Come creare un budget per la tua piccola impresa

Come proprietario di una nuova piccola impresa, devi capire molte cose che non hai mai fatto prima. Una di queste è come creare un budget aziendale – e questo può essere intimidatorio, soprattutto quando si è appena agli inizi. Come, esattamente, sai dove trovare le giuste informazioni finanziarie – per non parlare della terminologia della finanza aziendale – e mettere insieme tutti quei dati nel giusto ordine?

Tutto questo può essere sufficiente a spaventare alcune persone dall’iniziare un’attività. Uno studio suggerisce che la maggior parte dei proprietari di piccole imprese non hanno nemmeno un budget per cominciare. Ma il processo di come creare un budget aziendale non è in realtà così difficile se lo si affronta nel modo giusto. Il tutto può essere suddiviso in sei passi.

Molte persone pensano al bilancio come alla parte meno preferita della gestione di un’impresa, ma se si vuole avere successo, la creazione e il mantenimento di un bilancio aziendale adeguato sarà una componente critica di tale successo. Ecco una guida passo dopo passo su come creare un budget aziendale.

Come creare un budget aziendale: Perché farlo in primo luogo?

Budgeting per il tuo business significa fare un’ipotesi educata su come sarà il futuro delle finanze della tua azienda. Richiede l’esame di quello che è successo il mese scorso, quello che è successo tre mesi fa, e quello che è successo questo mese l’anno scorso – poi usando queste informazioni per prendere decisioni finanziarie sagge per i mesi e gli anni a venire.
Se avete avuto qualche mese negativo e prevedete che ne avrete un altro lento, potete prepararvi a minimizzare le spese dove possibile. Se gli affari sono andati a gonfie vele e quel video che hai pubblicato è diventato virale e sta portando clienti, vivi un po’ più rischioso e investi nell’acquisto di più scorte per soddisfare quei clienti in arrivo e farli tornare.

In altre parole, non hai bisogno di una sfera di cristallo per gestire un business, ma devi imparare come creare un budget aziendale. E questo richiede un po’ di intuizione e di congetture educate per assicurarsi che tutto continui a filare liscio.

Perché hai bisogno di un budget aziendale

Quando si lancia la propria attività, la creazione di un budget è una di quelle cose che possono cadere nel dimenticatoio. Se il tuo business sta operando con una quantità significativa di profitto o sta attraversando un boom, potrebbe non sembrare importante creare un budget aziendale.

Ma un budget può aiutare a garantire il successo a lungo termine della vostra azienda. Un budget ti aiuta a vedere oltre la prossima settimana e il prossimo mese per il prossimo anno, o i prossimi cinque anni, addirittura.

Più specificamente, un budget aziendale può aiutare la tua azienda a beneficiare di:

Rendendo più efficiente
Mettendo in evidenza i fondi rimanenti che puoi reinvestire.
Prevedendo i mesi lenti e tenendoti fuori dai debiti
Stimando cosa ci vorrà per diventare redditizio
Fornendo una finestra sul futuro
Aiutandoti a mantenere il controllo del business

Creare un budget aziendale renderà la gestione del tuo business più facile e più efficiente. Un budget aziendale può anche aiutare a fare in modo che stai spendendo soldi nei posti giusti e al momento giusto per rimanere fuori dai debiti.

Come creare un budget aziendale: The Easy 6-Step Guide

Questa guida passo dopo passo su come creare un budget aziendale dovrebbe aiutare a rendere il processo il più facile possibile.

Quando inizierai, noterai che il processo di budgeting aziendale inizia guardando indietro alle tue entrate e spese passate. Più a lungo siete stati in affari, più facile sarà questo processo, dato che avrete più dati su cui guardare indietro mentre passate a creare il vostro budget per il futuro.

Se la tua azienda è nuova di zecca, tuttavia, potresti dover fare qualche ricerca più approfondita sui costi tipici del tuo settore o area per raccogliere stime di lavoro per le tue finanze previste.

Che tu stia raccogliendo informazioni all’interno della tua azienda o facendo delle stime basate sulla ricerca, ci sarà del lavoro di gambe coinvolto nella creazione del tuo primo budget di lavoro. Detto questo, potreste essere sorpresi di quanto sia facile creare un budget aziendale quando seguite questi passi.

Ripercorriamo ogni passo.

Passo 1: Esamina le tue entrate

Il primo passo in qualsiasi esercizio di budgeting è quello di guardare indietro alla tua attività esistente e trovare tutte le tue entrate (aka reddito). Aggiungi tutte queste fonti di reddito per scoprire quanto denaro entra nella tua azienda su base mensile.

Quando trovi il tuo reddito, assicurati di calcolare le entrate, non il profitto. Le entrate sono tutti i soldi che entrano nel business prima che le spese siano dedotte. Il profitto è ciò che rimane dopo che le spese vengono detratte.

Una volta che hai identificato tutti i tuoi flussi di reddito, calcola il tuo reddito mensile. È importante farlo per più mesi e preferibilmente per almeno i 12 mesi precedenti, sempre che abbiate tutti quei dati disponibili.

Con 12 mesi (o più) di informazioni, potete esaminare come il vostro reddito mensile cambia nel tempo e cercare modelli stagionali. Il vostro business potrebbe subire un crollo dopo le vacanze, per esempio, o durante i caldi mesi estivi. Conoscere questi cambiamenti stagionali ti assicurerà che tu possa prepararti in anticipo per i mesi più magri, e darti un cuscino finanziario.

Step 2: Sottrarre i costi fissi

Il secondo passo nella creazione di un budget aziendale è quello di sommare tutti i tuoi costi fissi. Il termine costi fissi si applica a qualsiasi costo che è necessario su base ricorrente per il funzionamento del tuo business. I costi fissi possono essere giornalieri, settimanali, mensili o anche annuali, quindi assicurati di ottenere più dati possibili.

Esempi di costi fissi all’interno della vostra azienda potrebbero includere:

Affitto
Forniture
Rimborso del debito rimborso
Pagamenti
Ammortamento dei beni
Tasse
Assicurazioni

La vostra piccola impresa è unica e avrà costi fissi diversi da quelli descritti qui. Prendetevi qualche minuto per prendere nota di altri costi fissi che potrebbero essere associati alla vostra attività.

Una volta che avete identificato i costi fissi della vostra attività, li sottraete dal vostro reddito e passate al passo successivo.

Passo 3: Determinare le spese variabili

Come hai cercato i dati necessari per elencare i tuoi costi fissi, potresti anche aver notato che ci sono alcune spese variabili all’interno della tua attività.
Le spese variabili sono quelle che cambiano a seconda di quanto usi il servizio. Molte di queste sono necessarie alla tua attività per rimanere in funzione, come le utenze.

Troverete anche spese che non sono necessarie per il funzionamento del vostro business, ma che sarebbe bello avere, come l’istruzione, o extra che possono aumentare la redditività. Queste sono chiamate “spese discrezionali”, che potete anche inserire nel vostro fondo spese variabili.

Alcuni esempi di spese variabili sono:

Stipendio del proprietario
Sostituzione di vecchie attrezzature
Forniture per ufficio
Sviluppo professionale
Costi di marketing
Servizi

Nei mesi di magra, dovrai abbassare le spese variabili della tua azienda, iniziando dalle spese discrezionali. Durante i mesi proficui, quando ci sono entrate extra, tuttavia, puoi aumentare le spese variabili per il beneficio a lungo termine del tuo business.

Step 4: Metti da parte un fondo di emergenza per i costi imprevisti

A prescindere dal fatto che tu abbia già gestito un business, sappiamo tutti che i costi una tantum non arrivano quando è conveniente. È il giorno prima di ospitare tutta la tua famiglia per il Ringraziamento e il frigorifero si spegne. Stai andando alla più grande presentazione della tua carriera e la tua macchina si blocca.

Questi costi sorgono quando meno te li aspetti, e di solito quando il budget è limitato. Previeni la paura dei costi inaspettati quando fai il budget per il tuo business assicurandoti di avere del denaro extra a portata di mano e pianificando gli imprevisti all’interno del tuo budget.

Anche se potresti essere tentato di spendere qualsiasi surplus di reddito in spese variabili, mettine invece un po’ da parte in un fondo di emergenza. In questo modo, sarete pronti quando le attrezzature si romperanno e dovranno essere sostituite, o avrete bisogno di sostituire rapidamente l’inventario che è stato danneggiato da un’inondazione. Naturalmente, c’è sempre l’opzione per un piccolo prestito aziendale, ma più opzioni sono meglio che meno.

Speriamo che per ogni imprenditore valga la massima: se fai un budget per un problema, l’emergenza non si presenta mai. E se l’emergenza si presenta? Beh, l’avete preventivato. Allora non è proprio un’emergenza, no?

Step 5: Crea il tuo conto economico

Una volta che hai raccolto tutte le informazioni di cui sopra, è il momento di metterle insieme per creare il tuo conto economico, o P&L.

Solo parlare di un P&L può suscitare sentimenti di ansia – lo capiamo. Ma ricordate, avete già fatto tutto il lavoro. E si tratta di addizione e sottrazione: Sommate tutte le vostre entrate per il mese e sommate tutte le vostre spese per il mese. Poi, sottrai le spese dal reddito e spera di ottenere un numero positivo alla fine.

Se lo fai, hai fatto un profitto! Altrimenti, è una perdita, e va bene lo stesso. Le piccole imprese non sono redditizie ogni mese, figuriamoci ogni anno. Questo è particolarmente vero quando si sta appena iniziando un’attività.

Step 6: Delinea il tuo budget aziendale lungimirante

Che tu sia un nuovo business o che tu lo stia facendo da un po’, prevedere cosa accadrà al tuo business in futuro è una congettura colta. Se sei in affari da un po’, questo aiuterà certamente l’accuratezza di quelle supposizioni (come potresti, beh, supporre).

Ora che hai creato il tuo P&L-che è un documento storico che mostra il passato del tuo business-è tempo di creare il tuo budget. E questo è un documento lungimirante e orientato al futuro.

Per questo passo, fare riferimento al tuo P&L ti aiuterà a capire meglio gli alti e bassi stagionali della tua attività, quali investimenti nella tua azienda vale la pena ripetere e quali dovresti evitare in futuro.

Sulla vostra P&L, cercate queste tendenze:

Grandi acquisti di forniture o attrezzature che creano una perdita vantaggiosa
Tendenze stagionali dovute a intemperie, disastri naturali o turbolenze economiche
Tendenze stagionali dovute al calendario scolastico, modelli di viaggio dei turisti, o limitazioni dell’offerta
Profitti che sono più alti degli anni precedenti o che non possono essere spiegati

Quando si esamina il proprio P&L, si stanno cercando modi per spiegare le fluttuazioni e i cambiamenti nel proprio business.

Per esempio, se gestisci un chiosco di ghiaccioli, vedrai un profitto maggiore in estate, quando le temperature sono calde e i bambini non vanno a scuola. Conoscere i vostri mesi più redditizi vi aiuterà a prevedere come sarà il vostro prossimo anno. Potresti anche prendere queste informazioni e decidere di assumere più personale ed estendere il tuo orario in certi periodi dell’anno, rendendo la tua attività ancora più redditizia nei mesi in cui la domanda è più alta.

Come fare un bilancio aziendale: Rendere efficiente il budgeting

La maggior parte degli imprenditori non è entrata in gioco per imparare a creare un budget aziendale, certo. Quindi, come si fa a rendere efficiente il budget in modo da poter tornare alle parti migliori della proprietà del business? Facile.

Investire in un software di contabilità per tenere traccia delle entrate e delle uscite e creare automaticamente le tue dichiarazioni P&L. Da Quickbooks a Xero, c’è una serie di soluzioni tra cui scegliere.
Assumi un commercialista di fiducia che ti aiuti a gestire il tuo budget, a correggere la rotta quando il business va fuori strada e ad assicurarti di pagare le tasse necessarie.
Fondi il processo di come creare un budget aziendale in piccoli passi – gestire un budget aziendale è molto più facile quando fai pezzi di lavoro nel tempo e ne affronti un po’ ogni giorno o ogni settimana.
Metti in atto delle procedure per il bilancio che ti aiuteranno a sapere dove trovare i numeri di cui hai bisogno, quando le spese escono, e dove si trova il denaro di cui hai bisogno.
Prova a usare uno dei nostri modelli di bilancio per piccole imprese.

Sono pochi gli imprenditori che incontrerai che amano i bilanci, le finanze e i fogli di calcolo. Semplicemente non è il motivo per cui le persone entrano in affari. Ma il bilancio fa parte della vita quando si possiede un’azienda. Quindi, sapere passo dopo passo come creare un budget aziendale e gestirlo in modo efficiente renderà il tuo lavoro di imprenditore un po’ più facile. Buona fortuna!