Apprenez à conduire des réunions efficaces en suivant nos quatre phases et à gérer les membres difficiles de l’organisation.

• Qu’est-ce qu’une réunion efficace ?

• Pourquoi avez-vous besoin de réunions efficaces ?

• Comment mener des réunions efficaces ?

• Conseils pour gérer les membres difficiles

Qu’est-ce que des réunions efficaces ?

On a parfois l’impression que nous sommes toujours en réunion. Nous avons nos réunions d’organisation mensuelles régulières, des réunions spéciales du groupe de travail pour travailler sur, des actions urgentes, et des réunions de comité pour les projets que notre groupe a pris en charge. Les réunions occupent une grande partie de notre temps parce que c’est la façon dont nous prenons nos décisions, planifions nos actions et faisons avancer le travail que nous faisons.

Mais combien d’entre nous détestent les réunions ? Nous avons tous des souvenirs de réunions (peut-être même la réunion du comité d’hier soir) qui semblent durer une éternité et où aucune décision n’est jamais prise. Quelqu’un n’a cessé d’interrompre et de déplacer tout le monde hors de l’ordre du jour, la présidente avait trop de ses propres opinions, la réunion a duré plus longtemps que prévu et, à la fin, tout le monde est rentré chez soi fatigué et insatisfait.

Bien qu’il n’y ait pas de baguette magique pour rendre chaque réunion plus efficace, les réunions peuvent vraiment aider à la prise de décision et à la planification. Elles n’ont pas besoin d’être douloureuses. Elles peuvent même être amusantes. Et vous pouvez apprendre à rendre vos réunions à la fois utiles et agréables pour tous les participants. Les réunions efficaces aident votre groupe à atteindre ses objectifs.

Pourquoi avez-vous besoin de réunions efficaces ?

Savez-vous que la façon dont vous gérez et animez vos réunions est l’un des plus grands  » facteurs de risque  » de participation et d’investissement des membres dans votre organisation ? Toutes les parties d’une réunion sont importantes : la planification (en particulier la réflexion sur les ordres du jour et les objectifs), la logistique et les compétences et principes de présidence. Toutes ces parties ont un impact sur la participation et l’implication des membres.

Chaque « phase » doit être attentive et prise au sérieux car une bonne gestion des réunions est liée de manière critique à la participation. C’est par le biais des réunions que le groupe est ou n’est pas en mesure de faire avancer les choses, de résoudre les problèmes, de se gérer d’une manière qui favorise l’inclusion et la sécurité, et de créer un sentiment de communauté.

Comment gérer une réunion efficace ?

Gérer ou présider une réunion signifie plus que de faire passer le groupe par l’ordre du jour. Lorsque vous présidez une réunion, vous êtes responsable du bien-être du groupe et des membres qui le composent. Cela exige de prêter une certaine attention à la « dynamique de groupe » et à d’autres questions de processus. Toutes ces choses  » touchy feely  » sont importantes !

Rappelez-vous : L’animation de réunions est une compétence, pas quelque chose que vous naissez en sachant comment faire. Comme pour toute compétence, vous vous améliorerez avec la pratique – et serez plus confiant, aussi !

Lorsque quelqu’un vous dit :  » Beau travail. C’était une bonne réunion « , que veulent-ils vraiment dire ? Une vraie bonne réunion se produit lorsque l’on prête attention aux quatre phases de la gestion des réunions :

• Planification de la réunion (ordre du jour et objectifs)
• Mise en place de la réunion (logistique)
• Réalisation de la réunion (présidence/animation)
• Suivi (Après la fin de la réunion….)

Phase 1 : Planification de la réunion

Si vous prêtez attention à la planification de votre réunion, vous pourrez éviter les  » tueurs de réunion  » tels que :

• Faire perdre du temps à la réunion
• Faire perdre du temps aux gens
• Des réunions ennuyeuses qui ne mènent nulle part
• Des réunions pour le plaisir de la réunion

Décider de l’objectif de la réunion

Est-ce pour réviser les statuts, planifier le recrutement de bénévoles, ou autre chose ? Pas d’objectif clair ? Une réunion ennuyeuse et non ciblée risque d’en résulter ! Trouvez un objectif clair et l’ordre du jour devient votre feuille de route pour y parvenir.

Faites vos devoirs !

Si vous avez besoin d’informations ou de recherches pour la réunion, mieux vaut les faire avant le début de la réunion. Que se passe-t-il lorsque vous arrivez à une réunion où il manque des informations importantes ? C’est généralement une grosse perte de temps !

Décidez qui doit être présent

Si vous travaillez sur une campagne d’affichage, est-ce que l’ensemble des membres doit y assister ou seulement le comité d’affichage ? Réfléchissez avant d’envoyer ces avis de réunion ! !! Lorsque les gens viennent à une réunion où ils ne se soucient pas de l’ordre du jour, devinez quoi ? Ils ne reviennent généralement pas !

Planifier avec d’autres

C’est un excellent moyen de développer de nouveaux leaders et d’obtenir que d’autres personnes soient plus investies dans le travail de votre groupe ! Il suffit de réunir trois ou quatre personnes intéressées et de hacher l’ordre du jour – cela ne prendra pas plus d’une heure !

Et le plus important…

Un bon ordre du jour, ça compte !

Listez le temps que vous prévoyez pour chaque point. Si quelqu’un d’autre que vous présente une partie de l’ordre du jour, listez-le également et envoyez-le au moins une semaine à l’avance. Les membres de tout groupe doivent savoir ce qu’ils viennent faire !

Si l’ordre du jour est votre carte routière, assurez-vous que tous les arrêts y sont répertoriés, sans trop d’excursions secondaires inutiles. Faites savoir à tout le monde ce qui va être discuté ; ne le gardez pas secret !

Phase 2 : Mise en place de la réunion

Débuter et terminer à l’heure

C’est un manque de respect d’abuser du temps des membres et à peu près le plus grand rebut qui existe ! Si vous devez commencer en retard parce qu’il n’y a que trois personnes dans la salle lorsque vous êtes censé commencer, présentez au moins des excuses ! Mieux encore, prenez l’habitude de commencer à l’heure MÊME s’il n’y a que trois personnes dans la salle. L’information circulera et finalement, les gens arriveront à l’heure ou ne viendront pas du tout. Si les gens continuent à arriver en retard, ou à ne pas venir du tout, cela peut être un indice pour changer l’heure de votre réunion, ou votre modèle de réunion, ou les deux.

Sign in

Les feuilles d’émargement font plus que vous dire qui est venu. Ils aident également à mettre à jour votre liste de membres et vous donnent des noms pour les arbres téléphoniques. Assurez-vous d’inclure le nom, l’organisation, l’adresse et le numéro de téléphone !

Faites de votre mieux pour que tout le monde soit à l’aise

Les espaces de réunion doivent être confortables et pratiques. La salle doit être située au centre, et de taille adaptée à la taille de votre groupe. Arrivez tôt pour vous installer et essayez d’utiliser un espace où vous pouvez former un cercle, et non vous asseoir en rangs comme dans un auditorium. Si l’espace de réunion est difficile d’accès pour les personnes âgées ou autres, essayez d’organiser un transport ou peut-être un service d' » escorte  » bénévole (un excellent projet pour les adolescents et les personnes âgées !).

Tout le travail et pas de jeu, ce n’est pas bon !

Prévoir du temps informel avant et après la réunion pour que les gens puissent parler et socialiser. C’est une grande raison pour laquelle les gens ont rejoint votre groupe en premier lieu, et c’est là que vous pouvez recruter des bénévoles. N’oubliez pas que, parfois,  » la réunion après la réunion  » est l’endroit où les gens s’attachent au groupe – et où ils trouvent aussi leurs meilleures idées à apporter à la prochaine réunion !

Un cycle régulier

Si vous avez un cycle de réunion régulier, les gens commenceront à retenir la date (par exemple, le premier lundi du mois) ; mais n’organisez pas une réunion juste pour vous rencontrer ! Ayez toujours un objectif clair ou n’organisez pas la réunion.

Phase 3 : diriger la réunion

Etre président de réunion est plus qu’une tâche ; c’est plusieurs emplois en un. Si vous le prenez de haut, votre travail de président de réunion signifie que c’est à vous de :

Faire les présentations

Cela inclut le fait d’amener tout le monde à se présenter, ainsi que de vous présenter vous-même et votre rôle. Lorsqu’il y a un orateur spécial, son introduction est aussi votre travail.

Ne pas oublier à quel point les brise-glace peuvent être bons pour détendre tout le monde ! Un brise-glace est quelque chose de court au début de la réunion pour aider les gens à se connaître ou à déterrer une information importante d’une manière amusante ou intéressante. Par exemple, votre groupe pourrait faire une  » chasse au trésor  » où les gens  » récupèrent  » des informations les uns sur les autres.

D’accord sur l’ordre du jour et les règles

N’oubliez pas que c’est la réunion de tout le monde, donc tout le monde doit  » adhérer  » à l’ordre du jour. Vous pouvez demander un retour sur l’ordre du jour avant de commencer. Des règles telles que ne pas interrompre, etc. peuvent également être utiles si vous avez quelques  » perturbateurs  » potentiels dans la maison.

Gardez la discussion sur la bonne voie

Si quelqu’un s’écarte de l’ordre du jour ou parle trop longtemps, ramenez-le ! Soyez doux mais ferme : les gens respectent une réunion qui se déroule bien et ne se souviennent que trop bien des réunions où l’on a laissé quelqu’un s’éterniser.

Gardez l’heure !

Rappellez-vous du début et de la fin ! Respectez les limites de temps de l’ordre du jour. Si le groupe semble vouloir dépasser le temps convenu sur une question, demandez l’accord de tous les membres. Une déclaration telle que :  » Nous avons déjà utilisé le temps qui nous était imparti pour cette question. Est-ce que tout le monde souhaite continuer sur le sujet pendant encore dix minutes, ou devons-nous passer au point suivant de l’ordre du jour ?  » peut être un bon moyen de prendre le pouls du groupe sur la question.

Résumez ce que vous entendez

Résumez chaque point de l’ordre du jour en résumant à haute voix toute conclusion. Passez ensuite à autre chose lorsque personne ne s’y oppose ou que tout le monde est d’accord.

Encouragez la participation

Si une personne habituellement silencieuse prend la parole, montrez votre appréciation. Essayez d’attirer tout le monde et ne laissez pas seulement les suspects habituels parler !

Utiliser le pouvoir de votre position à bon escient

Faites attention à ce que vous dites et à comment et combien vous le dites ! Ne prenez pas parti et soyez juste envers tout le monde.

Développez de nouveaux leaders en remettant le marteau

Essayez de faire tourner la responsabilité de la présidence. La seule façon pour les autres d’apprendre est de vous observer, puis de faire.

Quelques conseils pour gérer les gens lors de la réunion :

• Ayez le sens de l’humour et ne soyez pas sur la défensive
• Utilisez des questions ouvertes qui demandent aux gens de dire plus que « oui » ou « non »
• Regardez autour de la pièce et surveillez les signes indiquant que vous devez ralentir ou accélérer les choses

Phase 4 : Suivi de la réunion

Ce n’est pas parce que la réunion est terminée que votre travail est terminé ! Pour que vous puissiez réussir le suivi après la réunion, vous devrez :

Recueillir les commentaires du groupe

Vous voudrez recueillir des informations sur la façon dont les participants ont ressenti la réunion, ce qui pourrait être amélioré, etc. Vous ne voudrez peut-être pas le faire à chaque réunion, mais au moins une fois de temps en temps ; en vous assurant que les gens ont des affectations claires, en fixant ou en réaffirmant la date de la prochaine réunion, et en maximisant les occasions pour les gens de rester et de parler après la réunion (ce qui est très important).

Faire des appels de suivi

Le président ou une personne désignée peut vouloir faire des appels de suivi, envoyer de la correspondance de suivi, et/ou prendre certaines mesures de suivi. Ces activités après la réunion servent souvent de ciment au groupe.

Résumé de la réunion

Il est utile d’avoir une liste des décisions prises, avec les suivis. Les procès-verbaux officiels sont précieux pour de nombreuses organisations (pas toutes) – ils contiennent des annonces, des éléments d’information, etc. qu’il est important de signaler même s’il ne s’agit pas de  » décisions « . « 

La rédaction des procès-verbaux peut être ennuyeuse, tout comme leur lecture. Mais cela fait partie du travail que le secrétaire a accepté.

Certaines alternatives peuvent inclure :

• Demander à un volontaire de faire une feuille de résumé de la réunion, en plus du procès-verbal
• Faire en sorte que le procès-verbal se lise plus comme une histoire que comme un rapport formel de type chiffres romains. De plus, placez les décisions prises en caractères gras ou TOUTES LES MAJUSCULES, pour qu’elles ressortent. Idem pour les suivis.

Conseils pour gérer les membres difficiles

Interventions

Les interventions sont des techniques à utiliser lorsque vous êtes confronté à des perturbations ou des problèmes pendant les réunions. Elles peuvent être utilisées séparément, mais sont généralement plus efficaces lorsqu’elles sont combinées. Les interventions tentent d’être faibles sur l’échelle de la confrontation, mais sont tout de même efficaces pour maîtriser les perturbateurs.

• Décidez avec le groupe :
  • Si quelqu’un refuse de s’en tenir à l’ordre du jour, remet sans cesse sur le tapis le même point, conteste la façon dont vous gérez la réunion, etc.
• Utiliser l’ordre du jour et les règles de base :
  • Si quelqu’un continue à s’écarter de l’ordre du jour, a des conversations secondaires pendant toute la réunion, attaque verbalement les autres, etc.

Soyez honnête : dites ce qui se passe :

• Si quelqu’un essaie de vous intimider, si vous vous sentez contrarié et miné, si vous devez faire appel à l’aide du groupe, etc.
• Utiliser l’humour:
  • S’il y a beaucoup de tension dans la salle, les gens sont réfractaires à leur présence à la réunion, ils ont peur/peur de participer, vous êtes vu comme un outsider, etc.
• Accepter, traiter ou différer:
  • Si quelqu’un ne cesse d’exprimer des doutes sur la possibilité d’accomplir quoi que ce soit, est amer et rejette toutes les suggestions, ne cesse de soulever le même point encore et encore, a des problèmes de pouvoir, etc. Cela signifie : ACCEPTER que ce qu’il dit est vrai, ne pas l’ignorer ; TRAITER le problème sur-le-champ en y consacrant du temps, ou le reporter au groupe pour qu’il décide de ce qu’il faut faire. Voir également les points G et H ci-dessous.
• Utiliser le langage corporel (si possible) :
  • Pour faire des conversations secondaires, aider les personnes silencieuses à participer, recentrer l’attention, etc. Vous pouvez en dire long en établissant un contact visuel, en souriant (ou en ne souriant pas) ou en changeant de position assise.
• Prenez une pause : Confrontez les perturbateurs en dehors de la salle de réunion :
  • Lorsque les tactiques moins conflictuelles n’ont pas fonctionné, une personne continue d’attaquer verbalement les autres participants, de mélanger les papiers, d’avoir des conversations secondaires ou de couper la parole aux autres. Vous pouvez traiter ce problème à l’extérieur de la salle, lors d’une pause naturelle dans l’action.
• Confrontation dans la salle:
  • Si c’est approprié et ne créera pas de contrecoup, si le groupe vous soutiendra, si vous avez déjà essayé des tactiques moins conflictuelles, etc.

Préventions

Les préventions sont des techniques qui peuvent vous aider à éviter les perturbations dès le départ. Si vous utilisez ces « préventions » dès le début de vos réunions, vous devriez éloigner les perturbations.

• Écouter pour comprendre
  • Ne faites pas seulement semblant d’écouter ce que dit quelqu’un. Les gens peuvent voir quand vous ne prêtez pas attention. Écoutez attentivement pour comprendre les points que l’orateur soulève, et reformulez ces points à haute voix si vous n’êtes pas sûr.
• Restez dans votre rôle
  • Vous ne pouvez pas être un participant et le président de la réunion en même temps. Lorsque vous brouillez les pistes, vous risquez d’aliéner les participants, de provoquer du ressentiment et de perdre le contrôle de la réunion. Proposez des stratégies, des ressources et des idées – mais pas d’opinions directes.
  • N’oubliez pas :  » président  » ne signifie pas  » participant « . Si vous êtes passionné par une question à l’ordre du jour et que vous voulez prendre la parole, prenez des dispositions AVANT la réunion pour que quelqu’un d’autre préside cette section.
• Ne soyez pas sur la défensive
  • Si vous êtes attaqué, critiqué, etc. prenez un  » pas en arrière.  » Réfléchissez à ce qui a été dit avant de répondre. Dès que vous vous mettez sur la défensive, vous risquez de perdre le respect et la confiance du groupe et vous pourriez bien aggraver la situation.

En résumé

Vous avez maintenant les clés pour planifier et faire passer des réunions efficaces dans votre organisation. Une bonne réunion bien préparée, bien ciblée et menée efficacement peut faire de la vôtre une organisation de qualité, tandis qu’une réunion mal planifiée ou mal menée causera beaucoup de difficultés à votre groupe.

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