Fare un itinerario di viaggio può sembrare un compito banale da completare prima del viaggio, ma un itinerario di viaggio personalizzato vale lo sforzo. Esso stabilisce ogni informazione di cui potresti aver bisogno durante il tuo viaggio, in modo da non essere mai lasciato a caccia di un indirizzo o di un numero di telefono. Questo significa che puoi passare più tempo ad esplorare o a rilassarti e meno tempo a cercare di organizzarti.

In parole povere, un itinerario organizza tutte le informazioni di cui potresti aver bisogno nello stesso posto durante il tuo viaggio, compresa una linea temporale del tuo viaggio.

Le basi per creare un itinerario di viaggio

Creare un itinerario ti darà tranquillità e semplificherà la tua routine di viaggio. Il modo migliore per conservare il tuo itinerario durante il viaggio è in una busta di plastica trasparente con tutta la documentazione di accompagnamento come ricevute, carte d’imbarco e biglietti. L’itinerario va sempre in cima con le informazioni elencate di seguito, seguito dai documenti di accompagnamento. Ecco come iniziare:

Prima di tutto, raccogliete tutte le informazioni di cui avete bisogno. Il tuo itinerario sarà una linea temporale giornaliera del tuo viaggio con alcune informazioni tirate fuori per un facile accesso in qualsiasi momento (come le informazioni sul viaggiatore e sulla salute). Puoi creare il tuo itinerario a mano se devi, ma una versione digitale è più facile. In questo modo puoi copiare e incollare gli indirizzi degli hotel e i numeri dei voli senza paura di invertire un numero o di perdere parte di un indirizzo.

Una volta che hai finito di aggiungere le tue informazioni, è il momento di salvare il tuo itinerario in un posto dove tu e altri, come il tuo contatto di emergenza, possano accedervi facilmente. Puoi inviarlo via email a te stesso e ai contatti fidati che non viaggiano con te, ma altri posti buoni per salvarlo sono Google Drive o DropBox con il tuo contatto di emergenza che ha il permesso di vederlo. Pensate attentamente a chi scegliete come vostro contatto a casa e assicuratevi che sia qualcuno di cui vi fidate implicitamente.

A prescindere da come memorizzate una versione elettronica, è sempre una buona idea tenere una copia cartacea con voi. L’ultima cosa che vuoi fare è rimanere bloccato in un taxi a Roma senza servizio cellulare cercando di trovare l’indirizzo del tuo hotel.

Viaggiare verso e dalla tua destinazione

Se stai volando o guidando verso la tua destinazione, raccogli tutte le informazioni pertinenti in modo da averle a portata di mano e in un unico posto.

• Indirizzo del parcheggio dell’aeroporto e costo approssimativo (se non prepagato) necessario al ritorno
• Nomi completi dei passeggeri come elencati sui passaporti
• Date e orari dei voli
• Numeri dei voli
• Numero del programma Frequent Flyer numero
• L’importo pagato in anticipo per i biglietti e tutte le ricevute o conferme ricevute
• Nome dell’agente di viaggio/agente di prenotazione/sito web fonte della prenotazione
• Informazioni sull’auto a noleggio (se applicabile) inclusa la prenotazione, assicurazione – sia auto personale o auto a noleggio
• Se si guida, quanta benzina si avrà bisogno e dove approssimativamente fermarsi per fare rifornimento

La maggior parte delle informazioni sul volo possono essere trovate accedendo al sito web della vostra compagnia aerea pochi giorni prima del viaggio. È anche una buona idea scaricare l’app della compagnia aerea in modo da ottenere aggiornamenti di stato sui voli mentre accadono, compresi eventuali cambiamenti di gate o ritardi del volo.

Informazioni sull’alloggio

Nella sezione giornaliera del tuo itinerario, includi l’indirizzo di qualsiasi posto in cui alloggerai, comprese le case affittate su VRBO, HomeAway o Airbnb, motel, hotel o ostelli. Se hai solo le informazioni memorizzate sul tuo telefono, e il tuo telefono perde la carica, sarai felice di avere queste informazioni scritte.

• Indirizzo dell’hotel/noleggio, e il numero della camera una volta che hai fatto il check-in
• Numero di telefono dell’hotel/noleggio
• Numero di conferma dell’hotel/noleggio
• L’importo che hai pagato per i biglietti in anticipo e qualsiasi ricevuta o conferma che hai ricevuto
• Nome dell’agente di viaggio/agente di prenotazione/sito web fonte della prenotazione

Giorno-To-Day Itinerary

Questo è il cuore del tuo itinerario di viaggio. Inizia con una lista delle tue “cose da fare”. Si tratta di mangiare macarons in un caffè parigino? O viaggiare a Machu Pichu? Forse vuoi assicurarti che ci sia un’intera giornata in cui non fai altro che immergerti nel sole mentre bevi cocktail ghiacciati. Questa lista sarà drasticamente diversa a seconda della destinazione, dei viaggiatori che vanno, e anche di quante volte ci sei stato. Creando una timeline del tuo viaggio, puoi assicurarti di non perdere le esperienze che più desideri.

In un formato ora per ora, includere:

• Informazioni sull’hotel se cambierai hotel durante il tuo viaggio
• Prenotazioni e/o indirizzi di ristoranti (e altri ristoranti), orari di apertura e cosa vuoi mangiare
• Informazioni sulle attrazioni come musei, foto e luoghi storici, come biglietti d’ingresso, orari e qualsiasi opera d’arte degna di nota che non vuoi perdere
• Trasporti da e per le attrazioni o intorno alla città, come i numeri dei treni o degli autobus, gli orari se il treno o l’autobus sono in orario o a che ora devi chiamare un taxi per raggiungere la tua prossima destinazione
• Se paghi i biglietti del treno o dell’autobus in anticipo, conserva la ricevuta e la conferma del giorno in cui li userai, insieme a qualsiasi informazione sul programma frequent traveler e il nome della fonte della prenotazione se non è sulla ricevuta o sulla conferma.

Sebbene sia possibile accedere a molte informazioni su escursioni e tour tramite l’app della compagnia turistica, è comunque meglio conservare una copia cartacea per sicurezza.

• Nome della compagnia turistica (e il nome della guida se lo sai in anticipo)
• Date e orari del tour
• Il punto d’incontro e dove finirà il tour (insieme a un piano per tornare al tuo hotel se non finisce lì)
• L’importo che hai pagato per i biglietti in anticipo e qualsiasi ricevuta o conferme che hai ricevuto
• Nome dell’agente di viaggio/agente di prenotazione/sito web fonte della prenotazione se non è sulla ricevuta o conferma

Informazioni personali e sanitarie del viaggiatore

È una buona idea tenere una copia del tuo passaporto e altri documenti d’identità conservati in modo sicuro nel tuo itinerario di viaggio. Se la copia cartacea viene persa, è molto più facile ottenere una sostituzione di emergenza durante il viaggio se si dispone di una fotocopia del passaporto o della carta d’identità.

Inoltre, se stai viaggiando con qualcuno che è stato recentemente malato, è incline alla malattia o ha una grave allergia, è sempre una buona idea avere i nomi, gli indirizzi e i numeri degli ospedali locali.

Informazioni da includere in questa sezione:

• Una fotocopia del passaporto e della patente di guida di ogni persona
• Una fotocopia del fronte e del retro di tutte le carte di debito e di credito utilizzate durante il viaggio (il retro include informazioni di contatto nel caso in cui la carta venga persa o rubata)
• Nomi, indirizzi, e numeri di telefono dell’ospedale locale in ogni area in cui si viaggerà
• Una breve storia medica del tuo compagno di viaggio scritta nella lingua di quel paese
• Prescrizioni cartacee di qualsiasi farmaci nel caso tu abbia bisogno di ricaricarli durante il viaggio (molti paesi non ricaricano il flacone della prescrizione di un viaggiatore)

Informazioni sul paese d’origine

Queste informazioni sono del tipo che non vuoi dover usare, ma se ne hai bisogno, ti faranno risparmiare un sacco di tempo.

Questo dovrebbe includere:

• L’indirizzo(i) dell’ambasciata locale del tuo paese, la sede del dipartimento di stato, o l’indirizzo e i numeri di telefono del consolato
• Se i tuoi viaggi ti porteranno in diversi paesi, elenca le informazioni per ogni paese.