livrables, lots de travaux, activités, tâches), mais aussi ce qui n’est pas essentiel. Ce dernier point est important, car le fait de savoir ce qui n’est pas prioritaire permet d’éviter le scope creep, c’est-à-dire l’utilisation de ressources précieuses pour quelque chose qui n’est pas essentiel à la réussite de votre projet.

Définir les buts & Objectifs

Les buts et les objectifs sont des choses différentes lorsqu’il s’agit de planifier un projet. Les buts sont les résultats que vous voulez atteindre, et sont généralement larges. Les objectifs, en revanche, sont plus spécifiques ; des actions mesurables qui doivent être prises pour atteindre votre but. Lors de la planification d’un projet, les buts et les objectifs découlent naturellement de l’analyse de rentabilité, mais à ce stade, vous entrez dans les détails. Dans un sens, vous affinez les buts énoncés dans l’analyse de rentabilisation et créez des tâches clairement définies. Ces buts et objectifs sont rassemblés dans une charte de projet, que vous utiliserez tout au long du cycle de vie du projet.

Outline Deliverables

Un projet peut avoir de nombreux livrables. Un livrable peut être un bien, un service ou un résultat nécessaire pour achever une tâche, un processus, une phase, un sous-projet ou un projet. Par exemple, le livrable final est la raison d’être du projet, et une fois que ce livrable est produit, le projet est terminé. Comme défini dans la portée du projet, un projet se compose de sous-projets, de phases, de lots de travaux, d’activités et de tâches, et chacun de ces composants peut avoir un livrable. La première chose à faire est de déterminer quel est le livrable final, et comment vous saurez que la qualité répond aux attentes de vos parties prenantes. Quant aux autres livrables du projet, ils doivent également être identifiés et une personne de l’équipe doit être responsable de leur bonne réalisation.

Créer un calendrier de projet

Le calendrier de projet est ce sur quoi tout est suspendu. De vos tâches à votre budget, tout est défini par le temps. Les calendriers sont constitués en rassemblant toutes les tâches nécessaires pour atteindre votre livrable final, et en les plaçant sur une ligne de temps qui se termine à votre date limite. Cela peut donner lieu à un travail indiscipliné à venir, c’est pourquoi les calendriers sont divisés en phases, indiquées par des jalons, qui marquent la fin d’une phase du projet et le début de la suivante.

Assigner les tâches

Le plan est établi, mais il existe toujours dans l’abstrait jusqu’à ce que vous preniez les tâches de votre calendrier et commenciez à les assigner à votre équipe. Vous devez donc réunir une équipe qui possède les compétences et les expériences nécessaires pour mener à bien le projet. Leurs rôles et responsabilités doivent être clairement définis, afin qu’ils sachent ce qu’ils ont à faire. Ensuite, lorsque vous leur attribuez des tâches à partir de votre plan, elles doivent être claires, avec des instructions et toute documentation connexe dont ils auront besoin pour exécuter les tâches.

Évaluer les risques

Tout projet comporte un certain niveau de risque. Il existe plusieurs types de risques tels que les risques liés à la portée, les risques techniques et les risques liés au calendrier, entre autres. Même si votre plan de projet est complet, des facteurs internes et externes peuvent avoir un impact sur le temps, le coût et la portée de votre projet (triple contrainte). Par conséquent, vous devez considérer votre planification comme flexible. Il existe de nombreuses façons de se préparer aux risques, comme l’élaboration d’un plan de gestion du changement, mais pour l’instant, la chose la plus importante à faire est de suivre vos progrès tout au long de la phase d’exécution en utilisant des rapports d’état de projet et/ou un logiciel de planification de projet pour surveiller les risques.

Rapport de vos progrès

Votre objectif ultime est de garantir un projet réussi pour vos parties prenantes. Elles sont investies, et ne se contenteront pas de se tourner les pouces jusqu’à ce que le projet suive son cours. En construisant une structure de répartition du travail (SRT) pendant la phase de planification du projet, vous pouvez décomposer le projet pour eux afin qu’ils comprennent comment votre plan de projet sera exécuté. Il est important de tenir les parties prenantes informées pour gérer leurs attentes et s’assurer qu’elles sont satisfaites. Avoir des réunions régulières où vous présentez des rapports d’avancement sont un excellent moyen de leur montrer que tout avance comme prévu et de répondre à toutes leurs questions ou préoccupations.

Comment ProjectManager.com vous aide avec vos plans de projet

Un logiciel de planification de projet est un outil qui aide à planifier, organiser et gérer le calendrier et les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. L’un des outils de gestion de projet les plus utilisés est Microsoft Project, mais ProjectManager.com est l’une des meilleures alternatives disponibles pour la planification de projet. ProjectManager.com est un logiciel de gestion de projet primé qui organise les projets de la planification à la réalisation. Inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours et suivez-le pour construire un plan de projet complet qui couvre chaque détail.

Liste de vos tâches pour le plan

Les tâches sont les blocs de construction de tout projet et le début de tout plan consiste à identifier toutes les tâches qui mènent à votre livrable final.

Ouvrez l’outil pour ajouter vos tâches sur le diagramme de Gantt ou l’une des autres vues multiples du projet. Vous pouvez importer une liste de tâches à partir de n’importe quelle feuille de calcul ou utiliser l’un de nos modèles pour commencer.

Ajouter la durée et les coûts aux tâches

Chaque tâche a une durée estimée, qui est le temps qu’il faudra pour la réaliser. Elles nécessiteront également un certain montant de financement, qui doit être collecté pour formuler votre plan.

Ajoutez les dates de début et de fin de chaque tâche dans le Gantt et elles alimentent une chronologie du projet, de sorte que vous pouvez voir l’ensemble du projet disposé en un seul endroit. Il y a aussi une colonne pour les coûts des tâches.

Lier les tâches dépendantes

Les tâches ne sont pas toujours séparées les unes des autres. Souvent, l’une ne peut pas démarrer ou s’arrêter tant qu’une autre n’a pas démarré ou arrêté. Cela s’appelle une dépendance de tâche et doit être noté dans votre plan.

Lier les tâches dépendantes en faisant glisser l’une vers l’autre. Une ligne en pointillé indique qu’elles sont liées, ce qui vous permet de rester conscient de ce fait et d’éviter les goulots d’étranglement plus tard dans le projet.

Définir des jalons & Baseline

Un jalon indique la fin d’une phase et le début d’une autre, ce qui aide au suivi et au moral. La ligne de base définit votre plan afin que vous puissiez le comparer aux progrès réels.

Il existe un filtre sur le Gantt qui définit automatiquement la ligne de base, de sorte que vous pouvez l’utiliser pour suivre vos progrès réels par rapport au plan. La ligne de base peut également être verrouillée d’un clic.

Intégrer l’équipe & Affecter

Réunir l’équipe et l’outil est la façon dont un plan de projet s’actualise. Plus cette transition est facile et transparente, plus vite vous pourrez travailler sur le projet.

Invitez votre équipe à partir du logiciel et celui-ci génère un e-mail avec un lien. Une fois qu’ils suivent ce lien, ils sont dedans et ont accès aux outils dont ils ont besoin pour gérer leurs tâches.

Surveiller les progrès & Rendre compte aux parties prenantes

Suivre vos progrès puis mettre à jour les parties prenantes est à la fois la façon de rester sur la bonne voie et de gérer les attentes de vos parties prenantes.

Voir les progrès au fur et à mesure sur notre tableau de bord en temps réel, qui calcule les données et les affiche sur six métriques de projet. Les rapports peuvent être filtrés et partagés pour une plongée en profondeur dans ces chiffres.

Ajuster le plan selon les besoins

Aucun plan ne reste le même tout au long d’un projet. Des choses se produisent et des changements sont exigés. Par conséquent, être en mesure de modifier facilement votre plan est la clé de la planification de projet.

Modifiez votre plan sur le Gantt par un simple glisser-déposer. Déplacez l’ancienne date vers la nouvelle et non seulement cette tâche est fixée, mais toutes les tâches impactées sont également mises à jour automatiquement.

ProjectManager.com est un logiciel primé qui aide les gestionnaires à planifier et les équipes à s’organiser. Les diagrammes de Gantt contrôlent tous les aspects de votre plan de projet, de la planification à l’affectation des tâches et même au suivi de l’avancement. Les vues multiples du projet assurent la transparence du flux de travail et donnent à chacun les outils dont il a besoin pour être au mieux de sa forme.

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Le chef de projet est responsable de la production du plan de projet, et bien que vous ne puissiez pas inventer tout le contenu vous-même, vous serez celui qui tapera sur les touches pour tout taper. Utilisez des modèles lorsque vous le pouvez pour gagner du temps. Téléchargez notre modèle de plan de projet gratuit et rédigez votre plan en deux temps trois mouvements !

Quel est l’objectif d’un plan de projet ?

Le but d’un plan de projet est de servir de guide pour les phases d’exécution et de contrôle. Le plan de projet fournit toutes les informations nécessaires à la phase d’exécution, telles que les buts, les objectifs, l’étendue des travaux, les jalons, les risques et les ressources du projet. Ensuite, ces informations aident les chefs de projet à suivre et à contrôler l’avancement du projet.

On planifie au début pour gagner du temps plus tard. Un bon plan de projet signifie que vous n’avez pas à vous inquiéter de savoir si les participants au projet seront disponibles aux bonnes dates – parce que vous avez prévu qu’ils le soient. Vous n’avez pas à vous inquiéter de savoir comment payer ces factures – vous avez planifié votre processus financier. Vous n’avez pas à vous inquiéter de savoir si tout le monde est d’accord sur ce à quoi ressemble un résultat de qualité – vous avez déjà planifié les mesures de qualité que vous allez utiliser.

Un bon plan de projet définit les processus que tout le monde est censé suivre, ce qui évite bien des maux de tête par la suite. Par exemple, si vous spécifiez que les estimations vont être élaborées par des experts en la matière sur la base de leur jugement, et que cela est approuvé, plus tard, personne ne pourra se plaindre qu’il voulait que vous utilisiez une technique d’estimation différente. Ils connaissent l’accord depuis le début.

La planification rationalise le faire.

Les plans de projet sont également très utiles pour suivre les progrès. Vous pouvez y revenir et vérifier ce que vous avez dit que vous alliez faire et comment, en le comparant à ce que vous faites réellement. Cela vous donne un bon contrôle de la réalité et vous permet de changer de cap si nécessaire, remettant le projet sur les rails.

Des outils comme les tableaux de bord peuvent vous aider à vous assurer que votre projet se déroule comme prévu. ProjectManager.com dispose d’un tableau de bord en temps réel qui se met à jour automatiquement chaque fois que des tâches sont mises à jour.

Les éléments d’un plan de projet

Le processus de planification du projet déjà abordé ne fait qu’effleurer la surface de ce qui est un puits profond de pratiques créées pour contrôler votre projet. Ils commencent par le dialogue – parler aux parties prenantes, aux équipes, et al.

Le livrable de votre phase de planification est un document appelé le plan de projet. Le Guide du corps de connaissances en gestion de projet (Guide PMBOK) – Cinquième édition dit que le plan de projet est composé de beaucoup de plans subsidiaires. Ceux-ci comprennent :

• Un plan de gestion des ressources humaines de l’équipe, tant en termes de disponibilité que de compétences
• Un plan de gestion des coûts et des éléments de budgétisation du projet, y compris les achats ou les engagements de fournisseurs que vous pourriez avoir
• Un plan de communication définissant qui va recevoir des messages sur le projet, quand et sous quel format
• Un plan pour traiter les risques du projet, y compris les processus de consignation et de suivi des risques
• Un plan de qualité qui spécifie les objectifs de qualité pour le projet

Cela fait beaucoup de documentation.

En réalité, il est rare que vous les produisiez sous forme de documents individuels. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un plan de projet qui parle des éléments importants de chacun d’entre eux. De toute façon, il est inutile de créer un gros document qui expose exactement le fonctionnement de votre entreprise. Si vous avez déjà un processus structuré de gestion des risques, alors ne perdez pas de temps à tout réécrire dans votre plan de projet.

Votre plan de projet doit inclure suffisamment d’informations pour que vous sachiez exactement quels processus et procédures doivent être suivis et qui doit être impliqué. Faites approuver votre plan de projet par vos parties prenantes, votre sponsor de projet et votre équipe afin de ne pas avoir de surprises par la suite.

Combien de temps prend la phase de planification du projet ?

Il est difficile de répondre à cette question. Il faudra plus de temps pour planifier l’atterrissage sur la lune qu’une nouvelle application de rencontre.

La meilleure façon d’estimer la durée de la phase de planification de votre projet est de regarder des projets similaires qui se sont produits auparavant, et de voir combien de temps il leur a fallu pour les planifier. Parlez également au chef de projet, si vous le pouvez, car il aura un point de vue sur la question de savoir si cette durée était suffisante ou non !

Il est facile de voir combien de temps d’autres projets ont pris si vous avez un outil de gestion de projet qui archive vos anciens plannings de projet et met les données à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Vous pouvez alors rechercher des projets similaires et étudier leurs plannings en détail.

Techniques pour les plans de projet

Un plan de projet consiste à déterminer ce qu’il faut faire et comment le faire, ce qui nécessite l’implication de nombreuses personnes. Il existe plusieurs bons outils et techniques pour obtenir des informations d’autres personnes, notamment :

• Des ateliers
• Des réunions ou des entretiens en tête-à-tête
• Des sondages ou des groupes de discussion avec les clients pour recueillir et valider les exigences.

Vous devriez également vous armer d’un outil de gestion des tâches, comme une liste ou un tableau kanban. Ils sont incroyablement utiles pour noter les choses importantes qui devraient figurer dans votre plan de projet. Le logiciel de tableau kanban peut vous aider à structurer votre plan en notant les titres clés, puis en les déplaçant au besoin jusqu’à ce que vous ayez un flux qui semble correct.

Enfin, vous aurez besoin d’un système de gestion de projet en ligne pour stocker votre plan. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe peuvent accéder à la dernière version du plan de projet.

Comment gérer votre plan de projet

Votre plan de projet n’est pas un document écrit dans la pierre. Vous devez vous y référer et y apporter des modifications aussi souvent que nécessaire. Certaines parties de celui-ci, comme votre calendrier de projet, changeront presque quotidiennement. D’autres parties, comme vos plans d’approvisionnement et vos processus de gestion des coûts, ne changeront pas du tout pendant la durée de vie de votre projet.

Ce qu’il faut retenir, c’est que si votre plan ne fonctionne pas pour vous, réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour le modifier. Il est là pour guider votre gestion de projet, pas pour vous empêcher de faire ce qu’il faut. Si vous devez revoir la façon dont vous gérez les ressources du projet, revenez en arrière et révisez-le. Apportez les modifications nécessaires, faites approuver à nouveau le plan et partagez-le avec l’équipe.

Comment planifier lorsque vous n’avez pas toutes les réponses

Oui, cela arrive – la plupart du temps ! Il est rare d’avoir toutes les informations au début d’un projet. La plupart des responsables veulent que vous vous plongiez dans le projet et que vous commenciez, mais vous n’aurez peut-être pas le luxe de connaître tous les détails.

Ce n’est pas grave ; nous avons des techniques pour vous aider à gérer l’incertitude.

La première est l’hypothèse de projet. Vous les utilisez pour mettre des réserves sur votre plan et pour documenter les choses que vous supposez être vraies à ce moment-là. Par exemple :

• Nous supposons que les ressources seront disponibles.
• Nous supposons que le financement requis est disponible.
• Nous supposons que les couleurs demandées seront conformes à la marque de l’entreprise et que l’approbation du Marketing n’est pas nécessaire.

Vous voyez le tableau. Ensuite, si l’équipe de conception revient et dit qu’elle veut que le produit soit une palette de couleurs totalement nouvelle et que le Marketing doit approuver cela, vous êtes en droit de dire que vous devrez modifier les délais du planning pour que cela soit possible.

Vous avez planifié sur la base d’une hypothèse (que tout le monde a acceptée, car vous avez fait approuver le document) et cette hypothèse s’est avérée ne pas être vraie.

Prochaines étapes de la planification de projet

La chose la plus importante à retenir est que vous ne devez pas précipiter la planification de projet. Effectuée correctement, la planification de projet prend du temps. Et cela vaut la peine de le faire correctement, car si vous ne le faites pas, nous vous garantissons que vous rencontrerez des problèmes par la suite, car les gens ne comprendront pas ce qu’ils sont censés faire et pourquoi.

Une bonne planification vous met sur la voie du succès. Elle vous donne la confiance de savoir que vous avez tous vos processus, outils et systèmes en place pour fournir le résultat parfait.

Maintenant que vous avez tout appris sur la planification de projet, il est temps de passer à l’action. Inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours de ProjectManager.com et commencez à planifier votre projet dès aujourd’hui !

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