Les entreprises du monde entier fondent leurs opérations sur le cycle des dépenses et le cycle des recettes. Le processus des comptes fournisseurs s’inscrit dans le cycle plus large des dépenses et des achats. Ce processus comprend une série d’activités comptables essentielles nécessaires pour réaliser un achat lorsqu’une commande est passée et que le client reçoit le produit ou le service souhaité.
Le cycle complet du processus des comptes fournisseurs comprend la saisie des données des factures, le codage des factures avec le compte et le centre de coûts corrects, l’approbation des factures, la correspondance des factures avec les bons de commande et la comptabilisation des paiements. Le processus des comptes fournisseurs n’est qu’une partie de ce que l’on appelle le P2P (procure-to-pay). Le P2P couvre le cycle allant de l’approvisionnement et du traitement des factures aux paiements des fournisseurs. L’automatisation des comptes fournisseurs rationalise ces processus et garantit un niveau de précision plus élevé à chaque étape du flux de travail.
Connaître le cycle de base des comptes fournisseurs
Le cycle de base des comptes fournisseurs comprend trois documents importants – le bon de commande (PO), le rapport de réception (ou réception des marchandises) et la facture du fournisseur. Pour initier un achat, le service des achats d’une entreprise envoie une commande à un fournisseur qui comprend la marchandise demandée, la quantité et le prix pour déclencher une commande. Ensuite, lorsque l’entreprise reçoit les marchandises, un rapport de réception documente l’expédition, y compris tout dommage ou écart de quantité. La facture fournisseur est envoyée par le fournisseur pour demander le paiement des biens ou des services fournis. La comptabilité fournisseurs reçoit les factures fournisseurs et le processus de gestion des factures commence.
L’organigramme ci-dessous montre les étapes d’un processus automatisé de comptabilité fournisseurs, une fois la facture reçue.
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Procédures générales de PA
Créer un guide des processus et procédures de PA permet de réduire les erreurs. L’adoption de solutions d’automatisation des comptes fournisseurs peut aider à prévenir ces erreurs. Un guide complet doit décrire des procédures telles que les suivantes :
- Recevoir les factures des fournisseurs et effectuer une triple correspondance pour vérifier la cohérence par rapport au bon de commande, à la réception des marchandises et à la facture
- La comptabilité fournisseurs vérifie la réception des marchandises ou du service pour approuver la facture en vue du paiement
- En cas d’écarts, comme une quantité ou un prix erroné, la comptabilité fournisseurs envoie la facture à l’acheteur, qui s’efforce de trouver la source du problème
- Après que la facture a été validée par le service des comptes fournisseurs et que tous les écarts ont été traités et corrigés, les chèques et les paiements sont émis rapidement
- Une fois le paiement envoyé, la facture est marquée comme payée dans le système financier
L’ampleur du processus des comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs englobent presque tous les paiements qu’une entreprise effectue, à l’exception de la paie. Il est crucial d’avoir une précision dans la maintenance des données des fournisseurs et dans les paiements pour éviter les pertes et les problèmes. Les principaux objectifs sont de ne payer que les factures légitimes et exactes (ce que l’entreprise a commandé, reçu, les coûts exacts, les quantités, les conditions, etc.) et de trouver des opportunités d’économies lorsqu’elles sont disponibles, par exemple par un paiement anticipé ou un escompte dynamique. L’automatisation des comptes fournisseurs établit de manière transparente des contrôles internes pour éviter de payer des factures frauduleuses ou inexactes et pour garantir que toutes les factures sont comptabilisées.
Le cycle complet du processus AP fait partie intégrante des états financiers d’une entreprise, et l’efficacité est requise à chaque étape du processus. Considérez la comptabilité en partie double et comment l’omission d’un fournisseur pourrait conduire à deux montants incorrects pour deux comptes. Les ramifications des responsabilités et des réparations (par opposition à la prévention par la mise en œuvre intelligente de l’automatisation des comptes fournisseurs) peuvent être coûteuses. Par exemple, les relations compromises avec les fournisseurs peuvent entraîner des problèmes de production et d’approvisionnement, créant ainsi des niveaux de pertes potentielles.
Des considérations supplémentaires sur le processus AP
Certaines entreprises utilisent des pièces justificatives pendant le processus d’approbation. Les factures des fournisseurs ne sont pas toutes assorties de bons de commande ou de rapports de réception, ce qui rend impossible la traditionnelle correspondance à trois. D’autres paiements peuvent nécessiter une vérification spéciale, notamment les paiements mensuels tels que les contrats de location et les contrats pour s’assurer que tous les paiements rendus sont légitimes et exacts. L’apprentissage automatique des processus de capture de données permet à votre système d’automatisation d’apprendre des éléments habituels du processus et de faire des suggestions significatives sur la façon de traiter ces éléments automatiquement à l’avenir.
Les dépenses et les flux de trésorerie peuvent varier en fonction de la période de l’année. L’automatisation des AP fournit des rapports détaillés pour aider les organisations à mieux gérer le cycle complet des AP lorsque les délais sont serrés. L’automatisation des comptes fournisseurs facilite également le cycle complet des comptes fournisseurs pour un niveau d’efficacité et de précision maximal. L’utilisation judicieuse de la technologie élimine les erreurs inutiles, rationalise les processus et aide les entreprises à améliorer leurs résultats. Et ne pas adopter l’automatisation aujourd’hui peut signifier se laisser distancer demain.