Ci siamo passati tutti: Hai mandato un’email; hai bisogno di una risposta ma non l’hai ancora ricevuta, e ora ti stai facendo prendere dalla mancanza di comunicazione. Forse avete già chiamato o inviato un follow-up, ma avete bisogno di una risposta chiara.

Come ricordare educatamente a qualcuno che avete bisogno di una risposta? Ecco alcuni consigli.

Siate brevi e dolci.

Le email brevi sono facili da leggere, e di solito ottengono una risposta.

Come un testo veloce o una nota da un amico, queste email possono essere colloquiali, efficaci e non invadenti. Qui sopra, l’azienda di abbigliamento Everlane si limita a due frasi. Allo stesso tempo, hanno inserito dati importanti, come la proposta di valore di 20 dollari e la chiara scadenza dell’11 dicembre alle 11:59 p.m. ET per riscattare il premio.

Dare la giusta quantità di contesto.

Assicurati che il destinatario sappia di cosa stai parlando inoltrando la tua email originale o menzionando la tua richiesta di nuovo. Se non ti hanno risposto, potrebbero aver dimenticato ciò di cui avevi bisogno.

Utilizzare sottili differenze nella formattazione del testo – come un cambiamento di colore nell’esempio sopra – può aiutare a distinguere rapidamente la prima e la seconda nota di sollecito. Quando il tuo destinatario sta affogando in una marea di email, rendere il messaggio il più chiaro possibile andrà un lungo cammino per ottenere una risposta.

Non presumere che si siano dimenticati di te.

Suggerire che potresti aver perso la loro risposta, non presumere che si siano dimenticati di te. “

Questo mantiene il filo conduttore, lo rende più simile ad una conversazione, ed evita che il follow-up diventi una serie di note disgiunte che diventano rapidamente fastidiose.

La ricerca mostra che un tocco personale è più importante che mai per conquistare i vostri clienti. Con la crescente competizione per catturare e mantenere gli utenti del vostro prodotto o servizio, piccole modifiche possono fare un’enorme differenza.

Ricorda loro una data di scadenza (se esiste).

Oltre ad essere un’informazione di valore, una data di scadenza aggiunge un sottile senso di urgenza all’email – che ha portato le persone ad agire.

Non è necessario evidenziare la scadenza o renderla grande e in grassetto per influenzare un piccolo senso di FOMO (fear of missing out). E’ importante trovare un equilibrio tra l’invio di un promemoria efficace e l’essere insistenti o prepotenti con i tuoi lettori per farli agire – che di solito non funziona.

L’inserimento nel testo come fa MailChimp (sopra) lo mantiene informale ma utile.

Non dimenticare di mantenere la scadenza nel fuso orario del destinatario.

Utilizza immagini accattivanti.

L’aggiunta di immagini strategiche aiuta a catturare gli spettatori al di là del semplice testo.

Fare un po’ di ricerca sul pubblico può aiutare molto a selezionare o creare immagini che risuonino veramente con i tuoi lettori e li facciano apprezzare la tua email di follow-up. Questo non deve essere un progetto costoso o che richiede tempo. Ci sono molti strumenti gratuiti o poco costosi per i marketer che puoi sperimentare, come VSCO e la Google Nik Collection per aggiungere un tocco professionale.

Dai ai tuoi lettori qualcosa di inaspettato.

Le persone che aprono le email di marketing si aspettano una sorta di ricompensa o opportunità dalla società stessa. Lyft capovolge questo concetto ricordando alle persone di registrarsi per votare!

Sebbene questa non sia una tradizionale email di promemoria, è ancora una grande tattica di marketing per Lyft. Mette in evidenza l’impegno dell’azienda nel servizio pubblico in un momento in cui i suoi concorrenti stanno ingannando le autorità e turbando i clienti.

I promemoria spontanei come questo possono raddoppiare come forme divertenti e creative di PR. Capire quali questioni interessano i vostri lettori e aggiungere alla conversazione può creare una connessione più profonda con loro, portando a relazioni di valore nel tempo.

Keep It Simple

Alla fine della giornata, se si vuole solo ottenere una risposta, inoltrare l’e-mail originale con un “gentile promemoria” spesso va bene.

Ma se avete un po’ di tempo extra per essere creativi, piccole aggiunte andranno molto lontano. Inoltre, può diventare noioso ripetere le stesse tattiche. Prova le strategie di cui sopra per mescolare il tutto.

Se hai altri consigli, lasciali nella sezione commenti qui sotto. Qual è il tuo metodo?

Vuoi migliorare ancora le tue email di promemoria?

FollowUp mette in superficie informazioni importanti sulle persone a cui stai inviando le email, direttamente nella tua casella di posta. Tieni le note e i profili in modo che i dettagli di ogni contatto siano a portata di mano. Se sei preoccupato di stare al passo, aggiungi dei promemoria per il prossimo passo con un clic, così non lo dimenticherai mai. Esplora le caratteristiche di FollowUp e non perdere mai più un’email.