Di Katie Azevedo, M.Ed.

Nella maggior parte delle situazioni che richiedono di comunicare con il tuo insegnante, è meglio parlare con lui o lei di persona. Io consiglio incontri faccia a faccia, quando possibile, perché questo riduce la possibilità di cattiva comunicazione. Gli incontri di persona ci danno anche la possibilità di comunicare attraverso il linguaggio del corpo, che è importante se si lotta con l’espressione verbale.

Tuttavia, ci sono momenti in cui gli incontri faccia a faccia non sono possibili e si deve invece scrivere una e-mail. Per queste ragioni, devi sapere come scrivere un’e-mail al tuo insegnante in modo che il tuo messaggio sia chiaro e rispettoso, e anche in modo da ottenere una risposta che affronti le tue preoccupazioni.

Se la tua email è poco chiara e le tue domande sono indirette, probabilmente non otterrai le risposte chiare e dirette che stai cercando – ha senso, no?

Saper scrivere un’email al tuo insegnante non è solo un’abilità scolastica; alla fine dovrai scrivere email al tuo capo, ai tuoi colleghi di lavoro, e ad altri personaggi importanti. E siccome non puoi premere “unsend”, è meglio che tu lo faccia bene la prima volta. Se hai finito la scuola e sei nel mondo del lavoro, questi consigli, regole ed esempi di email si applicano anche a te.

Okay, sulle regole, i dos e i don’ts.

Come scrivere una email al tuo insegnante (o al tuo capo, collega, preside, ecc.)

1. Ripeti dopo di me: un’email non è un messaggio di testo!!!

2. Ripeti dopo di me: un’email non è un romanzo o un poema epico.

3. Inserisci sempre un oggetto. Non lasciare mai questo campo vuoto. Tienilo breve e dritto al punto, praticamente è come dare un “titolo” alla tua email. Non siate creativi, non usate lettere maiuscole (non c’è bisogno di gridare), ed evitate i punti esclamativi a meno che non si tratti di una vera emergenza… nel qual caso….chiamate il 911?

Esempi di buone linee di oggetto:

• Ripetere il test di lunedì
• Rimanere dopo la scuola questa settimana
• Domanda sui compiti di stasera
• Fissare un orario di incontro

Esempi di linee di oggetto terribili:

• Che cosa ho perso???
• Help!!!!
• Ho perso i miei compiti e non so dove trovarne un’altra copia, potete mandarmene un’altra

4. Usa un saluto appropriato. Nel linguaggio elegante, questo si chiama saluto. Non sono sofisticato. Nella maggior parte dei casi, quando si scrive un’email alla propria insegnante, si usa “Cara signora Smith” – o qualunque sia il nome della vostra insegnante. Se hai avuto la tua insegnante per più di qualche settimana, va bene usare “Hi Ms. Smith”. In entrambi i casi, chiudi sempre il tuo saluto con una virgola.

Esempi di buoni saluti via email:

• Caro signor Smith,
• Ciao signora Jones,

Esempi di cattivi saluti via email:

• Hey!!
• Come va.

5. Presentati. A meno che tu non sia alla scuola elementare e hai solo un insegnante, la prima frase della tua email dovrebbe dichiarare chiaramente e direttamente chi sei. Non saltare questo passo anche se il tuo indirizzo email contiene il tuo nome. Mantieni queste informazioni di base e rilevanti (il tuo insegnante/capo non ha bisogno di sapere il tuo numero di scarpe). Non scrivere più di una frase.

Esempi di buone frasi introduttive:

• Sono Maria Ricci – Sono nella tua classe di chimica dell’ora A.
• Sono Chrissy Holmes, e sono nella tua lezione di Economia 101 del martedì sera.

6. Scrivi una breve frase di presentazione. Questa è un’importante, semplice, singola frase che dice chiaramente perché stai scrivendo l’email. Dovrebbe essere simile alla tua linea dell’oggetto. Se questa frase non corrisponde all’oggetto, torna indietro e modifica l’oggetto.

Esempi di buone frasi riassuntive:

• Ti scrivo perché martedì ero assente e ho alcune domande su ciò che ho perso.
• Ti sto scrivendo per seguire la nostra conversazione che abbiamo avuto ieri dopo la lezione.
• Ti sto scrivendo perché sto cercando un aiuto extra con il materiale che abbiamo coperto questa settimana.

7. Scrivi il corpo dell’email. Questo è dove dichiarate il vostro messaggio e/o fate le vostre domande, ed è l’intera ragione per cui state scrivendo. Sii diretto, chiaro e breve. Idealmente, questa sezione dovrebbe essere di cinque frasi o meno. Se hai più domande, usa i punti elenco. Se le tue frasi sono lunghe, allora usa interruzioni di riga extra (paragrafi) per separare il testo in pezzi più piccoli. (Vedi i suggerimenti extra qui sotto per saperne di più sulla dimensione dei paragrafi e la leggibilità.)

8. Ringrazia il tuo insegnante/capo e chiudi l’email. Ancora una volta, mantieni questa parte della tua email breve.

Esempi di buone chiusure di email:

Grazie! Sinceramente, Meggan Meggles

Apprezzo il tuo aiuto. Billy Bob

9. Prova prima dell’invio. Non saltare questo passo! Leggi l’email ad alta voce a te stesso per catturare qualsiasi parte strana, e controlla l’email per errori di ortografia o di scelta delle parole. Per l’amore di tutto ciò che è sacro, metti in maiuscolo le “I”.

Ora che sai come scrivere un’email al tuo insegnante (o capo), considera anche i seguenti consigli.

1. Mantieni i paragrafi a non più di quattro frasi circa ciascuno.

2. Limitare i punti esclamativi. Se proprio devi usarne uno, limitati ad un punto esclamativo per email.

3. Evita di dare la colpa e prenditi la responsabilità. Se stai mandando un’email al tuo insegnante su un problema che hai con il tuo voto o su un problema che stai avendo, fai attenzione alle tue parole. Invece di “Non capisco perché mi hai dato una F!” potresti scrivere “Ho preso una F nel compito, e spero che tu possa aiutarmi a capire cosa ho sbagliato”. Prendersi la responsabilità è un approccio molto migliore e aumenterà le possibilità che il tuo insegnante ti aiuti.

4. Per le email ad alto rischio – come se stai mandando un’email al tuo preside o capo – invia prima l’email a te stesso. Facendo così avrai un’ultima possibilità di correggere gli errori stupidi e/o gli errori di tono.

5. Tienila breve. Qualsiasi email più lunga di 10-12 frasi è meglio che sia una telefonata o un incontro di persona

6. Non esagerare con la formattazione. Evita i colori, i caratteri strani, le lettere maiuscole e l’eccessivo grassetto e corsivo. Un posto appropriato per usare il grassetto potrebbe essere quello di evidenziare date e orari, come nel seguente esempio:

Sarebbe in grado di incontrarmi martedì 20 novembre alle 2:00?

7. Evitare battute e sarcasmo. Risparmia l’umorismo e il sarcasmo per le conversazioni di persona, perché è facile che il destinatario interpreti male il tuo tono senza sentire la tua voce o vedere il tuo linguaggio del corpo/espressioni facciali.

Le e-mail sono una forma di comunicazione efficace ed efficiente, se fatte correttamente. Quindi, sii semplice, sii rispettoso e PROOF READ!

E se hai difficoltà a chiedere aiuto, ecco alcuni suggerimenti chiave per te.