par Martina Ottani

Lorsque vous vous préparez à une expérience d’études à l’étranger, que ce soit en tant qu’étudiant en échange pour un semestre ou deux, ou pour obtenir un diplôme complet de licence ou de master, vous devez passer par un processus de  » paperasse  » important. Le relevé de notes est l’un de ces documents importants dont vous devrez prendre soin et vous assurer que les informations sont correctement renseignées.

Le relevé de notes, également appelé dossier académique ou parfois dossier de l’étudiant, est étroitement lié au plan d’apprentissage, qui est un document officiel précisant les cours, les recherches et les activités de formation/enseignement que vous êtes censé réaliser pendant votre mobilité.

Le contrat d’apprentissage doit être signé et approuvé à la fois par votre université d’origine et par l’établissement d’accueil et toute modification doit être approuvée par les trois parties (les universités et vous-même).

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Le contrat d’apprentissage et le relevé de notes représentent principalement la reconnaissance académique de vos études et des crédits que vous avez obtenus pendant votre programme d’études à l’étranger.

Vous n’êtes toujours pas décidé pour un master à l’étranger ?

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• Maîtrise en génie mécanique en Allemagne
• Maîtrise en génie civil au Canada
• Maîtrise en science des données au Royaume-Uni
• Maîtrise en informatique au Japon
• Maîtrise en neurosciences aux États-Unis.S.
• Maîtres en pharmacie en Australie
• Maîtres en administration des affaires en Norvège

Qu’est-ce qu’un relevé de notes ?

Le relevé de notes est un document que vous devrez présenter, dans le cadre du processus de candidature à votre future université d’accueil depuis l’étranger. Si vous ferez partie d’un programme d’échange, vous aurez également besoin d’un autre relevé de notes officiel à la fin de votre période d’études, rempli par l’université où vous avez suivi des cours.

Le relevé de notes (ToR) consiste essentiellement en une liste des unités de cours suivies, des examens que vous avez passés et des crédits obtenus.

Dans le relevé de notes, vous pouvez généralement voir :

• le code d’unité de cours (en gros, le code que l’université d’accueil donne à un cours académique spécifique)
• le titre des cours que vous avez suivis dans votre université d’accueil
• la durée du cours (si un semestre ou deux)
• la note locale (votre note d’examen, qui est très importante pour obtenir vos crédits ECTS)
• les crédits ECTS que vous avez obtenus en passant l’examen

Dans le cas où votre université d’origine n’utilise pas le système ECTS, le relevé de notes doit inclure une explication des systèmes de crédits et de notation utilisés. Si vous soumettez les TdR en ligne, vous pouvez décrire l’échelle de notation utilisée dans l’établissement au moment des études. La description doit préciser quelles sont les notes les plus élevées et les plus basses.

Selon les règles fixées par chaque université, votre dossier académique peut être rempli par vous-même ou par l’université d’origine et/ou d’accueil, généralement le Bureau international. Normalement, le relevé de notes est rempli une fois que vous avez passé tous vos examens inclus dans le contrat d’apprentissage et, habituellement, les cours échoués ne seront pas listés, seulement ceux que vous avez réussis.

Quand demander un relevé de notes ?

Parce que le relevé de notes contient la liste des examens passés (ou échoués) pendant votre programme d’échange, c’est l’un des derniers documents que vous devriez normalement remplir ou demander.

Pour vous assurer que vous n’aurez pas à attendre trop longtemps pour que ce document soit rempli à 100%, une fois que vous avez réussi un examen, vous pouvez demander à votre professeur d’écrire dans votre Transcript of Records une copie approximative de votre résultat d’examen dans la partie « Note locale », tandis que les autres parties devraient être remplies par vous avec toutes les informations nécessaires.

Quand votre Transcript of Records est rempli, tout ce que vous avez à faire est de remettre le document au bureau international de votre pays d’origine avec le reste des documents de demande requis.

Que se passe-t-il si je dois partir et que le relevé de notes n’est pas prêt ?

C’est une situation courante, notamment dans le cas des étudiants Erasmus. Normalement, les examens ont lieu dans les toutes dernières semaines de la période Erasmus et le fait d’obtenir toutes les notes en un temps très court rend le processus de remplissage des relevés de notes un peu lent. Mais vous n’avez pas à vous inquiéter !

Votre établissement d’origine ou d’accueil devrait être en mesure de fournir un relevé provisoire officiel de votre dossier d’étudiant indiquant les notes obtenues à ce jour. Vous pouvez également envoyer un e-mail aux professeurs leur demandant d’envoyer les résultats directement au Bureau international qui remplira le document avec les informations nécessaires.

Lorsque les résultats de vos examens auront été enregistrés, trois copies papier de votre relevé de notes seront envoyées directement au Bureau international de l’université. L’université d’origine devrait vous transmettre directement une ou deux copies papier.

N’oubliez pas de vérifier votre dossier universitaire

Une fois que vous avez obtenu votre relevé de notes, vérifiez deux fois et voyez si tous les champs obligatoires sont remplis, notamment :

• « Date »
• « Signature de l’agent administratif »
• « Cachet de l’établissement »

Si le relevé de notes est incomplet, il peut être refusé par l’université

Enfin, la présentation de votre dossier d’étudiant est différente d’une université à l’autre, donc les informations fournies ci-dessus se réfèrent à celle générale et peuvent être trouvées dans chaque relevé de notes. Cependant, si vous avez des doutes sur ce document, vous devez vous renseigner auprès des bureaux internationaux de votre pays d’origine et de votre pays d’accueil.

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