Il processo di comunicazione può essere suddiviso in una serie di otto componenti essenziali, ognuno dei quali serve una funzione integrale nel processo generale:

1. Fonte
2. Messaggio
3. Canale
4. Ricevitore
5. Feedback
6. Ambiente
7. Contesto
8. Interferenza

Fonte

La fonte immagina, crea e invia il messaggio. La fonte codifica il messaggio scegliendo l’ordine giusto o le parole migliori per trasmettere il significato desiderato, e presenta o invia le informazioni al pubblico (ricevitore). Osservando la reazione del pubblico, la fonte percepisce quanto bene hanno ricevuto il messaggio e risponde con chiarimenti o informazioni di supporto.

Messaggio

“Il messaggio è lo stimolo o il significato prodotto dalla fonte per il destinatario o il pubblico” (McLean, 2005). Il messaggio riunisce le parole per trasmettere il significato, ma riguarda anche il modo in cui viene trasmesso – attraverso spunti non verbali, organizzazione, grammatica, stile e altri elementi.

Channel

“Il canale è il modo in cui il messaggio o i messaggi viaggiano tra la fonte e il destinatario.” (McLean, 2005). I canali parlati includono conversazioni faccia a faccia, discorsi, conversazioni telefoniche e messaggi vocali, radio, sistemi di indirizzo pubblico e Skype. I canali scritti includono lettere, memorandum, ordini di acquisto, fatture, articoli di giornali e riviste, blog, e-mail, messaggi di testo, tweet e così via.

Ricevitore

“Il ricevitore riceve il messaggio dalla fonte, analizzando e interpretando il messaggio in modi sia intesi che non intesi dalla fonte” (McLean, 2005).

Feedback

Quando si risponde alla fonte, intenzionalmente o meno, si sta dando un feedback. Il feedback è composto da messaggi che il ricevente rimanda alla fonte. Verbali o non verbali, tutti questi segnali di feedback permettono alla fonte di vedere quanto bene, quanto accuratamente (o quanto male e inaccuratamente) il messaggio è stato ricevuto (Leavitt & Mueller, 1951).

Ambiente

“L’ambiente è l’atmosfera, fisica e psicologica, dove si inviano e si ricevono messaggi” (McLean, 2005). I dintorni, le persone, gli animali, la tecnologia, possono tutti influenzare la comunicazione.

Contesto

“Il contesto dell’interazione comunicativa coinvolge l’ambientazione, la scena e le aspettative degli individui coinvolti” (McLean, 2005). Un contesto di comunicazione professionale può coinvolgere gli abiti da lavoro (spunti ambientali) che influenzano direttamente o indirettamente le aspettative di linguaggio e comportamento tra i partecipanti.

Interferenza