Qu’est-ce qu’une facture et que devez-vous y inclure ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est une demande de paiement émise par un vendeur à l’acheteur de biens ou de services après la vente, détaillant les biens qui ont été fournis ou le travail effectué, et le montant qui doit être payé en retour.

À quoi sert une facture ?

Les factures peuvent être utilisées pour facturer des projets ponctuels ou des travaux récurrents, mais elles sont le plus souvent utilisées pour demander le paiement après l’achèvement du travail, et lorsqu’il existe une relation continue avec le client. Traditionnellement, les factures arrivaient sous forme de papier, écrites à la main ou dactylographiées, puis envoyées par la poste.

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont utilisé le courrier électronique pour accélérer la livraison. Mais les entreprises les plus férues de technologie emploient désormais des logiciels spécialisés pour générer immédiatement des factures électroniques, les informations circulant automatiquement entre le vendeur et l’acheteur.

Qu’est-ce qui est inclus dans une facture ?

• Le mot « Facture » marqué clairement en haut du document

• Un numéro ou une référence unique

• Le nom, l’adresse, et les coordonnées de la personne ou de la société qui émet la facture

• Le nom et l’adresse de facturation de la personne ou de l’organisation facturée

• Une description du produit ou du service sur lequel porte la facture

• La date de fourniture des biens ou du service

• La date d’émission de la facture

• Le montant dû, détaillant la somme de la TVA, si elle est applicable, ou toute remise convenue au préalable, plus le total global dû

• La date d’échéance de la facture (date limite pour effectuer le paiement)

Qu’est-ce qu’une adresse de facturation ?

Une adresse de facturation est l’adresse légale de l’acheteur ou l’adresse où il reçoit sa correspondance. Elle se différencie de l’adresse d’expédition (ou adresse de livraison), qui est l’adresse où les biens ou services doivent être livrés. Dans certains cas, ces adresses peuvent être différentes, et dans d’autres, elles peuvent être identiques.

Qu’est-ce qu’une date d’échéance de facture ?

Une date d’échéance de facture est la date à laquelle le paiement intégral du total de la facture est dû. Si cette date passe et que le montant total n’a pas été payé, la facture est considérée comme échue.

Comment fonctionnent les factures ?

1. Votre client accepte d’acheter des biens ou des services auprès de vous.

2. Les détails de la vente, et les parties impliquées (c’est-à-dire. vous et les entreprises de votre client), sont dictés sur une facture – un document qui constitue une demande officielle de paiement.

3. Vous créez la facture (qui peut être manuelle ou via un logiciel spécialisé, et peut être sur papier ou électronique) et la délivrez à votre client.

4. A la réception de la facture, votre client dispose d’un délai dans lequel il a légalement accepté de vous payer (généralement 30 jours, mais de nombreuses variantes existent).

5. Votre client effectue le paiement dans son intégralité, et vous rapprochez la facture après avoir reçu ce paiement, pour finaliser la transaction.

Facturation et délais de paiement

Sauf si vous avez convenu d’une alternative avec un client, les règles britanniques imposent qu’il vous paie dans les 30 jours suivant la réception de votre facture pour les biens ou services fournis.

Certaines entreprises opèrent un modèle différent. Un scénario familier étant les grandes entreprises exigeant que les petits fournisseurs acceptent des délais de paiement de 90, voire 120 jours.

Certaines entreprises choisissent d’offrir aux clients des remises pour un règlement anticipé ou un paiement à l’avance. De plus en plus, les PME vont plus loin pour se protéger des retards de paiement et demandent que les factures soient réglées dans un délai aussi court que sept jours.

Le Royaume-Uni est assez typique parmi ses voisins européens dans son approche de la facturation, les délais de paiement de 30 jours à compter de la réception d’une facture étant courants dans la plupart des pays européens. Mais cela varie :

• Les entreprises scandinaves emploient généralement un délai de paiement de 14 jours

• Les entreprises espagnoles fixent des délais de paiement de 45 jours en moyenne

• Les entreprises en Grèce et en Italie exigent un paiement dans un délai de 50 jours ou plus

La rapidité de paiement des factures dépend souvent en partie de la façon dont le document est émis. Les factures manuelles sont plus lentes à délivrer et à être traitées à l’autre bout. Mais les méthodes modernes et automatisées peuvent garantir que les paiements sont effectués rapidement et efficacement, voire immédiatement.

Factures vs factures

Une facture est souvent considérée comme interchangeable avec le terme « facture ». Différentes parties peuvent choisir de différencier les billings des factures de plusieurs façons. Les différenciations courantes comprennent :

• La facture est un terme privilégié en fonction du secteur d’activité – Les comptables et les avocats utilisent couramment le terme « heures facturables » pour désigner le temps passé à travailler pour un client et pour lequel ils peuvent être facturés. Pour cette raison, ils peuvent utiliser le terme « facturer un client » au lieu de « facturer un client ». Dans ces circonstances, cependant, ils signifient la même chose.

• Les factures sont un sous-ensemble des factures – Dans certains cas, la « facture » est considérée comme la liste des biens et services achetés et le montant total à payer. Les factures s’en distinguent en ce qu’elles contiennent des informations supplémentaires spécifiques (détaillées ci-dessus).

• Les factures sont ce que le destinataire appelle une facture – Dans d’autres cas, « facture » et « bill » désignent exactement le même document, cependant l’émetteur l’appellera « facture » et le destinataire « bill ».

• Les factures sont une collection de montants de factures dus – Un autre cas est celui où une entreprise émet plusieurs factures à un client sur une période donnée. Ils peuvent suivre avec une « facture » qui détaille le montant total restant à payer.

Factures vs bons de commande

Les factures sont envoyées du vendeur à l’acheteur pour demander le paiement, alors que (communément PO ou PO) sont envoyés de l’acheteur au vendeur pour confirmer officiellement une commande. Dans l’ordre de la vente, les bons de commande sont envoyés en premier comme un enregistrement de ce que l’acheteur demande, les factures étant envoyées généralement après la livraison des biens ou des services, pour demander le paiement de ce qui a été fourni. Le type d’information inclus dans un bon de commande est très similaire à ce qui est inclus dans une facture (voir ci-dessous).

Qu’est-ce qui est inclus dans un bon de commande ?

• La mention « Bon de commande » marquée clairement en haut du document

• Un numéro ou une référence unique

• La date d’émission du BC

• Le nom, l’adresse, et les coordonnées de la personne ou de la société qui émet le bon de commande

• Le nom et l’adresse du fournisseur à qui le bon de commande est envoyé

• L’adresse de livraison des biens/services fournis (+ le nom et les coordonnées de la personne qui accepte la livraison ou le service). coordonnées de la personne qui réceptionne la livraison ou supervise les travaux)

• La date de livraison des biens/services

• Une description des biens/services sur lesquels porte la commande

• Le coût de chaque article, les quantités commandées, et le coût total de la commande

• Les conditions de paiement (délai de paiement à effectuer)

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