C’est le début de votre projet. Une excellente façon de donner le ton – et de faire avancer le travail – est d’organiser une réunion de lancement.

Une réunion de lancement de projet fait partie de ces choses faciles à faire… et difficiles à bien faire. À première vue, tout ce que vous devez faire est de rassembler votre équipe, et de mener une réunion. Simple.

Ou est-ce le cas ?

Il y a beaucoup de choses que vous pourriez réaliser lors de votre réunion de lancement de projet et votre première tâche est de déterminer vos priorités :

• Que devez-vous réaliser ?
• Quelles tâches allez-vous privilégier ?
• Quels sujets allez-vous aborder ?
• Quels aspects de la gestion de projet allez-vous lancer ?
• Et comment allez-vous animer votre réunion ?

Ces questions sont importantes, et c’est à elles que cet article va répondre.

Les trois vies d’une réunion de lancement de projet

Les réunions de lancement de projet sont une partie essentielle de l’étape de définition de votre projet. Elles ont trois vies :

1. Avant la réunion
2. Pendant la réunion
3. Après la réunion

Si vous voulez bien faire, vous devez vous occuper de ces trois vies.

Avant votre réunion de lancement de projet

Vous créez les bases d’une réunion de lancement réussie lors de l’étape de préparation. Il va sans dire, j’espère, que vous devez :

• la planifier
• trouver un lieu
• inviter votre équipe

Où, quand, qui… et pourquoi ?

Mais ce qui n’est peut-être pas aussi évident, c’est la nécessité de considérer soigneusement les questions quand, où et qui. Si vous les cernez bien, cela peut faire une grande différence. Pourtant, se tromper sur l’un de ces éléments peut faire démarrer tout votre projet de manière négative.

Donc, avant de penser à où, quand et qui, commencez par  » pourquoi ?  » C’est-à-dire, quel est le but de votre réunion ?

Oui, je sais que c’est pour donner le coup d’envoi de votre projet. Mais quelles sont les choses qui importent vraiment pour donner le coup d’envoi de ce projet ?

Vous ne pouvez pas tout faire en une seule réunion

On peut facilement faire une longue liste de choses que vous pourriez réaliser lors du lancement de votre projet. Mais il est impossible que vous puissiez les réaliser toutes. Voici quelques exemples :

• familiarisation/orientation
• gestion des risques
• identification des parties prenantes
• constitution d’une équipe
• génération d’idées
• travail en équipe-.travail
• scoping
• planification
• et ainsi de suite…

Mais il n’y a aucun moyen de faire tout cela. Vous devez établir des priorités et déterminer ce qui est le plus important. Cela vous aidera à trouver le bon moment, le bon endroit et la bonne participation.

Toutefois, comme il s’agit d’une réunion de lancement de projet, votre défaut ici devrait être d’inviter toute votre équipe (à ce moment-là).

Participants ou non à votre réunion de lancement de projet ?

C’est une question importante. La présence de parties prenantes extérieures à votre équipe de projet changera la nature et la dynamique du lancement de votre projet.

Elles tournent l’attention vers les utilisateurs de ce que vous allez livrer et donc le  » quoi  » de votre projet, plutôt que le  » comment « .

Les deux approches fonctionnent bien, mais vous devez choisir en connaissance de cause celle que vous souhaitez. Bien sûr, il n’y a aucune règle qui dit que vous ne pouvez pas avoir un de chaque – avec des agendas très différents.

Cependant, cela soulève une autre question : quel ordre ?

1. La réunion de lancement de l’équipe vous permet d’abord de présenter le projet à l’équipe et l’équipe entre elle. Cela aidera l’équipe à se préparer à la réunion de lancement des parties prenantes et à faire le meilleur usage du temps.
2. La réunion de lancement des parties prenantes d’abord placera l’accent sur elles et vous permettra ensuite d’utiliser ce que vous avez tous appris lors de cette réunion comme un apport précieux pour le lancement de votre équipe de projet.

Pendant votre réunion de lancement de projet

Les grosses puces ont des petites puces sur le dos pour les mordre ;
Et les petites puces ont des puces de moindre importance,
et ainsi de suite, à l’infini.

Augustus De Morgan, extrait de son livre Un budget de paradoxes, 1872,

Une fois de plus, il est utile de penser à votre réunion de lancement de projet elle-même comme ayant trois phases distinctes :

1. L’ouverture
2. La substance de la réunion
3. La clôture

Ouverture de votre réunion de lancement de projet

Le but de cette étape est simple : mettre tout le monde à l’aise et prêt à contribuer. Vous avez deux objectifs principaux en ouvrant votre réunion :

1. Créer un lien social vers et entre les personnes présentes
2. Établir la raison pour laquelle nous sommes tous ici

Lien social

C’est une grosse erreur de se précipiter dans  » les affaires  » et de négliger les aspects sociaux d’une réunion. Les gens sont des animaux sociaux. Réservez donc du temps pour accueillir et présenter les membres de l’équipe. Vous pouvez le faire pendant que les gens rassemblent et s’installent avec leurs rafraîchissements.

La raison

En plus de se sentir accueillis et de faire connaissance, il y a un autre élément critique de cette étape de votre réunion de lancement. Les gens ont besoin de savoir pourquoi ils sont là, et ce qui se passe. Présentez le contexte du projet en général et de la réunion en particulier. Ce peut être un rôle idéal pour votre sponsor de projet, votre directeur ou votre client.

La substance de votre réunion de lancement de projet

Maintenant que tout le monde est prêt à participer, vous pouvez entrer dans la substance de votre réunion. Il y a tellement de choses que vous pouvez faire ici. C’est donc pour cela que votre étape de planification était si cruciale. Si vous essayez de faire tout ce que vous pourriez faire, votre réunion sera longue, décousue, peu ciblée et épuisante pour votre équipe. Si vous avez sélectionné vos priorités, et planifié la façon dont vous allez gérer chacune d’entre elles, alors vous êtes prêt.

Votre rôle dans l’animation de votre réunion de lancement

Votre rôle lors de la réunion est de faciliter le processus et d’être présent à 100 % pour tout le monde. Souvent, cela signifie demander à d’autres personnes d’assumer des rôles spécifiques, afin que vous ayez le temps et la bande passante mentale pour écouter, réfléchir et répondre à ce qui se passe dans la pièce.

Si vous essayez de prendre des notes, d’organiser les rafraîchissements, de faire fonctionner la technologie audiovisuelle et une charge d’autres tâches vitales mais facilement partageables, vous limitez votre capacité à faire ce qui est le plus important pour vous.

Et, par  » ce qui est le plus important pour vous de faire « . je veux dire :

• Construire des relations avec votre équipe
• Spérer les problèmes et les refléter
• Assurer que la réunion reste sur le sujet
• … tout en étant flexible pour s’adapter aux changements importants
• Réaliser ce dont vous avez besoin, à la fin

La liste de contrôle que vous pouvez télécharger ci-dessous contient une liste des éléments à prendre en compte pour la substance de votre réunion de lancement. Ils se répartissent en deux grandes catégories :

1. Faire progresser votre projet
   Il s’agit de choses comme la définition de la portée, l’identification des risques ou la réflexion sur les parties prenantes7.
2. Mettre en place les pratiques de l’équipe
   Ce sont des choses qui définissent les processus, introduisent les outils, ou fixent les attentes auxquelles votre équipe travaillera.