Il backup dei dati è fondamentale per proteggere la continuità della tua azienda. Se il tuo unico backup è su un singolo computer desktop/laptop o dispositivo mobile e viene perso o rubato, i tuoi dati aziendali sono andati. E avere copie cartacee dei dati aziendali non è una protezione dei dati adeguata; cosa succede se la sede della tua azienda viene rasa al suolo o subisce una grave inondazione? Ancora una volta i dati di cui avete bisogno per portare avanti il vostro business potrebbero essere irrimediabilmente persi.

Perdita di dati

Per parafrasare Paul Simon, ci sono 50 modi per perdere i tuoi dati:

• Un crash dell’hard disk del desktop/laptop o un danno al tuo dispositivo mobile possono rendere i tuoi dati irrecuperabili
• Il tuo computer o telefono può essere rubato – le effrazioni aziendali sono comuni e secondo l’FBIsono comuni e secondo le statistiche dell’FBI il 97% dei computer portatili/desktop rubati non viene mai recuperato
• I dati possono essere cancellati accidentalmente (o deliberatamente da un dipendente scontento)
• Il vostro computer può essere dirottato da malware
• I tuoi account di archiviazione online possono essere violati
• Un attacco ransomware potrebbe rendere i tuoi file inaccessibili fino al pagamento di una somma considerevole

Un regime di backup dei dati è un must

Per un’adeguata protezione dei dati, è necessario stabilire un sistema di backup dei dati che segua questi tre passi:

• Backup dei dati aziendali regolarmente
• Creare backup su supporti affidabili o nel cloud
• Se si utilizzano supporti per i backup, mantenere i dispositivi in un luogo sicuro, fuori sede

La regola di base per la protezione dei dati aziendali è che se la perdita dei dati interferisce con l’attività, eseguire il backup. I programmi software desktop possono essere reinstallati se necessario, ma recuperare i dettagli delle transazioni o la corrispondenza aziendale è impossibile se questi file sono persi o danneggiati in modo irreparabile.

Archivio dei dati vs. Backup dei dati

I backup sono normalmente immagini periodiche a breve termine dei dati per scopi di disaster recovery. L’archiviazione, nel frattempo, si riferisce generalmente alla memorizzazione a lungo termine di dati che non sono più in uso regolarmente ma che possono essere ripristinati in caso di necessità (per esempio, un progetto finito o i dati di un ex cliente).

Backup dei dati aziendali critici

Ci sono due passi per un backup dei dati di successo;

• Identificare i dati critici che devono essere sottoposti a backup
• Implementare i backup dei dati su un programma regolare

Cosa deve esserci in un backup dei dati? Tutti i file che avete creato e/o modificato dovrebbero essere regolarmente sottoposti a backup. Per molte aziende, questo include tutto, dai file di contabilità alle e-mail.

Sono sempre più disponibili applicazioni aziendali attraverso il cloud. Tuttavia, se si utilizzano applicazioni desktop (non-browser), queste possono essere reinstallate da supporti o scaricate, quindi non hanno bisogno di essere sottoposte a backup.

Cloud Storage

L’utilizzo di servizi di backup online rende facile il backup dei dati – che è solo una delle ragioni per cui il cloud computing è ideale per le piccole imprese. Ma i servizi cloud possono ancora essere vulnerabili alla perdita di dati tramite hacking o sabotaggio da parte dei dipendenti (si consideri il recente caso dell’American College of Education di Indianapolis che, dopo aver licenziato un dipendente informatico, ha scoperto che prima di andarsene aveva cambiato le password amministrative degli account online, impedendo al college di accedere ai propri dati). Non è una cattiva idea fare dei backup locali occasionali dei dati del cloud.

Backup dei dati locali

Se salvate i vostri dati localmente (ad esempio non usate il cloud storage) potete semplificare i vostri backup mantenendo tutti i file che dovranno essere archiviati su una singola unità del vostro computer. Per esempio, supponiamo che abbiate bisogno di fare il backup di file di contabilità, documenti di videoscrittura, fogli di calcolo, foto ed e-mail.

Mettere Simply Accounting, Microsoft Office (incluso Outlook) e Paintshop Pro su un’unità separata o in una cartella separata rende più facile archiviare tutti i file che avete creato o modificato utilizzando questi programmi. Tutto quello che dovete fare è eseguire il backup dell’unità o della cartella. Una volta selezionati i dati critici da archiviare, è semplice installare e utilizzare un programma di software di backup per archiviare i dati aziendali su un programma regolare.

Si consiglia di eseguire il backup dei dati ogni notte. Ci sono molti programmi software di backup disponibili che ti permettono di impostare una pianificazione che farà automaticamente il backup dei tuoi dati. I software di backup che inoltre zippano e criptano i file risparmiano spazio su disco e aumentano la sicurezza dei dati.

Tenete i vostri backup dei dati in loco solo se sono conservati in una cassaforte ignifuga e indistruttibile. Investire in un’unità a nastro o in un disco rigido esterno e aderire meticolosamente a un programma regolare di backup dei dati non servirà se tutte le copie di backup dei dati sono in un posto e quel posto è colpito da un disastro. Per essere veramente sicuri, i vostri backup dovrebbero essere conservati fuori sede. (Il backup nel cloud non elimina totalmente questa preoccupazione, ma è certamente meglio di molti luoghi fisici.)

Alcune aziende tengono i loro backup dei dati in scatole di sicurezza presso le banche. La tassa per una cassetta di sicurezza è deducibile dalle tasse se avete bisogno di un ulteriore incentivo. Altri proprietari di piccole imprese tengono più copie di backup dei loro dati a casa di diversi amici o membri della famiglia. Non importa dove scegliete di tenerle, purché il sito che scegliete per il backup dei dati fuori sede sia sicuro e abbiate un accesso regolare ad esso.

Servizi di backup online

Per la massima sicurezza assicuratevi di usare password forti, cambiatele regolarmente e assicuratevi che i file di backup siano criptati (poiché il cloud storage è condiviso, i fornitori di cloud normalmente criptano i dati degli utenti).

Unità (Thumb) USB

Le chiavette USB sono in costante aumento di capacità e sono ideali per il backup rapido dei dati. Pur non avendo la capacità dei dischi rigidi esterni, hanno velocità di trasferimento dei dati e sono altamente portatili. È possibile eseguire facilmente il backup dei dati su una chiavetta USB e portarlo fuori sede. Non avendo parti in movimento, i drive USB sono molto affidabili.

Dischi rigidi esterni

Per le piccole imprese, l’acquisto e l’utilizzo di un disco rigido esterno per il backup dei dati è il metodo raccomandato. I dischi rigidi esterni sono poco costosi rispetto ai sistemi di unità a nastro. Sono anche facili da usare: basta collegare il disco rigido alla porta USB del computer. La maggior parte dei dischi rigidi esterni sono dotati di software di backup.

Archiviazione su rete locale (LAN)

Se hai una rete locale (LAN) puoi anche fare il backup dei file su un altro computer o server. Tuttavia, se la macchina di backup risiede nella stessa posizione può essere vulnerabile al furto o danneggiata da incendi o inondazioni. Per prevenire il furto, un server può essere installato in una gabbia chiusa a chiave, in un armadio o in un ripostiglio.

Archiviazione su nastro

Se hai grandi quantità di dati di cui fare il backup (o desideri fare e conservare regolarmente archivi di dati completi per la conservazione a lungo termine) i backup su nastro sono l’opzione migliore. Sono altamente affidabili e possono memorizzare enormi quantità di dati.

Backup o rischio di perderli

Non correre il rischio di perdere i tuoi dati aziendali. La migliore difesa contro un tale disastro è un’adeguata protezione dei dati. Creando un sistema di backup che include l’archiviazione e il backup dei dati aziendali regolarmente e correttamente, vi assicurerete che la vostra azienda sia in grado di resistere a qualsiasi tempesta e andare avanti. Ricorda – i backup dei dati non sono mai troppi!