Criteri per la selezione di una grande Clearinghouse di fatturazione medica

La redditività delle pratiche mediche è schiacciata dal calo dei tassi di rimborso dei pagatori e dall’aumento dei costi operativi. C’è anche una tendenza crescente verso una maggiore responsabilità del paziente, sia per i pazienti auto-pagati che per quelli assicurati. Questo ha un impatto diretto sugli studi medici che ora corrono il rischio di aumentare i saldi dei crediti dei pazienti (A/R).
I processi proattivi di gestione del ciclo delle entrate sono la chiave per assicurare un rimborso completo e tempestivo da parte dei pagatori e ridurre al minimo il rischio finanziario dovuto all’esposizione dei pazienti A/R. Anche se prima le clearinghouse avevano una funzione limitata, la portata della funzionalità fornita da una buona clearinghouse di fatturazione medica è aumentata significativamente e comprende l’intero ciclo delle entrate che va dalla verifica dell’assicurazione, l’invio delle richieste, la rimessa e tutto il percorso fino ai ricorsi e alla liquidazione.

1. Che cos’è una Clearinghouse?
2. Quali funzioni svolge una buona Clearinghouse?
3. Che cos’è il processo di Clearinghouse?
4. Quali sono i vantaggi di usare un ottimo Clearinghouse?
5. Le migliori pratiche per scegliere una Clearinghouse
6. Quali sono le migliori Clearinghouse di fatturazione medica?

Cos’è una Clearinghouse?

Definizione di Clearinghouse

Secondo www.clearinghouses.org:

1. Le Clearinghouse sono aggregatori (mittenti e riceventi) di informazioni elettroniche sui sinistri, quasi tutte gestite da software.
2. Le clearinghouse sono stazioni elettroniche o hub che permettono alle pratiche sanitarie di trasmettere i reclami elettronici ai vettori assicurativi in modo sicuro che protegge le informazioni sanitarie dei pazienti, o le informazioni sanitarie protette.
3. Le clearinghouse offrono ai fatturatori medici e ai responsabili della fatturazione un modo per consolidare tutti i loro reclami elettronici e gestirli da un’unica posizione, da un pannello di controllo online, simile al controllo online.

Un’altra definizione di Healthcare Clearinghouse è:

Healthcare clearinghouse significa un’entità pubblica o privata, incluso un servizio di fatturazione, una società di repricing, un sistema informativo di gestione della salute della comunità o un sistema informativo sanitario della comunità, e reti e interruttori a valore aggiunto, che svolge una delle seguenti funzioni:

1. Elabora o facilita l’elaborazione delle informazioni sanitarie ricevute da un’altra entità in un formato non standard o contenente contenuti di dati non standard in elementi di dati standard o una transazione standard.
2. Riceve una transazione standard da un’altra entità ed elabora o facilita l’elaborazione delle informazioni sanitarie in formato non standard o con contenuto di dati non standard per l’entità ricevente.

Funzioni di un Clearinghouse

Amministrazione pre-incontro

Come discusso sopra, in tempi di crescente responsabilità del paziente, il Clearinghouse deve fornire sia in tempo reale che in modalità batch la verifica dell’idoneità assicurativa. L’idoneità assicurativa può spesso essere implementata all’interno dell’EMR e dei moduli di Practice Management (Billing). Il requisito chiave è che dovete iscrivervi alla funzione con la stanza di compensazione scelta.

La stanza di compensazione comunica con il vostro sistema di EMR/fatturazione ed esegue la verifica dei benefici in base ai dati demografici del paziente e all’assicurazione inserita nel Registro del paziente. Inoltre, la singola compagnia assicurativa assegnata alla storia assicurativa del paziente deve avere l’ID del pagatore elettronico appropriato come assegnato dalla stanza di compensazione.

La verifica dell’ammissibilità sul front-end identifica anche quali servizi richiedono co-paga o coassicurazione e le franchigie di cui il paziente è responsabile. Se lo studio ha raccolto i dettagli della carta di credito dai pazienti al momento del check-in, la responsabilità del paziente può essere raccolta al momento della fornitura del servizio o dell’esaurimento dei benefici assicurativi.

Paziente – Provider Encounter

La Clearinghouse assiste nella codifica conforme degli incontri con i pazienti che consente di accelerare il rimborso e ridurre il potenziale rischio di audit. Anche se la Clearinghouse può fornire una lista completa di regole di modifica delle richieste, il software della Clearinghouse deve essere programmato per ‘imparare’ dall’esperienza per migliorare costantemente il tasso di first-pass.

Post-encounter o Amministrazione del Back Office

3-1. Presentazione dei reclami

1. In una situazione ideale, la Clearinghouse deve essere in grado di inviare tutti i reclami a tutti i pagatori elettronicamente. Tuttavia, questo potrebbe non essere sempre il caso poiché ci sono sempre un certo numero di piccoli pagatori che potrebbero non essere impostati per l’invio elettronico delle richieste.
2. In questi casi, la Clearinghouse o il tuo staff potrebbero essere in grado di stampare la richiesta su carta e spedirla al pagatore.
3. Inoltre, la Clearinghouse deve essere in grado di fornire una risposta iniziale piuttosto rapidamente, permettendo al personale di fatturazione medica di correggere la richiesta e ripresentarla senza alcuna perdita di tempo.

3-2. Rimborso e registrazione

1. Le clearinghouse forniscono anche la connettività ai pagatori in modo che gli ERA (Electronic Remittance Advice) siano ricevuti dal vostro software di fatturazione che può interpretare e registrare i pagamenti sui conti dei pazienti in modo automatico. Questo aiuta a semplificare il flusso di lavoro e a migliorare la produttività del vostro ufficio sapendo in anticipo quali richieste sono state pagate e per quale importo.
2. Potete anche elaborare le vostre richieste secondarie molto più velocemente e ridurre il numero di giorni in cui i vostri crediti sono in sospeso.
3. Gli ERA sono restituiti in un formato coerente e facile da capire e si può rapidamente cercare, visualizzare o stampare ogni rimessa come necessario.
4. Gli strumenti di gestione ERA online offerti dalla Clearinghouse permettono anche di categorizzare e correggere i rifiuti e gestire il processo di appello.

3-3. Gestione dei rifiuti

La gestione dei rifiuti comincia dalla prevenzione dei rifiuti. Dal momento che i pagatori continuano a cambiare le regole regolarmente, potreste non essere in grado di eliminarle completamente. Tuttavia, la qualità dello scrubber delle richieste e la verifica dell’idoneità possono sicuramente aiutare a ridurre la probabilità di rifiuto. Gli strumenti di gestione dei rifiuti possono aiutarvi a gestire i rifiuti e a garantire che ogni rifiuto sia stato affrontato identificando la causa principale in modo da poterlo prevenire in futuro.

3-4. Fatturazione al paziente

La situazione migliore è quando si può addebitare il paziente al momento della fornitura del servizio, non appena la responsabilità del paziente è stata determinata. Se questo non è il caso, la Clearinghouse può stampare e spedire gli estratti conto dei pazienti che possono essere più convenienti per la vostra pratica.

3-5. La fornitura di metriche rilevanti e utilizzabili sotto forma di cruscotti e rapporti in tempo reale può permettere a uno studio di scoprire i problemi e di intraprendere azioni correttive. Tali rapporti devono includere il benchmarking delle prestazioni dello studio rispetto ai colleghi del settore, nonché la misurazione delle competenze del personale per individuare la variabilità tra i membri del team. Gli strumenti di clearinghouse potrebbero anche permettere allo studio di individuare le tendenze di rifiuto e negazione.

Il processo di Clearinghouse

In genere, questo scambio avviene così:

• Ogni richiesta presentata in un software di fatturazione medica viene trasformata in un file conforme al formato ANSI-X12-837
• Il file viene caricato sul vostro account di clearinghouse medica
• La clearinghouse controlla (scrubs) il file per gli errori prima di trasmetterlo a un pagatore
• Il file viene quindi inviato al pagatore specificato
• A seconda della situazione, l’ente pagatore può rifiutare o accettare la richiesta
• La vostra stanza di compensazione riceve un aggiornamento su tutti gli errori rilevati dalla compagnia di assicurazione e li aggiunge al vostro dashboard

Ogni trasmissione viene effettuata su una connessione sicura come richiesto da HIIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

Benefici di una Clearinghouse

In generale, le clearinghouse lavorano molto come le tipiche istituzioni finanziarie che elaborano le transazioni fatte elettronicamente e controllano gli errori lungo la strada. Con questo in mente, ecco come il software di clearinghouse può beneficiare il vostro studio:

• Catturare e ridurre gli errori: John Hopkins Medicine cita uno studio che dice che 250.000 morti si verificano negli Stati Uniti ogni anno a causa di errori medici. Alcuni di questi errori sono dovuti a un errato inserimento dei dati. Il software di clearinghouse medica cattura gli errori che un utente può aver fatto durante un processo di inserimento dei dati. Per esempio, può rilevare gli errori di battitura fatti durante la raccolta delle informazioni del paziente durante il processo di inserimento dei dati per una richiesta. E dal momento che hanno già i dati di ogni fornitore di assicurazione nel loro sistema, riduce la quantità di errori che si possono fare durante la trasmissione delle informazioni di richiesta.
• Trasferimento sicuro dei dati: I clearinghouse agiscono come hub elettronici che permettono alle pratiche sanitarie di trasmettere le richieste di risarcimento ai fornitori di assicurazione in modo da proteggere le PHI (Protected Health Information). Secondo Healthcare IT News, il costo medio globale di un record perso o rubato nelle organizzazioni sanitarie ammonta a 355 dollari per record. Il furto di dati costa alle industrie milioni. Una risorsa che elimina questa possibilità vale quindi il suo peso in oro.
• Backup delle informazioni sulle richieste: Gestite tutte le informazioni sulle vostre richieste in un’unica fonte.
• Invio veloce e pulito delle richieste: Presentate tutte le vostre richieste a diversi assicuratori allo stesso tempo.
• Gestione delle richieste senza carta: Dal momento che una clearinghouse medica si basa su un software per elaborare le richieste, elimina o riduce la necessità per i fornitori di assistenza sanitaria di fare affidamento su documenti cartacei come i moduli di richiesta.
• Dati accurati: La vostra pratica riceve dati accurati che possono aiutarvi a fare previsioni precise sulle entrate con cicli di pagamento più brevi.
• Risparmia tempo: Con una clearinghouse medica, si passa più tempo a curare i pazienti e meno tempo a fatturarli.

Buone pratiche di selezione della clearinghouse

La fatturazione è al centro del ciclo delle entrate. Pertanto, la scelta della stanza di compensazione giusta per il tuo studio è un fattore importante nella gestione del tuo flusso di cassa. Ma ci sono centinaia di opzioni tra cui scegliere. Per trovare una stanza di compensazione più adatta al vostro studio, considerate quanto segue:

Budget della stanza di compensazione

Quando cercate dei potenziali fornitori, vedete se i loro pacchetti di prezzi sono adatti al vostro budget. Chiedete loro un riassunto dei costi. A seconda delle tue preferenze, puoi scegliere un prodotto SaaS (software-as-a-service) basato sul cloud o un’applicazione basata sul web. Chiedete quanto addebita ogni fornitore per gli abbonamenti e le spese extra. Per esempio, alcune clearinghouse potrebbero farvi pagare un extra per l’ERA (Electronic Remittance Advice).

Compatibilità con il software di fatturazione medica

L’EHR e il software di fatturazione medica devono essere compatibili per essere una “soluzione unica” per i bisogni informatici e di fatturazione di uno studio medico. Controllate se la clearinghouse scelta offre una soluzione che funziona perfettamente con il software che il vostro staff usa attualmente. Per esempio, se usate un software EHR per gestire o elaborare le informazioni sui pazienti, assicuratevi che sia compatibile con il software della stanza di compensazione.

Usabilità dell’interfaccia della stanza di compensazione

Un software intuitivo riduce il tempo di formazione e aiuta a eseguire i processi di fatturazione senza problemi. Per assicurare l’usabilità, trova un software che sia facilmente accessibile ai membri dello staff pertinenti. Fatevi le seguenti domande durante il processo di selezione:

L’interfaccia ha componenti che possono aiutarvi a passare facilmente attraverso le operazioni di base? Gli errori di reclamo sono scritti in un linguaggio che il vostro staff può facilmente comprendere?

Per esempio, per garantire l’usabilità, la stanza di compensazione dovrebbe permettervi di verificare l’idoneità del paziente in tempo reale e offrire opzioni di ricerca avanzate per l’accesso ai dati.

Supporto clienti in tempo reale

Le stanze di compensazione premium offrono supporto in tempo reale da fatturatori esperti. Per esempio, in caso di rifiuto, il software della stanza di compensazione dovrebbe avere un’opzione di chat che ti dà accesso a fatturatori esperti. Questi fatturatori possono evidenziare gli errori che portano al rifiuto.

L’accesso online offerto dalla stanza di compensazione

Tu e il tuo staff dovreste essere in grado di modificare o vedere lo stato delle richieste inviate in ogni momento. La stanza di compensazione dovrebbe essere disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e dovrebbe quindi fornire un accesso online.

Top 5 Clearinghouses

Il nostro EHR si integra con un gran numero di Clearinghouses. Lasciamo che siano i nostri clienti a decidere quale stanza di compensazione funziona meglio per loro per le loro esigenze specifiche. Ecco una lista di cinque clearinghouse mediche che potete considerare per la vostra pratica:

1. Navicure / ZirMed

Navicure si è recentemente fusa con ZirMed e ora opera sotto entrambi i marchi Navicure e ZirMed. La società di gestione del ciclo delle entrate offre una soluzione software one-stop basata su cloud (ClaimFlow™) che ottimizza i processi di fatturazione medica dalla presentazione iniziale delle richieste all’analisi dell’idoneità del paziente, alla modifica delle richieste, alla rimessa, al rifiuto e alla gestione dei ricorsi. L’azienda ha ricevuto quattro premi “Best in KLAS”, compreso uno quest’anno.

2. Availity

Availity è un servizio gratuito con sede in Florida che offre prodotti di clearinghouse e di gestione del ciclo delle entrate per gli studi medici. Offre l’accesso a un portale sicuro multi-payer (Availity Portal) che fornisce agli utenti l’accesso a più piani sanitari, permette loro di controllare l’idoneità e acquisire autorizzazioni in tempo reale. La rete di informazioni sanitarie ha recentemente vinto il Governor’s Business Ambassador Award per il suo contributo all’economia della nazione.

3. Emdeon

Emdeon è la più grande clearinghouse della nazione ed è un fornitore leader di soluzioni di gestione delle entrate e del ciclo dei pagamenti e di scambio di informazioni cliniche, collegando pagatori, fornitori e pazienti nel sistema sanitario statunitense. Le offerte di Emdeon integrano e automatizzano le funzioni commerciali e amministrative chiave dei suoi clienti pagatori e fornitori in tutto l’incontro con il paziente.

Attraverso l’uso della suite completa di soluzioni di Emdeon, che sono progettate per integrarsi facilmente con le infrastrutture tecnologiche esistenti, i clienti sono in grado di migliorare l’efficienza, ridurre i costi, aumentare il flusso di cassa e gestire in modo più efficiente le entrate complesse e il ciclo dei pagamenti e i processi di scambio delle informazioni cliniche.

Trizetto Provider Solutions

Trizetto Clearinghouse permette di elaborare le richieste di indennizzo professionali, istituzionali, dentistiche e dei lavoratori. Le relazioni dirette con i pagatori permettono transazioni elettroniche in tutti i 50 stati, Puerto Rico e Guam. Ha più di 8.000 connessioni di pagatori tra cui primario, secondario, ERA, ammissibilità, dentale e compensazione del lavoro. Fornisce l’integrazione con più di 650 cartelle cliniche elettroniche/soluzioni di gestione della pratica. Altre caratteristiche includono quanto segue:

• Soluzione semplificata per le richieste di risarcimento dei lavoratori
• Tutti i formati di richiesta accettati — NSF, immagine stampata, 4010, e 5010
• Modifiche specifiche per il pagatore catturano gli errori prima che diventino rifiuti
• L’analisi dei rifiuti tiene traccia degli errori comuni
• Le soluzioni di rifiuto aiutano a identificare i rifiuti e ad automatizzare il processo di appello
• Convertono i pagamenti cartacei in file di rimessa 835 posabili

5. Office Ally

Office Ally è una clearinghouse conforme a HIPAA che offre servizi basati sul web ai fornitori di servizi sanitari gratuitamente. Lavora con circa 5.000 pagatori a livello nazionale e offre un servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, installazione gratuita e formazione. Inoltre, il servizio permette anche agli studi medici di utilizzare il proprio software per creare e presentare le richieste di risarcimento per via elettronica.

Guardando avanti

Questo post può aiutarvi a scegliere la migliore stanza di compensazione per il vostro studio medico. Collaborare con l’azienda giusta può aiutarvi a snellire i cicli delle entrate, migliorare il flusso di cassa e massimizzare i profitti. Inoltre, rimuove gli oneri inutili sul tuo staff di fatturazione, migliora il tuo rapporto con i vettori assicurativi, mantiene le previsioni delle entrate accurate e accorcia il ciclo di pagamento.

RevenueXL ti dà la libertà di lavorare con una qualsiasi delle migliori Clearinghouse quando si implementa una EHR integrata e un Practice Management Software. Chiamateci oggi stesso per discutere le esigenze della vostra pratica e per saperne di più sui nostri EMR specifici per specialità – o programmate una demo dal vivo e vedrete voi stessi quanto possa essere facile e conveniente passare a un nuovo EMR.