L’homologation est le processus supervisé par le tribunal qui consiste à rassembler les biens de la personne décédée, à payer les dettes et les impôts et à distribuer ce qui reste aux héritiers. À moins que les membres de la famille ou les créanciers ne se battent, il y a très peu de supervision par le tribunal. La plupart du temps, l’homologation est de la paperasse.

Pour vous aider à comprendre le fonctionnement de l’homologation, voici un aperçu du processus d’homologation dans la majorité des États. Dans certains États, notamment ceux qui ont adopté l’ensemble des lois appelées Code uniforme d’homologation, le processus est plus simple et plus rapide que celui décrit ici. (Voir Processus d’homologation dans les États du Code uniforme d’homologation (CUE) pour savoir si le vôtre est un État CUE).

Il convient de mentionner que de nombreuses successions n’ont pas besoin de passer par une homologation régulière ; de nombreuses successions sont qualifiées de  » petites successions  » en vertu de la loi de l’État, même si elles contiennent des actifs de valeur. Dans ce cas, les survivants peuvent être en mesure d’utiliser une procédure d’homologation simplifiée – ou même de transférer des biens sans jamais aller au tribunal.

Débuter l’homologation en demandant la nomination en tant qu’exécuteur

Lorsque vous homologuez un testament, vous commencez par demander au tribunal d’homologation de vous nommer exécuteur ou représentant personnel, selon le terme utilisé dans votre État. S’il n’y a pas de testament, dans certains États, vous demanderez à être  » administrateur « .

Pour faire cette demande, vous devrez probablement déposer une requête, un certificat de décès et le testament original (si vous ne l’avez pas déjà déposé au tribunal) auprès du tribunal d’homologation local dans le comté où la personne décédée vivait au moment de son décès.

Le document dans lequel vous faites votre demande sera probablement appelé pétition ou requête. Il doit contenir certaines informations, telles que la date du décès, les noms des membres de la famille survivants et des bénéficiaires désignés dans le testament, et ainsi de suite. De nombreux tribunaux fournissent des formulaires à remplir ; si le vôtre ne le fait pas, vous devrez en rédiger un de toutes pièces. (Chaque tribunal d’homologation a ses propres règles concernant les documents qu’il exige.)

Si la personne décédée possédait des biens immobiliers dans plusieurs comtés d’un même État, vous pouvez tout traiter en une seule homologation. Il n’est pas nécessaire de mener une procédure d’homologation distincte dans l’autre comté.

Comprendre ce qui se passe lors de la première audience d’homologation

Le tribunal d’homologation fixera une audience pour donner aux parties intéressées la possibilité de s’opposer à votre nomination en tant qu’exécuteur testamentaire. Avant l’audience, vous devrez envoyer une notification légale officielle aux bénéficiaires nommés dans le testament et aux héritiers en vertu de la loi de l’État (les personnes qui héritent en l’absence de testament valide). Vous enverrez également des avis aux créanciers que vous connaissez et publierez un avis légal dans un journal local pour alerter les autres.

Dans la plupart des cas, l’audience est une formalité ; vous n’aurez probablement même pas besoin de vous présenter. Si votre demande est approuvée, le tribunal émettra des documents qui vous autoriseront à agir au nom de la succession. Dans la plupart des endroits, ces documents sont appelés lettres d’autorité ou lettres testamentaires, ou lettres d’administration s’il n’y a pas de testament. On les appelle souvent simplement « lettres ».

Si vous vivez dans un autre État, vous aurez peut-être d’autres exigences à remplir. Par exemple, vous devrez peut-être déposer un document auprès du tribunal dans lequel vous désignez un résident local comme votre « agent ». Cette personne peut accepter des documents juridiques en votre nom et est soumise à l’autorité du tribunal.

Dépôt d’un cautionnement

Le tribunal d’homologation peut vous demander de déposer un cautionnement – une sorte de police d’assurance qui protège la succession des pertes que vous lui causez, jusqu’à un certain montant en dollars.

De nombreux testaments indiquent expressément qu’aucun cautionnement n’est nécessaire. Si le testament n’aborde pas cette question, c’est au juge d’en décider. Si tous les bénéficiaires du testament conviennent, par écrit, qu’elle n’est pas nécessaire, il est peu probable que le juge l’ordonne. Mais certains tribunaux exigent toujours une caution si l’exécuteur vit hors de l’État ou si la personne servant d’exécuteur n’est pas la personne nommée dans le testament.

Si une caution est requise, son montant dépendra de la taille de la succession. Les sociétés de cautionnement, dont la plupart sont des divisions de compagnies d’assurance, facturent généralement des frais d’environ 10 % de la valeur nominale du cautionnement. Vous pouvez payer le cautionnement à partir des fonds de la succession.

Prévoir la validité du testament

S’il existe un testament, vous devez prouver qu’il est valide. Habituellement, tout ce dont vous avez besoin est la déclaration d’un ou de plusieurs témoins du testament, sous l’une des formes suivantes :

• une déclaration notariée, appelée  » affidavit d’auto-preuve « , que les témoins ont signée lorsqu’ils ont été témoins du testament
• une déclaration sous serment signée par un témoin maintenant, ou
• un témoignage en cour d’un témoin.

Paiement des dettes

Pendant que l’affaire d’homologation est en cours, vous pouvez rassembler des actifs et ouvrir un compte bancaire au nom de la succession, et utiliser ce compte pour payer les créanciers. Cela inclut les factures évidentes (factures de carte de crédit en souffrance, services publics, frais funéraires, etc.), ainsi que les impôts. Les dossiers d’homologation doivent également rester ouverts pendant plusieurs mois – environ quatre à six, dans la plupart des États – pour donner aux créanciers une chance de se manifester.

Vous devrez probablement donner au tribunal une liste des biens de la personne décédée et, si nécessaire, faire évaluer les actifs. Si vous voulez vendre des biens immobiliers ou une entreprise, vous devrez peut-être obtenir l’autorisation du tribunal. (Mais de nombreux testaments autorisent les exécuteurs à procéder en vertu d’une loi appelée Independent Administration of Estates Act, qui donne aux exécuteurs la liberté de payer les réclamations des créanciers et de vendre les biens de la succession sans l’approbation préalable du tribunal.)

Paiement des impôts

En tant qu’exécuteur, vous devrez également remplir des déclarations d’impôt et payer les factures d’impôt à temps. Vous trouverez ci-dessous les déclarations d’impôts possibles que vous pourriez avoir à remplir :

• les déclarations d’impôt sur le revenu fédérales et étatiques pour les derniers mois de la vie de la personne décédée (voir Produire la déclaration d’impôt sur le revenu d’une personne décédée)
• les déclarations d’impôt sur le revenu fédérales et étatiques de l’année précédente si la personne décédée est décédée avant de les remplir (par exemple, si la personne décédée est décédée en mars 2020 avant de remplir les déclarations de revenus de 2019, vous devrez remplir les déclarations pour 2019 ainsi que pour 2020)
• les déclarations de revenus fédérales et d’État pour la succession elle-même, si la succession reçoit plus qu’un montant minimum de revenus pendant le processus d’homologation
• une déclaration de droits de succession fédéraux (pour les successions d’une valeur supérieure à 11.58 millions de dollars)
• une déclaration d’impôt sur les successions d’État (applicable uniquement dans une douzaine d’États, pour les successions d’une valeur supérieure à un certain montant), et
• une déclaration d’impôt sur les successions d’État (applicable uniquement dans six États).

Pour plus d’informations sur les droits de succession et d’héritage, voir Estate Tax vs. Inheritance Tax : Quelle est la différence ?

Si toutes ces déclarations fiscales vous semblent représenter beaucoup de travail, ne vous découragez pas – il est peu probable que vous ayez réellement besoin d’en remplir plus de quelques-unes. Gardez également à l’esprit que l’aide d’experts en fiscalité est facilement disponible et peut être payée avec les actifs de la succession.

Donner des biens aux bénéficiaires tôt

Vous ne pouvez pas donner aux bénéficiaires leurs héritages avant d’être sûr que la succession a suffisamment d’actifs pour payer les dettes et les impôts. Cependant, tant que vous conservez suffisamment d’argent pour payer les taxes et les dépenses finales, vous pouvez être en mesure de distribuer certains biens avant la fin de la procédure d’homologation. La loi de l’État pourrait limiter le montant que vous pouvez donner, et vous pourriez également avoir besoin de l’approbation préalable du tribunal.

Il peut y avoir de bonnes raisons de distribuer les biens plus tôt que plus tard, surtout si la succession a clairement beaucoup d’argent pour payer les dettes. Par exemple, si une voiture est laissée à l’abandon, sa valeur risque de baisser, et son entretien est une corvée. Il en va de même pour les articles ménagers qui n’ont pas une grande valeur monétaire. Et certains bénéficiaires peuvent avoir besoin d’argent maintenant – un étudiant de l’université, par exemple.

N’oubliez jamais que vous avez l’obligation légale d’être juste et impartial lorsque vous traitez avec les bénéficiaires. Si vous effectuez des distributions anticipées, ne favorisez pas les bénéficiaires dont vous êtes proche – cela invite à la bagarre.

Distribution des biens et clôture de la succession

Quand la période de réclamation des créanciers est passée, que vous avez payé les dettes, produit toutes les déclarations de revenus nécessaires et réglé les différends, vous êtes prêt à distribuer les biens restants aux bénéficiaires et à clôturer la succession. La clôture de la succession vous libère de vos fonctions d’exécuteur.

Avec votre demande de clôture de la succession, vous devrez remettre au tribunal un compte rendu de vos activités. La comptabilité indique où vont tous les actifs de la succession et montre que vous avez payé les créanciers. Elle documente également tout revenu perçu par les actifs de la succession pendant l’homologation et toute perte subie par la succession – par exemple, si un actif a perdu de sa valeur. Certains tribunaux fournissent des formulaires de comptabilité à remplir en blanc. Si le vôtre ne le fait pas, vous pouvez consulter les documents déposés dans d’autres affaires (les dossiers d’homologation sont publics) pour avoir une idée de ce qui est requis.

Exprimé en partie de The Executor’s Guide, par Mary Randolph (Nolo).