Les étapes de rédaction et de formatage du processus de rédaction de propositions vont de pair. Il peut être plus utile de rédiger la proposition en fonction des directives que les propositions exigent. La structure d’une proposition varie selon le type de proposition, le type de projet et l’organisation.

StructureModifier

RésuméModifier

Les principaux éléments de la proposition doivent être identifiés dans cette section. Comme le résumé est la première section de la proposition, il doit être court, mais suffisamment explicite pour décrire le problème ou l’opportunité, la solution, les résultats, le calendrier, les dépenses et les qualifications, tout en gardant l’attention du lecteur. Il est important d’utiliser un vocabulaire clair pour transmettre un message persuasif. Le Foundation Center recommande d’expliquer le problème en un ou deux paragraphes. Il doit comprendre une déclaration concernant un problème ou une opportunité que l’organisme candidat est prêt à aborder. La solution doit comprendre une description brève mais explicite du projet, de sa logistique et des avantages que le programme apportera une fois mis en place. Les dépenses doivent également être brièvement abordées dans cette section. Elles doivent inclure le montant du financement requis pour le projet, ainsi qu’un message de durabilité qui discute des plans futurs de financement du projet une fois la période de subvention terminée. Ces informations doivent être communiquées en un paragraphe. Enfin, la section sur les qualifications et les références de l’organisation devrait inclure un bref historique de l’organisation, son but et ses activités, ainsi que les références de tout personnel qui se concentrera sur le projet.

IntroductionModifier

Le contexte, la portée et l’organisation de la proposition se trouvent dans cette section. Habituellement, l’introduction comprend une brève description du problème ou de l’opportunité, également connue sous le nom d’énoncé des besoins, l’objectif de la proposition, le contexte du problème ou de l’opportunité, les sources d’information, la portée de la proposition, l’organisation de la proposition et les termes clés utilisés dans la proposition. La présence des termes clés dans l’introduction est un moyen utile d’éviter toute confusion pour le lecteur. En effet, l’énoncé des besoins permet au lecteur de comprendre la demande de l’organisme demandeur et nécessite qu’elle soit clairement énoncée dans l’introduction. Le Foundation Center énumère sur son site Internet les aspects suivants à prendre en compte lors de la rédaction de l’énoncé du besoin : quels faits et/ou statistiques soutiennent le mieux le projet, donner de l’espoir au lecteur, décider si le projet doit être présenté comme un modèle, déterminer si le besoin doit être présenté comme aigu, décider s’il est possible de démontrer que le projet ou le programme proposé répond au besoin différemment ou mieux que d’autres projets qui l’ont précédé, éviter de présenter l’absence de la solution proposée comme le problème réel (raisonnement circulaire).

Plan de travailModification

La solution au problème ou à l’opportunité est présentée dans cette section sous forme de plan. Si le plan nécessite un certain type de recherche, cette section est celle où ces informations doivent être mentionnées, ainsi que des statistiques et des exemples. De même, tout type d’action doit être justifié par des données justificatives. Le calendrier du plan ou du travail doit également être inclus dans le plan de travail. Si le calendrier est suffisamment détaillé pour être inclus dans un tableau, il doit figurer en annexe. Un plan de travail réussi doit mentionner les résultats mesurables du projet. Ceux-ci doivent être spécifiques, concrets et réalisables. La section sur les méthodes comprend une description détaillée du projet ainsi qu’un calendrier précis et le raisonnement qui sous-tend les méthodes d’action choisies pour le projet. La section sur les méthodes permet au lecteur de visualiser comment le projet permettra d’atteindre les objectifs décrits dans la proposition de subvention. Si la dotation en personnel est mentionnée dans la section sur les méthodes, il convient d’y consacrer quelques phrases afin de développer les spécificités du processus de dotation en personnel. Une autre section à inclure dans le plan de travail est la partie évaluation du projet. L’évaluation intervient généralement une fois le projet terminé, pour s’assurer que les objectifs mesurables ont été atteints et pour trouver des moyens de mieux atteindre les objectifs qui n’ont pas été atteints. Enfin, une déclaration sur la durabilité du projet après la période de subvention doit être mentionnée pour assurer l’intérêt du lecteur, et montrer que le projet est appelé à réussir.

BudgetEdit

Les coûts du plan de travail doivent être soigneusement décrits dans cette section. Alors que les principales données financières seront développées après la création et l’approbation de la proposition, cette section doit inclure une grande partie du budget afin de s’assurer que les dépenses sont raisonnables et proportionnelles aux résultats qui sont prévus par la proposition. Selon le type de coûts, il peut y avoir une division entre les coûts directs (salaires, frais de déplacement, matériaux, équipements et fournitures nécessaires) et les coûts indirects (dépenses intangibles).

Qualifications et expérienceModifier

Une description des qualifications des personnes qui exécutent le plan de travail doit être soigneusement décrite dans cette section. Plus le projet est complexe, plus les qualifications doivent être détaillées. Une brochure d’entreprise peut être utilisée pour présenter les informations sur l’entreprise. Si vous utilisez une déclaration préparée, elle ne doit pas dépasser deux pages. La déclaration doit mentionner la création de l’entreprise, sa mission, sa structure, ses programmes, son leadership et son expertise particulière. Une discussion sur la taille des conseils d’administration peut être incluse, ainsi qu’un processus de recrutement des membres et leur niveau de participation. En outre, il peut être bénéfique d’inclure les types d’activités et de services fournis par l’organisation, et le type de public qu’ils servent.

AnnexesModification

Les informations qui ne sont pas incluses dans la proposition, telles que les tableaux et les graphiques, sont incluses dans cette section. Si vous utilisez des graphiques et/ou des tableaux, des légendes doivent être incluses. Parmi les autres types d’annexes figurent les lettres de soutien qui servent de témoignage des compétences de l’organisation. Ces lettres doivent être rédigées par une personne réputée et bien connue dans le domaine. En outre, si une liste complète du conseil d’administration sera incluse dans la proposition, elle doit être incluse dans l’annexe.

Une fois que la proposition de subvention est soumise, il peut y avoir quelques étapes supplémentaires à suivre par l’organisation candidate, y compris le suivi avec l’organisation de financement. De nombreux subventionneurs de fondations et certains financeurs gouvernementaux essaient de faire une visite avant de prendre une décision sur une proposition, de sorte qu’une attitude professionnelle est toujours nécessaire de la part de l’organisation candidate.

Il est important que l’organisation candidate fasse preuve de professionnalisme.